6. Cấu trúc đề tài
2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN SKY 89 TẠ
2.2.2.2. Thực hiện quy trình phối hợp giữa bộ phận trong hoạt động của dự
hiện các qui trình thi cơng theo đúng hồ sơ thiết kế ban hành trong phạm vi hạng mục được giao. Báo cáo thường xuyên tình hình tiến độ cho Ban điều hành dự án để có thể có phương án điều chỉnh kịp thời.
Thư ký: phụ trách các công việc như làm giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và xử
lý hóa đơn, tổ chức cuộc họp và sắp xếp các chuyến du lịch, cơng tác cho thành viên khác trong nhóm, cập nhật tình hình hoạt động thi cơng...
Quản lý thi công nước: trực tiếp quản lý, hướng dẫn công nhân thực hiện
các qui trình thi cơng theo đúng hồ sơ thiết kế ban hành trong phạm vi hạng mục được giao. Báo cáo thường xuyên tình hình tiến độ cho Ban điều hành dự án để có thể có phương án điều chỉnh kịp thời.
Quản lý thi công điện: quản lý cơng trình thi cơng cơ điện (ME) từ khi nhận
thầu, tổ chức thi cơng cho đến quyết tốn cơng trình.
Nhân công thi công: là những người trực tiếp làm ra sản phẩm, vì vậy tồn
bộ cơng nhân tham gia thi công sẽ được tuyển chọn kỹ lưỡng thông qua việc đánh giá tay nghề và trách nhiệm tại những vị trí cơng tác ở các dự án tương tự.
2.2.2.2. Thực hiện quy trình phối hợp giữa bộ phận trong hoạt động của dựán án
a. Nguyên tắc phối hợp
Công tác phối hợp dựa trên nguyên tắc kịp thời, hiệu quả nhằm phát huy sức mạnh và hiệu quả trong các hoạt động của dự án.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để thực hiện nhiệm vụ phối hợp và không ảnh hưởng đến hoạt động của các bộ phận liên quan.
Trong q trình phối hợp thực hiện cơng việc phải thực hiện nhanh chóng, đảm bảo thơng tin nội bộ và tn thủ đúng nội quy của Cơng ty. Chương trình, kế hoạch phối hợp phải được thể hiện bằng văn bản, mail hoặc qua trảo đổi giữa các bộ phận.
25
Việc xử lý các công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận phải được thực hiện theo nguyên tắc: công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của bộ phận nào thì bộ phận đó chủ trì xử lý, các bộ phận khác trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm đơn đốc, phối hợp khi có yêu cầu và xử lý theo quy định của Cơng ty.
b. Quy trình phối hợp GIAI ĐOẠN LƯU ĐỒ QUY TRÌNH Giai đoạn chào thầu 26 Thông tn d ánự Ch a thiếết kếế c sư ơ ở BP. Thiếết kếế Đã thiếết kếế c sơ ở BOQ s bơ ộ BP. Mua hàng
BP. Thiếết kếế BOQ chi tếết
Ban Giám Đôếc Ch đầầu tủ ư
BOQ chi tếết update BP. Thiếết kếế
GIAI ĐOẠN LƯU ĐỒ QUY TRÌNH Giai đoạn chuẩn bị thi công 27 H p đôầng đợ ược ký
BOQ chi tếết update
BP. Thiếết kếế
Hôầ s thi côngơ
Hôầ s thi côngơ
Ch đầầu tủ ư
BP. Thi công
BP. Thi cơng
BP. Thiếết kếế
Ban Giám Đơếc BP. Mua hàng
GIAI ĐOẠN LƯU ĐỒ QUY TRÌNH Giai đoạn thi công 28 Ch Đầầu Tủ ư D trù kinh phíự BP. Thi cơng
Tiếến đ thi cơngộ
BP. Thiếết kếế
Ban Giám Đôếc
BP. Thi công
BP. Mua hàng BP. Thiếết kếế
Ban Giám đôếc
BP. Thi Công BP. Thi Công Nghi m thu n i bệ ộ ộ BP. Thiếết kếế BP. Mua hàng 0 0
GIAI ĐOẠN LƯU ĐỒ QUY TRÌNH Giai đoạn hồn thiện c. Mơ tả q trình thực hiện GIAI ĐOẠN MƠ TẢ TRÁCH NHIỆM HỒ SƠ Giai đoạn chào thầu
BP Thiết kế nhận thông tin dự án và tiến hành triển khai:
- Trường hợp 1: Dự án chưa có thiết kế cơ sở => BP. Thiết kế có trách nhiệm tính tốn, mơ tả cơng nghệ.
- Trường hợp 2: Dự án đã có thiết kế cơ sở hoặc chỉ có sơ đồ cơng nghệ => BP. Thiết kế có trách nhiệm tính tốn lại, đánh giá công nghệ, điều chỉnh - mô tả công nghệ theo thiết kế của công ty (nếu cần).
BP. Thiết kế - Bảng tính tốn - BOQ sơ bộ 29 Ch Đầầu Tủ ư B n veẽ hồn cơngả BP. Thi cơng BP. B o trìả Nghi m thu n i bệ ộ ộ BP. B o trìả BP. Thi cơng 0 0
GIAI
ĐOẠN MƠ TẢ
TRÁCH
NHIỆM HỒ SƠ
BP. Thiết kế thực hiện BOQ sơ bộ và chuyển đến BP. Mua hàng. BP. Mua hàng liên hệ với nhà cung cấp để lấy báo giá, thời gian giao hàng => phản hồi cho BP. Thiết kế
BP. Mua hàng
- Báo giá vật tư, thiết bị. BP. Thiết kế cập nhật giá để thực
hiện BOQ chi tiết và gửi đến Chủ Đầu Tư.
BP. Thiết kế
- BOQ chi tiết theo công nghệ công ty thiết kế.
- BOQ chi tiết
theo công
nghệ/ BOQ đã có (nếu thuộc trường hợp 2) BP. Thiết kế phối hợp với BP. Thi
công, BP. Mua hàng để kiểm tra và
thực hiện lại BOQ chi tiết. BP. Thiết kế BP. Thi công - Bảng báo giá nhân công. - Bảng báo giá thiết bị, vật tư (update)
BP. Thiết kế trình BOQ chi tiết đến
Ban Giám đốc để đàm phán/ ký kết. BP. Thiết kế
- BOQ chi tiết (update)
Giai đoạn chuẩn bị thi công
BP. Thiết kế tiếp tục update BOQ chi tiết và thực hiện các hồ sơ thi công.
BP. Thiết kế chuyển hồ sơ thi công đến BP. Thi công.
BP. Thiết kế - BOQ chi tiết update. - Bảng tính tốn. - Bản vẽ Shop. - Thuyết minh 30 0 0
14
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ ÁN SKY 89 TẠI CÔNG TY TNHH MÔI TRƯỜNG BẢO ANH
2.1. MỘT SỐ YẾU TỐ MÔI TRƯỜNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN SKY 89 TẠI CÔNG TY TNHH MÔI TRƯỜNG BẢO ANH
2.1.1. Các yếu tố môi trường vĩ mô
2.1.1.1. Các yếu tố kinh tế
Các yếu tố kinh tế chi phối mọi hoạt động của dự án. Nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hoặc gây cản trở trong quá trình thực hiện dự án. Việc đánh giá các điều kiện kinh tế có ý nghĩa quan trọng trong quá trình lập và quản lý dự án. Các yếu tố tốc độ tăng trưởng kinh tế, lãi suất, tỷ lệ lạm phát, tình hình ngoại thương và các định chế có liên quan, hệ thống kinh tế và các chính sách điều tiết vĩ mơ…đều có thể ảnh hưởng đến tổ chức một cách độc lập hoặc mối liên kết với các yếu tố khác.
Kinh tế là một trong những nhân tố khách quan tác động đến dự án làm ảnh hưởng đến chất lượng quản trị dự án. Một nền kinh tế thiếu đồng bộ và không ổn định sẽ hạn chế trong việc cung cấp thơng tin chính xác để phục vụ cho công tác quản lý dự án. Đồng thời những định hướng, chính sách, chiến lược phát triển kinh tế của doanh nghiệp chưa xây dựng cụ thể, đồng bộ và ổn định là những yếu tố gây rủi ro trong quá trình quản lý dự án từ khâu lập dự án, đến khâu triển khai, quản lý thực hiện dự án.
2.1.1.2. Các yếu tố chính trị, pháp luật
Việt Nam là nước ln ổn định về chính trị, vì vậy nên đã tạo điều kiện tốt để các nhà đầu tư mạnh dạn đầu tư các hoạt đông kinh doanh ở Việt Nam.
Quốc hội đã ban hành và tiếp tục hiệu chỉnh các bộ luật kinh tế như: luật thương mại, luật thuế giá trị gia tăng, luật thuế thu nhập doanh nghiệp, … để đẩy nhanh quá trình cải cách kinh tế. Ngồi ra các chính sách kinh tế thống nhất nhằm
15 0 0
khuyến khích sự phát triển của các thành phần kinh tế tạo mơi trường kinh doanh thuận lợi.
Các chính sách kinh tế xã hội, đặc biệt là các chính sách khuyến khích về đầu tư, xây dựng và chính sách tài chính có liên quan. Các chủ trương về phân bổ các ngành, các cơ sở sản xuất để tránh ô nhiễm môi trường, để phát triển kinh tế ở nhiều khu vực…
Chính trị, pháp luật ảnh hưởng lớn đến q trình lập và quản lý dự án của Chủ đầu tư. Do vòng đời dự án thường dài và liên quan nhiều tới các chính sách, á ă bả há l ật á đị h ủ Nhà ớ á hí h á h ủ Chí h hủ
các văn bản pháp luật, các quy định của Nhà nước, các chính sách của Chính phủ. Vì vậy tính hợp lý, đồng bộ, hiệu lực của các văn bản chính sách, văn bản luật làm ảnh hưởng tới tính khả thi của dự án theo thời gian, làm cho các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả khơng chính xác, tiến độ bị thay đổi và ảnh hưởng tới chất lượng quản lý dự án.
2.1.1.3. Các yếu tố văn hóa xã hội
Về lao động có thể tuyển những lao động có chun mơn cao. Điều này sẽ làm giảm chi phí đào tạo và tạo điều kiện thuận lợi cho sự hoạt động của các dự án sau.
Về trình độ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, luật lệ, phong tục tập quán và an ninh. Bộ máy tổ chức quản lý hành chính, kinh tế xã hội của địa phương sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến thuận lợi hoặc trở ngại cho sự hoạt động của dự án.
2.1.1.4. Các yếu tố tự nhiên
Việt Nam là một trong những nước có khí hậu tương đối ổn định, ít thiên tại như động đất, sóng thần, … khí hậu tương đối ổn định chỉ có hai mùa mưa và nắng. Nhưng vẫn có mưa bão thất thường khơng thể đề phịng kéo dài nhiều ngày.
Các điều kiện về địa hình, khí hậu sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ và sự hoạt động liên tục của cơng trình.
2.1.1.5. Các yếu tố cơng nghệ
16
Đây là một trong những yếu tố rất năng động chứa đựng nhiều cơ hội và đe doạ đối với doanh nghiệp: Những áp lực và đe doạ từ mơi trường cơng nghệ có thể là:
- Sự bùng nổ của công nghệ mới làm cho công nghệ hiện hữu bị lỗi thời và tạo ra áp lực đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới công nghệ để tăng cường khả năng cạnh tranh.
- Sự ra đời của công nghệ mới càng tạo điều kiện thuận lợi cho những người xâm nhập mới và làm tăng thêm áp lực đe dọa các doanh nghiệp hiện hữu trong ngành.
- Lựa chọn cơng nghệ thích hợp, tối ưu, giá cả phải chăng nhằm giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng cơng trình.
2.1.2. Các yếu tố mơi trường vi mơ
2.1.2.1. Nhà cung cấp
Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp, vì nếu lựa chọn khơng đúng nhà cung cấp thì sẽ khơng đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp. Từ đó ảnh hưởng đến q trình cung cấp thiết bị
h d á à hất l ủ ơ t ì h thi ơ 0 0
cho dự án và chất lượng của cơng trình thi cơng.
Việc lựa chọn người cung cấp dựa trên số liệu phân tích về nhà cung cấp. Cần phân tích mỗi tổ chức cung ứng theo các yếu tố có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi dự án.
2.1.2.2. Khách hàng
Xác định nhu cầu của khách hàng là cơ sở để đơn vị thực hiện chiến lược nâng cao chất lượng cơng trình, các biện pháp hỗ trợ bảo trì, bảo dưỡng.
Đối với mọi Doanh nghiệp nói chung hay bản thân một dự án nói riêng, khách hàng là quyết định đến đầu ra của Doanh nghiệp hay chính thu nhập của dự án. Khách hàng không chỉ là khách hàng hiện tại mà cả khách hàng tiềm ẩn. Số lượng, kết cấu khách khách hàng, quy mô nhu cầu, động cơ mua hàng, thị hiếu, yêu
17
cầu, mức độ trung thành, những khuynh hướng trong tương lai và sự thay đổi của họ là các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình lập và thực hiện dự án. Do đó khi xây dựng dự án, phải nghiên cứu kỹ đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp sẽ hướng tới nếu khơng sẽ ảnh hưởng tới tính khả thi và các chỉ tiêu hiệu quả của dự án.
2.1.2.3. Đối thủ cạnh tranh
Ở phân khúc trung cấp và cao cấp, các nhà thầu phụ với quy mơ vừa nhỏ có nhiều lợi thế cạnh tranh hơn so với những nhà thầu lớn. Đặc biệt với những công ty trực thuộc nhà phát triển bất động sản có nhiều lợi thế hơn khi chủ động về mặt thiết kế, tiết giảm chi phí xây dựng, tạo thế cạnh tranh trong lĩnh vực này.
Theo nhận định của nhiều chuyên gia, thị trường nhà ở đang có sự lệch pha về nguồn cung. Với phân khúc cao cấp, nhiều công ty xây dựng thuộc phân khúc này bắt đầu đi chậm lại và tìm kiếm cơ hội tham gia vào phân khúc thấp hơn, phù hợp với nhu cầu thị trường. Và để tăng sức cạnh tranh, nhiều nhà thầu phụ đã phải “chia sức” ở nhiều phân khúc thị trường khác nhau.
2.1.3. Các yếu tố môi trường bên trong
2.1.3.1. Nhân sự
Trình độ quản lý
Một dự án được đánh giá là hoàn thành và hiệu quả nếu như nó thực hiện đúng thời gian và ngân sách đã định và đem lại hiệu quả hoặc hơn so với tính tốn ban đầu. Việc dự án có hồn thành và đem lại hiệu quả như mong muốn của Chủ đầu tư hay khơng phụ thuộc rất lớn vào trình độ quản lý dự án của người quản lý dự án. Việc quản lý dự án là nhân tố quyết định trực tiếp tới chất lượng, hiệu quả của dự án.
Do đó u cầu về trình độ quản lý dự án thường rất cao, khơng những chỉ có trình độ học vấn, kiến thức rộng mà cịn phải có kỹ năng lãnh đạo, tầm nhìn vĩ mơ về các dự án, biết cách tổ chức, quản lý, phân chia công việc phù hợp với từng nhân
18
viên, định hướng công việc cụ thể, giải quyết vấn đề nhanh gọn, quyết đoán, thực tế và linh hoạt mà cịn phải có phẩm chất đạo đức, tính kỷ luật.
Phối hợp giữa các cán bộ, bộ phận chuyên môn
Công tác quản trị dự án sẽ được phát huy hiệu quả khi có sự phối hợp giữa 0 0
các cán bộ, bộ phận chuyên môn với nhau một cách chặt chẽ, ăn khớp, nhịp nhàng, đồng bộ và có trách nhiệm. Nếu sự phối hợp này bị gián đoạn bởi một cán bộ hay một bộ phận chuyên môn do việc thiếu ý thức trách nhiệm sẽ gây ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ dự án, từ đó ảnh hưởng tới chất lượng và hiệu quả dự án.
2.1.3.2. Mức độ chính xác của thơng tin thu thập
Cơng tác quản trị dự án trong đó đặc biệt khâu lập kế hoạch dự án địi hỏi phải thu thập rất nhiều thơng tin liên quan tới dự án, từ đó dựa trên những thơng tin này để lập kế hoạch được chi tiết và chặt chẽ.
Chất lượng, nguồn gốc, tiến độ và mức độ chính xác, đầy đủ, tồn diện và cập nhật của thông tin thu thập bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người thu thập, tìm kiếm số liệu, đơn giá vật tư. Nếu sử dụng một nguồn thông tin không đáng tin cậy để xây dựng, giám sát sự án sẽ ảnh hưởng đến chất lượng cơng trình.
2.1.3.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Kết quả kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến cơng tác lập kế hoạch dự án vì để xây dựng một kế hoạch tài chính đảm bảo cho dự án hoạt động.
2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN SKY 89 TẠI CƠNG TY TNHH MƠI TRƯỜNG BẢO ANH
2.2.1. Thực trạng cơng tác lập kế hoạch dự án
2.2.1.1. Giới thiệu chung về dự án
Dự án Sky 89 An Gia quận 7 tọa lạc tại số 89, mặt tiền đường Hoàng Quốc Việt, phường Phú Thuận, quận 7, TP.HCM được khởi công xây dựng vào tháng 8/2020, dự kiến hoàn thành thành vào tháng 12/2021. Tên đầy đủ của dự án là
Chung cư khối 6 và hầm mở rộng thuộc dự án khu dân cư La Casa phường Phú
19
Thuận, quận 7. Từ vị trí dự án, cư dân có thể kết nối đến cơng viên kênh đào
(Canal Park), hồ Sky Pearl, vườn cây xanh Pergola, vườn bậc thang Sky Hills, vườn vui chơi trẻ em Kid Garden,…
Tổng thể quy mô khuôn viên chung cư Sky 89 An Gia quận 7 rộng