2.1. GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TNHH HỒNG THÁI VINA
2.1.5. Hệ thống thông tin kế tốn trong cơng ty
2.1.5.1. Chế độ kế toán áp dụng
- Cơng ty TNHH Hồng Thái Vina áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006.
- Niên độ kế toán: 01/01 → 31/12. - Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng (VND).
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Tính trị giá xuất kho theo phương pháp bình quân.
- Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng. - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hiện nay, cơng ty TNHH Hồng Thái Vina đang sử dụng phần mềm Misa để hỗ trợ cho công việc kế tốn, tồn bộ cơng tác hạch toán kế toán đều được thao tác bằng phần mềm.
2.1.5.2. Hình thức ghi sổ kế toán
Hiện nay cơng ty đang áp dụng hình thức ghi sổ kế tốn “Nhật ký chung”.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.
Sơ đồ 1.16. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
2.1.5.3. Chu trình doanh thu
Tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng.
Các hoạt động chính trong chu trình doanh thu tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina diễn ra theo các bước sau: Nhận đặt hàng → Xuất kho, cung cấp hàng hóa → Lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ → Thu tiền.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký
Chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, giấy gửi hàng, biên bản giao hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có/sổ phụ ngân hàng…
2.1.5.4. Chu trình chi phí
Một chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại liên quan đến việc mua, vận chuyển, bảo quản và thanh tốn hàng hóa hay dịch vụ mà cơng ty có nhu cầu.
Các hoạt động chính trong chu trình chi phí tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina diễn ra theo các bước sau: Đặt mua → Nhận hàng, nhập kho → Chấp nhận hóa đơn, ghi sổ → Thanh toán.
Chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí: phiếu đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh toán, phiếu chi…
2.1.6. Thuận lợi, khó khăn và phƣơng hƣớng phát tiển của công ty 2.1.6.1. Thuận lợi
Công ty nằm trên địa bàn thuận lợi, tập trung nhiều khu công nghiệp, giao thông qua lại thuận tiện. Văn phịng rộng rãi, thống mát, trưng bày hầu hết các mặt hàng của công ty, đa dạng, nhiều chủng loại giúp khách hàng có sự lựa chọn tốt nhất.
Đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, năng động phù hợp với tính chất cơng việc, có kinh nghiệm trong việc tìm kiếm khách hàng và bán hàng.
Trang thiết bị, cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại phục vụ tốt nhất cho công việc.
2.1.6.2. Khó khăn
Hiện nay trên thị trường có nhiều cơng ty cạnh tranh cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động khiến cho việc tiêu thụ hàng hóa chậm lại.
Khoản còn phải thu của khách hàng khá lớn do nhiều khách hàng nợ lâu, thanh toán tiền hàng chậm làm cho nguồn vốn của công ty bị chiếm dụng.
2.1.6.3. Phƣơng hƣớng phát triển
Tích cực đẩy mạnh việc quảng bá hình ảnh của cơng ty, lấy tiêu chí “Uy tín, chất lượng” làm nền tảng hoạt động.
Củng cố, hồn thiện, mở rộng quy mơ hoạt động của công ty.
Không ngừng phát triển hoạt động kinh doanh nhằm tối đa hóa lợi nhuận, nâng cao giá trị công ty và trở thành 1 thương hiệu uy tín về lĩnh vực trang thiết bị bảo hộ lao động, được nhiều khách hàng lựa chọn.
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH HỒNG THÁI VINA QUẢ KINH DOANH TẠI CƠNG TY TNHH HỒNG THÁI VINA
2.2.1. Kế tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.2.1.1. Các mặt hàng cung ứng cho thị trƣờng 2.2.1.1. Các mặt hàng cung ứng cho thị trƣờng
Cơng ty TNHH Hồng Thái Vina là một cơng ty thương mại, hoạt động chính là mua – bán hàng hóa. Công ty kinh doanh trang thiết bị an toàn lao động, các mặt hàng chủ yếu như: quần áo bảo hộ lao động, đồng phục văn phịng, giày dép, nón bảo hộ, mặt nạ, khẩu trang, găng tay, nút tai chống ồn....
2.2.1.2. Phƣơng thức bán hàng
Hiện nay cơng ty TNHH Hồng Thái Vina chỉ thực hiện mua – bán hàng hóa trong nước, khơng có nghiệp vụ xuất – nhập khẩu, bán hàng theo 2 phương thức là bán buôn và bán lẻ.
- Bán buôn: Công ty bán hàng cho các đơn vị thương mại khác. Hàng hóa thường được bán với số lượng lớn, giá bán biến động tùy thuộc vào số lượng hàng bán ra. Cơng ty TNHH Hồng Thái Vina thực hiện bán hàng qua kho, hàng hóa mua về được nhập vào kho sau đó xuất ra bán.
- Bán lẻ: Công ty bán hàng cho các đơn vị, tổ chức mua hàng về để tiêu dùng nội bộ. Hàng hóa thường bán với số lượng nhỏ và giá bán thường ổn định.
2.2.1.3. Phƣơng thức thanh tốn
Cơng ty TNHH Hoàng Thái Vina áp dụng phương thức thanh toán là chuyển khoản qua ngân hàng hoặc thanh toán bằng tiền mặt.
2.2.1.4. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 5111 để phản ánh doanh thu bán hàng hóa.
2.2.1.5. Chứng từ và sổ sách kế toán
- Hợp đồng kinh tế. - Hóa đơn GTGT. - Phiếu xuất kho.
- Biên bản giao – nhận hàng.
- Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng. - Sổ cái TK 511.
2.2.1.6. Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho, kế toán tiến hành lập hóa đơn. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu nội bộ. Đồng thời kế toán tiến hành việc nhập số liệu, ghi nhận doanh thu vào phần mềm kế toán, theo dõi công nợ với khách hàng.
Tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina, các hóa đơn có giá trị trên 20.000.000đ đều được khách hàng thanh tốn qua ngân hàng. Chứng từ là giấy báo có của ngân hàng, được lưu chung với hóa đơn GTGT.
Các khoản khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán thu tiền và lập phiếu thu giao cho khách hàng.
Biên bản giao – nhận hàng được lập thành 2 bản như nhau, giao cho khách hàng 1 bản khi giao hàng, 1 bản lưu nội bộ.
2.2.1.7. Một số nghiệp vụ phát sinh
Tổng doanh thu bán hàng trong q 1/2013 tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina là 1.202.992.920đ.
Bảng 1.1. Doanh thu bán hàng quý 1/2013.
Đơn vị tính: Đồng
Thời gian Doanh thu bán hàng
Tháng 1/2013 460.403.200
Tháng 2/2013 38.978.500
Tháng 3/2013 703.611.220
Tổng cộng 1.202.992.920 Nguồn: Phòng kế tốn cơng ty TNHH Hồng Thái Vina.
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra doanh thu bán hàng trong quý 1 năm 2013 tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina:
1) Căn cứ vào HĐ số 0000300 ngày 3/1/2013, bán hàng cho công ty TNHH BHLĐ Anh Thư, trị giá bán lô hàng chưa thuế là 14.000.000đ, VAT 10%, đã thu bằng tiền mặt.
Định khoản:
Nợ TK 111: 15.400.000 Có TK 5111: 14.000.000 Có TK 3331: 1.400.000
2) Căn cứ vào HĐ số 0000323 ngày 5/2/2013, bán hàng cho công ty Cổ phần Vận Tải Việt Nhật, trị giá bán lô hàng chưa thuế là 1.680.000đ, VAT 10%, chưa thu tiền.
Định khoản:
Nợ TK 131: 1.848.000 Có TK 5111: 1.680.000 Có TK 3331: 168.000
3) Căn cứ HĐ số 0000325 ngày 1/3/2013, bán cho công ty Cổ phần NIVL, trị giá bán lô hàng chưa thuế là 4.095.000đ, VAT 10%, chưa thu tiền.
Định khoản:
Nợ TK 131: 4.504.500 Có TK 5111: 4.095.000 Có TK 3331: 409.500
4) Căn cứ HĐ số 0000335 ngày 13/3/2013, bán hàng cho công ty TNHH Khai Thác Văn Phòng & Nhà Xưởng Tân Tạo, trị giá bán lô hàng chưa thuế là 5.830.000đ, VAT 10%, đã thu bằng tiền gửi ngân hàng.
Định khoản:
Nợ TK 112: 6.413.000 Có TK 5111: 5.830.000 Có TK 3331: 583.000
2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 2.2.2.1. Chiết khấu thƣơng mại 2.2.2.1. Chiết khấu thƣơng mại
Kế toán sử dụng tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại để phản ánh khoản CKTM mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua đã mua hàng của doanh nghiệp với số lượng lớn theo thỏa thuận về CKTM đã ghi trong hợp đồng kinh tế mua bán.
Trong quý 1/2013 tại công ty TNHH Hồng Thái Vina khơng phát sinh khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng.
2.2.2.2. Giảm giá hàng bán
Tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina khơng áp dụng chính sách giảm giá hàng bán do hàng hóa đã được kiểm tra chất lượng rất kỹ trước khi xuất bán.
2.2.2.3. Hàng bán bị trả lại
Tại công ty TNHH Hồng Thái Vina, hàng hóa trước khi xuất bán sẽ được kiểm tra chất lượng, mẫu mã, nếu hàng hóa bị lỗi sẽ xử lý ngay vì vậy khơng xảy ra trường hợp hàng bán bị trả lại.
2.2.3. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina, doanh thu hoạt động tài chính chủ yếu là do thu lãi từ tiền gửi ngân hàng.
2.2.3.1. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính để phản ánh.
2.2.3.2. Chứng từ và sổ sách kế toán
- Giấy báo có của ngân hàng. - Sổ cái TK 515.
2.2.3.3. Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi phát sinh khoản lãi từ tiền gửi ngân hàng, ngân hàng gửi giấy báo có cho kế tốn. Căn cứ vào giấy báo có, kế tốn ghi nhận khoản doanh thu hoạt động tài chính và lưu lại giấy báo có.
2.2.3.4. Một số nghiệp vụ phát sinh
Bảng 1.2. Doanh thu hoạt động tài chính quý 1/2013
Đơn vị tính: Đồng
Thời gian Doanh thu hoạt động tài chính
Tháng 1/2013 275.130
Tháng 2/2013 115.756
Tháng 3/2013 72.835
Tổng cộng 463.721
Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty TNHH Hồng Thái Vina.
Trong quý 1 năm 2013, doanh thu hoạt động tài chính tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina là 463.721đ, đều là khoản thu lãi từ tiền gửi ngân hàng.
Hạch toán thu lãi từ tiền gửi ngân hàng số tiền 463.721đ:
Định khoản:
Nợ 112: 463.721 Có 515: 463.721
2.2.4. Kế toán các khoản thu nhập khác
Kế toán sử dụng TK 711 để phản ánh các khoản thu nhập khác. Tại công ty TNHH Hồng Thái Vina trong q 1/2013 khơng phát sinh các khoản thu nhập khác.
2.2.5. Kế toán giá vốn hàng bán
Khi hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi nhận doanh thu của số hàng hóa đó, đồng thời ghi nhận giá vốn của lô hàng đã xuất bán.
2.2.5.1. Phƣơng pháp tính giá xuất kho
Cơng ty TNHH Hồng Thái Vina hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính trị giá xuất kho theo phương pháp bình qn.
2.2.5.2. Tài khoản sử dụng
Kế tốn sử dụng tài khoản 632 để phản ánh giá vốn hàng bán.
2.2.5.3. Chứng từ và sổ sách kế toán
- Đơn đặt hàng, phiếu xuất kho. - Hóa đơn GTGT.
2.2.5.4. Trình tự ln chuyển chứng từ
Căn cứ vào đơn đặt hàng, kế tốn kho tiến hành tính tốn trị giá xuất kho hàng hóa bằng phần mềm và lập phiếu xuất kho, sau đó ghi nhận vào các sổ sách liên quan.
Phiếu xuất kho được chuyển lên cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho kế tốn bán hàng để làm căn cứ lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT kèm theo biên bản giao – nhận hàng được giao cho khách hàng cùng lúc khi giao hàng hóa.
2.2.5.5. Một số nghiệp vụ phát sinh
Bảng 1.3. Giá vốn hàng bán quý 1/2013.
Đơn vị tính: Đồng
Thời gian Giá vốn hàng bán
Tháng 1/2013 398.441.927
Tháng 2/2013 38.528.607
Tháng 3/2013 671.853.835
Tổng cộng 1.108.824.369
Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty TNHH Hoàng Thái Vina.
Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh trong quý 1/2013 tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina:
1) Căn cứ vào HĐ số 0000300 ngày 3/1/2013, xuất kho bán hàng cho công ty TNHH BHLĐ Anh Thư, trị giá vốn của lô hàng xuất bán là 12.853.778đ.
Định khoản:
Nợ TK 632: 12.853.778 Có TK 156: 12.853.778
2) Căn cứ HĐ số 0000323 ngày 5/2/2013, xuất kho bán hàng cho công ty Cổ phần Vận Tải Việt Nhật, trị giá vốn của lô hàng xuất bán là 1.589.193đ.
Định khoản:
Nợ TK 632: 1.589.193 Có TK 156: 1.589.193
3) Căn cứ vào HĐ số 0000325 ngày 1/3/2013, xuất kho bán hàng cho công ty Cổ phần NIVL, trị giá vốn của lô hàng xuất bán là 3.932.145đ.
Định khoản:
Nợ TK 632: 3.932.145 Có TK 156: 3.932.145
4) Căn cứ vào HĐ số 0000335 ngày 13/3/2013, xuất kho bán hàng cho công ty TNHH Khai Thác DVKD Văn Phòng & Nhà Xưởng Tân Tạo, trị giá vốn của lô hàng xuất bán là 5.952.590đ.
Định khoản:
Nợ TK 632: 5.952.590 Có TK 156: 5.952.590
2.2.6. Kế tốn chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina là tồn bộ chi phí chi ra để phục vụ cho việc tiêu thụ hàng hóa như: phí chuyển tiền ngân hàng, lương nhân viên bán hàng, tiền hoa hồng bán hàng...
2.2.6.1. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 641 để phản ánh chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng phát sinh được cơng ty theo dõi chi tiết theo từng nội dung chi phí trên các tài khoản cấp 2 như:
6411 – Chi phí nhân viên.
6417 – Chi phí dịch vụ mua ngồi. 6418 – Chi phí bằng tiền khác.
2.2.6.2. Chứng từ và sổ sách kế toán
- Bảng lương. Hóa đơn GTGT.
- Phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng. - Sổ cái TK 641.
2.2.6.3. Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ liên quan, kế tốn lập phiếu chi thành 2 liên như nhau sau đó chuyển cho kế tốn trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau khi nhận được phiếu chi đã ký duyệt, kế toán tiến hành chi tiền và ghi nhận vào sổ sách có liên quan. 1 liên của phiếu chi giao cho khách hàng.
2.2.6.4. Một số nghiệp vụ phát sinh
Bảng 1.4. Chi phí bán hàng quý 1/2013
Đơn vị tính: Đồng
Thời gian Chi phí bán hàng
Tháng 1/2013 27.762.856
Tháng 2/2013 27.500.000
Tháng 3/2013 36.594.107
Tổng cộng 91.856.963
Nguồn: Phòng kế tốn cơng ty TNHH Hồng Thái Vina.
Trong quý 1/2013, chi phí bán hàng tại cơng ty TNHH Hoàng Thái Vina là
91.856.963đ, một số nghiệp vụ cụ thể như sau:
1) Căn cứ vào UNC 074/2015 ngày 12/1/2013, phí chuyển tiền ngân hàng là 22.000đ.
Định khoản:
Nợ 6418: 22.000 Có 112: 22.000
2) Ngày 31/1/2013, tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng là 27.500.000đ.
Định khoản:
Nợ 6411: 27.500.000 Có 334: 27.500.000
3) Ngày 31/3/2013, thanh toán tiền hoa hồng bán hàng bằng tiền mặt, số tiền 9.000.000đ.
Định khoản:
Nợ 6418: 9.000.000 Có 111: 9.000.000
2.2.7. Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina là những chi phí phục vụ cho việc quản lý điều hành và những chi phí chung cho tồn cơng ty như: phí quản lý tài khoản ngân hàng, cước viễn thơng, chi phí mua văn phịng phẩm, chi phí gia hạn gian hàng vật giá.
2.2.7.1. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 642 để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp.
Cơng ty mở tài khoản cấp 2 của TK 642 để theo dõi chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp như:
6421 – Chi phí nhân viên quản lý.