8. Kết cấu của khóa luận
2.3. Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản hành
2.3.3. Nhận xét chung về soạn thảo ban hànhvăn bản hành chính tại UBND
2.3.3. Nhận xét chung về soạn thảo ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn. UBND huyện Lương Sơn.
Qua q trình khảo sát và nghiên cứu cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cho thấy việc soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn đã bộc lộ những ưu điểm và hạn chế nhất định. Cụ thể như sau:
2.3.3.1.Về ưu điểm
Thứ nhất, hầu hết văn bản ban hành đúng về thẩm quyền theo quy định của pháp luật
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và nhu cầu cơng cơng việc của mình trong q trình thực hiện và giải quyết cơng việc các cơ quan tại UBND huyện Lương Sơn đã ban hành nhiều thể loại văn bản hành chính đảm bảo được yêu cầu phù hợp với các quy định tại Hiến pháp, phù hợp với các văn bản của cơ quan cấp trên, các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Hầu hết văn bản hành chính được ban hành đúng thẩm quyền về nội dung và thẩm quyền về hình thức quy định.
Thứ hai, lãnh đạo của UBND huyện Lương Sơn đã có sự quan tâm, chỉ đạo tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Nhận thức được tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn bản Lãnh đạo UBND huyện Lương Sơn cũng đã tập huấn nghiệp vụ cho các trưởng, phó phịng, do đó các cán bộ đã nắm được một cách cơ bản các quy định ban hành văn bản, quy trình soạn thảo văn bản đến thể thức từng loại văn bản. Từ đó, các phịng ban đã xây dựng được văn bản theo lĩnh vực chun mơn của mình.
UBND huyện Lương Sơn ln tích cực, chủ động triển khai tuyên truyền phổ biến các quy định của pháp luật về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
38
Đồng thời, UBND huyện Lương Sơn đã xây dựng được các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản thể hiện qua các quy chế riêng hoặc lồng ghép trong các văn bản khác như quy chế công tác văn thư lưu trữ, quy chế việc làm của cơ quan; kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản và đã tiến hành sao gửi cho các đơn vị các văn bản pháp luật của cấp trên quy định, hướng dẫn về việc thực thi soạn thảo và ban hành văn bản. Đồng thời, UBND huyện Lương Sơn cũng đã ban hành một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác soạn thảo VBHC của UBND huyện lương sơn được quy định trong các văn bản sau: Quy chế làm việc của UBND huyện Lương Sơn, ban hành kèm theo quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 20 tháng 7 năm 2015; Quy chế công tác văn, thư lưu trữ của UBND huyện Lương Sơn năm 2013 ban hành kèm theo Quyết định số 28887/QĐ-UBND ngày 09 tháng 7 năm 2013; Kế hoạch số 11/KH-UBND, ngày 02 tháng 02 năm năm 2015 của UBND huyện về công tác Văn thư lưu trữ năm 2015; Công văn số 402/UBND ngày 29 tháng 4 năm 2015 về việc đôn đốc thực hiện kế hoạch công tác văn thư Lưu trữ năm 2015.
Sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo của UBND huyện Lương Sơn đã góp phần nâng cao chất lương văn bản hành chính,đồng thời từng bước khắc phục được những tồn tại hiện nay tại cơ quan trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
Thứ ba, việc ban hành văn bản hành chính đảm bảo các yêu cầu về nội dung, bố cục, yêu cầu về ngơn ngữ, văn phong hành chính phù hợp với thực tiễn và có tính khả thi.
Nội dung văn bản ban hành phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, phù hợp với quy định của pháp luật; đảm bảo điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định. Mỗi cơ quan ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.
Nội dung văn bản được ban hành đúng mục đích, đối tượng, khoa học vì vậy mà hầu hết văn bản đều đảm bảo tính khả thi, phù hợp với quy luật phát triển khách quan tự nhiên và xã hội của địa phương.
39
chính xác, bố cục rõ ràng, thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt, đảm bảo tính logic, chặt chẽ, phù hợp với từng loại văn bản và hoàn cảnh giao tiếp; Bảo đảm sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ và Sử dụng tốt ngơn ngữ hành chính - cơng cụ chuẩn mực.
Thứ tư, văn bản hành chính của UBND huyện Lương Sơn đã đảm bảo các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành.
Qua việc khảo sát các VBHC được ban hành qua các năm cho thấy thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đã dần hồn chỉnh, đúng thể thức, đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc quy định. Từ đó đã phát huy được vai trò của văn bản quản lý nhà nước, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo quản lý cũng như là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật.
Tất cả những yếu tố đó đã làm tăng hiệu lực của văn bản, phát huy tốt vai trị của văn bản hành chính. Trong q trình thực hiện hạn chế những phát sinh ngồi ý muốn.
Thứ năm, việc quản lý và giải quyết văn bản đảm bảo được thực hiện theo đúng quy trình, kịp thời và hiệu quả
Việc tổ chức và giải quyết văn bản của UBND huyện Lương Sơn đều thực hiện theo đúng quy trình quy định và đảm bảo thực hiện theo nguyên tắc: kịp thời, chính xác, hiệu quả, an tồn, bí mật. Qua đó hiệu quả cơng tác hoạt động được nâng cao rõ rệt. Các văn bản do cơ quan ban hành và tiếp nhận từ các cơ quan khác đều được chuyển giao đúng đối tượng, và giải quyết kịp thời. Mọi quy trình đều được thực hiện một cách nghiêm túc, chính xác, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin trong công tác soạn thảo văn bản góp phần nâng cao hiệu quả trong giải quyết công việc.
Các văn bản được quản lý chặt chẽ, khoa học phục vụ hiệu quả cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của UBND huyện Lương Sơn. Đặc biệt từ năm 2016, UBND huyện Lương Sơn bắt đầu triển khai thực hiện phần mềm quản lý văn bản, bước đầu mang lại hiệu quả thiết thực, đảm bảo sự nhanh chóng, chính xác, khoa học, giảm bớt gánh nặng công việc của cán bộ, công chức.
40
2.3.3.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đạt được trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn còn bộc lộ những hạn chế, tồn tại nhất định như:
Thứ nhất, các văn bản hướng dẫn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính chưa rõ ràng, thống nhất.
Hiện nay, UBND huyện Lương Sơn đã xây dựng và triển khai thực hiện được các văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản nhưng những nội dung quy định, hướng dẫn còn chưa thống nhất. Đó là tình trạng UBND huyện Lương Sơn sử dụng nhiều loại văn bản khác nhau để quy định về nội dung soạn thảo và ban hành VBHC thể hiện qua các quy chế, nội quy, quy định của cơ quan.
Bên cạnh đó cơ quan cũng chưa xây dựng được một văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể nào về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Hầu hết công tác soạn thảo văn bản đều theo sự hướng dẫn chỉ đạo từ cơ quan trung ương và cơ quan cấp trên, UBND huyện Lương Sơn đã sao gửi để cho các cơ quan, đơn vị thực hiện theo. Như chúng ta biết, hiện nay, nhà nước ta có rất nhiều văn bản quy định hướng dẫn về công tác soạn thảo văn bản, trong khi nội dung các văn bản pháp luật nước ta còn nhiều mâu thuẫn, chưa thống nhất điều đó gây khó khăn cho việc thực hiện. Thêm vào đó, các cán bộ, cơng chức, làm cơng tác soạn thảo văn bản thường rất ít khi tìm hiểu, cập nhật hoặc nghiên cứu, tìm hiểu qua loa, chiếu lệ các quy định mới về công tác soạn thảo. Hầu hết các cán bộ, chuyên viên làm công tác soạn thảo đều làm theo lề lối, thói quen hoặc do người khác truyền lại ít khi nghiên cứu, cập nhật những quy định mới.
Thứ hai, một số cán bộ cơng chức chưa phân biệt được văn bản hành chính
Do hệ thống văn bản quản lý nhà nước rất đa dạng, trong khi đó trình độ năng lực của nhiều cán bộ cơng chức cịn hạn chế, hầu hết còn kiêm nhiệm và nhiều cán bộ làm việc trái chuyên ngành, chưa được đào đạo kỹ về chuyên mơn vì vậy mà khơng có nghiên cứu tìm hiểu sâu về văn bản, các cơ quan chuyên môn chưa thống nhất cách hiểu về khái niệm VBQPPL, VBHC, từ đó lúng túng
41
trong phân biệt giữa VBQPPL với VBHC thơng thường đó cũng là ngun nhân chính dẫn đến việc ban hành nhiều văn bản không đảm bảo về thể thức và nội dung theo quy định. Có sự nhầm lẫn giữa việc xác định các hình thức văn bản để ban hành.
Thứ ba, việc phối hợp trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn nhiều hạn chế.
Hiện nay trong cơng tác phối hợp cịn nhiều vấn đề bất cập như: Sự tham gia của các cơ quan, đơn vị liên quan chưa tích cực, cịn tâm lý coi đó là việc của cơ quan soạn thảo. Thực tế rất nhiều các ý kiến đóng góp chỉ quan tâm đến nội dung phân cơng cơng việc cho ngành mình chứ chưa thực sự quan tâm đóng góp tồn diện dự thảo văn bản.
Bên cạnh đó, UBND huyện cũng chưa có văn bản nào nhằm chỉ đạo phân công, phối hợp trong việc thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản. Dẫn đến một số đơn vị cá nhân đùn đẩy trách nhiệm, công tác phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan trong soạn thảo, ban hành chưa chặt chẽ, hiệu quả, có nhiều cơ quan, đơn vị chỉ phối hợp mang tính hình thức.
Sự phối hợp giữa cơ quan soạn thảo và thẩm định cũng gặp nhiều khó khăn, đặc biệt mỗi khi cần ý kiến dự thảo, các cá nhân, đơn vị được giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng có liên quan, tiếp thu ý kiến trước khi trình ký cịn nhiều bất cập do mỗi cơ quan, tổ chức cá nhân trong cơ quan phải kiêm nghiệm nhiều việc, hoặc phải đi công tác xa, công tác lâu ngày nên việc thẩm định văn bản gặp nhiều khó khăn ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản.
Thứ tư, về hình thức trình bày một số văn bản ban hành vẫn chưa đảm bảo về thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn về trình bày thể thức và kỹ thuật trình bày VBHC đã được Nhà nước ta quy định cụ thể tại nhiều văn bản quy định, hướng dẫn. Trong thực tế, việc tuân thủ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong soạn thảo và ban hành VBQPPL được chú trọng hơn VBHC do quan niệm VBHC khơng quan trọng, khơng có giá trị và hiệu lực pháp lý cao như VBQPPL. Do đó, sai về thể thức và kỹ thuật trình bày là lỗi phổ biến trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính, thể hiện trong cả 9 thành phần thể thức chủ yếu.
42
Phần quốc hiệu tiêu ngữ, một số văn bản từ những ngày đầu mới áp dụng
Thơng tư 01/2011/TT-BNV cịn lúng túngdưới tiêu ngữ trình bày bằng dấu sao, hoa văn trang trí hoặc độ dài dịng kẻ thường khơng hết dịng chữ, hoặc kẻ lệch khỏi dòng chữ.
Số, ký hiệu văn bản cịn bị tẩy xóa, sửa chữa, trùng lặp nhiều mà khơng có
ký hiệu riêng hoặc do các phịng ban ban hành khơng đúng quy trình thường xin đăng ký số trước nên dẫn đến hiện tượng nhiều văn bản ban hành trước lại có số thứ tự cao hơn văn bản ban hành trước và ngược lại. Có văn bản đã được ban hành nhưng bản gốc của văn bản vẫn chưa có số.
Ký hiệu văn bản một số văn bản có tên loại của UBND huyện Lương Sơn
khơng có ký hiệu viết tắt mà làm theo quy định về ký hiệu của công văn.
Phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản khơng đúng theo quy định. Một
số văn bản có tên loại được đặt chung với phần trích yếu nội dung. Trích yếu nội dung một sốvăn bản còn dài dịng, trình bày chung với tên loại văn bản, trích yếu in hoa hoặc khơng in đậm, khơng có dịng kẻ ngang bên dưới phần trích yếu theo quy định.Có một số văn bản khơng có trích yếu nội dung hoặc có đến 2 trích yếu nội dung.
Nội dung văn bản: Phần nội dung văn bản là phần chủ yếu của văn bản cũng là phần có rất nhiều vấn đề bất cập và là bài toán cần đặt ra đối với lãnh đạo của cơ quan cũng như của các phòng ban đơn vị.
Trước tiên thể hiện ở việc dùng từ không đúng thuật ngữ hành chính , dùng từ địa phương, trình bày dài dịng, khó hiểu vẫn cịn tồn tại. Nhiều nội dung văn bản còn viết tắt cả những từ ngữ không thông dụng.
Qua khảo sát cho thấy nhiều văn bản được sao chép từ văn bản của các cơ quan cấp trên, hoặc sao chép lại văn bản cũ của những năm trước. Việc sao chép nguyên bản và xử lý chưa triệt để dẫn đến nhiều thông tin bị sai lệch, khơng đúng với nội dung và mục đích và tính chính xác của văn bản.
- Nhiều văn bản có nội dung khơng chính xác, sử dụng câu từ không rõ ràng dẫn đến sự khó hiểu hoặc hiểu sai. Có văn bản đưa thơng tin vào khơng cụ thể chính xác, chưa xác định được thời gian để chứng minh tính xác thực của thông tin.
43
phải ở một số văn bản. Một số văn bản có bố cục nội dung trình bày khơng đúng theo quy định. Đối với một số văn bản có căn cứ pháp lý sau mỗi căn cứ của một số văn bản dùng dấu tùy tiện.
Một số văn bản cịn trình bày phần chương, mục bằng chữ in hoa, và văn bản đã ký ban hành nhưng khơng có dấu của cơ quan.
Về thành phần nơi nhận nhiều văn bản của UBND huyện Lương Sơn
trong phần nơi nhận của thông báo, báo cáo lại được ghi “Như trên”, “ Như kính gửi”. Theo quy định dưới cụm từ “Nơi nhận” của công văn là “Như trên”, tuy nhiên nhiều cơng văn vẫn dùng cụm từ “Kính gửi”.
Về kỹ thuật trình bày sau từ “Kính gửi” cơng văn chỉ gửi cho một cơ quan trình bày trên một cùng một dịng vẫn có gạch đầu dịng. Có một số cơng văn gửi cho hai cơ quan đơn vị khơng có gạch đầu dịng ở trước và kết thúc khơng có dấu chấm phẩy, dịng cuối cùng khơng có dấu chấm như quy định, tên cơ quan người nhận văn bản còn in đậm. Trong một số văn bản phần liệt kê các cơ quan, tổ chức nơi nhận văn bản không được đặt sát lề trái, bên dưới phần nơi nhận, sau từ “Lưu” khơng có dấu hai chấm, sau chữ “VT” phải dùng dấu phẩy tuy nhiên một số văn bản lại dùng dấu cộng (+), dấu gạch chéo (/).
Ví dụ một số văn bản không đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (Xem phụ lục 04).
Thứ năm, văn bản được mẫu hóa nhưng khơng tuân thủ theo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản.
Nhiều văn bản của UBND huyện Lương Sơn đã được mẫu hóa, tuy nhiên, việc mẫu hóa một số văn bản tại UBND huyện Lương Sơn cịn tùy tiện khơng tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, dẫn đến nhiều văn bản sai về cả nội dung, thê thức và kỹ thuật trình bày làm thiếu tính thẩm mỹ.
Thứ sáu, về văn phong, ngôn ngữ văn bản về cách dùng từ và lỗi chính tả
Cơng tác soạn thảo văn bản do các bộ phận đơn vị chuyên môn soạn thảo