ỉ.2.5 .2 Những người bên ngoài doanh nghiệp
2.2 THỰC TRẠNG VÈ TỎ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KÉ TOÁN TẠ
2.2.1 Chu trình doanh thu
2.2.1.1 Tổ chức thu thập thơng tin chu trình kế tốn doanh thu.
Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan tới việc tạo ra doanh thu và thanh tốn cơng nợ khách hàng. Có 4 hoạt động chính trong chu trình doanh thu:
+ Nhận đơn đặt hàng của khách hàng. + Giao hàng hóa cho khách hàng. + Yêu cầu khách hàng thanh toán. + Nhận tiền thanh toán.
Ta có thể mơ tả quy trình hoạt động của chu trình doanh thu qua sơ đồ dịng dữ liệu sau: Giám đốc Báo cáo phântích Bán hàng Dữ liệu bán hàng HT bán hàng ị Tập tin I làng tồn kho HĐ vá hàng Đơn Đặt hàng Chuyến tiền Khách hàng Tổng hợp công nợ Thông tin cùa khách háng HT tồng hợp công > DỐI chiếu HT cơngnự phái thu 111 nhận Ghi nhận háng tra lại Hạch tốn việc thanh toán hang bán tra lại Tra hang
Kế toán thanh toán Khách hàng
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình doanh thu tại các doanh nghiệp.
2.2.1.2 Tổ chức các thủ tục thục hiện chu trình kế tốn doanh thu.
Trong quy trình bán hàng của các doanh nghiệp bao gồm các nghiệp vụ sau: + Nghiệp vụ bán hàng.
+ Nghiệp vụ thu tiền.
+ Nghiệp vụ hàng bán bị trá lại.
Sau đây là thực trạng của nghiệp vụ bán hàng chịu cùa các doanh nghiệp: 25
❖ Mô tả nghiệp vụ:
■ Bộ phận bán hàng sẽnhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng, có thế là đơn đặt hàng bằng điện thoại, email, fax....Sau đó sẽgửi đơn đặt hàng do bộ phận bán hàng lập qua cho Kế toán bán hàng.
■ Ke tốn bán hàng sẽ kiểm tra cơng nợ của khách hàng. Nếu khách hàng thỏa man chính sách tín dụng sẽ ký duyệt vào đơn đặt hàng. Nếu không thoa màn sé ghi lý do vào đơn đặt hàng gửi lại cho bộ phận bán hàng thông báo cho khách hàng. Sau đó lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên. Liên 1 lưu, liên 2 giao khách hàng, liên 3 gửi cho kế toán kho. Và lập lệnh giao hàng gồm 4 liên: Liên 1 lưu, liên 2 giao khách hàng, liên 3 gửi cho kế toán kho, liên 4 lưu tại kế toán bán hàng.
■ Bộ phận kho căn cứ vào hóa đơn và lệnh giao hàng liên 3 và hóa đơn liên 3 sẽ
xuất hàng hóa cho bộ phận giao hàng.
■ Bộ phận giao hàng vận chuyển hàng cùng với liên 2 của lệnh giao hàng. Khách hàng nhận hàng, kiểm tra đầy đủ số lượng, chất lượng và ký vào giấy xác nhận thanh toán.
■ Bộ phận kế toán nhận giấy chấp nhận thanh toán cùng đầy đú chứng từ thực hiện
việc hạch toán tài khoản phải thu. doanh thu. thuế.
Hóa đơn liên 2 sẽ gửi cho khách hàng bằng đường bưu điện đối với những doanh nghiệp yêu cầu gửi hóa đơn.
Sơ đồ 2.2 Lưu đồ chứng từ bán hàng chịu tại các doanh nghiệp.
2.2.1.3 Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản hạch toán nghiệp vụ và các thủ tục kiểm sốt chu trình kế toán doanh thu
a) Chứng từ:
+ Đon đặt hàng, họp đồng mua hàng của khách hàng: Do khách hàng lập và
gửi tới các doanh nghiệp. Trong đó yêu cầu các doanh nghiệp cung câp hàng hỏa. thòi hạn giao hàng, hình thức giao hàng.
+ Lệnh giao hàng: Do bộ phận kế toán bán hàng lập căn cứ vào đơn đặt hàng
của khách hàng. Trong đó ghi rõ thơng tin hàng mà khách hàng mua.
+ Hóa đon bán hàng: Hóa đơn xác lập quyền sớ hữu đã chuyển giao cho người
mua và nghĩa vụ thanh toán cùa người mua cho doanh nghiệp đồng thời cùng là chứng từ ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước.
+ Giấy báo thanh tốn: Doanh nghiệp dùng giấy này để thơng báo cho khách
hàng đã đến hạn thanh tốn, nếu khơng thanh tốn thì ngừng việc cung cấp hàng.
+ Giấy báo Có: Chứng từ của Ngân hàng lập, ghi nhận tài khoản tiền gửi cua
doanh nghiệp khách hàng đã chuyển tiền vào.
+ Phiếu thu: Chứng từ được lập khi nhận tiền mặt nhập quỹ.
+ Phiếu xuất kho: Chứng từ ghi nhận hàng số hàng đã xuất ra khỏi kho.
+ Phiếu nhập kho: Chứng từ ghi nhận hàng bán bị trả lại, thủ kho làm phiếu
nhập kho ghi nhận số lượng hàng nhập kho.
+ Biên bản nhận hàng: Là biên bản ghi nhận số lượng, loại hàng, quy cách,
chất lượng và nguyên nhân hàng bán bị trả lại.
b) Các báo cáo được sử dụng trong chu trình doanh thu:
+ Báo cáo công nợ khách hàng: Liệt kê các nghiệp vụ thanh toán với khách
hàng, cũng như tổng số nợ còn phải thu. Báo cáo dùng để đối chiếu với khách hàng, phát hiện sai sót, gian lận. Và là căn cứ dùng để nhắc nhở khách hàng thanh toán sớm trước khi quá hạn.
+ Báo cáo giao hàng của bộ phận giao hàng: Liệt kê số lượng hàng giao cho
khách hàng. Báo cáo dùng để đổi chiếu với khách hàng về số lượng hàng đã giao.
c) Hệ thống tài khoản hạch tốn nghiệp vụ trong chu trình doanh thu:
Tài khoản mà doanh nghiệp dùng trong quy trình bán hàng là TK. 1561. TK155. TK 632, TK 131, TK 33331. TK 5111. TK 5112. TK 641. TK 111, TK 112. Các tài khoản này được theo dõi chi tiết trên sổ cái và số chi tiết.
d) Các thủ tục kiểm sốt sử dụng trong chu trình doanh thu:
Thủ tục kiểm soát ở các doanh nghiệp VN hiện nay chưa có quy định cụ thê tất cả các hoạt động, nhưng vẫn có một số quy định để cho cơng tác kiểm sốt thơng tin trong chu trình doanh thu như sau:
+ Phân chia trách nhiệm thích hợp: Quy trình bán hàng có nhiều bộ phận
phê chuẩn và chức năng bảo quản tài sán và kế toán. Tách biệt giữa chức năng kế toán và chức năng hoạt động. Bộ phận bán hàng khơng kiêm chức năng kế tốn.
+ Chứng từ và sổ sách: Chứng từ được đánh số liên tục, sắp xếp hợp lý. khoa
học. Việc đánh số liên tục sẽ kiểm sốt được tình hình sử dựng chứng từ, tránh tình trạng xé chứng từ để thực hiện những nghiệp vụ ảo. Doanh nghiệp lưu chứng từ theo loại chứng từ, và sắp xếp theo ngày tháng năm rất dễ tìm kiếm. Tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý. Các chứng từ sổ sách ghi chép đầy đủ hợp lý. Các chứng từ có chữ ký đầy đủ. Khi thu tiền bằng tiền gửi Ngân hàng, giấy báo Có. sơ phụ là chứng từ cùa Ngân hàng nên không được đánh số theo quy định của doanh nghiệp. Nên việc lưu trứ. truy xuất khơng được tiện lợi.
+ Kiểm sốt vật chất:hệ thống thông tin chưa được tổ chức tốt nhưng dữ liệu
của doanh nghiệp vẫn đảm bảo được an toàn nhờ những quy định tiếp cận sô sách. Doanh nghiệp có lực lượng bảo vệ, thủ tục ra vào doanh nghiệp chặt chẻ. Cuối kỳ có tiến hành so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán với tài sản hiện có.
+ Kiểm sốt độc lập:Hằng năm, tuy khơng nhiều, chủ yếu là doanh nghiệp nhà nước
hay doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi mời kiểm tốn về kiểm tốn cho doanh nghiệp. Qua đó kiểm tra, đóng góp ý kiến để hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp hồn thiện hơn.
+ Phân tích rà sốt: Có đối chiếu từ nhiều nguồn khác nhau như: sô sách kế
toán với sổ sách ở kho, số tổng hợp với sổ chi tiết.
2.2.2 Chu trình chi phí
2.2.2.1 Tổ chức thu thập thơng tin chu trình kế tốn chi phí
Chu trình chi phí gồm các nghiệp vụ kế tốn ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc mua hàng hóa, mua nguyên vật liệu, dịch vụ và thanh tốn cho nhà cung cấp. Có bốn hoạt động chính trong chu trình chi phí.
4 - Lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp. + Nhận hàng hóa dịch vụ từ nhà cung cấp. + Xác nhận nghĩa vụ thanh toán.
+ Thanh toán cho người bán.
Ta có thể mơ tả tóm tắt quy trình hoạt động của chu trình chi phí qua sơ đồ dong dữ liệu về quy trình chi phí như sau:
ị Dữ liệu nhận hàng Tập tin Hàng tồn kho l-IT hàng tồn kho -"X~ Dối chiếu Giao hàng Bộ phận sán xuất Yêu cầu mua NVL J HT đặtY N /ĩ I I o m rt ỉ Đối chiếu Dặt hàng ---------------------*ị Nhả cung cấp I Thanh tốn Tập tin Cơng nợ phái thu Tập họp, phân loại HT \ ị Công nọ- > Phái trá / Giám dốc Kiếm tra
Sơ đồ 2.5 Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình chi phí tại doanh nghiệp
2.2.2.2 Tổ chức các thủ tục thực hiện chu trình kế tốn chi phí
Trong quy trình chi phí của doanh nghiệp bao gồm các nghiệp vụ sau: + Nghiệp vụ mua hàng.
+ Nghiệp vụ thanh toán tiền.
Sau đây là thực trạng của nghiệp vụ mua hảng chưa thanh thanh tốn tiền của doanh nghiệp:
♦♦♦ Mơ tả nghiệp vụ:
■ Bộ phận yêu cầu hàng hóa sẽ lập Phiếu đề nghị thanh tốn u cầu hàng hóa dịch vụ gồm 2 liên. Cả 2 liên sẽ gửi cho phịng kế tốn và Giám đốc duyệt.
■ Phịng kế tốn xem xét và kiểm tra yêu cầu mua hàng. Ký và đưa giám dốc ký. Sau đó chuyển cho bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng, hoặc điện thoại, email, fax. một số trường hợp là lập hợp đồng gửi cho nhà cung cấp. Liên 1 giứ lại tại phịng kế tốn. Liên 2 giao cho bộ phận kho chờ nhận hàng.
■ Khi nhà cung cấp gửi hàng cho doanh nghiệp, bộ phận kho sẽ kiếm tra số lượng,
quy cách, chất lượng hàng ... đối chiếu so với Giấy đề nghị thanh toán. Và lập phiếu nhập kho gồm 3 liên, Liên 1 lưu tại kho, liên 2 gửi nhà cung cấp. Liên 3 gứi kế tốn thanh tốn, kèm với hóa đơn liên 2.
■ Kế tốn thanh tốn nhận hóa đơn, phiếu nhập kho, kiểm tra, và nhập liệu vào máy tính.
❖ Lưu đồ:
Sơ đồ 2.6 - Lưu đồ mua hàng chưa trả tiền tại doanh nghiệp
2.2.2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản hạch toán nghiệp vụ và các thủ tục kiểm sốt chu trình kế tốn chi phí
a) Chứng từ
+ Phiếu nhập kho: Sau khi kiểm kê, hàng hóa sẽ được ghi chép về số lượng,
đơn giá, và nhập vào kho của doanh nghiệp.
+ Hóa đo’n bán hàng: Là liên 2 của Hóa đơn mà nhà cung ấp gưi cho Doanh
nghiệp.
+ Phiếu chi: Chứng từ được lập khi chi tiền mặt.
+ ủy nhiệm chi: Là chứng từ yêu cầu ngân hàng trích một số tiền từ tài khốn
của doanh nghiệp gửi vào tài khoản nhà cung cấp.
+ Phiếu đề nghị thanh toán: Là chứng từ dùng cho bộ phận mua hàng để yêu
cầu mua hàng hóa, nguyên vật liệu.
b) Báo cáo:
+ Báo cáo công nợ người cung cấp: Liệt kê các nghiệp vụ thanh toán với người cung
cấp, cũng như số nợ còn phải trả. Báo cáo này dùng đế đối chiếu với nhà cung cấp phát hiện sai sót, gian lận của kế toán.
c) Hệ thống tài khoản hạch tốn nghiệp vụ trong chu trình chi phí:
Tài khoản mà doanh nghiệp dùng trong quy trình bán hàng là TK 1561, TK 331, TK 133,TK 111, TK 112. Các tài khoản này được theo dõi chi tiết trên sổ cái và sổ chi tiết.
d) Các thủ tục kiểm sốt sử dụng trong chu trình chi phí:
Thủ tục kiểm sốt ở doanh nghiệp chưa có quy định cụ thể tất cả các hoạt động, nhưng vẫn có một số quy định để cho cơng tác kiếm sốt thơng tin trong chu trình chi phí. Các thủ tục kiểm sốt trong chu trình chi phí cũng tương tự như chu trình doanh thu.
2.3 THỰC TRẠNG VÈ TỎ CHỨC CỒNG TÁC KẾ TOÁN QUÂN TRỊ TẠI CÁC DN VIỆT NAM
Bộ phận kế toán trong các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện các cơng việc của kê tốn tài chính. Các số liệu báo cáo chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngồi, thơng qua các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước. Cơng tác kế tốn chi thực hiện là kế toán tổng hợp và kế tốn chi tiết thuộc kế tốn tài chính nham qn lý tài sản, quản lý quá trình kinh doanh và lập báo cáo theo yêu cầu cùa các cơ quan nhà nước. Các doanh nghiệp khơng có tổ chức riêng bộ phận kế tốn quan trị. Bộ phận kè toán tài chính hiện nay tại các doanh nghiệp có thực hiện một số cơng việc có liên
I quan đến kế toán quản trị.
' 2.3.1 Thực trạng về việc phân loại chi phí để phân tích mối quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận phí- khối lượng- lợi nhuận
Việc phân loại chi phí trong doanh nghiệp chủ yếu phục vụ cho kế tốn tài chính. Chi phí được nhận thức như những khoản phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp để sản xuất được sản phẩm. Chi phí được đặt trong mối quan hệ với tài sản, vốn chủ sỡ hữu của doanh nghiệp và chi phí được đảm bảo bời chửng từ chứng minh chi phí là phí tổn thực tế trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chia toàn bộ chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong trong k\ thành chi phí sản xuất và chi phí ngồi sản xuất.
■ Chi phí sản xuất bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
■ Chi phí ngồi sản xuất bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp.
Phân loại chi phí theo yếu tổ:
Doanh nghiệp chia tồn bộ chi phí sán xuất kinh doanh trong kỳ thành 5 loại: ■ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Direct material cost): khoản mục chi phí này bao gồm tồn bộ chi phí ngun vật liệu sử dụng trực tiếp trong từng quá trình sán xuất sản phẩm như chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất khing doanh trong kỳ.
■ Chi phí nhân cơng (Directs labour costs): bao gồm tiền lương và các khốn trích theo lương tính vào chi phí sản xuất kinh doanh như bảo hiểm xã hội. bảo hiềm V tế. kinh phí cơng đồn, bảo hiểm thất nghiệp của công nhân và các kỹ sư trực tiếp thực hiện từng quá trình sản xuất.
■ Chi phí khấu hao tài sản cố định: bao gồm chi phí khâu hao cùa tâl ca các tài san cố định dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
■ Chi phí dịch vụ mua ngồi: bao gồm các chi phí về điện. nước, điện thoại, báo chí, internet, và các dịch vụ khác phát sinh trong kỳ kế tốn.
■ Chi phí khác bằng tiền: bao gồm chi phí sản xuất kinh doanh chưa được phan ánh trong các chỉ tiêu trên như: chi phí tiếp khách, hội nghị, thuế mơn bài....
Phân loại chì phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh:
Tồn bộ chi phí của doanh nghiệp được chia thành 2 loại:
■ Chi phí sản phẩm: là những chi phí gắn liền với giá trị thành phàm được sàn xuất ra bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí san xuất chung. Khi doanh nghiệp đem các thành phẩm này tiêu thụ thì các chi phí gắn liền với các thành phẩm này mới được xem là chi phí trong kỳ.»
■ Chi phí thời kỳ: là những chi phí phát sinh sể được tính trừ hêt vào lợi nhuận trong kỳ của doanh nghiệp đó là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí:
Doanh nghiệp căn cứ vào mối quan hệ giữa chi phí với đối tượng chịu chi phí đê phân loại, chi phí được chia làm 2 loại:
■ Chi phí trực tiếp: thường được tập hợp thẳng cho các đối tượng chịu chi phí như