1. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
1.3 Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ, đồng thời cũng định hướng cho hệ thống mới cần giải quyết "cải tạo cái cũ xây dựng cái mới"
Phương pháp khảo sát hiện trạng
Các mức khảo sát cho dù là khảo sát sơ bộ cũng được phân biệt 4 mức theo thứ tự: Tác vụ, điều phối quản lý, quyết định và tư vấn.
Mức thao tác, thừa hành (tác vụ): Người sử dụng làm việc trực tiếp với các
thao tác của hệ thống và họ thường xuyên nhận ra những khó khăn và những vấn đề nảy sinh ít người được biết. Những công việc này có ảnh hưởng rất lớn do có sự thay đổi các thủ tục và những thay đổi khác kèm theo khi có hệ thống mới.
Mức điều phối, quản lý (điều phối): Mức giám sát của các những người quản
Mức quyết định, lãnh đạo (quyết định): Quan sát ở mức tổ chức, lãnh đạo ra
quyết định, những ý tưỏng mang tính chiến lược phát triển lâu dài quyết định xu hướng phát triển của hệ thống.
Mức chuyên gia cố vấn (tư vấn): Mức này bao gồm cố vấn và những người
chuyên nghiệp. Vai trò của họ tư vấn về chun mơn sâu và có thể phê phán hoặc chấp nhận hệ thống. Họ có thể quan trọng hay không tuỳ thuộc vào đánh giá của mức quyết định.
Hình 2.1: Sơ đồ Mức chuyên gia cố vấn
Mỗi một mức ở trên có vai trị và ảnh hưởng đến hoạt động và sự phát triển chung của hệ thống theo các khía cạnh khác nhau nên cần phải được khảo sát đầy đủ.
Hình thức khảo sát
Có nhiều hình thức khảo sát, chúng được sử dụng kết hợp để nâng cao hiệu quả, tính xác thực, tính khách quan và tính tồn diện của phương pháp luận.
Quan sát theo dõi: Bao gồm quan sát chính thức và khơng chính thức.
Quan sát chính thức thường có chuẩn bị và thơng báo trước. Quan sát từng phần tử riêng biệt khi thu thập thông tin không phải là phương pháp tốt nhất. Hệ thống tương lai có thể có cách thức làm việc thay đổi, hơn nữa những gì ta dễ nhìn thấy có thể khơng thuận tiện và khơng bình thường và có thể ảnh hưởng đến chất lượng nghiên cứu.
Quan sát khơng chính thức: Để có cái nhìn tổng qt về một tổ chức cần xem xét các giấy tờ và tài liệu, lý do dừng công việc, phân chia thời gian không hợp lý và sự phản ánh trung thực về môi trường làm việc tốt. Quan sát không chính thức thường cho ta các kết luận khách quan hơn.
Q trình theo dõi có ghi chép và sử dụng các phương pháp để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và khoa học.
Phỏng vấn, điều tra: Phương pháp trao đổi trưc tiếp với người tham gia hệ
thống thông qua các buổi gặp mặt bằng một số kỹ thuật. Phương pháp này đòi hỏi các chỉ dẫn rõ ràng cho người sử dụng.
Thơng thường người phân tích sử dụng các bảng hỏi, các mẫu điều tra. Danh sách các câu hỏi có thể được thiết kế dựa trên các điểm sau:
Chuyên gia
Thao tác thừa hành
Lãnh đạo
Tiêu đề: mô tả các mục tiêu và các nội dung chính
Phân lớp dữ liệu: Các loại dữ liệu sẽ sử dụng
Dữ liệu: Nội dung của dữ liệu trong từng loại.
Nói chung, phương pháp này phức tạp và khơng có hiệu quả với những người phân tích thiếu kinh nghiệm. Dễ thấy mỗi phương pháp đều có điểm mạnh cũng như điểm yếu và phù hợp với từng ngữ cảnh cụ thể. Tuy nhiên bất chấp phương pháp sử dụng là gì thì nguyên tắc chung là:
Càng thu thập được nhiều thông tin về mơi trường hoạt động của tổ chức
thì càng hiểu các vấn đề cần giải quyết, càng có khả năng đưa ra các câu hỏi về các vấn đề cần quan tâm.
Thơng tin có thể chia thành các nhóm: Thơng tin chung có cấu trúc theo
hướng dọc của tổ chức, thông tin về tổ chức, về các đơn vị có liên quan trực tiếp đến các vấn đề hiện hành cần giải quyết.
Phỏng vấn là phương pháp cơ bản cho mọi cuộc điều tra. Người điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt lọc lấy các thông tin cần thiết qua các câu trả lời của các người được điều tra. Có hai loại câu hỏi thường được sử dụng:
Câu hỏi trực tiếp : Là các câu hỏi đóng mà các phương án trả lời có thể
dự kiến sẵn, chỉ cần khẳng định đó là phương án nào. Câu hỏi đóng là có ích khi ta đã có chủ định điều tra và cần biết rõ các chi tiết .
Các câu hỏi gợi mở: Là câu hỏi mà số khả năng trả lời rất lớn, người hỏi
chưa hình dung hết được. Câu hỏi mở là có ích khi người hỏi chưa có ý định rõ ràng, muốn hỏi để thăm dò, để gợi mở vấn đề, và người trả lời phải là người có hiểu biết rộng, cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý.