PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
3.2. Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty
3.2.3. Giải pháp 3: Hạn chế rủi ro do sai sót của nhân viên
Mục tiêu của giải pháp:
-Nhằm giảm thiểu rủi ro về sai sót chứng từ, rủi ro hư hỏng hàng hóa trong khâu đóng hàng.
-Giảm những chi phí khơng đáng có, thực hiện cơng tác giao nhận hàng hóa một cách nhanh chóng.
Cách thức thực hiện giải pháp:
-Hạn chếsai sót của nhân viên chứng từ:
Nhập các thông tin của khách hàng vào cơ sở dữliệu, phần mềm quản lý để tra cứu thông tin khi cần thiết.
Nhân viên chứng từ cẩn thận trong từng thao tác khi lập chứng từ, đối chiếu các thông tin của khách hàng trong phần mềm quản lý.
Nhanh chóng kịp thời xử lý các tình huống rủi ro xảy ra. Mỗi thao tác của nhân viên chứng từcần phải có sựcẩn thận tính chun nghiệp trong cơng việc.
-Hạn chếsai sót của nhân viên giao nhận trong khâu đóng hàng:
Có kếhoạch cơng việc cụ thể như đặc điểm, tính chất của hàng hóa để có sơ đồ hướng dẫn đóng hàng, xác định vị trí kho hàng, sắp xếp phương tiện và thời gian phù hợp đóng hàng vào container, giảm các chi phí như neo đậu xe rơmooc, th bãiđóng hàng.
Phát hiện các bao bì, đóng gói hàng bị hư, rách... báo ngay cho khách hàng vềsựcố này trước khi đóng vào container.
Cân đo, kiểm điểm hàng hóa thật chính xác trọng lượng bằng cách lập biên bản kiểm kê hàng hóa có sựxác nhận của cơng ty và khách hàng, dùng để đối chiếu với các chứng từvềtrọng lượng, quy cách đóng gói, tình trạng của hàng hóa.
-Hạn chếrủi ro của nhân viên xếp dỡ trong khâu đóng hàng:
Bố trí lượng nhân viên xếp dỡphù hợp với lượng hàng hóa, ln phiên cơng việc giữa các nhân viên tránh làm việc quá tải, giảm năng suất làm việc.
Công việc xếp dỡ hàng vào container phải thực hiện nghiêm túc như không được hút thuốc tại kho hàng, khơng đùa giỡn,..
Có biện pháp xử lý nghiêm khắc các tình huống như gian lận, hàng hóa bị thất thốt, thiếu tinh thần trách nhiệm đối với công việc.
Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại
-Hồn chỉnh các chứng từgiao nhận, tránh mất thời gian và chi phí chỉnh sửa. -Tiến độthực hiện khâu chứng từ nhanh hơn, chính xác hơn.