Đây là hai thuật ngữ thường được dùng thay thế lẫn nhau nhưng khơng hồn tồn giống nhau. Một kế hoạch thường liên quan tới sự mong đợi, ước muốn và cả tham
hạn chế và cả các yêu cầu. Cả hai thuật ngữ này được kết hợp lại thành: kế hoạch chiến lược.
Trong các hệ thống thông tin, sự thay đổi là một tiến trình liên tục, thậm chí cả sau khi hệ thống đã được đưa vào sử dụng. Đó là do: mơi trường hệ thống luôn thay đổi, người sử dụng và sự lựa chọn của họ luôn thay đổi, những sở thích cá nhân ln thay đổi, và thường xuyên nhất là những địi hỏi và mong đợi về tổ chức cũng ln thay đổi. Mỗi nhân tố như vậy đều có ảnh hưởng tới hệ thống thơng tin và địi hỏi nó phải được thay đổi hoặc hiệu chỉnh lại cho phù hợp với hoàn cảnh mới. Bởi vậy, không một hệ thống thơng tin nào là hồn thiện tuyệt đối.
Vì lý do đó, một hệ thống thơng tin phải có tính linh động để khơng những đáp ứng được được những yêu cầu hiện tại và những yêu cầu có thể thấy trước trong tương lai mà còn phải đáp ứng được cả những yêu cầu, những đòi hỏi và cả những tình huống khơng báo trước. Những vấn đề này phải luôn được đề cập đến trong kế hoạch tổng thể phát triển hệ thống. Chiến lược phát triển một hệ thống có điểm xuất phát và kết thúc dựa trên sự khảo sát những hạn chế về tài nguyên, nhưng một kế hoạch chiến lược thì khơng có điểm dừng. Nó ln là một hiện tượng mang tính quay vịng và bao gồm hai bộ phận: chiến lược ngắn hạn cho một giai đoạn kéo dài một, hai năm và kế hoạch lâu dài cho khoảng thời gian năm năm hay lâu hơn. Cùng với thời gian, kế hoạch lâu dài sẽ được định hình thành chiến lược cụ thể cùng với những kế hoạch lâu dài mới rõ ràng hơn cho tương lai.
Một chiến lược thường là sự dung hoà giữa những hạn chế và yêu cầu tổ chức. Nó liên quan với việc ưu tiên hoá những mục tiêu cùng với những lưu ý về các điểm hạn chế. Mục tiêu của nó là cực đại hố kết quả thu được thông qua sự khảo sát về những nguồn tài nguyên hữu dụng hiện có. Qua đó, nó quyết định những cái gì cần phải làm ngay và những cái gì nên để lại làm sau. Nó biết mức tối thiểu thực tế có thể đạt tới được trong những yêu cầu đặt ra nhưng cố gắng tối đa hoá những kết quả giành được dưới áp lực của sự hạn chế về mặt tài nguyên.
Bởi vậy, một kế hoạch chiến lược liên quan đến sự dung hoà giữa những yêu cầu cấp bách, những nhân tố của môi trường và cả khả năng cung cấp của các nguồn tài nguyên. Mỗi nhân tố môi trường mới một mặt đặt ra những thách thức mới, mặt khác lại đem đến những cơ hội mới. Ví dụ, sự phát triển của dân số, một mặt làm tăng nhu cầu mua bán nhưng cùng với nó sự cạnh tranh trong mua bán cũng tăng lên. Tương tự như vậy, một viện dạy nghề mới ở một địa phương giúp tăng trình độ nhân cơng nhưng nó cũng làm mất dần những cơ hội của những người lao động thủ công.
Một kế hoạch chiến lược phải xem xét tất cả các yếu tố đó để có thể nhận được lợi ích tối đa do sự thay đổi của môi trường mang tới. Bởi vậy, một kế hoạch chiến lược là điểm chính yếu cho việc cải tạo hệ thống, đó gần như là một tiến trình liên tục.
2.1 Các thành phần, bộ phận của kế hoạch
Tất cả các thành phần của một kế hoạch phát triển hệ thống cũng được coi như là các thành phần của chiến lược phát triển hệ thống. Một quyết định chiến lược bao gồm những gì phải làm ngay và những gì nên để lại làm sau. Việc sử dụng tài nguyên trong một hệ thống thơng tin có hai hướng chính: đó là thiết bị và người vận hành. Trong một hệ thống mới, các quyết định được thực hiện qua việc đánh giá các phương án khả thi và so sánh giữa đòi hỏi về tài nguyên của chúng với tài nguyên hữu dụng.
Trong một kế hoạch chiến lược, các quyết định cịn phức tạp hơn nhiều bởi vì một thành phần mới thêm vào đòi hỏi phải chia sẻ tài nguyên với hệ thống đang tồn tại. Điều đó giống như một hệ thống phức tạp chia sẻ các tài nguyên chung, đặc biệt là các máy vi tính. Trong trường hợp như vậy, các thiết bị có thể phân làm hai nhóm: thiết bị chung cho cả hệ thống cũ và những thành phần mới thêm vào, và các thiết bị riêng biệt cho những thành phần mới thêm vào hệ thống. Các thiết bị trong nhóm thứ nhất được gọi là những thiết bị hạ tầng cịn các thiết bị thuộc nhóm hai được xem như là các thiết bị chuyên môn.
Một trong những khó khăn khơng kém là việc lập kế hoạch cho nhiều hệ thống vận hành đồng thời, cùng nhau chia sẻ một tài nguyên chung và có cả một số phần chuyên biệt cho từng hệ thống. Và ở đây cũng tồn tại hai nhóm thiết bị: hạ tầng và chun mơn.
(I)THIẾT BỊ HẠ TẦNG
Sự lựa chọn các thiết bị hạ tầng cần phải cân nhắc kỹ lưỡng bởi vì chúng liên quan đến những đầu tư cơ bản và bất cứ một hạn chế nào xảy ra trong số chúng đều ảnh hưởng đến tất cả các hệ thống có sử dụng những thiết bị này. Sự cân nhắc quan trọng nhất trong quyết định sử dụng các thiết bị hạ tầng là giao diện của chúng là trực tuyến hay ngoại tuyến? Nói cách khác, là xem xét xem dữ liệu sẽ được nhận trực tiếp từ người dùng hay là thông qua sự xử lý phân tán, trong đó người dùng sẽ xây dựng và chuẩn bị dữ liệu trên các thiết chuyên biệt của anh ta và chỉ cung cấp cho hệ thống chính những phần cơ bản nhất? Quyết định cuối cùng tuỳ thuộc vào các liên kết bên trong hệ thống và những ràng buộc giữa chúng. Thiết bị hạ tầng phải đảm bảo:
1. có đủ khả năng lưu trữ để có thể chứa hết các dữ liệu cần thiết.
2. có đủ khả năng tính tốn để thực hiện được hết các phép xử lý dữ liệu. 3. có đủ số lượng các thiết bị đầu cuối để cho phép truy nhập dữ liệu dễ dàng.
Các tính chất nói trên của cơ sở hạ tầng sẽ tuỳ thuộc vào số lượng người dùng, vị trí của họ trong hệ thống và kích thước mong muốn của các file dữ liệu.
(II) THIẾT BỊ CHUYÊN MÔN
Sử dụng các thiết bị chuyên môn chủ yếu cần quyết định hệ thống sẽ là tập quyền hay phân quyền, hay là trong trường hợp cải tiến hệ thống, ta nhân rộng sử dụng các thiết bị cũ hay sử dụng các thiết bị loại mới. Cả hai lựa chọn đều có thuận lợi và hạn chế. Sử dụng các thiết bị tương tự như đã có đồng nghĩa với ít cải tiến, chi phí cho việc bảo trì thấp trong khi xây dựng loại thiết bị mới đồng nghĩa với khả năng đổi mới về công nghệ. Lựa chọn thứ nhất có lợi về kinh tế trong khi lựa chọn thứ hai mở rộng khả năng công nghệ.
2.2 Xác định kế hoạch dự án
Cuối cùng, dự án của hệ thống thông tin, đã được lựa chọn và chấp thuận, được xét để áp dụng cho các hoạt động sau này. Nhiệm vụ đầu tiên là chọn chu trình phát triển hệ thống thông tin cho việc thực hiện dự án và chuẩn bị một kế hoạch dự án cùng với lịch biểu cho các đòi hỏi về tài nguyên của hệ thống.
các đòi hỏi về tài nguyên cũng đựơc lập ra. Lịch biểu này được trình bày lên bộ phận quản lý để dùng cho việc quản lý tài nguyên tại cùng thời điểm.
Ví dụ, một chu trình phát triển hệ thống tuyến tính theo các giai đoạn được phác hoạ dưới đây để làm sáng tỏ kế hoạch của dự án.
HÌnh 2.2: một chu trình phát triển hệ thống tuyến
Trạng thái 1:
Tương tự như vậy, các bảng của các giai đoạn khác của sự phát triển hệ thống cũng được chuẩn bị. Kế hoạch dự án được thể hiện thông qua biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn trực quan về hoạt động trong các giai đoạn khác nhau của dự án. Các hoạt động đồng thời của dự án cũng có thể dễ dàng biểu diễn nhờ biểu đồ Gantt.
HÌnh 2.3: các giai đoạn khác của sự phát triển hệ thống