8. Kết cấu của khóa luận
2.3. Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản hành
2.3.2. Về chất lượng soạn thảo và ban hànhvăn bản hành chính
Thứ nhất, về thẩm quyền theo quy định của pháp luật và cơ quan
Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện được thực hiện theo đúng quy định tại Điều 26, Điều 28 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; thẩm quyền ký văn bản được quy định tại Điều 17, Quy chế làm việc của UBND huyện Lương Sơn, (Ban hành kèm theo Quyết định số 04/2015/QĐ- UBND ngày 29 tháng 07 năm 2015). Tuy nhiên, trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản một số cơ quan đơn vị vẫn cịn có sự nhầm lẫn trong việc xác định được các hình thức văn bản dẫn đến chọn sai hình thức văn bản,có sự nhầm lẫn hình thức giữa thơng báo, báo cáo, cơng văn và tờ trình.
Thứ hai, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cơ bản đã đảm bảo tuân thủ theo đúng quy của pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cịn nhiều sai sót về về thức và kỹ thuật trình bày văn bản về định lề trang văn bản, phơng chữ, vị trí và cách trình bày các thành phần của văn bản hành chính theo quy định (Ví dụ xem Phụ lục 04).
Thứ ba, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Trong q trình xây dựng đã tuân thủ theo quy trình do pháp luật quy định tại nghị định số 110/2004/NĐ-CP và theo quy định tại Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 2287/QĐ-UBND ngày 09 tháng 7 năm 2013 của UBND huyện Lương Sơn về việc ban hành Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, mà chất lượng văn bản khơng ngừng được nâng cao, hiệu quả công việc cũng được cải thiện rõ rệt, mọi hoạt động quản lý, điều hành công việc của cơ quan được diễn ra thông suốt đáp ứng kịp thời các nhu cầu thực tiễn.
35
hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn được thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung độ mật, khẩn và nơi nhận văn bản; tiến hành thu thấp xử lý thông tin.
Bước 2: Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo xây dựng đề cương ghi tồn bộ những ý chính cần trình bày nhằm xác định đúng nội dung của văn bản, đảm bảo về bố cục tránh bỏ sót hay trùng lặp thơng tin.
Sau khi đã có đề cương chi tiết người soạn thảo văn bản tiến hành soạn thảo văn bản theo đúng quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo các phịng chun mơn, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan nghiên cứu tiếp thu ý kiến hồn thiện bản thảo.
Bước 3: Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản. Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo các phịng chun mơn, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác nội dung của văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (Sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành; đề xuất mức độ mật, khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhân bản, trình người ký văn bản
36
quyết định. Chánh văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Qua khảo sát cho thấy Việc kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Lương Sơn hầu hết giao cho Phó Chánh Văn phịng phụ trách cơng tác tổng hợp thực hiện. Chánh Văn phòng UBND huyện Lương Sơn chỉ kiểm tra những văn bản quan trọng cần sự kiểm tra sát xao.
Bước 5: Ký ban hành văn bản
Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của cơ quan, trong đó, quy định Chủ tịch UBND huyện Lương Sơn có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành. Các trường hợp ký thay phải ghi (KT), ký thừa lệnh phải ghi (TL), ký thừa ủy quyền phải ghi (TUQ), ký thay mặt phải ghi (TM).
Bước 6: Hoàn thiện thủ tục ban hành văn bản và lưu văn bản
Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản sẽ được chuyển xuống Văn thư để làm thủ tục ban hành văn bản. Văn thư là người có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và hồn thiện thủ tục ban hành văn bản, phát hành văn bản và lưu văn bản theo quy định.
Việc soạn thảo văn bản hành chính nhìn chung đã tn thủ theo đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Tuy nhiên, bên cạnh đó cịn có một số cơng đoạn khơng được đảm bảo thực hiện theo quy định. Một số các đơn vị, cá nhân soạn thảo không xây dựng đề cương chi tiết nên dẫn tới những sai sót về nơi dung, văn bản thiếu mạch lạc, bố cục không đảm bảo.
Nhiều văn bản được ban hành không qua thẩm định dự thảo do việc lấy ý kiến của các đối tượng có liên quan, tiếp thu ý kiến trước khi trình ký cịn nhiều khó khăn bất cập bởi mỗi cơ quan, tổ chức cá nhân trong cơ quan phải kiêm nghiệm nhiều việc, hoặc phải đi công tác xa, công tác lâu ngày nên việc thẩm định văn bản gặp nhiều khó khăn ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản. Còn một số văn bản, do yêu cầu giải quyết công việc cần phai tiến hành nhanh chóng nên nên việc kiểm tra về thể thức và nội dung văn bản chỉ mang
37
tính chất qua loa, chiếu lệ, vì vậy mà chất lượng văn bản ban hành hành chính cịn hạn chế, do không được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ban hành làm ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc. Có những văn bản đã hồn thiện thủ tục ban hành nhưng chưa được phát hành theo quy định.
Có thể nói việc chưa tn thủ theo đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của một số cơ quan đơn vị là một trong những nguyên nhân dẫn đến