2.1. GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TNHH HỒNG THÁI VINA
2.1.3. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty
2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý
Sơ đồ 1.14. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty TNHH Hồng Thái Vina
Nguồn: Cơng ty TNHH Hồng Thái Vina.
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Giám đốc: Giám đốc:
- Là người đại diện theo pháp luật của công ty.
- Trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty, thực hiện việc ký kết trên các hợp đồng kinh doanh.
Phòng kinh doanh:
- Xây dựng chiến lược phát triển hoạt động kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn.
- Soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh doanh.
- Thực hiện việc chào hàng, đấu thầu và tìm kiếm khách hàng. - Thực hiện việc tìm kiếm đối tác cung ứng hàng hóa.
Phịng kế tốn:
- Thu thập, xử lý, ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty.
- Kiểm tra, kiểm soát việc thu – chi, thanh toán các khoản nợ, theo dõi tình hình cơng nợ.
Giám Đốc
Phịng kế tốn Phòng kinh doanh
- Cung cấp số liệu về hoạt động kinh doanh và tình hình sử dụng tài sản, tiền vốn của cơng ty giúp giám đốc có thơng tin để đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp với tình hình tài chính của cơng ty.
- Phân tích tình hình tài chính trong cơng ty, đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty.
- Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài chính, cơng tác hạch tốn kế tốn trong tồn cơng ty theo đúng chuẩn mực kế tốn, quy chế tài chính và pháp luật của nhà nước.
2.1.3.3. Nhận xét về bộ máy tổ chức quản lý của công ty
Cơng ty TNHH Hồng Thái Vina là một cơng ty thương mại, hiện nay nhân sự tại công ty không nhiều, chia thành 2 phịng chính là phịng kinh doanh và phịng kế toán chịu sự điều hành trực tiếp của giám đốc.
Quy mơ cơng ty nhỏ, khơng có hoạt động sản xuất mà chỉ thực hiện việc mua – bán hàng hóa. Bộ máy quản lý của công ty TNHH Hoàng Thái Vina được tổ chức như vậy là khá phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty hiện nay.
2.1.4. Giới thiệu về phòng kế tốn của cơng ty 2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Sơ đồ 1.15. Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH Hồng Thái Vina
Nguồn: Phòng kế tốn cơng ty TNHH Hồng Thái Vina. 2.1.4.2. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn
Bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH Hoàng Thái Vina được tổ chức theo hình thức tập trung. Kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế tốn. Với mơ hình tổ chức kế tốn tập trung, tồn bộ cơng việc xử lý thơng tin trong tồn công ty được thực hiện tập trung tại phịng kế tốn. Phịng kế tốn căn cứ vào việc
Kế toán trưởng
Kế toán kho Kế toán tiêu thụ
2.1.4.3. Tình hình nhân sự và cơ sở vật chất tại phịng kế tốn
Hiện tại phịng kế tốn cơng ty TNHH Hồng Thái Vina gồm 3 người: 1 kế tốn trưởng, 1 kế toán tiêu thụ và 1 kế toán kho. Mỗi người đảm nhận một phần việc cụ thể, có năng lực chun mơn, đảm bảo cơng việc của phịng ln được xử lý kịp thời. Phịng kế tốn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại với 3 máy vi tính được kết nối mạng, 1 máy in, 1 máy fax, 1 điện thoại, 1 máy điều hịa... Khơng gian phòng rộng rãi, các chứng từ, sổ sách đều được lưu trữ đầy đủ và cẩn thận trong các tủ hồ sơ. Nhìn chung, cơ sở vật chất tiện nghi và hiện đại đã hỗ trợ rất nhiều cho cơng việc kế tốn, giúp cơng việc được tiến hành nhanh chóng, dễ dàng hơn.
2.1.4.4. Chức năng, nhiệm vụ phịng kế tốn
Phịng kế tốn có chức năng cung cấp số liệu về hoạt động kinh doanh và tình hình sử dụng tài sản, tiền vốn của công ty giúp giám đốc có thơng tin để đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp với tình hình tài chính của cơng ty. Phân tích tình hình tài chính của cơng ty, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài chính, cơng tác hạch tốn kế tốn.
Kế tốn trƣởng:
- Là người tổ chức chỉ đạo mọi mặt cơng tác kế tốn, kiểm sốt và quản lý tồn bộ tài sản trong công ty.
- Theo dõi thu – chi và tồn các khoản vốn bằng tiền.
- Kiểm tra công việc của các nhân viên kế tốn và chịu trách nhiệm trước cơng ty về hoạt động của các nhân viên kế toán.
- Tổ chức kiểm tra việc chấp hành chế độ tài chính, tổ chức quản lý chứng từ kế tốn.
- Cung cấp thơng tin kịp thời cho giám đốc về tình hình tài chính của cơng ty.
Kế tốn tiêu thụ:
- Theo dõi tình hình bán hàng, theo dõi cơng nợ của công ty.
- Phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác.
- Đồng thời kế tốn theo dõi thuế GTGT cịn phải nộp.
Kế toán kho:
- Theo dõi đơn giá nhập hàng hóa ở mức hợp lý tương đối so với giá cả thị trường.
- Theo dõi lượng hàng hóa tồn kho ở mức hợp lý, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh liên tục và không tồn đọng vốn kinh doanh.
2.1.4.5. Nhận xét chung về phòng kế tốn của cơng ty
Với đặc điểm quy mô hoạt động kinh doanh của mình, cơng ty TNHH Hồng Thái Vina đã tổ chức và xây dựng một bộ máy kế tốn gọn nhẹ, có cơ cấu hợp lý. Tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung là phù hợp với quy mơ hoạt động kinh doanh của công ty, thu thập các thơng tin tổng hợp một cách nhanh chóng.
Phịng kế tốn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại cùng với các nhân viên có năng lực chuyên môn và tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận trong công việc giúp cho mọi việc của phòng được xử lý kịp thời và ít sai sót.
2.1.5. Hệ thống thơng tin kế tốn trong cơng ty 2.1.5.1. Chế độ kế toán áp dụng 2.1.5.1. Chế độ kế toán áp dụng
- Cơng ty TNHH Hồng Thái Vina áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006.
- Niên độ kế toán: 01/01 → 31/12. - Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng (VND).
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Tính trị giá xuất kho theo phương pháp bình qn.
- Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng. - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hiện nay, cơng ty TNHH Hồng Thái Vina đang sử dụng phần mềm Misa để hỗ trợ cho công việc kế tốn, tồn bộ cơng tác hạch toán kế toán đều được thao tác bằng phần mềm.
2.1.5.2. Hình thức ghi sổ kế toán
Hiện nay cơng ty đang áp dụng hình thức ghi sổ kế tốn “Nhật ký chung”.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.
Sơ đồ 1.16. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
2.1.5.3. Chu trình doanh thu
Tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng.
Các hoạt động chính trong chu trình doanh thu tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina diễn ra theo các bước sau: Nhận đặt hàng → Xuất kho, cung cấp hàng hóa → Lập hóa đơn, theo dõi công nợ → Thu tiền.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký
Chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, giấy gửi hàng, biên bản giao hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có/sổ phụ ngân hàng…
2.1.5.4. Chu trình chi phí
Một chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại liên quan đến việc mua, vận chuyển, bảo quản và thanh tốn hàng hóa hay dịch vụ mà cơng ty có nhu cầu.
Các hoạt động chính trong chu trình chi phí tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina diễn ra theo các bước sau: Đặt mua → Nhận hàng, nhập kho → Chấp nhận hóa đơn, ghi sổ → Thanh toán.
Chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí: phiếu đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh tốn, phiếu chi…
2.1.6. Thuận lợi, khó khăn và phƣơng hƣớng phát tiển của công ty 2.1.6.1. Thuận lợi
Công ty nằm trên địa bàn thuận lợi, tập trung nhiều khu công nghiệp, giao thông qua lại thuận tiện. Văn phịng rộng rãi, thống mát, trưng bày hầu hết các mặt hàng của công ty, đa dạng, nhiều chủng loại giúp khách hàng có sự lựa chọn tốt nhất.
Đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, năng động phù hợp với tính chất cơng việc, có kinh nghiệm trong việc tìm kiếm khách hàng và bán hàng.
Trang thiết bị, cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại phục vụ tốt nhất cho cơng việc.
2.1.6.2. Khó khăn
Hiện nay trên thị trường có nhiều cơng ty cạnh tranh cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động khiến cho việc tiêu thụ hàng hóa chậm lại.
Khoản cịn phải thu của khách hàng khá lớn do nhiều khách hàng nợ lâu, thanh tốn tiền hàng chậm làm cho nguồn vốn của cơng ty bị chiếm dụng.
2.1.6.3. Phƣơng hƣớng phát triển
Tích cực đẩy mạnh việc quảng bá hình ảnh của cơng ty, lấy tiêu chí “Uy tín, chất lượng” làm nền tảng hoạt động.
Củng cố, hồn thiện, mở rộng quy mơ hoạt động của công ty.
Không ngừng phát triển hoạt động kinh doanh nhằm tối đa hóa lợi nhuận, nâng cao giá trị công ty và trở thành 1 thương hiệu uy tín về lĩnh vực trang thiết bị bảo hộ lao động, được nhiều khách hàng lựa chọn.
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH HỒNG THÁI VINA QUẢ KINH DOANH TẠI CƠNG TY TNHH HỒNG THÁI VINA
2.2.1. Kế tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.2.1.1. Các mặt hàng cung ứng cho thị trƣờng 2.2.1.1. Các mặt hàng cung ứng cho thị trƣờng
Cơng ty TNHH Hồng Thái Vina là một cơng ty thương mại, hoạt động chính là mua – bán hàng hóa. Cơng ty kinh doanh trang thiết bị an toàn lao động, các mặt hàng chủ yếu như: quần áo bảo hộ lao động, đồng phục văn phịng, giày dép, nón bảo hộ, mặt nạ, khẩu trang, găng tay, nút tai chống ồn....
2.2.1.2. Phƣơng thức bán hàng
Hiện nay công ty TNHH Hoàng Thái Vina chỉ thực hiện mua – bán hàng hóa trong nước, khơng có nghiệp vụ xuất – nhập khẩu, bán hàng theo 2 phương thức là bán buôn và bán lẻ.
- Bán buôn: Công ty bán hàng cho các đơn vị thương mại khác. Hàng hóa thường được bán với số lượng lớn, giá bán biến động tùy thuộc vào số lượng hàng bán ra. Cơng ty TNHH Hồng Thái Vina thực hiện bán hàng qua kho, hàng hóa mua về được nhập vào kho sau đó xuất ra bán.
- Bán lẻ: Công ty bán hàng cho các đơn vị, tổ chức mua hàng về để tiêu dùng nội bộ. Hàng hóa thường bán với số lượng nhỏ và giá bán thường ổn định.
2.2.1.3. Phƣơng thức thanh tốn
Cơng ty TNHH Hoàng Thái Vina áp dụng phương thức thanh toán là chuyển khoản qua ngân hàng hoặc thanh toán bằng tiền mặt.
2.2.1.4. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 5111 để phản ánh doanh thu bán hàng hóa.
2.2.1.5. Chứng từ và sổ sách kế toán
- Hợp đồng kinh tế. - Hóa đơn GTGT. - Phiếu xuất kho.
- Biên bản giao – nhận hàng.
- Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng. - Sổ cái TK 511.
2.2.1.6. Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho, kế toán tiến hành lập hóa đơn. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu nội bộ. Đồng thời kế toán tiến hành việc nhập số liệu, ghi nhận doanh thu vào phần mềm kế toán, theo dõi công nợ với khách hàng.
Tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina, các hóa đơn có giá trị trên 20.000.000đ đều được khách hàng thanh tốn qua ngân hàng. Chứng từ là giấy báo có của ngân hàng, được lưu chung với hóa đơn GTGT.
Các khoản khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán thu tiền và lập phiếu thu giao cho khách hàng.
Biên bản giao – nhận hàng được lập thành 2 bản như nhau, giao cho khách hàng 1 bản khi giao hàng, 1 bản lưu nội bộ.
2.2.1.7. Một số nghiệp vụ phát sinh
Tổng doanh thu bán hàng trong q 1/2013 tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina là 1.202.992.920đ.
Bảng 1.1. Doanh thu bán hàng quý 1/2013.
Đơn vị tính: Đồng
Thời gian Doanh thu bán hàng
Tháng 1/2013 460.403.200
Tháng 2/2013 38.978.500
Tháng 3/2013 703.611.220
Tổng cộng 1.202.992.920 Nguồn: Phòng kế tốn cơng ty TNHH Hồng Thái Vina.
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra doanh thu bán hàng trong quý 1 năm 2013 tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina:
1) Căn cứ vào HĐ số 0000300 ngày 3/1/2013, bán hàng cho công ty TNHH BHLĐ Anh Thư, trị giá bán lô hàng chưa thuế là 14.000.000đ, VAT 10%, đã thu bằng tiền mặt.
Định khoản:
Nợ TK 111: 15.400.000 Có TK 5111: 14.000.000 Có TK 3331: 1.400.000
2) Căn cứ vào HĐ số 0000323 ngày 5/2/2013, bán hàng cho công ty Cổ phần Vận Tải Việt Nhật, trị giá bán lô hàng chưa thuế là 1.680.000đ, VAT 10%, chưa thu tiền.
Định khoản:
Nợ TK 131: 1.848.000 Có TK 5111: 1.680.000 Có TK 3331: 168.000
3) Căn cứ HĐ số 0000325 ngày 1/3/2013, bán cho công ty Cổ phần NIVL, trị giá bán lô hàng chưa thuế là 4.095.000đ, VAT 10%, chưa thu tiền.
Định khoản:
Nợ TK 131: 4.504.500 Có TK 5111: 4.095.000 Có TK 3331: 409.500
4) Căn cứ HĐ số 0000335 ngày 13/3/2013, bán hàng cho công ty TNHH Khai Thác Văn Phòng & Nhà Xưởng Tân Tạo, trị giá bán lô hàng chưa thuế là 5.830.000đ, VAT 10%, đã thu bằng tiền gửi ngân hàng.
Định khoản:
Nợ TK 112: 6.413.000 Có TK 5111: 5.830.000 Có TK 3331: 583.000
2.2.2. Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu 2.2.2.1. Chiết khấu thƣơng mại 2.2.2.1. Chiết khấu thƣơng mại
Kế toán sử dụng tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại để phản ánh khoản CKTM mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua đã mua hàng của doanh nghiệp với số lượng lớn theo thỏa thuận về CKTM đã ghi trong hợp đồng kinh tế mua bán.
Trong quý 1/2013 tại công ty TNHH Hồng Thái Vina khơng phát sinh khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng.
2.2.2.2. Giảm giá hàng bán
Tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina khơng áp dụng chính sách giảm giá hàng bán do hàng hóa đã được kiểm tra chất lượng rất kỹ trước khi xuất bán.
2.2.2.3. Hàng bán bị trả lại
Tại công ty TNHH Hồng Thái Vina, hàng hóa trước khi xuất bán sẽ được kiểm tra chất lượng, mẫu mã, nếu hàng hóa bị lỗi sẽ xử lý ngay vì vậy khơng xảy ra trường hợp hàng bán bị trả lại.
2.2.3. Kế tốn doanh thu hoạt động tài chính
Tại cơng ty TNHH Hồng Thái Vina, doanh thu hoạt động tài chính chủ yếu là do thu lãi từ tiền gửi ngân hàng.