2.4.3.3 .Trình, chuyển giao VB đến
2.5. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Viện
2.5.5. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam:
Cùng với quá trình hình thành và phát triển của Viện Khoa học xã hội Việt Nam thì tài liệu lưu trữ của Viện cũng được hình thành từ năm 1953, cho đến nay đã tăng lên rất nhiều, đó là tài liệu hành chính, tài liệu khoa học, tài liệu kế tốn, tài liệu phơng cá nhân của các nhà khoa học, tài liệu xây dựng cơ bản và chống xuống cấp... Với số lượng tài liệu được lưu trữ ngày càng tăng, tính cho đến nay tại kho lưu trữ Văn phịng Viện Hàn lâm có khoảng hơn 428 mét giá tài liệu bảo quản (trong đó 307 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý, còn 121 mét giá tài liệu chưa được chỉnh lý thời gian của tài liệu từ năm 1993- 2014). Việc tổ chức khoa học và phát huy giá trị của khối tài liệu này ln được Văn phịng Viện Hàn lâm quan tâm, chú ý.
Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã ban hành các văn bản: Quyết định số 1705/QĐ-KHXH ngày 21/12/2007 về Quy chế về bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; Quyết định số 858/QĐ-VP ngày 07/8/2008 về Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Các quy chế, quy trình trên đã xác định sự cần thiết phải tổ chức việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định rõ ràng, chi tiết theo trình tự thủ tục về cơng tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Đối tượng và thủ tục; Trách nhiệm đối với từng cá nhân, tổ chức liên quan; Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng; Các hình thức tổ chức sử dụng. Việc quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ, trình tự thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, cụ thể tại Điều 38, 39 của Quy chế Văn thư lưu trữ và Điều 7, 8 của Quy chế Bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Theo đó, lãnh đạo Văn phịng có trách nhiệm: Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Thẩm quyền phê duyệt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu:
+ Lãnh đạo Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam phê duyệt nhu cầu khai thác tài liệu mật và tối mật;
+ Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt nhu cầu khai thác tài liệu thường cho các đối tượng là các đơn vị trực thuộc và độc giả ngoài cơ quan; duyệt nhu cầu khai thác tài liệu mật và tối mật khi được Chủ tịch Viện Hàn lâm uỷ quyền; trình Chủ tịch Viện duyệt nhu cầu khai thác tài liệu mật và tối mật;
+ Lãnh đạo Phịng Lưu trữ trình Chánh Văn phịng duyệt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thường cho các đơn vị trực thuộc và độc giả ngoài cơ quan; duyệt nhu cầu khai thác tài liệu cho các đối tượng là các đơn vị trực thuộc khi được Chánh Văn phịng uỷ quyền.
Với các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phong phú: Đọc tại chỗ, cung cấp bản sao (sao lục, trích sao, sao y bản chính), cấp chứng thực (được sử dụng phổ biến); cho mượn về phòng làm việc (sử dụng hạn
chế); Khai thác từ xa (gọi điện thoại, chuyển qua fax, mail điện tử...) việc phục vụ các nhu cầu khai thác đã đảm bảo đúng theo quy trình. Đa phần các yêu cầu của người đến khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Viện đều được đáp ứng. Đó là những u cầu tra tìm tài liệu về các lĩnh vực hoạt động của cơ quan như: các quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Viện và các đơn vị trực thuộc; Các văn bản liên quan đến phân bổ ngân sách nhà nước; các chính sách và chiến lược phát triển của Viện; Các văn bản liên quan đến cán bộ như bổ nhiệm, miễn nhiệm, nghỉ hưu, và các vấn đề chính sách tiền lương…; Các văn bản liên quan đến tài liệu khoa học kỹ thuật như sản phẩm của các đề tài, dự án nghiên cứu khoa học và tài liệu liên quan đến xây dựng cơ bản và nhà ở…
Qua thống kê theo dõi số người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 5 năm gần đây cho thấy trung bình mỗi năm có khoảng 200 lượt người đến khai thác sử dụng tài liệu. Con số trên chứng tỏ nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ là thường xuyên, liên tục (trung bình mỗi ngày có 2 người đến khai thác tài liệu lưu trữ). Độc giả đến Kho Lưu trữ chủ yếu là cán bộ trong Viện Hàn lâm và một phần từ các cơ quan đơn vị khác.
Nhìn chung cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã được quan tâm chú ý và phát huy thực sự giá trị tài liệu đang được lưu giữ, bảo quản.
Để công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả, ngày một phục vụ tốt hơn hoạt động của Viện Hàn lâm, ngồi việc địi hỏi phải đảm bảo nhân lực, cơ sở vật chất, việc tổ chức thu thập, bảo quản, sắp xếp phải khoa học nhằm đảm bảo được nội dung thông tin theo từng vấn đề mà khối tài liệu lưu trữ hiện có. Có như vậy mới ngày càng phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ, để tài liệu lưu trữ cung cấp được những thơng tin kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác của cơ quan, đơn vị.
- Tại các đơn vị trực thuộc:
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án được khai thác sử dụng theo quy trình của thư viện;
+ Tài liệu hành chính khai thác sử dụng tại các phòng chức năng (do tài liệu lưu giữ tại các phòng chức năng).
Tiểu kết chương 2
Ý thức được vai trị, cũng như tầm quan trọng của cơng tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay, Việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đã được thực hiện hiệu quả và đầy đủ những nội dung quản lý nhà nước của công tác này. Qua thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Viện trong những năm gần đây công tác văn thư, lưu trữ, tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu trong hoạt động quản lý, điều hành của Viện Khoa học xã hội Việt Nam nói chung và các đơn vị trực thuộc Viện nói riêng. Tuy nhiên, đứng trước những đổi thay to lớn trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, những thành tựu khoa học và công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến tất cả các quy trình quản lý địi hỏi phải có đổi mới trong cơng tác văn thư lưu trữ, khắc phục một số tồn tại, hạn chế về cơng tác này sẽ góp phần thực hiện hiểu quả công tác tổ chức, quản lý tại Viện.