1.3.2 .Các thành phần trong Access
3.5. Sơ đồ phân cấp chức năng
Sơ đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ cho phép phân rã dần dần các chức năng từ mức tổng thể cao nhất thành các chức năng chi tiết hơn, cụ thể hơn để tạo thành một cây chức năng. Cây chức năng xác định cụ thể một cách rõ ràng cho từng chức năng trong hệ thống.
Sau khi tìm hiểu và phân tích hệ thống quản lý dữ liệu của sinh viên Khoa Quản tri văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, mơ hình tổ chức hệ thống quản lý dữ liệu Sinh viên Khoa nên tổ chức theo biểu đồ phân cấp chức năng như sau:
47
Hình 1: Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống
3.5.1. Chức năng quản trị hệ thống ( System administration functions)
- Chức năng này dùng để phân quyền truy cập vào hệ thống thông tin của người quản trị hệ thống. Trong phần phân quyền cần chia thành 3 mức khác nhau, dùng cho quản trị hệ thống, dùng cho chuyên viên chuyên trách quản lý cơ sở dữ liệu và cho các đối tượng viên chức khác. Tuỳ theo từng mức, lựa chọn quyền phù hợp theo quy định của đơn vị.
Hệ thống khi xây dựng cần phải có cơ chế kiểm sốt chặt chẽ nhằm bảo mật cho hệ thống và an tồn cho dữ liệu. Mục đích của việc bảo mật là đảm bảo những bí mật về số liệu, thông tin cá nhân, tránh sự truy cập bất hợp pháp của người khơng có nhiệm vụ.
Mỗi người sử dụng khi truy cập hệ thống phải được cấp quyền sử dụng. Khi muốn làm việc với hệ thống phải vào mật khẩu và tên người sử dụng, nếu tên người sử dụng đã được đăng ký trên hệ thống, khi đó mới có thể làm việc được trên hệ thống. Cần có cơ chế đổi mật khẩu, đổi quyền truy cập hoặc loại bỏ quyền truy cập khi chuyên viên không được giao quyền.
Cập nhật thông tin sinh viên đã ra trường…..
Quản lý thông tin sinh viên
Quản trị hệ thống Quản trị người dùng Cập nhật dữ liệu Danh sách Lớp,Hệ,NK,Bâc,NK Tra cứu thông tin In ấn In danh sách lớp Quản lý thông tin sinh viên Cập nhật danh sách SV Cập nhật SV thuộc tôn giáo,Dân tộc,Quê quán
Tra cứu Thông tin Trợ giúp Hướng dẫn sử dụng Danh sách SV nghiên cứu khoa học
48
Người quản trị hệ thống có quyền cấp hoặc loại bỏ quyền sử dụng cho các chuyên viên theo chức năng nhiệm vụ được Ban Giám hiệu phê duyệt.
- Sao lưu dữ liệu: Để đảm bảo an tồn cho hệ thống thơng tin, cần phải sao lưu dữ liệu để tránh những sự cố có thể xảy ra. Để thuận tiện cho chuyên viên quản lý hệ thống quản lý nhân lực, cần xây dựng cơng cụ tiện ích để thực hiện việc sao lưu dữ liệu sau khi cập nhật, khai thác thông tin.
3.5.2. Chức năng cập nhật dữ liệu
Chức năng cập nhật thông tin dùng để cập nhật thông tin liên quan đến hệ thống quản lý nhân lực. Trong phần cập nhật bao gồm:
- Cập nhật danh sách sinh viên theo niên khóa, bậc, hệ, niên khóa, lớp: Chức năng này giúp người dùng để cập nhật hồ sơ cá nhân theo các trường thông tin được định dạng theo cấu trúc thông tin đầu vào bao gồm: Mã SV, tên SV, quê quán, lớp, hệ, bậc...
- Cập nhật sinh danh sách viên thuộc dân tộc hay dân tộc cụ thể: Chức năng này giúp người dùng dễ dàng lấy ra các các học sinh, sinh viên là đối tượng thuộc một dân tộc cụ thể, hay thuộc vào nhóm sinh viên là dân tộc.
Trong phần cập nhật, cần xây dựng các công cụ về thay đổi thông tin gồm: nhập thơng tin, sửa thơng tin, xố thơng tin và ghi dữ liệu. Các chức này cần thiết kế các cảnh báo để người dùng nhận biết khi có thay đổi về thơng tin.
- Cập nhật danh sách sinh viên thuộc nhóm tơn giáo hay các sinh viên thuộc đối tượng tôn giáo cụ thể: Giúp người dùng lấy ra danh sách những sinh viên thuộc tôn giáo cụ thể hay thuộc nhóm đối tượng tơn giáo để phục vụ cho một mục đích nhất định.
- Cập nhật danh sách những sinh viên đã bảo lưu, thơi học, xóa tên.. Lấy ra danh sahs các sinh viên đã thơi học, bảo lưu, hay xóa tên của Khoa khi lãnh đạo yêu cầu
- Cập nhật thông tin sinh viên đã ra trường như: Tình hình việc làm sau khi ra trường, chức vụ, khối cơ quan làm việc..
- Cập nhật thành tích về NCKH: Danh sách sinh viên của Khoa đã tham gia vào nghiên cứu khoa học
-Cập nhật số điện thoại của lớp trưởng các lớp: Danh sách tên số điện thoại lớp trưởng của các lớp để tiện theo dõi và tra tìm.
49
3.5.3. Chức năng tra cứu thơng tin:
Chức năng tìm kiếm là chức năng thường sử dụng nhất trong chương trình. Tuỳ thuộc vào yêu cầu khai thác thông tin để xây dựng cơng cụ tra cứu. Có thể xây dựng các công cụ tra cứu theo nhiều phương thức khác nhau. Xây dựng bộ từ khoá, xây dựng khung phân loại thơng tin, tìm tuần tự hoặc theo phương thức tổ hợp. Thơng thường, tìm kiếm theo khung phân loại thông tin là nhanh nhất, sau đó tìm theo từ khố. Tìm kiếm tổ hợp thực hiện chậm hơn, phức tạp hơn. Thuật tốn tìm kiếm rất quan trọng, do đó cần lựa chọn phương pháp phù hợp. Đối với chức năng tìm kiếm lựa chọn phù hợp với việc tra tìm thơng tin của học sinh, sinh viên ở đây bào gồm việc tìm theo: Niên khóa, hệ, bậc, lớp, dân tộc, tơn giáo, các cơng trình nghiên cứu khoa học từ ngày đến ngày…
50
3.5.4. Chức năng in ấn
Chức năng in ấn, dùng để in thẻ sinh viên hoặc in danh sách sinh viên theo chủ đề theo các biểu mẫu đã được xác định các trường thông tin đầu ra. Để tiện cho chức năng in ấn thì người lập trình đã xây dựng một nút dành riêng cho in ấn hoặc người sử dụng có thể sử chức năng in ấn có sẵn trong Report một trong các tiện ích của Access.
Hình ảnh sử dụng nút chức năng in ấn của người lập trình lập sẵn.
Ngồi ra người dùng có thể in danh sách theo cách thông thường giống như chức năng in trong Word và Excel.
51
Hình ảnh minh họa cho việc sử dụng chức năng in trong Repost có sẵn trong tiện ích Access.
3.5.5. Chức năng trợ giúp
Chức năng trợ giúp (Command Help) cho phép hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý hệ thống dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. Ở chức năng trợ giúp này người lập trình đã xây dựng hai loại hình hướng dẫn sử dụng bằng File Word và File Video, người dùng có thể lựa chọn hình thức hướng dẫn sử dụng theo nhu cầu mong muốn.
52
Hình ảnh minh họa cho chức năng hướng dẫn người dùng (Help)
3d.6. Giới thiệu Phần mềm quản trị hệ thống thông tin của sinh viên Khoa Quản trị văn phịng.
3.6.1. Kích hoạt Macro trong các bộ Office Access
Phần mềm Quản lí sinh viên khoa Quản trị văn phòng được viết bằng tiện ích Access, chạy được trên các máy tính cài bộ Office 2003, 2007, 2010, 2013 và không cần phải cài đặt. Tuy nhiên trước khi sử dụng cần phải kích hoạt Macro cách làm như sau:
3.6.1.1. Kích hoạt Macro trong Access 2003
+Khởi động Access 2003
+Nháy vào Tools \ Macro \ Security +Đánh dấu kiểm vào mục Low.... +Bấm OK
+Chọn Yes
Đóng cửa sổ chương trình và mở lại
3.6.1.2. Kích hoạt Macro trong Access 2007
Lỗi có thể xảy ra đối với các phần mềm viết trên Access như: không hiện ảnh, khơng hiện số tiền, để khắc phục tình trạng này bạn phải kích hoạt Macro, cách làm như sau:
-Nháy vào Start \ Programs \ Microsoft Office \Microsoft Office Access 2007 -Nháy vào nút Office Button chọn Access Options
53
+Nháy vào mục Trust Center ở bên trái và nháy vào Trust Center Settings
+Nháy vào Macro Settings bên trái
+Nháy vào mục Macro Settings, đánh dấu vào mục Enable all macros… +Bấm OK, OK
3.6.1.3. Kích hoạt Macro trong Access 2010, Access 2013
+Nháy vào File chọn Options
+Nháy vào mục Trust Center ở bên trái và nháy vào Trust Center Settings +Nháy vào Macro Settings bên trái
+Nháy vào mục Macro Settings, đánh dấu vào mục Enable all macros… +Bấm OK, OK
3.6.2. Thiết lập ngày, tháng, năm theo kiểu người Việt
Đây là khâu rất quan trọng vì liên quan đến ngày sinh của sinh viên, để đảm bảo tính chính xác của ngày sinh bạn phải thiết lập ngày sinh theo kiểu người Việt.
Để thiết lập ngày, tháng, năm bạn làm như sau:
3.6.2.1. Đối với WinXP
+Nháy vào Start \ Settings \ Control Panel
+Nháy đúp vào biểu tượng quả cầu có chữ Regional and Language +Nháy vào mục Customize
54
+Tại mục Short date format bấm chọn dd-MM-yyyy
+Tại mục Date separato chọn dấu phân cách là dấu gạch ngang hay gạch chéo +Tại mục Long date format chọn dd-MM-yyyy
+Bấm OK, OK
3.6.2.2. Đối với Win7
+Nháy vào nút Start chọn Control Panel
+Nháy đúp vào biểu tượng Regional and Language +Nháy vào mục Additional settings
+Nháy Nhãn Date
+Mục Short date chọn dd-MM-yyyy
+Mục Long date chọn dd-MM-yyyy bấm OK
3.6.3. Thiết lập múi giờ Bangkok,Hanoi,Jakarta
55 +Nháy vào mục Change date and time settings +Nháy vào mục Change time Zone để chọn múi giờ
+Trong mục Time zone chọn (UTC+07:00)Bangkok,Hanoi,Jakarta
+Bấm OK
3.6.4. Khởi động phần mềm
+Nháy đúp chuột vào tập tin QLSV +Giao diện chương trình hiện ra như sau:
56
+Có 3 lựa chọn đó là: Người khai thác,người cập nhật, người quản trị
-Nếu đăng nhập với quyền người khai thác thì sau khi khai báo tên đăng nhập, mật khẩu và bấm OK các nút lệnh sẽ bị mờ và người dùng chỉ có quyền khai thác thơng tin, khơng có quyền cập nhật.
-Nếu đăng nhập với quyền người cập nhật thì sau khi khai báo tên đăng nhập, mật khẩu và bấm OK các nút lệnh sẽ hiện ra và người dùng có quyền cập nhật khai thác thơng tin, khơng có quyền thay đổi mật khẩu.
Nút đổi mật khẩu bị mờ
57
-Nếu đăng nhập với quyền người quản trị thì sau khi khai báo tên đăng nhập, mật khẩu và bấm OK tất cả các nút lệnh sẽ hiện ra và người dùng có quyền cập nhật, khai thác thơng tin, và có quyền thay đổi mật khẩu đối với người dùng khác.
3.6.5. Chuẩn hóa dữ liệu
Trước khi sử dụng phần mềm chúng ta phải chuẩn hóa dữ liệu, việc chuẩn hóa dữ liệu nhằm mục đích làm cho dữ liệu được thống nhất, tiết kiệm thời gian nhập và đảm bảo tính chính xác, cách làm như sau:
+Nháy vào nút Chuẩn hóa
Nháy chuột vào nút bổ sung thông tin
58 +Tiến hành bổ sung vào các mục tương ứng
Người quản trị muốn bổ sung thông tin như thêm danh sách sinh viên khóa mới thì chọn vào nút “Thơng tin sinh viên” Trên thanh cơng cụ như hình minh họa và tiền hành nhập thơng tin mới mà mình muốn bổ sung, trong hai trường hợp có thể bổ sung bằng tay hoặc cập nhật từ file Excel mình đã tạo ngồi.
3.6.6. Cập nhật dữ liệu
Có 2 cách cập nhật dữ liệu vào phần mềm đó là nhật dữ liệu đã có sẵn từ File Excel thơng qua một nút lệnh và cập nhật trực tiếp vào phần mềm
59 +Nháy vào nút Nhập từ Excel
+Bấm nút OK hộp thoại hiện ra nháy vào Yes, các dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào phần mềm
60
Cập nhật dữ liệu trực tiếp vào phần mềm
+Nháy vào nút Nhập sinh viên
+Bấm chọn các tiêu chí gồm: Niên khóa, Bậc, Hệ, Lớp
Sở dĩ phải chọn các tiêu chí trước khi nhập bởi vì sau một thời gian đào tạo số lớp do khoa quản lí sẽ tăng lên rất nhiều việc tìm lớp lên đến hàng chục, hàng trăm lớp. Chính vì vậy phần mềm phải thiết kế để loại bỏ các lớp. Trước tiên là các lớp chỉ hiển thị theo niên khóa, tiếp theo là theo bậc, theo hệ và đến tiêu chí cuối cùng số lớp hiện ra sẽ ít để người dùng lựa chọn.
Nháy vào đây để trở về
61
3.6.7. Sao lưu dữ liệu
Để tránh mất dữ liệu trong phần mềm có thể do Virus hay do người dùng vơ tình gây ra có thể sau 6 tháng hay 1 năm ta phải sao lưu dữ liệu ra 1 File Excel và nén lại, sau này nếu dữ liệu bị xóa mất ta có thể dùng File Excel dự phịng để nạp lại, để thực hiện việc sao lưu dữ liệu ta thực hiện các bước sau:
+Khởi động chương trình
+Khai báo quyền đăng nhập là Cập nhật hoặc quyền Quản trị +Bấm OK
+Nháy vào nút Sao lưu dữ liệu hộp thoại hiện ra bấm OK
+Chương trình sẽ tự động sao lưu thành File Excel chứa tất cả các dữ liệu mà bạn đã cập nhật, bạn đổi tên File Excel và ghi nhớ mốc ngày sao lưu.
Chú ý: Khi xuất ra File Excel riêng cột ngày sinh sẽ định dạng tháng là tiếng Anh, để chuyển sang định dạng theo kiểu người Việt bạn bôi đen cột ngày sinh, trong thí dụ này là bơi đen cột D, nháy chuột phải vào vùng bôi đen chọn nhãn Number, chọn Date.
62 +Bấm OK
Kết quả ta sẽ có ngày tháng năm theo kiểu người Việt
3.6.8. Các báo cáo của phần mềm
Với tiêu chí của phần mềm là quản lí sinh viên thuộc khoa Quản trị văn phịng quản lí vì vậy phần mềm chủ yếu giải quyết các yêu cầu về quản lí sinh viên, các báo cáo gồm:
3.6.8.1. Chủ đề:Tìm theo Niên khóa 10 báo cáo
Thí dụ 1: Thống kê sinh viên của khoa
Với yêu cầu này người dùng chỉ cần bấm vào Menu (Thực đơn) Tra tìm báo cáo chọn mục Tìm theo niên khóa, chọn mục Thống kê SV của khoa là xong.
Thí dụ 2: Thống kê sinh viên theo niên khóa
63
+Bấm vào Menu (Thực đơn) Tra tìm báo cáo chọn mục Thống kê sinh viên theo niên khóa.
Thí dụ 3: Thống kê sinh viên nghèo theo niên khóa
+Với yêu cầu này người dùng phải khai báo niên khóa +Phải đánh dấu kiểm vào mục Sinh viên nghèo
+Bấm vào Menu (Thực đơn) Tra tìm báo cáo chọn mục Thống kê sinh viên nghèo theo niên khóa
3.6.8.2. Chủ đề: Tìm theo Bậc 10 báo cáo
64
3.6.8.4. Chủ đề: Tìm theo Giới tính 10 báo cáo
3.6.8.5. Chủ đề: Tìm theo dân tộc và tơn giáo 10 báo cáo
3.6.8.6. Chủ đề: Tìm theo Lớp 10 báo cáo
65
3.6.8.8. Chủ đề: Tìm số sinh viên là người nước ngoài theo học tại khoa 1 báo cáo
Chương trình cho phép xuất ra 134 báo cáo với các tiêu chí khác nhau
3.6.9. Chức năng tra cứu thơng tin sinh viên của khoa
Với chức năng tra cứu thơng tin ta có ba cách tra cứu như sau: Thứ nhất tra cứu bằng cách nhập mã sinh viên, cách thứ hai trong trường hợp không người truy cập không nhớ được mã sinh viên thì người lập trình đã thiết kế chức năng tra tìm thơng tin sinh viên bằng cách nhập họ tên sinh viên vào họ tên để tìm, tuy nhiên sau khi nhập họ tên thì các trường hợp sinh viên trùng tên nhau là chuyện không tránh khỏi nên người truy cập thơng tin lại mất cơng dị tìm trong số list data vừa tìm được để lấy được thơng tin sinh viên mình cần tìm và việc làm này mất công và thời gian đối với người truy cập, nhận thầy được sự bất tiện đó nên tơi đã thiết kế hai conbox chức năng cho tra tìm với hai điều kiện nhập đúng thơng tin họ tên và điền đúng thông tin ngày tháng năm sinh của bạn sinh viên cần tìm thì người truy cập có thể tìm một cách nhanh chóng và chính xác thơng tin của sinh viên người mà truy cập muốn tìm. Cụ thể tơi sẽ đưa ra cách hướng dẫn về tra tìm một thơng tin bất kì của một sinh viên cụ thể như sau:
3.6.9.1. Tìm thơng tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập mã sinh viên cần tìm vào hộp Combo Box