1.3.2 .Các thành phần trong Access
3.1. Quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu
3.1.1. Phân tích hệ thống thơng tin.
Phân tích hệ thống thơng tin theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện, phân định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng. Theo nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn hai, đi sau khảo sát sơ bộ, là giai đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống. Từ kết quả của giai đoạn này để xây dựng được các biểu đồ logic mô tả các chức năng xử lý của hệ thống. Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý.
Quản lý cơ sở dữ liệu học sinh, sinh viên là lĩnh vực quản lý có quy trình nghiệp vụ rõ ràng, từ khâu nhập dữ liệu đầu vào đến khi ra trường.
Khi tổ chức có nhu cầu tuyển dụng học sinh, sinh viên mới, các chuyên viên xây dựng kế hoạch dựa trên cơ sở của các đơn vị yêu cầu, từ đó xây dựng các tiêu chuẩn, ra thông báo, tiếp nhận hồ sơ, sơ tuyển, thi tuyển, quyết định trúng tuyển nếu đạt yêu cầu. Nhà trường sẽ lập hồ sơ cá nhân. Các thông tin về học sinh, sinh viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ: Bao gồm quá trình học tập, rèn luyện, khen thưởng, điểm của từng kỳ, quá trình khen thưởng, kỷ luật, quyết định lên lớp lưu ban, quyết định cơng nhận tốt nghiệp....
Ngồi những nghiệp vụ chuyên môn trên, hoạt động thống kê, tổng hợp, báo cáo hàng năm cũng là hoạt động chuyên môn hết sức quan trọng. Trên cơ sở các số liệu để xây dựng kế định mức, kế hoạch phục vụ công tác quản lý điều hành của lãnh đạo, để từ đó đưa ra những quyết định chính xác.
3.1.2. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào và đầu ra của cơ sở dữ liệu
Để quản lý và tổng hợp các thông tin về nhân lực cần xác định các trường thông tin cần quản lý. Các thông tin ở đây cần được chuẩn hoá từ độ dài đến tên gọi, nhằm mục đích kết nối thông tin. Mặt khác, cần xác định các biểu mẫu cần thiết phục vụ công tác thống kê, tổng hợp, tra tìm thơng tin, từ đó cần liệt kê tất cả các thông tin liên quan đến học sinh, sinh viên.
37
Dữ liệu đầu ra được trích xuất từ thơng tin dữ liệu đầu vào, từ thơng tin đầu vào có thể tạo thành nhiều bảng biểu báo cáo khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng.
- Hệ thống thông tin được tổ chức thống nhất theo mơ hình từ trên xuống dưới. Dựa trên quy trình phân tích nghiệp vụ chun mơn, từ đó xây dựng các chức năng của hệ thống. Sau khi hình thành các chức năng của hệ thống, xây dựng các mối liên kết theo quy trình nghiệp vụ quản lý và xây dựng các mơ hình luồng dữ liệu.
- Các luồng thông tin đầu vào: Luồng thông tin bao gồm các thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và các thông tin liên hệ trao đổi với môi trường. Mỗi bộ phận có lượng thơng tin riêng, các thơng tin có thể chia làm ba loại:
- Các công cụ tra cứu: Là công cụ dùng để tra cứu các thông tin trong hệ thống. Cần xây dựng các cơng cụ tra cứu theo nhiều hình thức khác nhau, từ đơn giản (tuần tự) đến phức tạp (tổ hợp), từ thơng tin gần chính xác (bao hàm) đến độ chính xác cao (từ khố). Từ kết quả tra cứu, xây dựng các biểu mẫu động để lấy ra các thông tin theo yêu cầu của người sử dụng.
- Luồng thông tin ra: Thông tin ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu cụ thể. Thông tin đầu ra cần xây dựng trên mơ hình các biểu mẫu cố định (có xác định trước các trường thơng tin) và biểu mẫu động (các trường thông tin theo yêu cầu của người sử dụng).
- Các biểu mẫu báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo là thông tin đầu ra dựa trên việc tổng hợp và xử lý thông tin đầu vào. Việc thiết kế các biểu mẫu cần lựa chọn các trường thông tin, sao cho biểu mẫu phản ánh được hết nội dung vấn đề cần xử lý.
3.1.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Một hệ thống trong trạng thái vận động bao gồm hai yếu tố là các chức năng xử lý và dữ liệu. Giữa xử lý và dữ liệu có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ và bản thân dữ liệu có mối liên kết nội bộ khơng liên quan đến xử lý đó là tính độc lập dữ liệu. Mơ tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, kiểu (dạng) dữ liệu và tính chất của dữ liệu. Dữ liệu không phụ thuộc vào người sử dụng đồng thời khơng phụ thuộc vào u cầu tìm kiếm và thay đổi thơng tin.
Trong xử lý thơng tin có nhiều cơng cụ để mơ tả dữ liệu. Các công cụ này là các cách trừu tượng hóa dữ liệu, đặc biệt là mối quan hệ của dữ liệu nhằm phổ biến những cái chung nhất mà con người có thể trao đổi lẫn nhau. Trong phần này chúng ta đề cập tới 4 công cụ chủ yếu:
38
3.1.3.1. Mơ hình quan hệ (Relational Data Base Modeling).
Như đã phân tích hệ thống bao gồm hai cơng việc: Phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu. Trong phần này sẽ xem xét phần phân tích dữ liệu. Dữ liệu có tính độc lập tương đối và là đối tượng của xử lý.
Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là: Lập lược đồ dữ liệu hay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD). Hệ thống dữ liệu được lưu trữ lâu dài:
- Thơng tin gì sẽ được lưu giữ, loại thơng tin dữ liệu gì? - Mối liên quan: Xác định liên quan giữa các dữ liệu.
Kết quả của giai đoạn phân tích hệ thống về mặt dữ liệu là cho một khuôn dạng hỗ trợ các phân tích viên hệ thống trong q trình nhận thức và biểu diễn các dữ liệu sử dụng trong hệ thống thông tin, đồng thời chỉ rõ được cấu trúc của dữ liệu.
Phương pháp thực hiện được thể hiện theo hai cách tiếp cận:
+ Mơ hình thực thể liên kết: Phương pháp này trực quan đi từ trên xuống dưới, bằng cách xác định các thực thể, mối liên kết giữa chúng rồi đến các thuộc tính. Phương pháp này bao trùm được nhiều thông tin, tuy nhiên kết quả hay dư thừa.
+ Mơ hình quan hệ: Xuất phát từ danh sách các thuộc tính rồi đến các lược đồ quan hệ. Phương pháp này đi từ dưới lên, kết quả là vừa đủ cho những kết xuất xử lý.
3.1.3.2. Mơ hình thực thể liên kết.
1. Khái niệm mơ hình thực thể liên kết
Mơ hình thực thể liên kết là cơng cụ thành lập lược đồ dòng dữ liệu hay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD), nhằm xác định khái niệm về các thực thể, thuộc tính và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng. Mục đích của mơ hình là xác định các yếu tố:
- Dữ liệu nào cần xử lý.
- Mối liên quan nội tại (cấu trúc) giữa các dữ liệu.
Để xây dựng biểu đồ BCD trước tiên cần phải thu nhập thông tin theo ba yếu tố sau: + Kiểu thực thể (Entities Type).
+ Kiểu liên kết (Entities Relationship Type). + Các thuộc tính (Attributes).
2. Thực thể và kiểu thực thể
Thực thể: Là một vật thể, một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng, hay
một sự kiện đáng quan tâm đối với tổ chức (và cả bên trong lĩnh vực hệ thống), kể cả những thông tin mà nó giữ, cần phản ánh trong hệ thống thơng tin.
39
- Thực thể: Là một đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức, một hệ thống, nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng. Thực thể phải tồn tại, cần lựa chọn có lợi cho quản lý và phân biệt được.
Các kiểu thực thể thường được tìm thấy từ ba nguồn: - Các tài ngun: Vật tư, tài chính, con người, mơi trường.
- Các giao dịch: Các thông tin đến từ mơi trường bên ngồi nhằm kích động một chuỗi các hoạt động nào đó của hệ thống chẳng hạn như đơn đặt hàng, hóa đơn, điểm thi, ...
- Các thơng tin đã cấu trúc hóa: sổ sách, hồ sơ, các bảng biểu quy định.
Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc
trưng, cùng bản chất. Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử trong tập hợp hay lớp của kiểu thực thể.
Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một
liên kết.
Mỗi một thực thể bao gồm một số thuộc tính và phân thành 4 loại thuộc tính phổ biến:
+ Thuộc tính tên gọi (định danh): Thuộc tính định danh như Họ và tên, Tên hàng, Lớp.
+ Thuộc tính mơ tả: Các dữ liệu gắn liền với thực thể dùng mơ tả các tính chất, các đặc trưng của thực thể và là thuộc tính khơng khóa.
+ Thuộc tính kết nối: Nhận diện thực thể trong kiểu thực thể hay mối liên kết. Thuộc tính này dùng để kết nối giữa các thực thể có liên kết. Thuộc tính kết nối là khóa ở quan hệ này và được mơ tả ở quan hệ khác.
+ Thuộc tính khóa: Dùng để phân biệt các thực thể hay liên kết. Khóa có thể là khóa đơn hay khóa kép. Thuộc tính này xác định sự duy nhất thể hiện của thực thể trong kiểu thực thể.
Sau khi đã xác định được kiểu thực thể thích hợp (bảng) và bản chất của thực thể (dịng), bước tiếp theo là xác định những thơng tin nào cần phải được lưu giữ cho mỗi thực thể..
3.1.3.3. Quan hệ và kiểu quan hệ
Mơ hình dữ liệu được dùng khơng chỉ là một cơng cụ phân tích và thiết kế mà cịn được dùng như một phương pháp kiểm tra các yêu cầu của người sử dụng.
40
Quan hệ (liên kết) là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sự ràng buộc về quản lý.
Kiểu quan hệ (liên kết) là tập các liên kết cùng bản chất. Giữa các kiểu thực thể có thể tồn tại nhiều mối quan hệ (liên kết), mỗi mối quan hệ liên kết xác định một tên duy nhất.
Biểu diễn các quan hệ bằng đoạn thẳng nối giữa hai kiểu thực thể.
Các dạng kiểu quan hệ (liên kết): Giả sử ta có các thực thể A, B, C, D,... Kiểu quan hệ là sự xác định có bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của thực thể kia.
Có ba kiểu quan hệ chính được sử dụng dưới các dạng đơn giản nhất của mơ hình thực thể:
- Một - Một: giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại.
Giả sử cùng hai bảng thực thể A và B trên, quan hệ một - nhiều là tồn tại nếu với một dịng trong A chỉ có duy nhất một dong trong B và ngược lại.
- Một - Nhiều: giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B, nhưng ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ có một thực thể trong A
Giả sử cùng hai bảng thực thể A và B trên, quan hệ một - nhiều là tồn tại nếu: + Với mỗi dịng trong bảng A có nhiều trong bảng B.
+ Với mỗi dòng trong bảng B chỉ có một và chỉ một dịng trong bảng A.
3.2. Thực tiễn quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống thông tin sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng.