Đối với các đơn hàng giá trị nhỏ: bộ phận mua hàng sẽ thỏa thuận giá cả, giấy tờ, thơng tin xuất hóa đơn và hình thức thanh tốn thơng qua email, zalo, số điện thoại,....
40
e. Ra quyết định mua hàng
Quyết định mua hàng sẽ được thực hiện ngay sau khi đã đàm phán hoàn tất với nhà cung cấp. Doanh nghiệp sẽ kí hợp đồng mua bán với bên mua cho đơn hàng có giá trị lớn và tiến hành đặt hàng cho dự án. Các đơn hàng có giá trị nhỏ sẽ tùy vào thỏa thuận trước đó mà tiến hành nhập hàng.
Nhân viên mua hàng sẽ thực hiện các bước sau:
- Mua vật tư
- Báo tiến độ nhận hàng và cấp hàng cho công trường - Xác nhận và lưu trữ biên bản giao nhận nội bộ.
- Lưu trữ và bàn giao giấy tờ hàng hóa cho Phịng kỹ thuật.
2.2.2.5. Cơng tác tổ chức đảm bảo an tồn lao động và vệ sinh mơi trường
a. An toàn lao động
Lập các biện pháp an toàn cho người lao động,thiết bị, phương tiện thi cơng và cơng trình trước khi xây dựng. Trường hợp các biện pháp an tồn liên quan đến nhiều bên thì phải được các bên thỏa thuận.
Các biện pháp an toàn và nội quy về an toàn phải được thể hiện công khai trên công trường xây dựng để mọi người biết và chấp hành; những vị trí nguy hiểm trên cơng trường phải bố trí cảnh báo đề phịng tai nạn.
Thường xuyên kiểm tra giám sát công tác an tồn lao động trên cơng trường. Khi xảy ra sự cố mất an tồn phải tạm dừng hoặc đình chỉ thi cơng đến khi khắc phục xong mới tiếp tục thi công. Người để xảy ra vi phạm về an toàn lao động thuộc phạm vi quản lý của mình phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Tổ chức hướng dẫn, phổ biến, tập huấn các quy định về an toàn lao động. Đối với một số công việc yêu cầu nghiêm ngặt về an tồn lao động thì người lao động phải có giấy chứng nhận huấn luyện an toàn lao động theo quy định của pháp luật về an toàn lao động. Nghiêm cấm sử dụng người lao động chưa được huấn luyện và chưa được hướng dẫn về an toàn lao động.
41
Cung cấp đầy đủ các trang thiết bị cá nhân, an toàn lao động cho người lao động theo quy định khi sử dụng lao động trên công trường.
Cá nhân phụ trách cơng tác an tồn lao động hoặc cán bộ chuyên trách về an tồn lao động trong thi cơng xây dựng cơng trình tn thủ quy định về điều kiện hành nghề của pháp luật về an tồn, vệ sinh lao động.
b. Cơng tác vệ sinh môi trường
Thực hiện các biện pháp bảo đảm về môi trường cho người lao động trên công trường và bảo vệ mơi trường xung quanh, bao gồm có biện pháp chống bụi, xử lý phế thải và thu dọn hiện trường. Đối với những cơng trình xây dựng trong khu vực đơ thị, phải thực hiện các biện pháp bao che, thu dọn phế thải đưa đến đúng nơi quy định.
Trong quá trình vận chuyển vật liệu xây dựng, phế thải phải có biện pháp che chắn bảo đảm an tồn, vệ sinh mơi trường.
Người để xảy ra các hành vi làm tổn hại đến mơi trường trong q trình thi cơng xây dựng cơng trình phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra.
2.2.2.6. Thực hiện quản lý hồ sơ và kết thúc dự án
a. Tổ chức quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Nhận biết hồ sơ
Hồ sơ được nhận biết và phân loại theo các yếu tố sau: - Thời gian lập hồ sơ: Tháng 8/2020
- Tiêu đề hồ sơ: Dự án Sky 89
- Hồ sơ này do thư ký công trường thành lập - Số hiệu tham chiếu của hồ sơ: 1355.028
- Định dạng hồ sơ: bản vẽ, hồ sơ nghiệm thu, phiếu giao nhận, phiếu đề xuất,
phiếu nhập vật tư vào công trường. 0
42
- Xem xét và phê duyệt của lãnh đạo: bản vẽ duyệt của dự án, phê duyệt thiết bị, bản vẽ phát hành từ phòng thiết kế.
Bảo quản hồ sơ
Hồ sơ được lưu trong bìa cịng cứng để bảo quản tốt, được dán kí hiệu bên ngồi để tiện cho việc truy xuất hồ sơ.
Cá ệ hồ đ hâ l i h ừ d h
Các tệp hồ sơ được phân loại theo từng danh mục.
Các tiêu đề File được phân loại rõ ràng và được lưu lại trong các bìa màu khác nhau.
Bảo lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn này nhắm đến sự tiện lợi, các nơi bảo quản hồ sơ phải được canh giữ nghiêm ngặt, được rà soát kĩ lưỡng đảm bảo sẽ sử dụng bất cứ khi nào có nhu cầu sử dụng.
Sử dụng hồ sơ
Các bộ phận có thẩm quyền mới có thể sử dụng hồ sơ nhằm mục đích phục vụ cho cơng việc khơng được tùy ý sử dụng với mục đích khác.
Tùy theo mức độ quan trọng của hồ sơ mà có quyết định thơng báo về việc sẽ được sử dụng hồ sơ đó hay khơng,
Những ai muốn sử dụng hồ sơ thì phải xuất trình được giấy phép sử dụng hồ sơ do ban lãnh đạo cơng ty cấp, trong đó có thỏa thuận về thời gian sử dụng hồ sơ.
Thời gian lưu hồ sơ
Thời gian lưu trữ hồ sơ tại công ty THNN môi trưởng Bảo Anh là 20 năm để đảm bảo được các yêu cầu của khách hàng hoặc những rắc rối khơng đáng có sau thời gian bàn giao dự án.
Những hồ sơ bắt buộc lưu trong kho riêng biệt với các phịng làm việc để đảm bảo tính bảo mật và an tồn.
Phương pháp hủy hồ sơ
Những hồ sơ hết hạn được công ty sử lý theo phương pháp tiêu hủy cắt vụn cho tất cả các loại hồ sơ lớn nhỏ.
43
b. Kết thúc dự án
Tổng thầu dự kiến tổ chức nghiệm thu hoàn thành hồ bơi theo quy định chủ đầu tư phải gửi 01 bộ hồ sơ đề nghị kiểm tra công tác nghiệm thu theo quy định tới cơ quan chun mơn về xây dựng.
Trong q trình kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền quy định được quyền yêu cầu chủ đầu tư và các bên có liên quan giải trình, khắc phục các tồn tại (nếu có) và u cầu thực hiện thí nghiệm đối chứng, kiểm định mẫu nước, test áp theo quy định. Mời các tổ chức, cá nhân có năng lực phù hợp tham gia thực hiện việc kiểm tra cơng tác nghiệm thu.
Tổ chức nghiệm thu tồn bộ hệ thống
Dự án xây dựng được đưa vào khai thác sử dụng khi đã hoàn chỉnh theo thiết kế được duyệt, vận hành đúng yêu cầu kỹ thuật và nghiệm thu đạt yêu cầu chất lượng
lượng.
Tiến hành kiểm tra hệ thống chống đỡ tạm, giàn giáo và các giải pháp bảo đảm an tồn.
Đánh giá kết quả cơng việc, đánh giá chất lượng đối với hệ thống hồ bơi; lập bản vẽ hồn cơng cơng việc. Cho phép chuyển công việc tiếp theo khi công việc trước đủ điều kiện nghiệm thu.
Kiểm tra các kết quả thí nghiệm, đo lường để xác định chất lượng và khối lượng của thiết bị. Công việc kiểm tra là bắt buộc đối với:
- Kết quả thử tải các loại bể chứa, thử áp lực đường ống…
- Kết quả thí nghiệm, hiệu chỉnh, vận hành thử máy móc thiết bị lắp đặt trong dự án: cấp điện, cấp nước, thoát nước.
44
Bảng 2.5. Danh sách thiết bị bàn giao tại hồ bơi lớn dự án Sky 89
(Nguồn: Công ty TNHH Môi Trường Bảo Anh)
Kết thúc xây dựng dự án khi chủ đầu tư đã bàn giao toàn bộ dự án và dự án đã hết thời gian bảo hành quy định.
Trước khi bàn giao dự án, nhà thầu xây dựng phải di chuyển hết tài sản của mình ra khỏi khu vực dự án xây dựng.
45
c. Vận hành dự án
Sau khi bàn giao cơng trình, chủ thầu có trách nhiệm vận hành, khai thác đảm bảo hiệu quả của dự án, đúng mục đích và các chỉ tiêu kinh tế kĩ thuật đã được phê duyệt
Chủ thầu được giao quản lý, sử dụng cơng trình có trách nhiệm thực hiện duy trì, bảo dưỡng, bảo trì cơng trình theo quy định.
Nhà thầu sau khi bàn giao sẽ gửi cho đơn vị vận hành cuốn “Hướng dẫn sử dụng và bảo dưỡng hệ thống hồ bơi” và hướng dẫn sơ bộ về cách vận hành hệ thống để đảm bảo chất lượng và hệ thống luôn duy trì tốt và ổn định.