CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
3.2.4 Giải pháp 4: Hoàn thiện quy trình chuẩn bị chứng từ
Cơ sở giải pháp:
Quy trình chuẩn bị chứng từ là khâu tiền đề rất quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa, nó giúp tạo cơ sở cho các khâu sau này như khai báo hải quan, thơng quan hàng hóa được diễn ra sn sẻ, ít gặp khó khăn.
Quy trình chuẩn bị chứng từ hết sức phức tạp vì thế cần tìm ra các giải pháp nâng cao tính chun mơn nghề nghiệp, tránh được các rủi ro, sai sót bắt nguồn từ nhân viên để thực hiện khâu này một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác.
Điều kiện giải pháp:
Khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên chứng từ phải kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của bộ chứng từ. Sau đó, đối chiếu kỹ các thơng tin ( tính xác thực, pháp lý) giữa các chứng từ với nhau, nếu phát hiện sai sót cần tìm ngun nhân gây ra sự sai lệch đồng thời liên hệ lại ngay với khách hàng thông qua: điện thoại, mail.. để kịp thời sửa đổi
Bộ chứng từ thường được viết bằng ngơn ngữ tiếng Anh vì vậy địi hỏi nhân viên làm chứng từ phải có trình độ đọc, hiểu tiếng anh tốt. Bên cạnh đó, cũng phải có trình độ chun mơn về nghiệp vụ cao; có tính cẩn thận, nhạy bén nhằm phát hiện ra những sai sót kịp thời, chính xác và nhanh chóng
Khi nhận bộ chứng từ từ khách hàng tiến hành phân loại bộ chứng từ,sau đó giao cho từng nhân viên cụ thể phụ trách tránh để xảy ra tình huống nhầm lẫn giữa bộ chứng từ này với bộ chứng từ khác gây khó khăn trong việc kiểm tra.
Nhân viên làm chứng từ và nhân viên giao nhận thường là hai người khác nhau. Nên hai nhân viên này nên thường xun trao đổi thơng tin về hàng hóa với nhau để nắm bắt tường tận thông tin giúp xử lý kịp thời những tình huống ngồi ý muốn.
Kết quả dự kiến:
Đảm bảo tính thống nhất cho bộ chứng từ, từ đó mọi thủ tục sau này sẽ diễn ra trơn tru, thuận lợi; rút ngắn thời gian thực hiện quy trình;việc giao nhận hàng hóa nhanh hơn, tiết kiệm được thời gian, chi phí làm hàng thơng qua việc làm lại, sửa đổi chứng từ gây tổn thất cho khách hàng và công ty.
3.2.5 Giải pháp 5: Nâng cao chất lượng của q trình vận chuyển hàng hóa
Cơ sở giải pháp:
Vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng là bước cuối cùng để hồn thiện quy trình giao nhận. Khi có sự chuẩn bị tốt về khâu vận chuyển, hàng hóa sẽ được giao đúng thời gian, đúng địa điểm qua đó cho khách hàng thấy được chất lượng dịch vụ mà cơng ty đem lại là tốt nhất có thể, nâng cao uy tín và thương hiệu của cơng ty.
Điều kiện giải pháp:
Mỗi loại hàng hóa đều mang tính chất riêng và tùy địa điểm mà tình hình giao thơng khác nhau, vì thế khi tiến hành vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được báo trước, cần lên kế hoạch vận chuyển như tìm hướng đi phù hợp, tránh các tuyến đường nhỏ hẹp, tuyến đường xấu gây khó khăn cho việc đi lại, tránh vi phạm giao thông khi đi vào các tuyến đường cấm xe container... một cách cụ thể, rõ ràng và bảo đảm an tồn cho con người và hàng hóa. Nếu gặp sự cố, người vận tải cần báo ngay cho nhân viên giao nhận để đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
Đầu tư phương tiện vận tải như xe chở container và một số xe tải cỡ trung bình và lớn để có thể chủ động trong một số trường hợp khi khách hàng cần vận chuyển hàng gấp.
Cơng ty cần đảm bảo ln ln có sẵn phương tiện vận tải. Nếu trong trường hợp hàng hóa quá nhiều khơng sắp xếp, bố trí các phương tiện được hết thì cơng ty nên hợp tác, ký hợp đồng lâu dài với một số hãng vận tải để việc chuyên chở hàng
hóa được diễn ra liên tục và thông suốt. Thông thường, công ty sẽ thuê hãng vận
chuyển chuyên chở cont 20 feet và chuyên chở cont 40 feet.
Nhiên viên giao nhận cần phải thường xuyên liên lạc với người vận tải để có thể báo ngay những thay đổi trong việc vận chuyển hàng hóa cho họ.
Kết quả dự kiến:
Đảm bảo cơng ty ln có đủ phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa đúng thời gian, địa điểm cho khách hàng. Điều đó, khơng những chỉ đem lại lợi ích cho khách hàng mà còn thiết lập được mối quan hệ uy tín trên thị trường dịch vụ giao nhận nhằm thu hút thêm được nhiều khách hàng tiềm năng đến với cơng ty
Xây dựng hình ảnh tốt đẹp, phát triển bền vững gắn liền với việc tuân thủ theo pháp luật nhà nước thông qua việc chấp hành nghiêm chỉnh quy định về an tồn giao thơng trong việc vận chuyển hàng hóa.
3.2.6 Giải pháp 6: Chiến lược và phương thức kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa của cơng ty hàng hóa của cơng ty
Cơ sở giải pháp:
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp về logistics ở trong và ngồi nước đều có dịch vụ giao nhận hàng hóa do đó khả năng cạnh tranh trên thị trường hết sức khốc liệt, đồng thời thị trường luôn luôn biến động, nhu cầu về dịch vụ của khách hàng hay thay đổi .Để có thể giúp cơng ty đứng vững trong tình hình thị trường này thì việc đề ra giải pháp chiến lược kinh doanh cụ thể là điều cần thiết.
Chiến lược kinh doanh có thể coi là tập hợp những quyết định và hành động hướng mục tiêu để các năng lực và nguồn lực của tổ chức đáp ứng được những cơ hội và thách thức bên ngồi. Vì vậy, trước tiên, chiến lược phải liên quan đến các mục tiêu về dịch vụ giao nhận của công ty. Tiếp theo, nó phải bao gồm những gì cơng ty muốn thực hiện,cách thức thực hiện những cơng việc đó có thể hiểu cụ thể hơn là một loạt các quyết định và hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau và lựa chọn phương pháp phối hợp những quyết định, hành động đó.
Điều kiện giải pháp:
Gởi các thông tin về dịch vụ giao nhận hàng hóa của cơng ty cung cấp tới các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhằm giới thiệu cho khách hàng về công ty, tạo dựng niềm tin khi sử dụng các dịch vụ ở đây.
Để có thể phát triển trên thị trường hiện nay, điều đầu tiên phải làm là tên tuổi của công ty được càng nhiều người biết đến càng tốt. Muốn như vậy thì cơng ty nên có một bộ phận Marketing chuyên nghiệp để có thể đưa ra các chiến lược Markerting phù hợp và hiệu quả. Tiến hành khảo sát thị trường logistic, các đối thủ cạnh tranh hiện có và tiềm năng từ đó đưa ra các chiến dịch quảng cáo, giới thiệu về công ty, dịch vụ giao nhận mà công ty cung cấp trên các phương tiện thông tin đại chúng: báo chí, Internet, đối tác liên doanh.
Ngồi ra, cơng ty nên có chính sách ưu đãi, giữ vững mối quan hệ tốt đối với khách quen bằng việc đơn giản hóa các thủ tục, thực hiện tốt dịch vụ giao nhận mà khách hàng yêu cầu. Đối với khách hàng mới cần có chính sách khuyến mãi về giá cước để có thể thu hút sự chú ý của khách hàng.
Công ty tổ chức liên kết, hợp tác với các công ty, đơn vị kinh doanh khác để phát triển, mở rộng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Sử dụng linh hoạt và tối ưu đối với vận tải đa phương thức: kết hợp phương thức vận tải đường biển - đường hàng không.
Trong bối cảnh khi mà hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam ngày càng phát triển, thương mại nội địa ngày càng mở rộng, nhu cầu về dịch vụ logistics tăng lên sẽ tạo ra thị trường lớn cho các cơng ty logistics nói chung và cơng ty VINAFREIGHT nói riêng nắm bắt được cơ hội để nâng cao, củng cố vị thế, đồng thời đem lại nguồn lợi to lớn cho đất nước, góp phần đổi mới mơ hình tăng trưởng và cơ cấu kinh tế hiện
nay.Vì vậy, việc thâm nhập thị trường mới và duy trì ,khai thác tối đa tiềm năng mà
thị trường hiện nay cơng ty đang có nhằm mục đích mở rộng thị trường là điều hết sức cần thiết.
Có một bộ phận dịch vụ chăm sóc khách hàng như: thường xuyên liên lạc với
khách hàng để biết được những hạn chế, mong muốn của khách hàng, từ đó nhanh chóng xử lí, giải đáp khúc mắc cho khách hàng; tư vấn tận tình về các dịch vụ mà cơng ty cung cấp khi khách hàng cần; liên tục theo dõi, thông báo cho khách hàng về lịch trình hàng hóa.
Đối với dịch vụ giao nhận hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu mang tính chất thời vụ. Vì vậy để khắc phục tình trạng này, cơng ty phải tạo dựng lòng tin cho
khách hàng và ký kết các hợp đồng lâu dài khi đó cơng ty sẽ ln có lượng hàng ổn định, giảm sự thay đổi lớn về doanh thu, lợi nhuận trong những mùa thấp điểm.
Chất lượng dịch vụ của công ty được đặt lên hàng đầu. Đem đến cho khách hàng sự tin tưởng, an tâm về hàng hóa của mình đồng thời nó giúp cho cơng ty giảm bớt cạnh tranh về giá cả vì cơng ty VINAFEIGHT khó có thể đấu lại các cơng ty nước ngồi có tiềm lực về vốn nhiều, cho nên công ty cần chú trọng đến việc nâng cao hơn nữa về chất lượng dịch vụ, không ngừng đổi mới.Cơng ty có thể tạo dựng chất lượng bằng sự nhanh chóng, chính xác, an tồn và hiệu quả. Ví dụ như: ln bảo vệ hàng hóa an tồn tới tay khách hàng, cho khách hàng thấy các phương án của công ty là tối ưu nhất, thời gian giao nhận nhanh nhất, đảm bảo kịp thời với những hàng hóa cần gấp; tiếp tục nâng cao và rút ngắn tối đa quy trình giao nhận hàng hóa, như hiện nay công ty cam kết các khâu làm thủ tục mất từ 2-3 ngày, có thể cam kết với khách hàng trong vòng 2 ngày, điều này thể hiện sự cải thiện trong chất lượng dịch vụ, và cạnh tranh về mặt thời gian đối với đối thủ; tổ chức tốt khâu nghiên cứu, tìm hiểu những đặc tính riêng của hàng hóa để bố trí, sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức quá trình chuyên chở sẽ đảm bảo cho công ty thực hiện tốt khâu giao hàng cho khách hàng đúng tiến độ như thỏa thuận trong hợp đồng.
Kết quả dự kiến:
Xây dựng được chiến lược và phương thức kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng
hóa giúp cơng ty có được những bước đi đúng đắn, thích hợp với mọi hồn cảnh mới.
Bên cạnh đó cịn kết hợp được sức mạnh của cả một công ty cùng thực hiện, cùng nhau cố gắng để cùng hướng về mục tiêu nhất định: giúp công ty phát triển vững chắc trên thị trường trong nước và nâng tầm vị thế để có thể vươn ra ngồi khu vực và trên thế giới.
3.3 Một số kiến nghị:
3.3.1 Kiến nghị với Nhà nước:
Nhà nước cần đẩy mạnh công tác đầu tư và xúc tiến thương mại, tổ chức thường xuyên các chương trình như: hội chợ, triễn lãm trong nước giúp cho các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm.Từ đó, hỗ trợ cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, cơng ty giao nhận trong việc tìm kiếm thị trường và khách hàng, ký kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng một cách tốt nhất có thể.
Nhà nước cần thường xuyên tiến hành tổ chức các buổi hội thảo trao đổi để lắng nghe, tiếp thu những ý kiến, những khó khăn của các doanh nghiệp từ đó đề ra được những chính sách, quy định hợp lý.
Chính sách hỗ trợ vốn cần được đẩy mạnh hơn để giúp các doanh nghiệp đầu tư và phát triển.
Nhà nước cần có chính sách và kế hoạch cụ thể cho việc đầu tư, xây dựng và hoàn thiện cơ sở vật chất và cơ sở hạ tầng ở cả đường bộ lẫn đường biển như:
- Đồng bộ hóa về giao thơng vận tải, đường xá cầu cống để đáp ứng nhu cầu
vận chuyển hàng hóa đảm bảo thuận lợi về thời gian, tiến độ công việc.
- Hệ thống cảng biển Việt Nam còn lạc hậu, sức chứa nhỏ, thiếu các cảng nước
sâu gây trở ngại cho việc cập bến của những tàu thuyền lớn. Cơ sở hạ tầng,
trang thiết bị tại cảng chưa đồng bộ. Đội tàu thì già nua kém chất lượng độ
tuổi trung bình là 14,5. Do đó Nhà nước cần trích một khoảng ngân sách hoặc huy động nguồn vốn đầu tư, tăng cường thu hút nguồn vốn FDI và ODA để xây dựng nâng cấp cơ sở hạ tầng tại cảng.Cần tập trung đầu tư vốn và nguồn lực để xây dựng cảng trung chuyển mang tầm cỡ quốc tế ở Việt Nam. Ban hành các quy định về việc chuẩn hóa quy trình giao nhận để bảo đảm được tính thống nhất, nhất quán trong quy trình, tạo điều kiện cho hoạt động giao nhận diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Cần dự báo thị trường, giá cả xăng dầu... nhằm hỗ trợ thông tin cho các doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp đón đầu những cơ hội mới hoặc ngăn chặn những diễn biến xấu có thể xảy ra.
Hiện tại ở Việt Nam nguồn nhân lực có trình độ chun mơn về vận tải đường biển cịn thấp. Vì vậy, Nhà nước cần đầu tư để mở thêm các trường đào tạo về
chuyên ngành này. Đồng thời liên kết với nước ngồi để có thể đào sâu mở rộng các lớp nghiệp vụ mang tầm cỡ quốc tế.
3.3.2 Kiến nghị với cơ quan thuế:
Các thủ tục đóng và thu tiền thuế cần tiến hành đơn giản, nhanh chóng.
Cần phải cơng khai, rõ ràng minh bạch về mức thuế các doanh nghiệp phải đóng.
Bên cạnh đó, mức thuế thường xuyên được thay đổi, khi có quyết định thay đổi thì
bộ tài chính và Hải quan áp dụng ngay khiến cho các doanh nghiệp bị lúng túng. Vì vậy, khi có bất cứ sự thay đổi nào về chính sách thuế cần phải thống báo thời hạn
bắt đầu thay đổi để doanh nghiệp có thời gian để điều chỉnh kịp thời.
Chính sách thuế phải đảm bảo được lợi ích của doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu.
3.3.3 Kiến nghị với cơ quan Hải quan:
Thủ tục hải quan còn nhiều bất cập gây khó khăn cho doanh nghiệp làm dịch vụ giao nhận nên cần đơn giản hóa, cải cách các thủ tục Hải quan tại cảng, tạo thuân lợi cho các doanh nghiệp nhanh chóng trong việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Nâng cấp, bảo trì hệ thống phần mềm khai báo Hải quan thường xuyên để tránh xảy ra tình trạng lỗi gây cản trở quy trình giao nhận hàng hóa.
Nâng cao nghiệp vụ hải quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho dịch vụ giao nhận vận tải.
Thống nhất hóa và tiêu chuẩn hóa tên hàng, mã hàng tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Mở đầu chương 3 là nội dung của định hướng phát triển mà công ty hướng tới trong những năm tiếp theo. Thông qua định hướng phát triển đó cùng với những hạn chế trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
VINAFREIGHT đã được phân tích rõ ràng ở chương 2, nội dung chương 3 tập trung chủ yếu vào việc đề xuất những giải pháp cho quy trình giao nhận hàng hóa nhập
khẩu bằng đường biển của cơng ty nhằm mục đích góp phần cải thiện quy trình và
đem đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt hơn.
Bên cạnh những giải pháp trên, chương 3 cịn trình bày một số kiến nghị gửi
đến các cơ quan Nhà nước, cơ quan thuế, cơ quan hải quan với mong muốn Nhà nước
và các cơ quan chức năng sẽ tạo điều kiện tốt hơn nữa cho công ty VINAFREIGHT nói riêng và các doanh nghiệp logistics Việt Nam nói chung. Từ đó giúp các doanh nghiệp này đủ sức nâng tầm vị thế và nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp logistics khác trong khu vực và trên toàn thế giới.
KẾT LUẬN
Hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trị quan trọng trong nền kinh tế quốc dân.