Do đặc điểm vật liệu của cụng ty chủ yếu là mua ngoài nờn khi cú nhu cầu cần cụng ty cử cỏn bộ vật tư đến nơi ký hợp đồng. Khi vật liệu chuyển về kho cụng ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cỏch, đơn giỏ vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm nhận vật tư gồm:
Phũng kế hoạch đại diện thủ kho, hội đồng kiểm nhập vật tư của cụng ty sẽ lập “ biờn bản kiểm nghiệm vật tư” thành 2 bản. Một bản giao cho phũng kế hoạch để ghi sổ theo dừi tỡnh hỡnh hợp đồng, một bản giao cho phũng kế toỏn làm căn cứ ghi sổ kế toỏn.
Trường hợp vật liệu khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất hoặc thiếu hụt thỡ phải lập thờm một bản giao phũng kế hoạch làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bỏn. Đối với vật liệu đảm bảo cỏc yờu cầu trờn đủ tiờu chuẩn nhập kho. Kế
toỏn căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng và biờn bản kiểm nghiệm vật tư đồng thời lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn với đầy đủ cỏc chữ ký.
+ Một liờn giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đú chuyển cho phũng kế toỏn để làm căn cứ ghi vào sổ kế toỏn.
+ Một liờn giao cho phũng kế hoạch sản xuất vật tư giữ và lưu lại. + Một liờn do người mua gửi cựng với hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho (do bờn bỏn lập) và gửi cho phũng kế toỏn làm thủ tục thanh toỏn.
Vớ dụ 1: Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 001494 ngày 10/ 12/ 2004, Cụng ty mua vật tư của cụng ty kinh doanh thộp và vật tư Hà Nội.
Biểu số 02: Hoỏ đơn GTGT
Hoỏ đơn ( GTGT) Mẫu số 01GTKT- 3LL Liờn 2: (Giao cho khỏch hàng)
ET/ 99-B N0 001494 Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty kinh doanh thộp và vật tư Hà Nội- CH 17. Địa chỉ : 658- Trương Định Số TK: 710A00521
Điện thoại : 04.8437546 MS:
0 1 0 0 1 0 2 0 6 9 1
Họ tờn người mua hàng: Đỗ Anh Tuấn Đơn vị: Cụng ty cổ phần Sơn Tõy.
Địa chỉ: Thị xó Sơn Tõy Số TK:
Hỡnh thức thanh toỏn (Trả chậm) MS:
0 5 0 0 2 3 8 4 7 3 x x x x
STT Tờn hàng hoỏ Đơn vị Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 Thộp trũn trơn CT3TN φ 28
Kg 1003,2 4.000 4.012.800
2 Thộp tấm Kg 806 4.200 3.385.200
Cộng tiền hàng 7.398.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 8.137.800 Số tiền viết bằng chữ: Tỏm triệu một trăm ba mươi bảy nghỡn tỏm trăm đồng.
Người mua hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rừ họ tờn) ( Ký, ghi rừ họ tờn) ( Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
Khi vật liệu về nhập kho cụng ty tổ chức hội đồng kiểm nghiệm quy cỏch phẩm chất và cõn đo đong đếm, nếu đảm bảo đủ điều kiện tiến hành làm thủ tục nhập kho.
Thủ tục kiểm nghiệm như sau:
Biểu 03: Biờn bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05VT
Biờn bản kiểm nghiệm vật tư Số: 12.
Ngày 10 thỏng 12 năm 2004
Đơn vị bỏn: Cụng ty kinh doanh thộp và vật tư Hà Nội. Hoỏ đơn số: 001494.
Ban kiểm nghiệm gồm cú:
1. ễng: Đỗ Anh Tuấn- chức vụ cỏn bộ vật tư. 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho.
3. ễng: Đỗ Cường Thành- phũng kỹ thuật- KCS. 4. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toỏn vật tư.
Đó kiểm nghiệm cỏc loại vật tư theo hoỏ đơn trờn để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể như sau:
STT Tờn nhón hiệu quy cỏch vật tư
Đơn vị Số lượng
Theo hoỏ đơn Theo thực tế 1 Thộp trũn trơn
CT3TN φ 28
Kg 1003,2 1003,2
2 Thộp tấm Kg 806 806
Biờn bản lập xong vào hồi 15h cựng ngày
Thủ kho Cỏn bộ vật tư Phũng kỹ thuật Kế toỏn
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)
Biểu số 04: Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho Ngày 10 thỏng 12 năm 2004 Mẫu số 01VT. QĐ số 1141- TC/QĐ/ CĐKT Ngày 1/1/ 1995 của BTC Số: 12 Họ và tờn người giao hàng: Cụng ty kinh doanh thộp và vật tư Hà Nội. Theo hoỏ đơn số: 001494, ngày 10 thỏng 12 năm 2004
Nhập tại kho: Vật tư
STT Tờn nhón hiệu quy cỏch phẩm Mó số Đơn vị Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo CT Theo nhập 1 Thộp trũn trơn CT3TN φ 28 Kg 1003,2 1003,2 4.000 4.012.800 2 Thộp tấm Kg 806 806 4.200 3.385.200 Cộng 7.398.000
(Bằng chữ: Bảy triệu ba trăm chớn mươi tỏm nghỡn đồng)
Vớ dụ 02: Căn cứ vào hoỏ đơn giỏ trị gia tăng số 018051, cụng ty mua vật tư của hợp tỏc xó vật tư thắng lợi.
Biểu số 05: Hoỏ đơn (GTGT)
Hoỏ đơn ( GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL
Lờn 2 (Giao cho khỏch hàng)
Ngày 16 thỏng 12 năm 2004 GQ 99B
N0 018051
Đơn vị bỏn hàng : HTX vật tư Thắng Lợi Địa chỉ : Phố Cũ –Thỏi Nguyờn - Thỏi nguyờn Số TK: T10A08030
Điện thoại : 0280.862 296 MS:
4 6 0 0 2 0 1 0 6 5
Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Anh Minh Đơn vị: Cụng ty cổ phần Sơn Tõy.
Địa chỉ: Thị xó Sơn Tõy Số TK
Hỡnh thức thanh toỏn (Trả chậm) MS
0 5 0 0 2 3 8 4 7 3 1
ST
T Tờn hàng hoỏ
Đơn
vị Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 Gang đỳc Cao
Bằng Kg 8000 2140 17.120.000
2 Thộp 9XCφ30 Kg 500 6.900 3.450.000
Cộng tiền hàng 20.570.000
Thuế GTGT 10% tiền thuế GTGT 2.057.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 22.627.000
(Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu sỏu trăm hai mươi bảy nghỡn đồng.
Người mua hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) ( Đúng dấu, ký, ghi rừ họ tờn)
Biểu số 06: Biờn bản kiểm nghiệm vật tư
Biờn bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05VT Ngày 16 thỏng 12 năm 2004 Số: 15.
Đơn vị bỏn: HTX vật tư Thắng Lợi Hoỏ đơn số: 018051
Ban kiểm nghiệm gồm cú:
1. ễng: Nguyễn Anh Minh- chức vụ cỏn bộ vật tư. 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho.
3. ễng: Đỗ Cường Thành- phũng kỹ thuật- KCS. 4. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toỏn vật tư.
Đó cựng nhau kiểm nghiệm cỏc loại vật tư theo hoỏ đơn trờn để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể như sau:
STT Tờn nhón hiệu quy cỏch vật tư Đơn vị Số lượng
Theo hoỏ đơn Theo thực tế
1 Gang đỳc Cao Bằng Kg 8.000 8.000
2 Thộp 9XCφ30 Kg 500 500
Cộng 8.500 8.500
Biờn bản lập xong vào hồi 11h cựng ngày.
Thủ kho Cỏn bộ vật tư Phũng kỹ thuật Kế toỏn
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (ký, ghi rừ họ tờn)
Sau đú tiến hành lập phiếu nhập kho
Biểu số 07: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Sơn Tõy Phiếu nhập kho Mẫu số 01VT
Ngày 16 thỏng 12 năm 2004 Số: 15 Họ và tờn người giao hàng: HTX vật tư Thắng Lợi.
Theo hoỏ đơn số: 018051 ngày 16 thỏng 12 năm 2004 Nhập tại kho: Vật tư
STT Tờn nhón hiệu quy cỏch phẩm chất vật tư
Mó số Đơn vị
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo CT Theo nhập
1 Gang đỳc Cao Bằng Kg 8.000 8.000 2.140 17.120.000
2 Thộp 9XCφ30 Kg 500 500 6.900 3.450.000
Cộng 20.570.000
(Số tiền bằng chữ: Hai mươi triệu năm trăm bảy mươi nghỡn đồng chẵn.) 2.3.4.2. Thủ tục xuất kho nguyờn vật liệu.
Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho cỏc phõn xưởng chế tạo sản phẩm để quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm vật tư, thủ tục xuất kho của cụng ty được thực hiện như sau:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất được duyệt và định mức vật tư cho từng sản phẩm. Khi cú nhu cầu về vật tư, quản đốc phõn xưởng lập phiếu xin lĩnh vật tư thụng qua phũng kế hoạch kỹ thuật và được phú giỏm đốc phụ trỏch sản xuất duyệt sau đú mang xuống thủ kho lĩnh vật tư.
Phiếu lĩnh vật tư được lập thành 2 liờn: 1 liờn gốc, 1 liờn thủ kho giữ làm căn cứ xuất kho sau đú vào thẻ kho. Từ 10 ữ 15 ngày thủ kho gửi lại phiếu lĩnh vật tư cho kế toỏn vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối thỏng đối chiếu lượng nhập, xuất, tồn kho vật liệu giữa thủ kho và kế toỏn vật tư.
Vớ dụ: Trong thỏng 12 cụng ty thực hiện lĩnh vật tư cho sản xuất cú phiếu lĩnh vật tư như sau.
Biểu số 08: Phiếu lĩnh vật tư
Phiếu lĩnh vật tư Số 16
Ngày 16 thỏng 12 năm 2004
Tờn đơn vị lĩnh vật tư : Phõn xưởng I. Lý do lĩnh : Chế tạo sản phẩm.
Lĩnh tại kho : Vật tư
STT Tờn nhón hiệu quy cỏch vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Xin lĩnh Thực lĩnh 1 Thộp trũn trơn CT3TN φ 28 Kg 304 304 2 Gang đỳc Cao Bằng Kg 10.990 10.990 Cộng (Viết bằng chữ:...)
Phụ trỏch cung tiờu Thủ kho Người nhận Phụ trỏch đơn vị
(ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (ký, ghi rừ họ tờn) (ký, ghi rừ họ tờn)
Biểu số 09: Phiếu xuất kho
Đơn vị: C.ty CP Sơn
Tõy Phiếu xuất kho
Ngày 31 thỏng 12 năm 2004 Mẫu số 02VT QĐ1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Số 16 Họ và tờn người nhận hàng: Đỗ Văn Hựng Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất tại PX I Xuất tại kho: Vật tư
TT Tờn sản phẩm, hàng hoỏ Mó
số
ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
Yờu cầu Thực xuất
1 Thộp trũn trơn CT3TNφ28 Kg 304 304 4008,3 1.218.523
2 Gang đỳc Cao Bằng Kg 10.990 10.990 2.140 23.518.600
Cộng 11.294 11.294 24.737.123
Viết bằng chữ: Hai mươi tư triệu bảy trăm ba bảy nghỡn một trăm hai ba đồng.
Phụ trỏch cung tiờu Người giao hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (ký, ghi rừ họ tờn) (ký, ghi rừ họ tờn)
2.3.5. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu.
Một trong những yờu cầu của cụng tỏc quản lý vật liệu đũi hỏi phải phản ỏnh theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giỏ trị thụng qua việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn chi tiết vật liệu.
Để cú thể tổ chức thực hiện được toàn bộ cụng tỏc vật liệu núi chung và kế toỏn chi tiết vật liệu núi riờng, trước hết phải bằng phương phỏp chứng từ kế toỏn để phản ỏnh toàn bộ cỏc nghiệp vụ liờn quan đến tỡnh hỡnh nhập, xuất, vật liệu.
Nhằm tiến hành cụng tỏc ghi sổ (thẻ) kế toỏn đơn giản, rừ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sút trong việc ghi chộp và quản lý tại cụng ty cổ phần Sơn Tõy, để tổ chức cụng tỏc kế toỏn chi tiết vật liệu đó chọn phương phỏp ghi thẻ song song. Việc ỏp dụng phương phỏp này ở cụng ty được tiến hành như sau:
+ Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ỏnh ghi chộp hàng ngày tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại vật liệu theo chỉ tiờu số lượng. Mỗi loại vật liệu được theo dừi trờn một thẻ kho để tiện cho việc ghi chộp, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý được thuận lợi.
Khi nhận được cỏc chứng từ kế toỏn về nhập, xuất, tồn vật liệu thủ kho kiểm tra tớnh hợp lý, hợp phỏp của chứng từ đú, đối chiếu với số liệu vật liệu thực nhập kho, thực xuất kho rồi tiến hành ghi vào thẻ kho về số lượng. Mẫu thẻ kho như sau:
Biểu số 10: Thẻ kho
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Sơn Tõy Thẻ kho Mẫu số 06VT.
Tờn kho: Vật tư (ban hành theo QĐ số
1141- TC/ CĐKT ngày 1/11/ 1995 của BTC)
Ngày lập thẻ: 01/ 12/ 2004 Tờ số: 03
Tờn nhón hiệu quy cỏch vật tư: Thộp trũn trơn CT3TN φ 28
Đơn vị tớnh: kg Mó số: Ngày thỏng Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chỳ Số phiếu Ngày thỏng Nhập Xuất Tồn N X Tồn cuối thỏng 11 200 10/12 12 Nhập kho vật tư 1003,2 1203,2
16 16/12 Xuất cho phõn xưởng I 304 899,2
Cộng phỏt sinh 1003,2 304
Tồn kho cuối thỏng 12 899,2
Kế toỏn trưởng Người lập thẻ
+ Ở phũng kế toỏn: Định kỳ 10-15 ngày một 1 lần kế toỏn vật liệu đem chứng từ lẻ đối chiếu với thẻ kho và ký xỏc nhận vào thẻ kho.
Đồng thời kế toỏn sau khi nhận được cỏc chứng từ nhập xuất vật liệu kế toỏn chi tiết vật liệu kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư theo cả 2 chỉ tiờu số lượng và giỏ trị.
- Chỉ tiờu giỏ trị của vật liệu nhập trong thỏng ở sổ chi tiết của từng loại vật liệu được tớnh bằng giỏ mua cộng chi phớ vận chuyển, bốc dỡ đó được phõn bổ.
- Chỉ tiờu giỏ trị của vật liệu xuất trong thỏng ở sổ chi tiết vật tư được xỏc định theo đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền.
- Cuối thỏng kế toỏn tớnh ra giỏ trị tồn kho vật liệu theo cả 2 chỉ tiờu số lượng và giỏ trị.
Biểu số 11: Sổ chi tiết vật tư
Cụng ty cổ phần Sơn Tõy Sổ chi tiết vật tư
TK: 152 ( 1521)
Tờn vật tư: Thộp trũn trơn CT3TN φ 28 Tại kho vật tư
Ngày thỏng Chứn g từ Diễn giải Đơn giỏ Nhập Xuất Tồn N X Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Tồn đầu thỏng 12 200 810.000 10/12 12 Nhập trong thỏng 4.000 1.003, 2 4.012.800 16/12 16 Xuất cho PXI 4.008, 3 304 1.218.523 Cộng phỏt sinh 1.003, 2 4.012.800 304 1.218.523 Tồn cuối thỏng 899,2 3.604.277 Ngày 31 thỏng 12 năm 2004
Người lập Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu số 12: Sổ chi tiết vật tư
Cụng ty cổ phần Sơn Tõy Sổ chi tiết vật tư
Tài khoản: 152 ( 1521)
Tờn vật tư: Gang đỳc Cao Bằng Tại kho: Vật tư
Ngày thỏng
Chứng
từ Diễn giải Đơn giỏ Nhập Xuất Tồn
N X lượngSố Số tiền lượngSố Số tiền lượngSố Số tiền Tồn đầu thỏng 12 3500 7.490.000 16/12 15 Nhập trong thỏng 2.140 8.000 17.120.00 0 18 Xuất cho tổ đỳc 10.990 23.518.600 Cộng phỏt sinh 8.000 17.120.00 0 10.990 23.518.600 Tồn cuối thỏng 510 1.091.400 Ngày 31 thỏng 12 năm 2004
Cuối kỳ, sau khi chộp toàn bộ nghiệp vụ nhập xuất vào sổ, kế toỏn tiến hành cộng sổ tớnh ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng loại vật tư. Sau đú kế toỏn và thủ kho đối chiếu số liệu trờn thẻ kho với sổ chi tiết vật tư, nếu thấy số liệu chớnh xỏc thỡ kế toỏn ký xỏc nhận vào thẻ kho cụng việc tiếp theo là kế toỏn căn cứ vào sổ kế toỏn chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu ( biểu số 13).
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn được lập cho tất cả cỏc loại vật tư, mỗi loại vật tư được ghi trờn một dũng của bảng này. Từ sổ kế toỏn chi tiết vật tư, kế toỏn tớnh ra số tổng nhập tổng xuất và số tồn cuối kỳ của mỗi loại vật tư để đưa lờn một dũng của bảng nhập, xuất, tồn. Nhỡn vào bảng này ta cú thể thấy tỡnh hỡnh biến động của tất cả cỏc loại vật liệu trong thỏng của doanh nghiệp một cỏch rừ ràng đầy đủ.
Từ đú cho thấy cụng tỏc hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu là rất quan trọng, nú giỳp cung cấp cỏc thụng tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiờu hiện vật lần chỉ tiờu giỏ trị, khụng chỉ ở từng kho mà cũn chi tiết theo từng loại, quy cỏch, chất lượng...tuỳ theo yờu cầu quản lý của cụng ty.
Và thực tế cho thấy cụng tỏc kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại cụng ty cổ phần Sơn Tõy cũng được thực hiện rất đầy đủ và khoa học.
Biểu số 13: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Sơn Tõy BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN VẬT TƯ
Thỏng 12 năm 2004
TT Tờn vật tư Đơn
vị
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuốikỳ
SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền Số
lượng Thành tiền 1 Thộp trũn CT3TN Kg 200 810.000 1003.2 4.012.800 304 1218523 899,2 3.604.277 2 Thộp tấm Kg 806 3.385.200 500 2.100.000 306,0 1.205.200 3 Gang đỳc cao Bằng Kg 3.500 7.490.000 8000,0 17.120.000 10.990 23.518.600 510,0 1.091.400 4 Thộp 9XCφ30 Kg 1.500 4.560.000 500,0 3.450.000 800 3.769.600 900,0 4.240.400 5 Fờrụsilic Kg 300 3.300.000 100 1.100.000 200,0 2.200.000 6 CO2 Kg 75,0 277.500 25 92.500 50,0 185.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 20.250.000 108.245.500 111.798.626 16.696.874
2.3.6. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu ở cụng ty cổ phần Sơn Tõy
Kế toỏn chi tiết vật liệu hàng ngày là cần thiết và quan trọng, bờn cạnh