6. Cấu trúc đề tài
3.2. ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
ÁN THỜI GIAN TỚI
Để phát huy lợi thế sẵn có cần đưa ra nhiều giải pháp, chính sách phù hợp, nhằm nỗ lực cải thiện định hướng và mục tiêu. Trong đó xác định cải thiện mơi trường đầu tư, kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh là nhiệm vụ trọng tâm, cơ bản, xuyên suốt nhằm tạo đột phá để tạo động lực cho sự phát triển bền vững công ty.
+ Thường xuyên quan tâm đào tạo nâng cao trình độ quản lý, chun mơn và tay nghề cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, cùng với việc đầu tư thiết bị công nghệ tiên tiến và sản xuất kinh doanh để nâng cao hiệu quả sản xuất.
+ Bảo đảm hồn thành 100% khối lượng theo Hợp đồng thi cơng, bảo dưỡng thường xuyên kết cấu hạ tầng cơng trình hàng năm với Chủ đầu tư. Thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý, giữ ổn định trạng thái cơng trình xây dựng, đảm bảo tải trọng, hoạt
70
Đề xuất vật tư
Kiểm tra
Phê duyệt
Mua hàng Kết thúc
Kiểm tra báo giá
Không duyệt Duyệt mua hàng
Đề xuất khơng hợp lệ
a. Quy trình mua hàng cho dự án của cơng ty TNHH Mơi Trường Bảo Anh
Hình 2.4. Sơ đồ quy trình mua hàng của Cơng ty TNHH Môi Trường Bảo Anhb. Đề xuất vật tư b. Đề xuất vật tư
Đây là bước đầu tiên của quy trình mua hàng nhằm xác định nhu cầu của dự án Sky 89 và đưa ra danh sách những hàng hóa cần mua để bộ phận mua hàng tiếp
y g g ộ p ậ g p nhận, tiến hành kiểm tra tình trạng hàng hóa và đặt hàng.
Hồ sơ đề xuất vật tư bao gồm:
- Phiếu đề xuất vật tư đầy đủ nhãn hiệu, mã sản phẩm, số lượng,… - Bản vẽ highlight khu vực bốc vật tư.
- Dự trù khối lượng cơng trình, vật tư – thiết bị. 38
- Catalogue cụ thể sản phẩm cần mua. - Tiến độ thi công tại công trường.
- Loại và số lượng giấy tờ yêu cầu đi kèm theo vật tư.
- Quản lý bộ phận chuyển đề xuất vật tư sang bộ phận mua hàng.
c. Thu thập thông tin và chọn nhà cung cấp
Sau khi thông tin đề xuất được duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành xin báo giá, tìm nhà cung cấp tối ưu, chất lượng phù hợp và hàng hóa có CO, CQ, Packing list, tờ khai hải quan, bill tàu đối với hàng nhập khẩu và chứng nhận chất lượng, test report đối với hàng trong nước.
Danh sách một số nhà cung cấp được công ty hợp tác để mua vật tư, thiết bị cho dự án Sky 89:
Bảng 2.4: Danh sách một số nhà cung cấp chủ lực được công ty chọn mua của Công ty TNHH Môi Trường Bảo Anh
STT Tên nhà cung cấp Số điện thoại Tên hàng hóa cung cấp
1 Fluidra Việt Nam 0906 700 985 Thiết bị bể bơi Astral
2 Peraqua -Austria +43 7535 58488-3214 Thiết bị đèn hồ bơi
Peraqua
3 Bảo Gia 0908 644 869 Van, ống, khớp nối
mềm
4 Thịnh Phát 0935 414 327 Cáp điện
5 NAPICO – Phong
Phú 0908 171 930 Tủ điện
6 Tân Á - Đại Thành 0949 123 046 Bồn nhựa
7 Tiền Phong 0777 723 456 Ống nhựa
8 Quang Phước 0839 715 152 Máy bơm
39
(Nguồn: Công ty TNHH Môi Trường Bảo Anh)
d. Đàm phán với nhà cung cấp
Đối với các đơn hàng giá trị lớn: cần phải có hợp đồng mua bán bao gồm các điều khoản thanh toán, thời gian giao nhận, các trường hợp vi phạm hợp đồng, chế độ bảo hành, ... để đảm bảo điều kiện cho cả 2 bên. Hợp đồng này sẽ được bên bán soạn thảo theo sự thỏa thuận của hai bên.
Hình 2.5. Hợp đồng mua bán của Fluidra – Bảo Anh kí ngày 29/01/2021
Đối với các đơn hàng giá trị nhỏ: bộ phận mua hàng sẽ thỏa thuận giá cả, giấy tờ, thơng tin xuất hóa đơn và hình thức thanh tốn thơng qua email, zalo, số điện thoại,....
40
e. Ra quyết định mua hàng
Quyết định mua hàng sẽ được thực hiện ngay sau khi đã đàm phán hoàn tất với nhà cung cấp. Doanh nghiệp sẽ kí hợp đồng mua bán với bên mua cho đơn hàng có giá trị lớn và tiến hành đặt hàng cho dự án. Các đơn hàng có giá trị nhỏ sẽ tùy vào thỏa thuận trước đó mà tiến hành nhập hàng.
Nhân viên mua hàng sẽ thực hiện các bước sau:
- Mua vật tư
- Báo tiến độ nhận hàng và cấp hàng cho công trường - Xác nhận và lưu trữ biên bản giao nhận nội bộ.
- Lưu trữ và bàn giao giấy tờ hàng hóa cho Phịng kỹ thuật.
2.2.2.5. Cơng tác tổ chức đảm bảo an tồn lao động và vệ sinh mơi trường
a. An toàn lao động
Lập các biện pháp an toàn cho người lao động,thiết bị, phương tiện thi cơng và cơng trình trước khi xây dựng. Trường hợp các biện pháp an tồn liên quan đến nhiều bên thì phải được các bên thỏa thuận.
Các biện pháp an toàn và nội quy về an toàn phải được thể hiện công khai trên công trường xây dựng để mọi người biết và chấp hành; những vị trí nguy hiểm trên cơng trường phải bố trí cảnh báo đề phịng tai nạn.
Thường xuyên kiểm tra giám sát công tác an tồn lao động trên cơng trường. Khi xảy ra sự cố mất an tồn phải tạm dừng hoặc đình chỉ thi cơng đến khi khắc phục xong mới tiếp tục thi công. Người để xảy ra vi phạm về an toàn lao động thuộc phạm vi quản lý của mình phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Tổ chức hướng dẫn, phổ biến, tập huấn các quy định về an toàn lao động. Đối với một số công việc yêu cầu nghiêm ngặt về an tồn lao động thì người lao động phải có giấy chứng nhận huấn luyện an toàn lao động theo quy định của pháp luật về an toàn lao động. Nghiêm cấm sử dụng người lao động chưa được huấn luyện và chưa được hướng dẫn về an toàn lao động.
41
Cung cấp đầy đủ các trang thiết bị cá nhân, an toàn lao động cho người lao động theo quy định khi sử dụng lao động trên công trường.
Cá nhân phụ trách cơng tác an tồn lao động hoặc cán bộ chuyên trách về an tồn lao động trong thi cơng xây dựng cơng trình tn thủ quy định về điều kiện hành nghề của pháp luật về an tồn, vệ sinh lao động.
b. Cơng tác vệ sinh môi trường
Thực hiện các biện pháp bảo đảm về môi trường cho người lao động trên công trường và bảo vệ mơi trường xung quanh, bao gồm có biện pháp chống bụi, xử lý phế thải và thu dọn hiện trường. Đối với những cơng trình xây dựng trong khu vực đơ thị, phải thực hiện các biện pháp bao che, thu dọn phế thải đưa đến đúng nơi quy định.
Trong quá trình vận chuyển vật liệu xây dựng, phế thải phải có biện pháp che chắn bảo đảm an tồn, vệ sinh mơi trường.
Người để xảy ra các hành vi làm tổn hại đến mơi trường trong q trình thi cơng xây dựng cơng trình phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra.
2.2.2.6. Thực hiện quản lý hồ sơ và kết thúc dự án
a. Tổ chức quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Nhận biết hồ sơ
Hồ sơ được nhận biết và phân loại theo các yếu tố sau: - Thời gian lập hồ sơ: Tháng 8/2020
- Tiêu đề hồ sơ: Dự án Sky 89
- Hồ sơ này do thư ký công trường thành lập - Số hiệu tham chiếu của hồ sơ: 1355.028
- Định dạng hồ sơ: bản vẽ, hồ sơ nghiệm thu, phiếu giao nhận, phiếu đề xuất,
phiếu nhập vật tư vào công trường. 0
42
- Xem xét và phê duyệt của lãnh đạo: bản vẽ duyệt của dự án, phê duyệt thiết bị, bản vẽ phát hành từ phòng thiết kế.
Bảo quản hồ sơ
Hồ sơ được lưu trong bìa cịng cứng để bảo quản tốt, được dán kí hiệu bên ngồi để tiện cho việc truy xuất hồ sơ.
Cá ệ hồ đ hâ l i h ừ d h
Các tệp hồ sơ được phân loại theo từng danh mục.
Các tiêu đề File được phân loại rõ ràng và được lưu lại trong các bìa màu khác nhau.
Bảo lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn này nhắm đến sự tiện lợi, các nơi bảo quản hồ sơ phải được canh giữ nghiêm ngặt, được rà soát kĩ lưỡng đảm bảo sẽ sử dụng bất cứ khi nào có nhu cầu sử dụng.
Sử dụng hồ sơ
Các bộ phận có thẩm quyền mới có thể sử dụng hồ sơ nhằm mục đích phục vụ cho cơng việc khơng được tùy ý sử dụng với mục đích khác.
Tùy theo mức độ quan trọng của hồ sơ mà có quyết định thơng báo về việc sẽ được sử dụng hồ sơ đó hay khơng,
Những ai muốn sử dụng hồ sơ thì phải xuất trình được giấy phép sử dụng hồ sơ do ban lãnh đạo cơng ty cấp, trong đó có thỏa thuận về thời gian sử dụng hồ sơ.
Thời gian lưu hồ sơ
Thời gian lưu trữ hồ sơ tại công ty THNN môi trưởng Bảo Anh là 20 năm để đảm bảo được các yêu cầu của khách hàng hoặc những rắc rối khơng đáng có sau thời gian bàn giao dự án.
Những hồ sơ bắt buộc lưu trong kho riêng biệt với các phịng làm việc để đảm bảo tính bảo mật và an tồn.
Phương pháp hủy hồ sơ
Những hồ sơ hết hạn được công ty sử lý theo phương pháp tiêu hủy cắt vụn cho tất cả các loại hồ sơ lớn nhỏ.
43
b. Kết thúc dự án
Tổng thầu dự kiến tổ chức nghiệm thu hoàn thành hồ bơi theo quy định chủ đầu tư phải gửi 01 bộ hồ sơ đề nghị kiểm tra công tác nghiệm thu theo quy định tới cơ quan chun mơn về xây dựng.
Trong q trình kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền quy định được quyền yêu cầu chủ đầu tư và các bên có liên quan giải trình, khắc phục các tồn tại (nếu có) và u cầu thực hiện thí nghiệm đối chứng, kiểm định mẫu nước, test áp theo quy định. Mời các tổ chức, cá nhân có năng lực phù hợp tham gia thực hiện việc kiểm tra cơng tác nghiệm thu.
Tổ chức nghiệm thu tồn bộ hệ thống
Dự án xây dựng được đưa vào khai thác sử dụng khi đã hoàn chỉnh theo thiết kế được duyệt, vận hành đúng yêu cầu kỹ thuật và nghiệm thu đạt yêu cầu chất lượng
lượng.
Tiến hành kiểm tra hệ thống chống đỡ tạm, giàn giáo và các giải pháp bảo đảm an tồn.
Đánh giá kết quả cơng việc, đánh giá chất lượng đối với hệ thống hồ bơi; lập bản vẽ hồn cơng cơng việc. Cho phép chuyển công việc tiếp theo khi công việc trước đủ điều kiện nghiệm thu.
Kiểm tra các kết quả thí nghiệm, đo lường để xác định chất lượng và khối lượng của thiết bị. Công việc kiểm tra là bắt buộc đối với:
- Kết quả thử tải các loại bể chứa, thử áp lực đường ống…
- Kết quả thí nghiệm, hiệu chỉnh, vận hành thử máy móc thiết bị lắp đặt trong dự án: cấp điện, cấp nước, thoát nước.
44
Bảng 2.5. Danh sách thiết bị bàn giao tại hồ bơi lớn dự án Sky 89
(Nguồn: Công ty TNHH Môi Trường Bảo Anh)
Kết thúc xây dựng dự án khi chủ đầu tư đã bàn giao toàn bộ dự án và dự án đã hết thời gian bảo hành quy định.
Trước khi bàn giao dự án, nhà thầu xây dựng phải di chuyển hết tài sản của mình ra khỏi khu vực dự án xây dựng.
45
c. Vận hành dự án
Sau khi bàn giao cơng trình, chủ thầu có trách nhiệm vận hành, khai thác đảm bảo hiệu quả của dự án, đúng mục đích và các chỉ tiêu kinh tế kĩ thuật đã được phê duyệt
Chủ thầu được giao quản lý, sử dụng cơng trình có trách nhiệm thực hiện duy trì, bảo dưỡng, bảo trì cơng trình theo quy định.
Nhà thầu sau khi bàn giao sẽ gửi cho đơn vị vận hành cuốn “Hướng dẫn sử dụng và bảo dưỡng hệ thống hồ bơi” và hướng dẫn sơ bộ về cách vận hành hệ thống để đảm bảo chất lượng và hệ thống luôn duy trì tốt và ổn định.
Hình 2.6. Hướng dẫn sử dụng và bảo dưỡng hệ thống hồ bơi tại dự án Sky 89
46
(Nguồn: Công ty TNHH Môi Trường Bảo Anh)
2.2.3. Thực trạng hoạt động lãnh đạo
2.2.3.1. Mục tiêu quản lý dự án (mục tiêu lãnh đạo)
Mục tiêu quản lý vào các đối tượng quản lý để điều khiển đối tượng nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quản lý dự án chính là sự tác động liên tục, tổ chức, có định hướng q trình dự án bằng những điều kiện cụ thể xác định áp dụng hiểu biết, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào hoạt độngng dự án nhằm đạt được những yêu cầu và mong muốn từ dự án.
Quá trình lập kế hoạch tổng thể, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu câu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
47
Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu:
• Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những
công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự lơgic mà có thể biểu diễn được dưới dạng sơ đo hệ thống.
Bảng 2.6. Kế hoạch thi công.
(Nguồn: Công ty TNHH Môi Trường Bảo Anh) 48