1.3.2 .Các thành phần trong Access
3.6. Giới thiệu Phần mềm quản trị hệ thống thông tin của sinh viên Khoa Quản trị
3.6.8.7. Chủ đề:Tìm theo Nghiên cứu khoa học của sinh viê n7 báo cáo
65
3.6.8.8. Chủ đề: Tìm số sinh viên là người nước ngoài theo học tại khoa 1 báo cáo
Chương trình cho phép xuất ra 134 báo cáo với các tiêu chí khác nhau
3.6.9. Chức năng tra cứu thơng tin sinh viên của khoa
Với chức năng tra cứu thơng tin ta có ba cách tra cứu như sau: Thứ nhất tra cứu bằng cách nhập mã sinh viên, cách thứ hai trong trường hợp không người truy cập không nhớ được mã sinh viên thì người lập trình đã thiết kế chức năng tra tìm thơng tin sinh viên bằng cách nhập họ tên sinh viên vào họ tên để tìm, tuy nhiên sau khi nhập họ tên thì các trường hợp sinh viên trùng tên nhau là chuyện không tránh khỏi nên người truy cập thơng tin lại mất cơng dị tìm trong số list data vừa tìm được để lấy được thơng tin sinh viên mình cần tìm và việc làm này mất công và thời gian đối với người truy cập, nhận thầy được sự bất tiện đó nên tơi đã thiết kế hai conbox chức năng cho tra tìm với hai điều kiện nhập đúng thơng tin họ tên và điền đúng thông tin ngày tháng năm sinh của bạn sinh viên cần tìm thì người truy cập có thể tìm một cách nhanh chóng và chính xác thơng tin của sinh viên người mà truy cập muốn tìm. Cụ thể tơi sẽ đưa ra cách hướng dẫn về tra tìm một thơng tin bất kì của một sinh viên cụ thể như sau:
3.6.9.1. Tìm thơng tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập mã sinh viên cần tìm vào hộp Combo Box Combo Box
Với cách tra tìm này kết quả sẽ hiện thơng tin sinh viên kèm ảnh của sinh viên đó, nếu sinh viên đó khơng có ảnh trong cơ sở dữ liệu chương trình vẫn hiển thị đúng thơng tin về sinh viên đó.
66
3.6.9.2. Tìm thơng tin bằng cách nhập Họ tên
Tra tìm thơng tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập họ tên của Sinh viên cần tìm vào hộp conbox đã thiết kế sẵn.
Hình ảnh:
3.6.9.3. Tra cứu thông tin sinh viên bằng họ tên và ngày sinh.
Để tra cứu thơng tin sinh viên một cách chính xác nhất ta có thể tra tìm bằng cách nhập họ tên vào hai hộp Conbox được minh họa bằng hình ảnh sau:
67
3.4. Tiểu kết.
Chương này giới thiệu phần mềm và hướng dẫn sử dụng phần mềm nhằm tồi đa hóa tiện ích của người dùng, nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác quản lí hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường ĐH Nội Vụ HN.
68
KẾT LUẬN
Khoa học công nghệ phát triển với việc sáng tạo và đưa vào sử dụng các hệ thống trang thiết bị mới đã và đang đem lại nhiều hiệu quả trên mọi mặt của cuộc sống hiện nay. Công nghệ sản sinh nên những trang thiết bị dần thay thế sức lao động của con người, cải thiện độ chính xác khi thực hiện việc và dần khẳng định vai trò quan trọng trong mọi mặt của xã hội con người hiện nay. Đối với công việc trong các cơ quan Hành chính Nhà nước, các trang thiết bị hiện đại giúp cán bộ cơng chức có thể thực hiện công việc với thời gian được rút ngắn những hiệu quả công việc được nâng cao.
Trong hệ thống quản lý hiện nay ở tất cả các trường học, việc quản lý học viên của nhà trường là vô cùng quan trọng và cần thiết. Để đáp ứng nhu cầu đó tơi đã bắt tay vào việc nghiên cứu một phần mềm có thể giải quyết cơng việc quản lý học viên một cách hiệu quả và chính xác hơn. Phần mềm có tính năng dễ sử dụng, trong thời đại công nghệ hiện nay, việc sử dụng được tin học văn phịng rất phổ biến, chính vì thế phần mềm quản lý học viên được viết trên nền Access nhằm tối đa hóa tiện ích cho người sử dụng.
Với lòng đam mê học hỏi cũng như tìm tịi để xây dựng phần mềm Access và dựa trên cơ sở phân tích thực trạng và qua quá trình nghiên cứu tơi đã mạnh dạn xây dựng phần mềm quản lý hệ thống dữ liệu của sinh viên nhằm đưa cơng cụ quản lí sinh viên của Khoa ứng dụng tin học tạo ra phần mềm quản lý thơng tin sinh viên với mong muốn góp phần vào cơng việc quản lí hiệu quả và hiện đại hơn, hữu dụng hơn thay thế hoàn toàn ứng dụng trên excel mà Khoa QTVP đang sử dụng để quản lý hiện nay.Trên cơ sở của mơ hình quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên khoa QTVP tơi tiến hành phân tích, đánh giá từng chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng để xác định cụ thể quy trình hoạt động từ đó phân loại các cơng việc có thể tự động hóa bằng tin học và những công việc vẫn phải tiếp tục thực hiện theo các phương pháp truyền thống. Phân tích những điểm cịn chưa hợp lý trong quản lý thơng tin sinh viên hiện nay, xây dựng mơ hình phù hợp để đáp ứng nhu cầu tự động hóa hiện đại hóa đáp ứng u cầu cơng việc.
Từ nghiên cứu thực tiễn nhận thấy muốn quản lý tốt được hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên của Khoa trước hết phải ứng dụng tối đa tiên ích cơng nghệ thơng tin trong đó phần mềm quản lý cũng là giải pháp tốt khắc phục được tình trạng quản lý nó vừa mang lại hiệu quả cao trong công tác vừa đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa trong quản lý mà xã hội hướng tới.
69
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Những vấn đề cốt yếu của quản lí, tác giả Harold Koontz, Cyri Ọ donnell và Heinz Weihrich.
2. Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Tác giả: Nguyễn Hữu Tri, Nguyễn Lan Phương , NXB Khoa học và kỹ thuật.
3. Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997. 4. Khoa học quản lý, tập 1, Trường Đại học KTQD, Hà Nội 2001. 5. Nghị Quyết Chính Phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993.
6. Luật Cơng nghệ thông tin – năm 2006 do Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006.
7. Chỉ thị 58/TW của Bộ chính trị khóa VIII.
8. Quyết định 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
9. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước.
10. Gi trình Access và ứng dụng, Tác giả TS. Huỳnh Quyết Thắng, xuất bản năm 2002. 11. Giáo trình Microsoft Access, Tác giả Tơ Huỳnh Thiên Trường, Xuất bản năm 2008