1. Đặc điểm của một nhóm tốt
Có mục đích rõ rệt:
- Nhóm tồn tâm đạt được mục đích chung đã đặt ra. Mọi thành viên đều biết rõ
điều phải làm và tầm quan trọng của công việc ấy.
- Những giá trị hướng đến và chuẩn mực chung sẽ giúp nhóm gia tăng tính thống
nhất chất lượng làm việc và có tinh thần hợp tác.
- Các mục tiêu cụ thể của nhóm phải rõ ràng, mang tính thử thách, được thơng qua
bởi các thành viên và khơng xa rời mục đích chung.
- Những chiến thuật để đạt được mục tiêu cũng phải rõ ràng và được nhóm thơng qua.
- Vai trị của từng cá nhân phải cụ thể, để mọi thành viên đều hiểu được mối quan
hệ giữa cá nhân họ và các mục tiêu của nhóm.
Được tiếp thêm sức mạnh:
- Những mục tiêu, chuẩn mực và chính sách của nhóm sẽ thúc đẩy sáng kiến, sức
sáng tạo và sự tham gia nhiệt tình của mọi người.
- Những thơng tin liên quan đến tình hình kinh doanh và liên quan đến công ty phải
ln cập nhật cho nhóm.
- Nhóm có quyền hạn nhất định trong việc hành động và đưa ra quyết định.
- Công tác hướng dẫn, sắpxếp và huấn luyện phải được thực hiện để hỗ trợ cho sự
phát triển của cá nhân và của nhóm.
- Nhóm phải gắn kết với sự phát triển và tiến bộ của tất cả các thành viên.
Có quan hệ giao tiếp tốt:
- Những ý tưởng, ý kiến đóng góp, cảm nhận và quan điểm khác nhau của các thành viên phải được xem xét và khích lệ.
- Các thành viên trong nhóm tích cực lắng nghe nhau để thấu hiểu sự việc thay vì phán xét nhau.
- Các thành viên được trang bị các phương pháp giải quyết xung đột và hòa giải. - Những khác biệt về văn hóa như màu da, giới tính tuổi tác,… phải được tôn trọng.
Chương IV: Kỹ năng làm việc nhóm 37
- Những ý kiến chân thành, thể hiện sự quan tâm lẫn nhau giữa các thành viên sẽ
giúp họ nhận ra đâu là thế mạnh và đâu là điểm yếu cần phải khắc phục của mình.
Có sự linh hoạt:
- Các thành viên tự nguyện chia sẻ trách nhiệm trong việc phát triển và lãnh đạo nhóm.
- Cả nhóm hồn tồn có khả năng đương đầu với mọi thử thách bằng cách sử dụng
các năng lực độc đáo sẵn có và sức mạnh chung của mọi thành viên.
- Các thành viên trong nhóm sẵn lịng hướng dẫn và hỗ trợ nhau khi cần.
- Nhóm sẵn sàng tìm kiếm những phương pháp làm việc khác nhau và điều chỉnh
cho thích ứng với mọi thay đổi.
- Những mạo hiểm có tính tốn kỹ lưỡng ln được khích lệ. Những sai lầm được
xem như bài học kinh nghiệm để trưởng thành.
Có năng suất làm viêc tối ưu:
- Nhóm liên tục đạt được những thành tựư quan trọng, cơng việc được hồn tất
đúng thời hạn.
- Nhóm đáp ứng được những tiêu chuẩn cao về năng suất và chất lượng. - Nhóm ln học hỏi từ những thất bại và hướng đến sự tiến bộ liên tục.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định được sử dụng hiệu quả để nhóm có
thể vượt qua các khó khăn và phát huy tính sáng tạo.
- Nhóm nỗ lực hợp tác tốt với những nhóm khác, với các điểm bán hàng với khách hàng
Có sự cơng nhận và trântrọng thành quả đạt được:
- Mọi thành quả của nhóm hay của thành viên trong nhóm đều được trưởng nhóm
và các thành viên ghi nhận.
- Các thành viên của nhóm ln ý thức gắn liền thành quả cá nhân với nhiệm vụ
chung của cả nhóm.
- Sự đóng góp của cả nhóm được đánh giá và ghi nhận bởi các cấp lớn hơn. - Mọi thành viên đều cảm thấy được đánh giá cao trong nhóm.
- Nhóm ln tổ chức các hoạt động ăn mừng mỗi khi gặt hái thành công hoặc đạt
được những cột mốc quan trọng.
Có tinh thần nhiệt huyết:
- Mỗi thành viên luôn tự tin và hăng hái trước những nỗ lực của nhóm và quyết
tâm đạt được mục tiêu.
Chương IV: Kỹ năng làm việc nhóm 38
- Trong nhóm ln thể hiện bầu khơng khí tự hào và hài lịng về thành quả đạt
được.
- Mọi người trong nhóm ln tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau.
- Các thành viên phát huy tốt mối quan hệ hỗ trợ và quan tâm, giúp đỡ lẫn nhau.
2. Tạo dựng nhóm cân bằng
2.1. Chuẩn mực nhóm
Trong mỗi nhóm có một hệ thống những qui định và những mong mỏi yêu cầu các
thành viên của nó phải thực hiện và quyết tâm thực hiện. Đó là những chuẩn mực nhóm.
Theo G.N.Fischer, chuẩn mực là một qui tắc rõ ràng hay ngấm ngầm nhằm áp
dụng một phương thức hành vi xã hội có tổ chức một cách ít hay nhiều hàm xúc. Nó được
xác định như một tập hợp các giá trị có sức chi phối rộng rãi được tuân thủ trong một xã
hội nhất định. Nó chú trọng đến sự tán thành và cũng bao hàm những trừng phạt trong
một trường tương tác phức tạp. Chuẩn mực thể hiện như sự phán xét căn cứ vào những
giá trị mà nó qui chiếu.
Chuẩn mực nhóm tồn tại dưới hai dạng:
- Chuẩn mực là những nguyên tắc, những qui định, những mong mỏi được thể hiện
rõ ràng, cụ thể dưới dạng các văn bản như: văn kiện chính trị, điều lệ, điều luật, văn bản tôn giáo…; những chuẩn mực đạo đức, thẩm mỹ có thể được phản ánh qua sách báo chính trị, sách báo văn học, qua các chương trình giáo dục trong nhà trường.
- Chuẩn mực khơng tồn tại dưới dạng các văn bản mà được quán triệt đến tri thức
mọi người qua quá trình xã hội hóa, qua dư luận xã hội nhờ những mẫu mực ứng xử được lặp đi, lặp lại từ thế hệ này sang thế hệ khác (phong tục, truyền thống) hay được tái hiện
một cách tương đối thường xuyên trên phạm vi phổ biến (các qui tắc sinh hoạt nơi cộng
đồng).
Chuẩn mực tạo điều kiện để thống nhất các hành vi của các cá nhân trong nhóm. Sự hình thành chuẩn mực nhằm đảm bảo cho sự duy trì một trật tự, một hệ thống ứng xử
trong nhóm.
- Chuẩn mực cịn là cơ sở để cá nhân tự đánh giá về các hành vi và cách ứng xử
của mình so với hành vi và lối ứng xử của nhóm. Nhóm cố gắng giữ gìn trật tự của mình bằng áp lực, bằng các biện pháp trừng phạt với những thành viên vi phạm chuẩn mực.
Vai trị, chức năng của chuẩn mực nhóm: Vai trị của chuẩn mực nhóm là tạo ra một thế giới hồn tồn vững chắc trong đó các ứng xử có thể hoàn toàn đồng nhất.
Chức năng của chuẩn mực là:
Chương IV: Kỹ năng làm việc nhóm 39
- Chức năng tránh xung đột
- Chức năng chuẩn mực hoá.
Với tư cách là một phán xét về giá trị, chuẩn mực là một địi hỏi và việc khơng tuân theo nó sẽ dẫn đến những trừng phạt (một cách ngấm ngầm hay được nói lên rõ ràng). Nhóm sẽ cố gắng giữ gìn trật tự của mình bằng áp lực, bằng các biện pháp trừng phạt với những thành viên vi phạm chuẩn mực.
Chuẩn mực có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự tồn tại của nhóm, nó tạo điều kiện để thống nhất các hành vi của các cá nhân trong nhóm. Nó quyết định phương thức ứng xử giữa các thành viên và là sợi dây ràng buộc các cá nhân với nhóm. Sự hình thành các chuẩn mực nhằm đảm bảo cho sự duy trì một trật tự, một hệ thống ứng xử trong
nhóm.
Chuẩn mực là điểm tựa cho mỗi cá nhân ứng xử trước một tình thế khi khơng có
chỗ dựa khách quan. Chuẩn mực còn là cơ sở để cá nhân tự đánh giá về các hành vi và
cách ứng xử của mình so với hành vi và lối ứng xử của nhóm. Chúng ta đều nhận thấy hiệu quả của chuẩn là làm sinh ra tính đồng nhất nào đó. Vai trị của chuẩn mực ở chỗ nó tạo ra một thế giới hồn tồn vững chắc, trong đó các ứng xử hồn tồn có thể đồng nhất.
Chức năng là cơ sở đánh giá, điều chỉnh hành vi của cá nhân là chức năng quan
trọng của chuẩn mực đối với xã hội, với nhóm. Nếu khơng có hệ thống chuẩn mực thì khó có thể đánh giá được những cách hành động, ứng xử như thế nào là tích cực (phù hợp với
chuẩn mực, hay vượt cao hơn mức chuẩn) hay những hành vi nào là tiêu cực (vi phạm
chuẩn mực hay chưa đạt mức chuẩn) để từ đó có thể đưa ra những biện pháp tác động
thích hợp nhằm hạn chế những hành vi tiêu cực thúc đẩy các cá nhân thực hiện tốt theo
chuẩn mực để hoàn thành hoạt động chung của nhóm.
Chuẩn mực cịn là tác nhân củng cố tình đồn kết, gắn bó trong nhóm: khi các cá
nhân có ý thức thực hiện những hành vi, ứng xử theo chuẩn mực nhóm họ có cảm giác họ thuộc về nhóm và họ được nhóm chấp nhận, được các thành viên khác của nhóm ủng hộ, họ tìm thấy những điểm tương đồng với những người khác. Ngược lại những biểu hiện vi phạm chuẩn mực sẽ khiến các nhân ngày càng bị đẩy xa dần khỏi nhóm.
2.2. Yêu cầu đối với trưởng nhóm và các thành viên
Yêu cầu đối với trưởng nhóm:
- Có phẩm chất lãnh đạo, có óc tổ chức và biết làm việc tập thể. - Đưa ra được những ý kiến sáng tạo và có ích.
- Biết cách phân tích vấn đề, viết hoặc nói giỏi, truyền đạt giỏi. - Có khả năng về chun mơn mà nhóm đang thực hiện.
Chương IV: Kỹ năng làm việc nhóm 40
- Kiểm soát được cơng việc.
- Có phán đốn tốt, cơng bằng, coi trọng ý kiến của tập thể, có khả năng điều hành các buổi họp của nhóm.
Yêu cấu đối với các thành viên:
- Có trách nhiệm với tập thể nhóm của mình, tham gia đầy đử và nhiệt tình trong
các buổi họp của nhóm.
- Chuẩn bị và thực hiện tốt cơng việc mà nhóm đã phân cơng. - Tơn trọng những quy định chung của nhóm.
- Tỏ thái độ tơn trọng các thành viên trong nhóm, biết bình tĩnh và cởi mở lắng
nghe quan điểm của họ, kể cả khi trái với ý kiến của mình.
- Biết trình bày ý kiến của mình.
- Biết đóng vai trị hồ giải, có ý thức tạo dựng bầu khơng khí tốt đẹp trong nhóm.
2.3. Tiến hành các buổi họp nhóm
➢ Buổi họp đầu tiên.
- Mỗi thành viên tự giới thiệu để hiểu nhau hơn
- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ công việc phải làm - Xác định chuẩn mực nhóm (quy chế, kỷ luật …)
- Phân công trách nhiệm mỗi người để hoàn thành trách nhiệm chung - Xác định thời điểm của buổi họp tới
➢ Buổi họp thảo luận kế hoạch cơng tác.
- Trước khi họp, trưởng nhóm chuẩn bị kế hoạch, dự kiến nhân lực, vật lực, tài lực,
trình ày các biện pháp để nhóm thảo luận và lựa chọn.
- Trong khi họp, trưởng nhóm cơng bố kế hoạch, điều khiển cuộc họp, đảm bảo nội
dung và mục tiêu kế hoạch, tạo khơng khí thoải mái, vui vẻ để các thành viên góp ý kiến.
Cả nhóm thảo luận, các thành viên được tự do phát biểu ý kiến, có thể đồng tình hoặc
phản đối, sau cùng phải đưa đến sự nhất trí trong kế hoạch làm việc của nhóm. Thư ký buổi họp ghi chép khách quan mọi ý kiến trong buổi họp vào biên bản hay sổ nhất ký của
nhóm.
➢ Buổi họp định kỳ của nhóm.
- Các thành viên lần lượt báo cáo kết quả thực hiện của mình trong thời gian vừa qua, nếu những thuận lợi và khó khăn cần giải quyết.
- Trưởng nhóm thu thập các số liệu và dữ liệu, đối chiếu với kế hoạch xem có thực
Chương IV: Kỹ năng làm việc nhóm 41
để đánh giá chất lượng công việc đã thực hiện, đánh giá năng suất làm việc của mỗi thành viên, sau cùng đề ra hướng công việc trong thời gian tới.