2.4.3.3 .Trình, chuyển giao VB đến
2.5. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Viện
2.5.3. Tổ chức xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Cấp Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam:
+ Chưa tổ chức, thực hiện xác định thời hạn bảo quản trong quá trình lập hồ sơ việc.
+ Đã tổ chức, thực hiện xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý và trước khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, văn hố, khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho phơng lưu trữ. Trong đó trách nhiệm thực hiện công tác xác định giá trị được quy định "Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp vào lưu trữ hiện hành, lựa chọn tài liệu lưu trữ hiện hành để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu" (Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001)
Vấn đề xác định giá trị tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất, ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng tài liệu để phục vụ cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Tài liệu khi ra đời đã có giá trị tự thân, việc xác định giá trị của tài liệu để đưa vào bảo quản, chống tài liệu giả mạo và loại huỷ những tài liệu hết giá trị khơng chỉ có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung, thành phần của phơng lưu trữ. Q trình lựa chọn tài liệu có giá trị đảm bảo độ tin cậy cho tài liệu cần thông qua việc xác định giá trị từ nội dung, xuất xứ, tác giả, thời gian, địa điểm, hiệu lực pháp lý... và những giá trị khác như tình trạng vật
lý, ngơn ngữ, kỹ thuật chế tác, đặc điểm bề ngoài của tài liệu.
Trong lĩnh vực lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ nói chung và trong lĩnh vực xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng, hệ thống cơng cụ xác định giá trị tài liệu là những phương tiện để thực hiện xác định giá trị tài liệu được dễ dàng, chính xác nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị bổ sung vào lưu trữ và loại những tài liệu hết giá trị để huỷ. Công cụ xác định giá trị tài liệu được hình thành trong quá trình và trên cơ sở kinh nghiệm làm việc với tài liệu trong lĩnh vực xác định giá trị tài liệu, trên cơ sở vận dụng những nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu vào thực tế phơng tài liệu, có nghĩa là nó liên quan chặt chẽ với sự phát triển của lý luận và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu.
Trong thời gian qua, căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Khoa học xã hội và nhân văn quốc gia đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm ngày 28/4/2003 (Quyết định số 325) làm công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. Năm 2011, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các văn bản này là cơ cở quan trọng cho việc áp dụng vào thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam thời gian qua.
Thực tế quá trình xác định giá trị tài liệu Phơng lưu trữ Viện chưa được tiến hành ở khâu hiện hành do các cán bộ, chun viên trong q trình giải quyết cơng việc xác định giá trị tài liệu. Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam cũng chưa xây dựng đầy đủ hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu, chưa tiến hành lựa chọn những tài liệu có giá trị giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Công tác xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam chủ yếu thực hiện khi tài liệu đã giao nộp vào Lưu trữ
Văn phịng Viện. Cơng tác này được tiến hành trên cơ sở:
- Tình hình thực tế của tài liệu: Căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu mà nâng giá trị của tài liệu đối với những hồ sơ tài liệu thiếu nhiều.
- Nhu cầu khai thác tài liệu như kết quả, thành phần, nội dung tài liệu đưa ra phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và các nhu cầu khác khi cần.
Đây là những cơ sở chủ yếu để xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ tài liệu đảm bảo độ chính xác, khoa học. Việc lựa chọn tài liệu để lập, khôi phục lại các hồ sơ cũ trên cơ sở phân loại tài liệu kết hợp với việc xác định giá trị tài liệu. Tài liệu loại ra khỏi phông là những tài liệu trùng, thừa, hết giá trị, không cùng hệ thống, không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phơng. Ví dụ:
* Tài liệu các nơi gửi đến:
- Thông báo, công văn giao dịch thông thường đã hết thời hạn bảo quản - Tài liệu tên gọi để chỉ đạo, hướng dẫn chung đã hết hiệu lực thi hành - Tài liệu trùng.
* Tài liệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam: Các lần dự thảo, bản nháp, thông báo, công văn giao dịch thông thường đã hết giá trị bảo quản; bản trùng thừa.
Việc xác định giá trị thời hạn bảo quản cho mỗi một đơn vị tài liệu chủ yếu dựa vào kinh nghiệm chủ quan của cán bộ lưu trữ (được trang bị kiến thức lý luận về khoa học lưu trữ kết hợp với tiếp xúc thực tế tài liệu) trong quá trình chỉnh lý tài liệu.
- Vĩnh viễn: đối với tài liệu quan trọng có ý nghĩa lịch sử. Đó là khối tài liệu về các đề tài nghiên cứu, tài liệu về hợp tác quốc tế, tài liệu phản ánh chức năng nhiệm vụ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
- 70 năm đánh giá: tài liệu nhân sự: quyết định, thông báo, báo cáo, công văn về đề bạt, điều động, tiếp nhận, khen thưởng, kỷ luật...
- 20 năm đánh giá: tài liệu kế tốn, trợ cấp khó khăn, nâng lương, cử cán bộ đi học...
- 5 năm đánh giá: tài liệu giao dịch thông thường như công văn, thông báo...
Việc loại huỷ tài liệu hết giá trị tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được tuân thủ nghiêm ngặt theo trình tự, thủ tục quy định. Đối với những tài liệu quan trọng trùng thừa và hết giá trị do cơ quan phát hành như được thống kê theo từng tài liệu; đối với những tài liệu khác thì thống kê theo từng tập có thuyết minh đề nghị xét hủy tài liệu đi kèm. Hồ sơ loại huỷ tài liệu được trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam xem xét, quyết định. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu của Viện được thành lập và hoạt động theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Việc xét huỷ tài liệu thực hiện theo đúng quy định, có biên bản xét huỷ tài liệu, có ý kiến chỉ đạo bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Do chưa xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu đối với Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam nên việc xác định giá trị tài liệu còn phần nào dựa vào cảm tính, kinh nghiệm chủ quan của cán bộ nghiệp vụ khi chỉnh lý.
Như vậy, dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định mà công tác xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được thực hiện. Tuy nhiên, hiện nay Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam chưa xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu Phông lưu trữ Viện Khoa học xã hội Việt Nam (mới có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm Khoa học xã hội và nhân văn quốc gia ban hành năm 2003), tài liệu thu về không đầy đủ và chưa được lập hồ sơ nên khâu xác định giá trị từ hiện hành cũng chưa được thực hiện, gây khó khăn rất lớn cho lưu trữ lịch sử. Đây là những hạn chế cần sớm khắc phục.
- Ở các đơn vị trực thuộc: tài liệu hầu hết chưa được xác định giá trị
và chưa tiêu hủy tài liệu hết giá trị.