Chuẩn bị nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán quản t- 123docz.net

ỉ.2.5 .2 Những người bên ngoài doanh nghiệp

3.3 CẤC GIẢI PHÁP HÔ TRỌ KHÁC

3.3.1 Chuẩn bị nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán quản trị

Đe bộ phận kế tốn quản trị hoạt động có hiệu quả thì ta phải chuẩn bị những người vận hành bộ phận kế toán quản trị là những người chun nghiệp. Kế tốn qn trị là cung cấp thơng tin cho các nhà quán lý vì thế trong qjuá trình làm việc ngồi việc tập hợp, xử lý, phân tích dữ liệu, nhân viên kế tốn quan trị cần phai đưa ra các quyết định, xu hướng, các biện pháp tư vấn cho các nhà quản lý. Ke tốn qn trị đóng vai trị then chốt trong việc cung cấp thông tin định lượng giúp nhà quản trị thực hiện chức năng quản lý doanh nghiệp, những thông tin này rất lợi hại trong mơi trường mang tính

cạnh tranh, có ý nghĩa quyết định đến sự thành cơng của doanh nghiệp trên thương trường. Ngoài ra nhân viên kế tốn quản trị cịn biết được các bí mật nội bộ mà các phòng ban khác khơng thể biết được, chính vì thế khi tuyển dựng, đào tạo một nhân viên kế toán quản trị doanh nghiệp cần chú ý đến các vấn đề sau:

■ về năng lực chun mơn: nhân viên kế tốn quản trị phải có đủ trình độ chun mơn, nghiệp vụ để thực hiện cơng việc của mình nhằm cung cấp các thơng tin đáng tin cậy trong sự phù hợp với Luật lệ liên quan, phù hợp với các nguyên tắc và tiêu chuân kỹ thuật quy định cho nhà quản lý.

■ Tính bí mật: nhân viên kế tốn quản trị phải bảo mật tuyệt đối các bí mật của doanh nghiệp. Không được tiết lộ thơng tin ra bên ngồi hay sử dụng vào mục đích phục vụ lợi ích riêng cá nhân.

■ Trung thực và khách quan: nhân viên kế tốn quản trị phải truyền đạt thơng tin một cách trung thực và khách quan, khơng được làm méo mó sai lệch thơng tin đê hưởng lợi hoặc thơng đồng với bộ phận khác để hưởng lợi từ bên thứ ba.

Chính các đặc điểm và yêu cầu như trên của nhân viên kế toán quản trị. doanh nghiệp phải có chính sách về:

■ Đào tạo: các nhân viên cấp cao có thể hướng dẫn, truyền đạt lại cho nhân viên cấp thấp hơn, việc học hỏi giữa các nhân viên với nhau được khuyến khích. Ngồi ra định kỳ doanh nghiệp phải tài trợ kinh phí để các nhân viên kế toán quan trị tham gia các lớp nâng cao trình độ chun mơn ở các trường đại học hoặc doanh nghiệp kết hợp với các trường đại học để mở lớp huấn luyện tại doanh nghiệp.

■ Lương: doanh nghiệp phải có chính sách trả lương và các khoản trợ cấp khác phù hợp với công việc và nhiệm vụ của cơng nhân viên kế tốn quản trị để họ gắn bó và cùng phát triển với doanh nghiệp.

■ Môi trường làm việc: quan hệ giữa nhân viên với nhau phải có sự tơn trọng lần nhau,‘thân thiện trong cơng việc, cùng nhau phát triển.

Các chính sách trên cũng khơng nằm ngồi ý tướng bồi dưỡng nhân tài và cùng nhân tài phát triển của doanh nghiệp.

3.3.2 Giải pháp thông tin và truyền thông giữa bộ,phận trong doanh nghiệp

Để giúp nhà quản trị ra quyết định thì bộ phận kế tốn quản trị phải có mối quan hệ chặt chẽ với các phịng ban khác trong tồn doanh nghiệp để thu nhận và truyền đạt thơng tin một cách khoa học, kịp thời. Có hai luồng thơng đó là thơng tin từ bên ngồi vào bộ phận kế tốn quản trị và thơng tin tin từ bộ phận kế tốn qn trị ra bên ngồi.

u cầu đối với luồng thông tin đầu vào:

■ Chất lượng thơng tin: bộ phận kế tốn quản trị phải xem xét đánh giá chất lượng thông tin được cung cấp từ các phịng ban khác về: tính trung thực, tính khách quan của thơng tin trước khi sử dụng các thông tin này phục vụ cho công việc của kế tốn quản trị.

■ Tính kịp thời của thơng tin: các thông tin cung cấp phải kịp thời đúng thời gian qui định.

■ Mầu biểu báo cáo: thống nhất giữa các kỳ báo cáo và theo mẫu qui định.

Yêu cầu đối với thông tin đầu ra:

" Xác định phạm vi báo cáo: thơng tin kế tốn quản trị sẽ được báo cáo đến ai, phịng ban nào, thơng tin nào được báo, những thông tin nào không được báo cáo ra khỏi bộ phận kế toán quản trị. Thông tin báo cáo phải phù hợp với từng đối tượng nhận thơng tin.

■ Tính kịp thời: phải đảm bảo tính kịp thời để các bộ phận khác có sự chuẩn bị tốt cho cơng việc trong q trình sản xuất kinh doanh.

■ Trình bày mẫu biểu: rõ ràng dễ hiểu.

Các bộ phận trong doanh nghiệp, nhất là bộ phận kế toán thực hiện đúng với những yêu cầu kiếm soát nội bộ đưa ra.

3.3.3 ủng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế tốn

Thơng tin đóng vai trị quan trọng trong việc ra quyết định. Thơng tin kịp thịi, đáng tin cậy sẽ giúp cho các nhà quản trị có quyết định đúng đắn. Ngược lại thông tin không kịp thời, không đáng tin cậy sẽ gây ra khó khăn trong việc ra quyết định và có thể dẫn đến quyết định sai lầm. Hoạt động ở doanh nghiệp tưong đối phức tạp. các nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều, do kế toán được thực hiện chủ yếu trên Excel còn đơn giản nên xử lý dữ liệu luôn luôn bị ứ đọng, không cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy cho các nhà quản lý trong việc ra quyết định kinh doanh vì vậy doanh nghiệp nên tin học hóa hệ thống thơng tin.

Tuỳ theo tình hình tài chính doanh nghiệp có thể thực hiện ngay hệ thống ERP (Enterprise Resource planning): hệ thống hoạch định nguọn lực doanh nghiệp là một giải pháp tin học phục vụ cho việc quản trị tồn doanh nghiệp từ kế tốn, nhân sự cho đến hoạch định sản xuất hoặc thực hiện tùng phần nếu khơng đu về tài chính. Bước đầu sẽ tin học hóa hệ thống tin học kế tốn, tiếp sau đó sẽ tin học hóa các bộ phận khác

như quản trị tài chính, quản trị tồn kho, quản trị nhân sự, quản trị sản xuất vả quản trị các nguồn lực khác tại doanh nghiệp. Có hai cách để tin học hóa hệ thong kế tốn.

Cách 1: Doanh nghiệp có thể thuê viết phần mềm phù họp vời đặc diem sán xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý.

Cách 2: Mua phần mềm có sẵn bán tên thị trường với các tính năng phù họp với yêu cầu hiện tại và có thể mở rộng sau này. Khi lựa chọn phần mềm, bộ phận kế toán phải lập ra tất cả các yêu cầu để xem phần mềm có thể đáp ứng được hay khơng cá về nội dung và hình thức, kiểm tra tính lơgic, tính họp lý của phần mềm, đặc biệt là khả năng truyền dữ liệu qua mạng.

Khi thực hiện tin học hóa, doanh nghiệp phải chú ý đến vấn đề bảo vệ và phân quyền khi sử dụng nhất là đối với thông tin kế tốn quản trị. Tránh để thơng tin rị rỉ ra bên ngồi thơng qua hệ thống mạng. Định kỳ phải cập nhật và lưu trữ dữ liệu ớ nơi an tồn, phịng chống virus từ trên mạng và các vấn đề bảo trì khác.

KÉT LUẬN CHƯƠNG 3

Thơng qua việc nghiên cứu quá trình tổ chức quản lý, quá trình sản xuất, kinh doanh, đặc điểm hoạt động, đối tượng kế tốn và u cầu thơng tin kế tốn quản trị từ các nhà quản lý, tác giả đã xây dựng lại hệ thống thơng tin kế tốn quản trị tại doanh nghiệp DN thơng qua việc xác lập mục tiêu hồn thiện, trên cơ sở đó tổ chức lại bộ máy kế tốn có áp dụng kế tốn quản trị, xây dựng hệ thống chứng từ. hệ thống tài khoản và hệ thống báo cáo sổ sách, xây dựng các dự tốn.

KÉT LUẬN •

Qua nghiên cứu, tìm hiểu và tiếp cận với tình hình thực tế về cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp, đề tài đã phân tích những ưu điểm cũng như các tồn tại cúa doanh nghiệp. Việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị để giúp cho các nhà quan lý doanh nghiệp lập kế hoạch, đưa ra những quyết định đúng đắn, tăng cường khá năng cạnh tranh trong việc giành đon đặt hàng với các đối thủ cạnh tranh là điều rất cần thiết.

Đe hệ thống kế toán quản trị thực sự phát huy được sức mạnh và mang lại hiệu quả, thì các nhà quản lý tại doanh nghiệp DN phái quan tâm hơn nữa việc tô chức và vận hành hệ thống kế toán quản trị tại doanh nghiệp.

Mặc dù kế tốn tài chính và kế tốn quản trị có nhiều điểm khác nhau, song kế tốn tài chính và kế tốn quản trị vẫn có những điểm khác nhau và có mơi quan hệ hữu cơ với nhau. Vì vậy, việc xây dựng bộ phận kế tốn quản trị tại doanh nghiệp DN không tách rời với bộ phận kế tốn tài chính mà hai bộ phận này kết hợp với nhau, hồ trợ cho nhau trong q trình thực hiện cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp. Việc tơ chức hệ thống kế tốn quản trị tại doanh nghiệp DN phải bắt đầu từ việc tổ chức tốt các khâu xây dựng hệ thống chứng từ, tổ chức tài khoản, sổ sách, báo cáo đê thu thập và theo dõi số liệu nhằm phục vụ cho việc ứng dụng các thơng tin này đế phân tích, đánh giá và ra các quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cúa doanh nghiệp.

Việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại doanh nghiệp là việc đầy khó khăn. Tuy nhiên với việc nghiên cứu nghiêm túc của tác giả, hy vọng rằng đề tài này sẽ được ứng dụng tại doanh nghiệp VN.

Mặc dù có nhiều cố gắng song khó có thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cơ, các anh chị trong doanh nghiệp và các đồng nghiệp.

Phụ lục 1:

THƯ VÀ PHIẾU KHẢO SÁT VÈ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC KẾ TỐN

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Kính gửi: Quý Doanh Nghiệp

V/v: Khảo sát việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng việc kế tốn và quản lý doanh nghiệp.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc kế toán và quản lý, doanh nghiệp đã thu được nhiều kết quả khả quan như giảm bớt khối lượng

tính tốn rất lớn, chất lượng các báo cáo chính xác hơn. Nhân viên kế tốn

cũng như người làm cơng tác lãnh đạo có nhiều thời gian hơn đe phân tích, thấm định những kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. Giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp có số liệu kịp thời nhàm đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác trong cơng việc điều hành sản xuất kinh doanh.

Tại hầu hết các doanh nghiệp hàng năm đều có khơng ít những đề án

hay kế hoạch ở mức độ lớn nhở khác nhau xây dựng hoặc mua phần mềm kế tốn phục vụ cơng tác kế toán và điều hành doanh nghiệp.... Tuy nhiên cho

đến nay việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ở các cơ quan, doanh

nghiệp vẫn còn dừng ở mức đơn lẻ, tự phát và vì vậy cịn khơng ít khó khăn

bất cập.

Đe nâng cao chất lượng phần mềm kế tốn cơng việc kế tốn, nhằm tìm hiểu nhu cầu sử dụng và sự đáp ứng của phần mềm kế tốn đối với cơng

tác kế tốn. Kính mong quý Doanh nghiệp dành chút thời gian trả lời các câu hỏi do chúng tôi cung cấp, bằng cách đánh chéo vào các ơ phía dưới.

Rất mong nhận được sự hợp tác, hỗ trợ từ ph4a Doanh nghiệp.

PHIÉU KHẢO SÁT Quý vị vui lòng đánh chéo và trả lời vào các ơ phía du’ó’i.

1/. Doanh nghiệp bạn có sử dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác ke tốn khơng?

Có □ Không □

2/. Các bộ phận nào sau đây trong doanh nghiệp đã được tin học hoá: a. Bộ phận Kế toán □ b. Bộ phận Kinh doanh □

c. Bộ phận Nhân sự □ d. Bộ phận Sản xuất □

3/. Doanh nghiệp mua phần mềm đóng gói (phần mềm thương mại, do các

Công ty chuyên sản xuất phần mềm bán), hay tự thiết kế?

a. Phần mềm đóng gói: □

Tên phần mềm:

Địa chỉ nhà cung cấp phần mềm:.........................................................

Phần mềm: do nước ngoài □ hay trong nước thiết kế □ b. Tự thiết kế/ nhóm thiết kế: □, trên phần mềm:

Excel: □ Access: □ Khác □ (nêu tên)................. 4/. Phần mềm được cài đặt trên windows:

98: □ 2000:□ XP □ Khác □.................

5/. Phần mềm được thiết kế bởi ngôn ngữ/phần mềm (trả lời câu này nếu

Anh/chị biết):

Fox:O C:O Visual Basiciũ Visual Fox:ũ

Access:O Lotus note: ũ Oracle: □ Delphi: o

SQLServer: o C++:O Java: o Khác: ũ

6/. Cơ sở dữ liệu (data base) được thiết kế bởi ngôn ngừ/phần mềm (trá lời

câu này nếu Anh/chị biết):

SQL server: □ Oracle:□ Access: □ Visual fox: □ Khác o ............. 7/.’ Phần mềm bạn đang sử phù hợp với các quy định của pháp luật về kế

tốn?

Có □ Khơng □ Khác □