ỉ.2.5 .2 Những người bên ngoài doanh nghiệp
2.2 THỰC TRẠNG VÈ TỎ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KÉ TOÁN TẠ
2.2.2 Chu trình chi phí
2.2.2.1 Tổ chức thu thập thơng tin chu trình kế tốn chi phí
Chu trình chi phí gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc mua hàng hóa, mua nguyên vật liệu, dịch vụ và thanh toán cho nhà cung cấp. Có bốn hoạt động chính trong chu trình chi phí.
4 - Lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp. + Nhận hàng hóa dịch vụ từ nhà cung cấp. + Xác nhận nghĩa vụ thanh toán.
+ Thanh tốn cho người bán.
Ta có thể mơ tả tóm tắt quy trình hoạt động của chu trình chi phí qua sơ đồ dong dữ liệu về quy trình chi phí như sau:
ị Dữ liệu nhận hàng Tập tin Hàng tồn kho l-IT hàng tồn kho -"X~ Dối chiếu Giao hàng Bộ phận sán xuất Yêu cầu mua NVL J HT đặtY N /ĩ I I o m rt ỉ Đối chiếu Dặt hàng ---------------------*ị Nhả cung cấp I Thanh toán Tập tin Công nợ phái thu Tập họp, phân loại HT \ ị Công nọ- > Phái trá / Giám dốc Kiếm tra
Sơ đồ 2.5 Sơ đồ dịng dữ liệu chu trình chi phí tại doanh nghiệp
2.2.2.2 Tổ chức các thủ tục thực hiện chu trình kế tốn chi phí
Trong quy trình chi phí của doanh nghiệp bao gồm các nghiệp vụ sau: + Nghiệp vụ mua hàng.
+ Nghiệp vụ thanh toán tiền.
Sau đây là thực trạng của nghiệp vụ mua hảng chưa thanh thanh toán tiền của doanh nghiệp:
♦♦♦ Mô tả nghiệp vụ:
■ Bộ phận yêu cầu hàng hóa sẽ lập Phiếu đề nghị thanh tốn u cầu hàng hóa dịch vụ gồm 2 liên. Cả 2 liên sẽ gửi cho phịng kế tốn và Giám đốc duyệt.
■ Phịng kế tốn xem xét và kiểm tra yêu cầu mua hàng. Ký và đưa giám dốc ký. Sau đó chuyển cho bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng, hoặc điện thoại, email, fax. một số trường hợp là lập hợp đồng gửi cho nhà cung cấp. Liên 1 giứ lại tại phịng kế tốn. Liên 2 giao cho bộ phận kho chờ nhận hàng.
■ Khi nhà cung cấp gửi hàng cho doanh nghiệp, bộ phận kho sẽ kiếm tra số lượng,
quy cách, chất lượng hàng ... đối chiếu so với Giấy đề nghị thanh toán. Và lập phiếu nhập kho gồm 3 liên, Liên 1 lưu tại kho, liên 2 gửi nhà cung cấp. Liên 3 gứi kế toán thanh toán, kèm với hóa đơn liên 2.
■ Kế tốn thanh tốn nhận hóa đơn, phiếu nhập kho, kiểm tra, và nhập liệu vào máy tính.
❖ Lưu đồ:
Sơ đồ 2.6 - Lưu đồ mua hàng chưa trả tiền tại doanh nghiệp
2.2.2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản hạch toán nghiệp vụ và các thủ tục kiểm soát chu trình kế tốn chi phí
a) Chứng từ
+ Phiếu nhập kho: Sau khi kiểm kê, hàng hóa sẽ được ghi chép về số lượng,
đơn giá, và nhập vào kho của doanh nghiệp.
+ Hóa đo’n bán hàng: Là liên 2 của Hóa đơn mà nhà cung ấp gưi cho Doanh
nghiệp.
+ Phiếu chi: Chứng từ được lập khi chi tiền mặt.
+ ủy nhiệm chi: Là chứng từ yêu cầu ngân hàng trích một số tiền từ tài khốn
của doanh nghiệp gửi vào tài khoản nhà cung cấp.
+ Phiếu đề nghị thanh toán: Là chứng từ dùng cho bộ phận mua hàng để yêu
cầu mua hàng hóa, nguyên vật liệu.
b) Báo cáo:
+ Báo cáo công nợ người cung cấp: Liệt kê các nghiệp vụ thanh toán với người cung
cấp, cũng như số nợ còn phải trả. Báo cáo này dùng đế đối chiếu với nhà cung cấp phát hiện sai sót, gian lận của kế tốn.
c) Hệ thống tài khoản hạch toán nghiệp vụ trong chu trình chi phí:
Tài khoản mà doanh nghiệp dùng trong quy trình bán hàng là TK 1561, TK 331, TK 133,TK 111, TK 112. Các tài khoản này được theo dõi chi tiết trên sổ cái và sổ chi tiết.
d) Các thủ tục kiểm sốt sử dụng trong chu trình chi phí:
Thủ tục kiểm sốt ở doanh nghiệp chưa có quy định cụ thể tất cả các hoạt động, nhưng vẫn có một số quy định để cho cơng tác kiếm sốt thơng tin trong chu trình chi phí. Các thủ tục kiểm sốt trong chu trình chi phí cũng tương tự như chu trình doanh thu.
2.3 THỰC TRẠNG VÈ TỎ CHỨC CỒNG TÁC KẾ TOÁN QUÂN TRỊ TẠI CÁC DN VIỆT NAM
Bộ phận kế toán trong các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện các công việc của kê tốn tài chính. Các số liệu báo cáo chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngồi, thơng qua các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước. Cơng tác kế tốn chi thực hiện là kế tốn tổng hợp và kế toán chi tiết thuộc kế tốn tài chính nham qn lý tài sản, quản lý quá trình kinh doanh và lập báo cáo theo yêu cầu cùa các cơ quan nhà nước. Các doanh nghiệp khơng có tổ chức riêng bộ phận kế tốn quan trị. Bộ phận kè tốn tài chính hiện nay tại các doanh nghiệp có thực hiện một số cơng việc có liên
I quan đến kế toán quản trị.
' 2.3.1 Thực trạng về việc phân loại chi phí để phân tích mối quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận phí- khối lượng- lợi nhuận
Việc phân loại chi phí trong doanh nghiệp chủ yếu phục vụ cho kế tốn tài chính. Chi phí được nhận thức như những khoản phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp để sản xuất được sản phẩm. Chi phí được đặt trong mối quan hệ với tài sản, vốn chủ sỡ hữu của doanh nghiệp và chi phí được đảm bảo bời chửng từ chứng minh chi phí là phí tổn thực tế trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chia tồn bộ chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong trong k\ thành chi phí sản xuất và chi phí ngồi sản xuất.
■ Chi phí sản xuất bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
■ Chi phí ngồi sản xuất bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp.
Phân loại chi phí theo yếu tổ:
Doanh nghiệp chia tồn bộ chi phí sán xuất kinh doanh trong kỳ thành 5 loại: ■ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Direct material cost): khoản mục chi phí này bao gồm tồn bộ chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp trong từng quá trình sán xuất sản phẩm như chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất khing doanh trong kỳ.
■ Chi phí nhân cơng (Directs labour costs): bao gồm tiền lương và các khốn trích theo lương tính vào chi phí sản xuất kinh doanh như bảo hiểm xã hội. bảo hiềm V tế. kinh phí cơng đồn, bảo hiểm thất nghiệp của cơng nhân và các kỹ sư trực tiếp thực hiện từng quá trình sản xuất.
■ Chi phí khấu hao tài sản cố định: bao gồm chi phí khâu hao cùa tâl ca các tài san cố định dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
■ Chi phí dịch vụ mua ngồi: bao gồm các chi phí về điện. nước, điện thoại, báo chí, internet, và các dịch vụ khác phát sinh trong kỳ kế toán.
■ Chi phí khác bằng tiền: bao gồm chi phí sản xuất kinh doanh chưa được phan ánh trong các chỉ tiêu trên như: chi phí tiếp khách, hội nghị, thuế mơn bài....
Phân loại chì phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh:
Tồn bộ chi phí của doanh nghiệp được chia thành 2 loại:
■ Chi phí sản phẩm: là những chi phí gắn liền với giá trị thành phàm được sàn xuất ra bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí san xuất chung. Khi doanh nghiệp đem các thành phẩm này tiêu thụ thì các chi phí gắn liền với các thành phẩm này mới được xem là chi phí trong kỳ.»
■ Chi phí thời kỳ: là những chi phí phát sinh sể được tính trừ hêt vào lợi nhuận trong kỳ của doanh nghiệp đó là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí:
Doanh nghiệp căn cứ vào mối quan hệ giữa chi phí với đối tượng chịu chi phí đê phân loại, chi phí được chia làm 2 loại:
■ Chi phí trực tiếp: thường được tập hợp thẳng cho các đối tượng chịu chi phí như chi phí nguyên vật liệu trưc tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp.
■ Chi phí gián tiếp: là chi phí liên quan đến nhiều đối tượng chi phí, do đó cần được phân bổ vào các đối tượng liên quan theo tiêu thức nhất định như chi phí sán xuất chung.
Qua cách phân loại như vậy, ta có thể khẳng định rằng, doanh nghiệp có chí phân loại chi phí theo cơng dụng của chúng và chi tiết theo từng đối tượng tập hợp chi phí để phục vụ cho công tác quản lý. Một số cách phân loại chi phí phục vụ cho kế tốn quản trị chưa được thực hiện tại doanh nghiệp như: phân loại chi phí thảnh chi phí chênh lệch, chi phí cơ hội. chi phí chìm: phân loại chi phí theo cách ứng xư cua chi phí để phục vụ cho phân tích mối quan hệ lợi nhuận - chi phí - doanh thu là không thè.
2.3.2 Thực trạng về việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách
Hằng năm, các doanh nghiệp thường ban hành một số chỉ tiêu kế hoạch định hướng chung cho hệ thống các doanh nghiệp con. Căn cứ vào chỉ tiêu chung tiến hành lập các dự tốn cho năm đó và một số chỉ tiêu cơ bản cho những năm tiếp theo.
Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào chỉ tiêu định hướng sẽ lập những kế hoạch bán hàng trong năm chứ khơng lập dự tốn ngân sách hằng năm.
Trình tự lập kế hoạch ở các DN Việt Nam được thực hiện qua các bước:
Bước 1: Căn cứ vào chỉ tiêu của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ xem xét khả năng
thực hiện được kế hoạch của mình là bao nhiêu. Sau đó đề lên cấp trên các chi tiêu có thề đám nhận.
Bưó’c 2: Trên cơ sở kế hoạch bán hàng trong năm của DN. các phịng ban liên quan sè
thực hiện cơng tác phân phối hàng để bán trong năm và việc sản xuất mặt hàng gi trong'năm.
2.3.3 Thực trạng về việc lựa chọn thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định
Kế toán trong doanh nghiệp chưa thực hiện được vai trị kế tốn quản trị giúp Ban giám đốc đưa ra các quyết định. Các thông tin để ra quyết định này chưa được lựa chọn xem xét tính thích hợp và chưa được tính tốn cụ thê. chi tiêt. Phân lớn các quyêt định đưa ra theo cảm tính của người lãnh đạo căn cứ vào thơng tin thực tế có dược.
2.4 ĐÁNH GIÁ VÈ VIỆC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KÉ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CÁC DN VIỆT NAM
2.4.1 ưu điểm
về việc lập kế hoạch và kiểm tra kế hoạch: tuy hệ thống dự toán ngân sách ớ
doanh nghiệp không được lập một cách đầy đủ, nhưng doanh nghiệp có lập kế hoạch sản xuất theo từng tháng, và có kiểm tra tình hình sản xuất thực tế so với kế hoạch.
về việc phân loại theo dõi chi phí: mặc dù doanh nghiệp khơng phân loại chi phí
theo u cầu của kế tốn quản trị, nhưng ở doanh nghiệp có theo dõi tiết chi phí theo từng khoản mục để phục cho các nhà quản lý trong việc kiểm sốt chi phí.
về hệ thống báo cáo: doanh nghiệp có thực hiện các báo cáo về giá thành theo
từng loại sản phẩm, báo cáo chi phí theo từng khoản mục chi phí.
2.4.2 Những vấn đề cịn tồn tại
Kế tốn quản trị cịn rất mới lạ về lý luận lẫn thực tiễn ứng dụng trong doanh nghiệp. Các nhà quản trị chưa quan tâm đến kế toán quản trị tại doanh nghiệp. Các nhà quản trị chưa ý thức được tầm quan trọng của thơng tin kế tốn quản trị phục vụ cho việc ra quyết định kinh tế. Các thông tin họ u cầu từ kế tốn qn trị khơng nhiều và đơn giản nên bộ phận kế toán quản trị tại doanh nghiệp chưa được xây dựng. Vì thế, các nội dung kế tốn quản trị nhìn chung chưa được thực hiện tại doanh nghiệp. Mặi khác, do hạn chế của các nhân viên kế toán về kiến thức kế toán quản trị nên việc sư dụng cơng tác kế tốn quản trị vào doanh nghiệp cịn khó khăn.
về tổ chức bộ máy kế tốn: Cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp chi có một bộ
phận duy nhất là bộ phận kế tốn tài chính. Chưa có sự chun biệt rõ ràng, chưa có nhân viên chun trách cơng tác kế tốn quản trị. Nhân viên kế tốn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện công tác kế toán quản trị. Nhu cầu thơng tin kế tốn quản trị chưa được chú trọng, việc tổ chức cơng tác ke tốn chưa có sự phân chia rị ràng giữa kế tốn quản trị và kế tốn tài chính. Cơ cấu tơ chức cùa phịng kê tốn chi đáp ứng cho thương mại, cịn sản xuất thì chưa đáp ứng được.
về hệ thống kiểm soát nội ốợrDoanh nghiệp chưa tổ chức được hệ thống iếm
soát nội bộ, kế toán chưa thực hiện được chức năng giám đốc và quản lý tài sán tại doanh nghiệp.
về tổ chức dữ liệu cho các đối tượng chi tiết: Việc mã hóa các đối tượng quan
lý chi tiết tưởng chừng đơn giản, nhưng lại chiếm một vị trí trong việc xử lý số liệu trên máy tính. Trong doanh nghiệp, việc mã hóa chi tiết các đối tượng như: khách
hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, ngun vật liệu, thành phẩm., vẫn cịn nhiều bât cập. Khơng có quy định bằng văn bản cho việc quy định cách đặt mã của các đối tượng này. Tại doanh nghiệp, cách đặt mã vẫn chưa thỏa mản: tính khơng dư thừa, gợi nhớ. dễ bổ sung, nhất quán. Chỉ nhân viên nào thực hiện cơng việc thì mới nhớ mã cùa đơi tượng gây ra việc người mới sẽ khó nắm bắt được cơng việc một cách hiệu quả.
về chứng từ và quy trình luân chuyển: Các chứng từ đang được sử dụng tại
doanh nghiệp chủ yếu phục vụ cho cơng tác kế tốn tài chính. Chứng từ chưa được tổ chức để phục vụ kế toán quản trị.Trên chứng từ tuân thủ theo quy định cùa Bộ Tài chính chứ chưa thiết kế thêm để phù hợp với kế toán quản trị. Thiếu các chứng từ phán ánh biến động tình hình sản xuất, biến động chi phí thực tế so vời dự tốn.Chứng từ ÍI liên (VD: giấy đề nghị thanh tốn) làm cho quá trình lưu trừ và đối chiếu gặp nhiều khó khăn. Trong nghiệp vụ bán hàng cúa chu trình doanh thu như đã nêu trên chưa đảm bảo tính hiệu quả và đáp ứng nhu cầu kiểm sốt. Ngồi ra việc lập và ln chun chứng từ chưa đưa ra được các quy định bằng văn bản mô tả quy trình, hình thức các lưu đồ, giải thích các lưu đồ, chứng từ hướng dẫn. Điều này khiến cho hệ thống thơng tin kế tốn khơng được nhất qn trong quy trình làm cho nhà quản lý khó nắm bắt được tình hình và cũng làm khó khăn cho người mới tiếp cận.
về hệ thống tài khoản:ỉỉệ thống tài khoản của doanh nghiệp đang sử dựng tại
doanh nghiệp chủ yếu phục vụ cho công tác kế tốn tài chính. Khơng tơ chức tài khoan phục vụ cho kế tốn quản trị. Nói chung hệ thống tài khốn cùa doanh nghiệp vẫn chưa được thiết kế phù hợp với hệ thống thơng tin kế tốn hiện đại. Nhiều khoan mục chi phí khơng được mở tài khoản chi tiết để theo dõi, ví dụ như khoản mục chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 621, tài khoản 622. tài khoán 627 được doanh nghiệp tổ chức thành tùng đối tượng tính giá thành đe thuận tiện cho cơng tác tính giá thành của doanh nghiệp, tuy nhiên nó khơng được phân thành định phí. biến phí vả chi phí hỗn hợp, theo các trung tâm trách nhiệm.