1. Tổ chức các cuộc họp.
- Hội họp là một hoạt động không thể thiếu trong tổ chức. Thông qua hội họp nhà
quản trị có thể thu được nhiều thơng tin cần thiết, hiểu biết, tiếp xúc có thể đánh giá với cấp dưới, truyền đạt được thông tin, đề đạt những ý nghĩ, nguyện vọng sáng kiến góp phần quản trị có hiệu quả.
- Để có một cuộc họp có hiệu quả thì chúng ta cần bám sát 6 nguyên tác cơ bản sau (theo Doye và Strans):
+ Khéo léo điều khiển cuộc họp với 1 chủ đề chung. + Vạch ra chủ đề, thống nhất và có kế họach tỉ mỉ.
+ Phải có người chịu trách nhiệm cuộc họp sao cho ý kiến phát biểu công
khai và cân bằng.
+ Bảo vệ người tham gia ý kiến, ngăn chặn sự tấn cơng cá nhân (cơng kích, phê phán).
+ Mỗi người tham gia cuộc họp phải hiểu rõ mục đích cuộc họp và trách
nhiệm của họ trong cuộc họp.
+ Chủ tọa cuộc họp không nên là thủ trưởng hay phó thủ trưởng đơn vị tránh hiện tượng áp đặt ý kiến bằng phương pháp ám thị, áp chế.
- Vai trò của các thành viên
❖ Chủ tọa: ln giữ vai trị trung lập, lôi kéo và giúp đỡ mọi người tập trung phát
biểu ý kiến vào mục đích cuộc họp. Để đạt được việc những điều cần làm:
- Gợi ý để mọi người phát biểu, mời mọc bằng thái độ khuyến kích và bảo đảm an
tòan cho người rụt rè.
- Khơi mào bằng cách chính mình hay hay nhời một nhân viên nêu vấm đề để đủ
kích thích suy nghĩ, đặt nhiều câu hỏi.
- Khéo léo ngăn chặn bớt những người nói nhiều, có khuynh hướng lấn áp người
khác. Quan tâm đến thông đạt của người khác.
- Hỏi lại, làm sáng tỏ các phát biểu cho rõ ràng, đảm bảo tất cả đều hiểu rõ một nội
dung giống nhau. Thỉnh thoảng lập lại, tóm lược để làm rõ ý. Nối kết các ý kiến rời rạc thành hệ thống
Chương III: Giao tiếp trong môi trường công ty 27
- Chú ý lắng nghe, không chăm chú ghi chép, theo dõi quan sát phản ứng của mọi
người, ngăn chặn kịp thời những ý kiến có ý cơng kích. Với những người có tính khí nóng nảy hoặc thờ ơ chủ tọa nên ngọt ngào, nhẹ nhàng, khéo léo để họ tham gia ý kiến.
❖ Thư ký: ghi chép toàn bộ ý kiến của cuộc họp một cách trung thực, chính xác, khơng sai sót lệch lạc. Và ln giữ vai trị trung lập trước mọi người, không can thiệp công khai vào công việc của chủ tọa.
❖ Thủ trưởng đơn vị:
- Luôn tôn trọng mọi thành viên trong cụôc họp, tôn trọng ý kiến của họ. - Bình tĩnh trước những ý kiến trái ngược
- Không can thiệp trực tiếp, công khai điều chỉnh chủ tọa, thư ký.
❖ Người tham gia:
- Nói ngắn gọn với giọng ơn tồn, lịch sự:
- Phảisuy nghĩ trước khi nói, nên có sự chuẩn bị, tóm tắt những ý cần nói.
- Giơ tay xin ý phát biểu tránh nói chen ngang - Đi đúng giờ, chăm chú lắng nghe
- Sáng suốt, dũng cảm bảo vệ ý kiến.
Ngồi ra để tạo cuộc họp thành cơng tốt đẹp chúng ta cần tạo bầu khơng khí thuận lợi: khơng khí thoải mái, thân tình, cởi mở, tránh bầu khơng khí gượng gạo do hình thức long trọng của cuộc họp.
2. Giao tiếp với cấp dưới
Mục đích và cách thức tiến hành:
- Kiểm tra sự thực hiện quyết định quản trị. - Đánh giá tiến độ công việc.
- Nắm bắt tâm tư nguyện vọng của từng người từ đó có hướng giải quyết.
- Đánh giá năng lực cấp dưới.
Các nguyên tắc và phương pháp:
- Nhà quản trị cần có nghệ thuật khi tiếp xúc: tạo bầu khơng khí lịch sự thân tình,
tin tưởng nhân viên, xây dựng mối quan hệ tốt, lắng nghe, không nên ép buộc bằng quyền lực.
- Tin và tín nhiệm nhân tài: tuyển dụng người tài đã khó , nhưng sử dụng họ lại cịn
khó hơn. Sử dụng con người trước tiên phải tin và tôn trọng họ. Nếu họ được tôn trọng và trọng dụng, họ sẽ làm việc hết mình.
- Dùng người như dùng mộc: nhà quản trị phải thấy được năng lực, sở trường của
Chương III: Giao tiếp trong môi trường công ty 28
- Quan tâm bồi dưỡng nhân tài, tài năng của con người được hình thành và phát
triển trong hoạt động và học tập. Vì vậy, sử dụng con người cần phải nhấn mạnh công tác
đào tạo, cần hết sức quan tâm bồi dưỡng nhân tài.
- Lắng nghe ý kiến cấp dưới: bởi vì việc nắm bắt ý kiến của cấp dưới có rất nhiều
lợi ích như: nắm bắt được những khó khăn, thuận lợi của tập thể, biết được mức độ chính xác của các quyết định, chính sách mà mình đã đưa ra…
- Tơn trọng và quan tâm cấp dưới: con người luôn muốn được người khác tôn trọng, nếu bạn biết tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới, họ sẽ phấn khởi, làm việc hăng
say và có hiệu quả hơn.
- Tiếp xúc nhân viên bằng tấm lòng và trái tim: trong quản lý không nên chỉ biết
dùng mệnh lệnh, chỉ thị để giao tiếp với nhân viên mà còn phải biết tăng cường những
mối quan hệ tâm lý, tình cảm. Họ biết rằng khơng những phải trả lương xứng đáng cho
nhân viên mà còn mà còn phải chú ý đến phúc lợi của họ.
- Tạo lòng tin bằng các lời hứa: mỗi khi đã hứa với nhân viên điều gì thì cần phải
cố sức thực hiện, dù có gặp phải khó khăn cũng phải tìm cách giải quyết, hồn thành đến nơi đến chốn, tạo lòng tin cho nhân viên.
- Khen chê kịp thời: khen thưởng với bất cứ hình thức nào, cá nhân hay tập thể đều
có tác dụng kích thích rất lớn, cịn chê trách, phê phán lại là một nghệ thuật của nhà quản trị. Làm sao để cho người dưới quyền nhận ra lỗi và thiếu sót của mình, khơng tự ái,
không tức tối.
3. Giao tiếp với cấp trên.
- Tuân thủ trật tự đẳng cấp: trong việc thừa hành nhiệm vụ hoặc báo cáo công tác
không được vượt cấp trong hệ thống cấp bậc, chức vụ ở cơ quan công sở.
- Tiếp nhận những lời phê bình một cách thiện chí, khơng giận dữ, tự ái hoặc để
tâm oán ghét.
- Học hỏi phong cách kinh nghiệm tốt của cấp trên.
- Cư xử khéo léo, khơng nói xấu, khơng chê bai họ sau lưng.
- Nắm vững sở trường và năng lực cấp trên, mục đích là phục vụ họ hiệu quả chứ khơng phải để chê bai họ.
- Nắm vững được một số sở thích của người mà mình phục vụ để tạo khả năng làm
việc hiệu quả của lãnh đạo mà khơng vi phạm sở thích của họ.
- Cần hiểu biết cơ bản về hoàn cảnh của họ để động viên cổ vũ, hoặc có giải pháp
tâm lý giúp họ vơi bớt những cảm giác lo lắng nếu có.
Chương III: Giao tiếp trong mơi trường cơng ty 29
- Quý trọng thời gian của cấp trên, trình bày ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể.
4. Giao tiếp với đồng nghiệp.
- Làm đúng bổn phận được giao: làm tốt công việc thuộc bổn phận của mình, nếu
có sai sót phải thành thật nhận khuyết điểm, không được đổ lỗi cho đồng nghiệp, cũng khơng được giảm bớt việc của mình để chuyển cho đồng nghiệp, hoặc nhờ người khác làm giúp rồi gợi ý bồi dưỡng.
- Hợp tác với đồng nghiệp: khơng nên có thái độ cá nhân, vị kỷ mà phải có tinh thần hợp tác, giúp đỡ các đồng nghiệp.
- Không can thiệp vào công việc và đời tư của người khác: không nên xét nét, để ý
đến cơng việc của người khác rồi phê bình, chỉ trích, chê bai…khơng bình luận sau lưng họ, khơng lật lọng, khơng cố chấp những sai sót của đồng nghiệp.
- Đối xử với đồng nghiêp một cách chân thành, đặc biệt trong việc khen chê, góp
ý…nên khen ngợi đúng chỗ. Nếu đồng nghiệp có sai sót, khuyết điểm thì khơng nên phê
bình họ trước mặt người thứ ba mà nên gặp gỡ và trao đổi góp ý riêng một cách chân thành, khơng nên tỏ thái độ coi thường hoặc thờ ơ, thô bạo với đồng nghiệp.
- Sử dụng hành vi của mình làm cho đồng nghiệp cảm thấy giao tiếp với mình là an tồn.
- Cần có đi có lợi với đồng nghiệp nhưng trách thực dụng. - Cần thường xuyên giao tiếp nhưng với một tần số hợp lý. - Cạnh tranh một cách lành mạnh vì mục đích chung. - Phân biệt rõ công tư.