(Nguồn: https://songanhlogs.com/)
(Nguồn: https://songanhlogs.com/)
Hình 2.6. Đăng ký mở tờ khai nhập khẩu (IDA) (Nguồn: https://songanhlogs.com/)
-Bước 3: Khai trước thông tin tờkhai (IDA)
Vào menu: “Tờ khai xuất nhập khẩu” chọn “Đăng ký mở tờ khai nhập khẩu (IDA)” Chỉ khai báo các thông tin trong 3 tab: Thông tin chung, Thông tin chung 2, Danh sách hàng.
Bước 3.1: Khai báo tab “Thông tin chung”
Hình 2.7. Khai báo ở tab thơng tin chung (Nguồn: https://songanhlogs.com/)
Khai báo các thơng tin cơ bản:
Hình 2.8. Khai báo ở tab Thơng tin chung 2 (Nguồn: https://songanhlogs.com/)
Khai báo thông tin về hóa đơn thương mại: Khai báo tờkhai trịgiá:
Khai báo vềthơng tin hợp đồng: Khai báo vềthông tin khác:
Phần ghi chú: ta nhập lại thông tin về hợp đồng, bao gồm số hợp đồng và ngày hợp đồng
Bước 3.3: Khai báo tab “Danh sách hàng”
Hình 2.9. Khai báo ở tab Danh sách hàng(Nguồn: https://songanhlogs.com/) (Nguồn: https://songanhlogs.com/)
Tại tab “Danh sách hàng” ta nhập thơng tin hàng hóa trực tiếp trên danh sách hàng.
Khi khai báo tab “Danh sách hàng” bằng phần mềm ECUS 5 VNACCS có một số lưuý quan trọng như sau:
Trên danh sách hàng ơ “Trịgiá tính thuế” và ơ “Thuế suất nhập khẩu (%)” có màu xám nên không cần nhập dữ liệu của hai ơ này vì theo nghiệp vụ VNACCS thơng thường Trịgiá tính thuếvà Thuếsuất sẽdo hệthống Hải quan trảvề.
o Các chỉtiêu vềthuếsuất và tiền thuếcủa các sắc thuế:
Các cột dữ liệu “Thuế suất tiêu thụ đặc biệt (%)”, “Tiền thuế tiêu thụ đặc biệt”, “Thuế suất môi trường”, “Tiền thuế môi trường”, “Thuế suất VAT (%)”, “Tiền thuế VAT” có màu xám nên khơng cần phải nhập liệu, thông tin từcác cột dữ liệu này sẽ do hệ thống của Hải quan trảvề, người khai chỉ cần chọn các mã biểu thuế tương ứmg cho các sắc thuếnày.
Bước 3.4: Tiến hành Khai trước thông tin tờkhai (IDA)
Sau khi đã nhập xong thông tin cho 3 tab “Thông tin chung”, “Thông tin chung 2”, “Danh sách hàng”, ta bấm chọn nút “Ghi” và chọn mã nghiệp vụ “2. Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” đểgửi thơng tin.
Khi đó, chương trình sẽ yêu cầu xác nhận chữký sốkhi khai báo, ta chọn chữ ký sốtừdanh sách và nhập vào mã PIN của Chữký số
Thành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tin vềthuế được hệthống tự động tính.
-Bước 4: Khai chính thức tờkhai (IDC)
Sau khi đăng ký thành công bản khai trước thông tin tờkhai nhận được thông tin hệthống trảvề, ta tiến hành đăng ký chính thức tờkhai với cơ quan Hải quan, ta chọn mã nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai (IDC)”
Sau đó sẽ hiện ra cửa sổ thơng báo kết quả khai báo: “Khai báo tờ khai thành cơng”
Hình 2.10. Khai chính thức tờ khai IDC(Nguồn: https://songanhlogs.com/) (Nguồn: https://songanhlogs.com/)
-Bước 5: Lấy kết quảphân luồng, thông quan
Ta chọn nghiệp vụ “4. Lấy kết quảphân luồng, thông quan” đểnhận được kết quả phân luồng, lệ phí hải quan, thơng báo tiền thuế và chấp nhận thơng quan của tờ khai.
Hình 2.11. Kết quả trả về từ Hải quan(Nguồn: https://songanhlogs.com/) (Nguồn: https://songanhlogs.com/)
-Bước 6: In tờkhai
Sau khi nhận được các kết quảxác nhận tờ khai được chấp nhận thông quan, người khai có thểxem lại và in các bản in bằng cách nhấn vào nút “In Tờ Khai”.
2.2.2.9. Lấy lệnh hãng tàu (B9)
Nhân viên hiện trường sẽ ứng tiền làm hàng từ bộ phận kế toán. Gọi điện trước cho hãng tàuđể hỏi vềphí lấy lệnh, tiền cược container và lơ hàng đãđủ điều kiện phát lệnh chưa.
Nếu bên vận tải biển là Forwarder thì cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến, bill gốc (nếu có) lên lấyủy quyền rồi làm bước tiếp theo.
Trong trường hợp Forwarder đã lấy lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order) của hãng tàu thì có thểbỏ qua bước này, hoặc chỉ cần tới hàng tàu cược container, tùy trường hợp.
Bộhồ sơ gồm có:
-Giấy báo hàng đến: 01 bản copy -
-Chứng minh nhân dân: 01 bản copy -Bill hãng tàu: 01 bản copy
-Thơng tin xuất hóa đơn (hỏi nhân viên Sales cung cấp)
Khi lấy lệnh, nhân viên hiện trường sẽchú ý gia hạn và nộp phí gia hạn (nếu cần)
Sau khi lấy được lệnh trên hãng tàu hoặc Forwarder -Kiểm tra lại sốcontainer, sốchì, hạn lệnh
-Kiểm tra số tiền, mã số thuế, tên cơng ty, địa chỉ trên hóa đơn. Nếu không khớp phải yêu cầu sửa trước khi ký lên hóa đơn.
Những chứng từ phải nhận được trước khi rời hãng tàu (tùy theo hãng) thường gồm:
-Lệnh giao hàng có đóng dấu của hãng tàu: 03 bản -Phiếu cược: 01 bản
-MBL có dấu hãng tàu: 01 bản -Các hóa đơn phí (Local Charge) -Phiếu thu tiền cược container
2.2.2.10. Làm thủ tục thông quan (B10)
Đăng ký tờ khai.
-Bước 1: Chuẩn bịhồ sơ khai hải quan
Sắp xếp bộhồ sơ hải quan theo thứtự như sau: Tờkhai hải quan điện tử: 02 bản chính.
Hợp đồng mua bán (Sales Contract): 01 bản sao
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) số: 01 bản chính Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản chính
Vận đơn đường biển (Bill of Lading): 01 bản chính Giấy Giới thiệu của cơng ty
-Bước 2: Nộp bộhồ sơ hải quan tại cửa Thông quan điện tửhàng nhập khẩu Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nhân viên giao nhận của Công ty mang hồ sơ đến cửa thông quan điện tử hàng nhập khẩu để nộp cho Hải quan tiếp nhận. Công chức Hải quan sẽtiến hành kiểm tra sơ bộhồ sơ Hải quan, thực hiện theo kết quảphân luồng.
Có 3 mức độkiểm tra phân luồng khác nhau như sau:
Luồng xanh: được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Luồng vàng: hàng hóa thuộc luồng vàng phải kiểm tra chi tiết hồ sơ nhưng miễn kiểm tra thực tếhàng hóa.
Luồng đỏ: phải kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tếhàng hóa Có 2 mức độkiểm traở luồng đỏ:
Mức (1): Kiểm tra tỷ lệ ( theo tỷ lệ 5% hoặc 10%) tùy theo tính chất, qui cách đóng gói... của lơ hàng.
Mức (2): Kiểm tra tồn bộlơ hàng
Sau khi lãnh đạo Chi Cục quyết định hình thức, mức độkiểm tra hải quan đối với lơ hàng này, nếu là hàng miễn kiểm (luồng xanh) thì trả hồ sơ tại quầy trả tờ khai. Nếu là hàng kiểm (luồng đỏ) thì hồ sơ đuợc luân chuyển trảlại cho công chức tiếp nhận đăng ký tờkhai hải quan đểký xác nhận, đóng dấu sốhiệu cơng chức.
-Bước 3: Hải quan tiếp nhận hồ sơ, thu lệphí và thơng quan
Xây dựng giá tính thuế.
Tiếp theo cơng chức hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá tính thuế, mã số, chế độ, tham vấn giá... Dựa vào bảng giá tối thiểu của hải quan để xem xét, đối chiếu lại với giá của người khai tựkhai. Nếu giá trên tờ khai của hàng hố cao hơn hoặc khơng thấp hơn 80% giá tối thiểu của hải quan thì chấp nhận, ngược lại cơng chức hải quan sẽthông báo cho chủhàng biết, điều chỉnh lại giá và ghi vào mặt sau của tờkhai.
Tiếp theo hải quan tính lại thuếdựa vào mã số hàng hố cùng đơn giá tính lại (nếu đơn giá có điều chỉnh) và thơng báo thuế cho chủhàng. Sau khi kiểm tra, tính tốn xong nếu thấy kết quả tính thuế của doanh nghiệp hồn tồn hợp lý thì cơng chức hải quan đóng dấu và ký xác nhận lên Tờkhai hải quan điện tử, các tờ phụlục đính kèm và tờkhai trịgiá tính thuếrồi chuyển qua bộphận thu lệphí hải quan.
2.2.2.11. Làm thủ tục lấy hàng (B11)
Nộp thuế và lệ phí hải quan.
Trong trường hợp phải nộp thuếngay, dựa vào hợp đồng hai bên ký kết thông thường công ty giao nhận sẽ thanh toán thay tất cả các chi phí cho cơng ty Nhập khẩu và sẽquyết toán sau nên nhân viên giao nhận sẽ đi nộp thuế để thuận tiên cho việc hoàn tất mở tờkhai.
Đối chiếu D/O
Nhân viên giao nhận đến bãi (vìđây là hàng nguyên container), đưa (01) D/O ghi số tàu, loại hình tờ khai, tên người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng cho hải quan giám sát. Nhân viên hải quan sẽ căn cứ vào D/O đối chiếu tên người gửi, người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng với trên hồ sơ lưu manifest của hải quan, xem hàng đã vào bãi hay chưa. Sau đó đóng dấu “Đãđối chiếu” lên D/O và trả lại cho nhân viên giao nhận của Công ty để làm thủ tục hai quan khi lấy hàng về.
Sau khi làm thủ tục hải quan xong tại chi cục, cầm bộ tờ khai đó xuống cảng đổi lệnh, hồ sơ bao gồm:
-D/O: 03 bản
-Giấy cược container: 01 bản gốc -Danh sách hàng hóa được thơng quan -Giấy giới thiệu
Nộp phí nâng hạ, sau khi đổi lệnh xong thì kiểm tra lại số container, chì.
Cảng trả lại những giấy tờ:
-Lệnh nâng
-Hóa đơn nâng hạ (Lưuý kiểm tra thơng tin trên hóa đơn: Tên cơng ty, mã số thuế, địa chỉ….)
Kiểm tra vị trí container, tìm hàng
Thường thì lúc tàu về, container được dỡ xuống đặt tại bãi trung tâm. Các container lúc này được xếp theo các hàng hình cây cao. Do đó cần phải đưa container vềbãi kiểm hoá để thuận tiện cho việc kiểm tra thực tế hàng hoá của hải quan.
Nhân viên giao nhận xin chuyển container từbãi trung tâm vềbãi kiểm hố tại văn phịng điều độcảng. Tại đây trình (02) D/O, trên (01) D/O ghi số container, số
seal, lưu lại văn phòng. Nhân viênđiều độcảng đóng dấu xác nhận và ghi ngày, giờ chuyển container lên D/O còn lại và trảcho nhân viên giao nhận.
Khi biết chính xác ngày giờ container được chuyển về bãi kiểm hóa, nhân viên giao nhận phải đến tận nơi đểkiểm tra xem sốcontainer, sốseal.
Dựkiến thời gian hoàn tất thủtục hải quan rồi báo cho công ty biếtđểsắp xếp và điều xe đi nhận hàng.
Đến hàng tàu cược container
Nhân viên giao nhận của Công ty cầm lệnh giao hàng đến Công ty hàng tàu để đóng dấu giao thẳng. Để được đóng dấu “giao thẳng” nhân viên giao nhận của Công ty viết phiếu cược Container, tại quầy tiếp nhận, nhân viên giao nhận của Công ty điền đầy đủ các thông tin như sau:
-Tên Công ty:
-Tên tàu / Sốchuyến: -SốB/L:
-Sốcontainer: -Sốtiền cược:
Sau khi điền các thông tin trên, nhân viên giao nhận của Công ty ký tên vào “Giấy mượn Container vềkho riêng”. Sau đó, sang bộ phận thu ngân để đóng tiền cược. Thu ngân sau khi nhận được tiền sẽ giao biên lai thu tiền cược, nhân viên giao nhận của Công ty mang biên lai đến quầy tiếp nhận. Lúc đó, hãng tàu sẽký tên xác nhận và đóng đấu “Đã thu tiền” lên “Phiếu cược”, đồng thời đóng dấu “Giao thẳng” lên các D/O và giao cho nhân viên giao nhận của Công ty.
Đăng ký lấy phiếu EIR
Nhân viên giao nhận của Công ty xuống phòng Thương vụ cảng xuất trình D/O có đóng dấu “Giao thẳng” để đổi lấy phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt).
Hải quan thương vụ cảng sẽ thu tiền nâng hạ Container và ra hóa đơn đồng thời in phiếu EIR (gồm 4 liên) giao cho nhân viên giao nhận của Công ty và giữlại 1 D/O.
Thanh lý cổng
Nhân viên giao nhận của công ty xuất tờ khai, lệnh hình thức, D/O đối chiếu cho hải quan cổng đối chiếu, kiểm tra vào sổtheo dõi:
-Kiểm tra thủtục hải quan trên tờkhai.
-Căn cứ trên tờ khai và trên phiếu xuất đối chiếu tên hàng, số lượng, trọng lượng, ghi sốxe vào nhận hàng sau đó vào sổhải quan.
Hải quan cổng sẽ giữ lại 1 phiếu EIR màu xanh cùng lệnh hình thức và đóng dấu xác nhận lên phiếu EIR màu hồng. Nhân viên giao nhận nhận lại D/O và phiếu EIR màu hồng, giao cho bảo vệcảng phiếu EIR màu hồng để đối chiếu với xe chở hàng khi qua cổng.
2.2.2.12. Giao lệnh cho xe (B12)
Dựkiến thời gian hoàn tất thủtục hải quan rồi báo cho công ty biết đểsắp xếp và điều xe đi nhận hàng.
Khi xe vào bãi, nhân viên giao nhận của công ty liên hệ với công nhân cảng để họ xếp hàng lên xe, mặt khác kiểm tra tình trạng bên ngồi của hàng trước khi lấy hàng. Trong trường hợp hàng nhiều thì trong quá trình bốc xếp hàng hoá, nhân viên giao nhận phải theo dõi, đốc thúc công nhân tổ chức thực hiện nhanh gọn, đồng thời đảm bảo an toàn tránh hư hỏng cho hàng hố do bất cần của cơng nhân.
Sau đó viết phiếu bàn giao cho các xe, trong đó ghi rõ số xe, số lượng thực chở, địa điểm hàng được chở đến và giao phiếu EIR màu hồng cho xe để kiểm tra khi xe qua cổng.
Nhân viên giao nhận sẽ đưa nhà xe hoặc lái xe những chứng từ:
-Phơi lệnh nâng
Tài xế sẽ chở hàng về kho của khách hàng, dỡ hàng và lấy biên bản giao nhận sau khi khách hàng ký xác nhận đã nhận hàng.
Sau khi nhận hàng tại cảng xong, nhân viên giao nhận cho xe đầu kéo container về tiến hành giao hàng cho khách hàng tại kho riêng của công ty và hai bên ký nhận vào biên bản bàn giao hàng hóa.
Khi kiểm tra hàng hóa đúng và đầy đủ theo chứng từ, nhân viên đại diện cho khách hàng sẽ ký vào biên bản bàn giao hàng hóa nhằm chứng minh hàng hóa đã được giao theo đúng thỏa thuận.
Khi giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải lưuý vềsố lượng của hàng hóa thực giao so với số lượng ghi trên chứng từ. Nếu như hàng hóa được Hải quan kiểm tra với tỷ lệ 5% hay 10% thì khó để đảm bảo đúng số lượng trên chứng từ. Nhưng khi hàng hóa được kiểm tra tồn bộthì số lượng hàng hóa sẽ do nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm thực tếso với số lượng trên chứng từ.
2.2.2.13. Lấy cược và hoàn ứng (B13)
Trả vỏ container và lấy lại tiền cược container
Nhân viên giao nhận yêu cầu tài xếsau khi chở hàng vềkho và rút hàng, phải mang container trả về địa điểm mà hãng tàu đã quy định trong giấy mượn container.
Sau khi trả container phải có xác nhận đã trả container, tình trạng container trên phiếu hạ container rỗng. Tài xế xe phải giao lại phiếu hạ container rỗng để nhân viên giao nhận đi lấy lại tiền cược.
Những giấy tờcần thiết trong quá trìnhđi lấy tiền cược: -Giấy cam kết mượn container.
-Phiếu hạcontainer rỗng.
Nhân viên giao nhân mang giấy tờ cần thiết đến hãng tàuđể lấy lại tiền cược container. Nhân viên hãng tàu sẽtính chi phí sửa chữa container nếu trên biên bản
giao có ghi chú container bị hư hỏng, tùy vào mức độkhác nhau sẽ được trừvào số tiến đãđóng cho hãng tàu.
Sau khi lấy cược, nhân viên hiện trường làm phiếu hồn ứng và thanh tốn với cơng ty
2.2.2.14. Lập Debit note và gửi khách hàng (B14)
Sau khi tất cả các thủ tục liên quan đã hoàn chỉnh, nhân viên giao nhận tiến hành bàn giao hồ sơ cần thiết cho khách hàng. Cơng ty sẽ nhận phí dịch vụ từ khách hàng dựa trên hợp đồng đã ký kết.
Sau khi container đã giao đến kho của công ty Nhập khẩu, công ty giao nhận làm giấy báo nợ (Debit Note) gửi cho công ty Nhập khẩu để xác nhận các khoản phí. Khi gửi Debit Note, khách hàng thuận tiện hơn trong việc điều chỉnh nếu có phát sinh sai lệch.
Sau khi công ty Nhập khẩu đã xác nhận, Công ty giao nhận xuất hóa đơn VAT và yêu cầu Công ty Nhập khẩu thanh toán. Trả lại cho Công ty Nhập khẩu