thường xuyờn.
a. Khỏi niệm.
* Phương phỏp kờ khai thường xuyờn hàng tồn kho là phương phỏp ghi chộp phản ỏnh thường xuyờn liờn tục cú hệ thống tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho cỏc loại vật liệu trờn cỏc tài khoản và sổ kế toỏn tổng hợp trờn cơ sở cỏc chứng từ nhập, xuất.
b. Tài khoản kế toỏn sử dụng.
* TK 152: “ Nguyờn liệu, vật liệu” TK này phản ỏnh số hiện cú và tỡnh hỡnh tăng giảm NVL theo giỏ trị vốn thực tế. TK 152 cú thể mở chi tiết thành cỏc TK cấp 2, cấp 3...theo từng loại, nhúm, thứ, vật liệu tuỳ thuộc vào yờu cầu quản lý của doanh nghiệp như:
- TK 1521: Nguyờn vật liệu chớnh. - TK 1522: Nguyờn vật liệu phụ. - TK 1523: Nhiờn liệu. - TK 1524: Phụ tựng thay thế. - TK 1525: Vật liệu và thiết bị XDCB. - TK 1528: Vật liệu khỏc. * Kết cấu TK 152: - Bờn nợ phản ỏnh.
+ Trị giỏ vốn thực tế của NVL nhập trong kỳ. + Số tiền điều chỉnh tăng NVL khi đỏnh giỏ lại. + Trị giỏ NVL thừa phỏt hiện khi kiểm tra. - Bờn cú phản ỏnh.
+ Trị giỏ vốn thực tế của NVL giảm trong kỳ do xuất dựng. + Số tiền giảm giỏ, trả lại NVL khi mua.
+ Số tiền điều chỉnh giảm giỏ NVL khi đỏnh giỏ lại. + Trị giỏ NVL thiếu phỏt hiện khi kiểm kờ.
- Dư nợ: Phản ỏnh giỏ trị thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ.
* TK 151: Hàng mua đi đường: Tài khoản này dựng để theo dừi trị giỏ vật tư, hàng hoỏ doanh nghiệp đó mua, đó thanh toỏn tiền hoặc đó chấp nhận thanh toỏn nhưng chưa nhập kho và hàng đang đi đường cuối thỏng trước, thỏng này đó nhập kho.
- Bờn nợ phản ỏnh: Giỏ trị hàng đi đường tăng.
- Bờn cú phản ỏnh: Giỏ trị vật tư hàng hoỏ đi đường thỏng trước, thỏng này đó về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay.
- Dư nợ: Phản ỏnh giỏ trị vật tư hàng hoỏ đang đi đường cuối kỳ.
* TK: 159: “ Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho” TK được dựng để phản ỏnh bộ phận giỏ trị bị giảm sỳt so với giỏ gốc của hàng tồn kho nhằm ghi nhận cỏc khoản lỗ hay phớ tổn cú thể phỏt sinh nhưng chưa chắc chắn. TK này là TK điều chỉnh cho cỏc TK hàng tồn kho. Ngoài ra cũn cú cỏc TK liờn quan khỏc như:
- TK 111: Tiền mặt. - TK 112: TGNH. - TK 141: Tạm ứng.
- TK 128: Đầu tư chứng khoỏn ngắn hạn. - TK 411: Nguồn vốn kinh doanh.
- TK 133: “ Thuế giỏ trị gia tăng theo phương phỏp khấu trừ”. - TK 133: Cú 2 TK cấp 2.
+ TK 1331: Thuế GTGT của hàng hoỏ vật tư. + TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ.
* TK 331 “ phải trả cho người bỏn” TK này phản ỏnh quan hệ thanh toỏn giữa doanh nghiệp với người bỏn, người nhận thầu về cỏc khoản vật tư, hàng hoỏ, lao vụ, dịch vụ đó ký hết, TK 331 được mở chi tiết cho từng người bỏn, người nhận thầu.
Đối với cỏc cơ sở SXKD thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ kế toỏn sử dụng tài khoản 133, thuế GTGT được khấu trừ, TK khụng ỏp dụng đối với cơ sở SXKD thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phỏp trực tiếp và cơ sở SXKD khụng thuộc diện chịu thuế GTGT.
- Cỏc doanh nghiệp khụng thuộc diện chịu thuế GTGT và cỏc doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phỏp trực tiếp, khi mua vật tư thỡ giỏ vật tư mua vào là tổng giỏ thanh toỏn:
Nợ TK 152 ( tổng giỏ thanh toỏn).
Cú TK 111, 112...( tổng giỏ thanh toỏn).
- Cú doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ thỡ giỏ trị vật tư mua vào là giỏ chưa cú thuế.
Nợ TK 152 ( giỏ mua chưa cú thuế). Nợ TK 133 ( thuế GTGT đầu vào)
Cú TK 331... (tổng giỏ thanh toỏn)
- Khi mua vật tư khụng cú hoỏ đơn GTGT thỡ giỏ vật tư mua vào là tổng giỏ thanh toỏn.
Nợ TK 152 ( tổng giỏ thanh toỏn).
Cú TK 111, 112, 331....( tổng giỏ thanh toỏn).
- Đối với trường hợp nhập khẩu thỡ phải phản ỏnh giỏ vật tư là tổng giỏ thanh toỏn gồm cả thuế NK.
Nợ TK 152.
Cú TK 333 (3) Cú TK 331.
+ Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ kế toỏn ghi:
Nợ TK 133.
Cú TK 3331( 2).
+ Nếu doanh nghiệp thuế GTGT theo phương phỏp trực tiếp thỡ tớnh cả thuế GTGT vào giỏ vật tư, kế toỏn ghi.
Nợ TK 152.
Cú TK 3331.
- Trường hợp vật liệu tăng do mua ngoài cú thể xảy ra cỏc trường hợp. + Trường hợp hàng về chưa cú hoỏ đơn, nếu trong thỏng vật liệu đó nhập kho nhưng cuối thỏng vẫn chưa nhận được hoỏ đơn, kế toỏn sẽ ghi giỏ trị vật liệu theo giỏ tạm tớnh.
Nợ TK 152 ( giỏ tạm tớnh).
Khi nhận được hoỏ đơn thỡ ghi số õm theo giỏ tạm tớnh. Nợ TK 152
Cú TK 331.
Điều chỉnh giỏ tạm tớnh thành giỏ hoỏ đơn phản ỏnh số thuế GTGT được khấu trừ.
Nợ TK 152. Nợ TK 133.
Cú TK 331.
+ Trường hợp hàng đang đi đường.
Nếu trong thỏng nhận được hoỏ đơn nhưng cuối thỏng hàng vẫn chưa về kế toỏn ghi:
Nợ TK 151. Nợ TK 133.
Cú TK 331, 111, 112.
Khi vật liệu về nhập kho hoặc chuyển thẳng cho cỏc bộ phận sản xuất, gửi cho khỏch hàng kế toỏn ghi.
Nợ TK 152, 621, 627, 641, 642. Nợ TK 157, 632.
Cú TK 151.
c. Kế toỏn tổng hợp tăng ( nhập) vật liệu.
Vật liệu trong cỏc doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồnn khỏc nhau, tăng do mua ngoài, tăng do tự chế hoặc thuờ ngoài gia cụng chế biến, tăng do nhận gúp vốn liờn doanh của cỏc đơn vị khỏc, cỏ nhõn khỏc...
- Trong mọi trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho, lập cỏc chứng từ theo đỳng quy định. Trờn cơ sở cỏc chứng từ nhập, hoỏ đơn bỏn hàng và cỏc chứng từ liờn quan khỏc, kế toỏn phải phản ỏnh kịp thời cỏc nội dung cấu thành nờn giỏ trị thực tế của vật liệu nhập kho vào cỏc tài khoản, sổ kế toỏn tổng hợp, đồng thời phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn với người bỏn và cỏc đối tượng khỏc 1 cỏch kịp thời, cuối thỏng nờn tiến hành tổng hợp số liệu đối chiếu với sổ kế toỏn.
Vật liệu trong cỏc doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu do xuất dựng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, phục vụ và quản lý quỏ trỡnh sản xuất trong phạm vi cỏc phõn xưởng, bộ mỏy sản xuất, phục vụ cho nhu cầu bỏn hàng...và cỏc nhu cầu khỏc như: gúp vốn liờn doanh, nhượng bỏn cho thuờ...kế toỏn phải phản ỏnh một cỏch kịp thời tỡnh hỡnh xuất dựng NVL, tớnh toỏn chớnh xỏc giỏ trị thực tế xuất dựng theo phương phỏp đó đăng ký và phõn bổ đỳng đắn vào cỏc đối tượng sử dụng.
e. Trỡnh tự hạch toỏn NVL theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn tớnh (thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ):
* Kế toỏn tăng vật liệu - Tăng vật liệu do mua ngoài Nợ TK152
Nợ TK1331
Cú TK 331, 111, 112…
- Nhập vật liệu do tự gia cụng chế biến: Nợ TK152 Cú TK154 - Nhận vốn gúp liờn doanh Nợ TK152 Cú TK411 … * Giảm vật liệu
- Xuất vật liệu dựng cho sản xuất, quản lý, bỏn hàng… Nợ TK621, 627, 641, 642
Cú TK 152
- Xuất vật liệu đem gúp vốn liờn doanh Nợ TK 128, 222
Cú TK 152 …
* Cỏc trường hợp khỏc được phản ỏnh trờn sơ đồ sau:
Sơ đồ 04: Sơ đồ kế toỏn tổng hợp NVL theo phương phỏp KKTX (Tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ)
TK111, 112, 141, 331, 311 TK 152 TK 621
Nhập kho vật liệu mua ngoài Xuất VL dựng trực tiếp cho TK1331 sản xuất chế tạo sản phẩm Thuế VAT được khấu trừ
TK 151 TK 627,641,642,241
Nhập kho vật liệu đang đi Xuất NVL phục vụ QLSX, đường kỳ trước bỏn hàng QLDN, XDCB...
TK 154 TK 154
Nhập kho vật liệu tự chế, thuờ Xuất vật liệu thuờ ngoài ngoài gia cụng chế biến gia cụng chế biến
TK 411 TK 632
Nhận vốn gúp liờn doanh = NVL Xuất bỏn vật liệu
TK 128,222 TK 128,222
Nhận lại vốn gúp liờn doanh Xuất vật liệu gúp vốn liờn doanh bằng NVL
TK 3381 TK 1381,642
Nguyờn vật liệu thừa phỏt hiện NVL thiếu phỏt hiện khi kiểm kờ khi kiểm kờ
TK412 TK 412
Chờnh lệch tăng do đỏnh giỏ Chờnh lệch giảm do đỏnh giỏ
f. Trỡnh tự hạch toỏn NVL theo phương phỏp KKTX ( tớnh thuế GTGT phương phỏp trực tiếp) khỏi quỏt theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 05: Sơ đồ kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp KKTX ( tớnh thuế GTGT theo phương phỏp trực tiếp).
TK 331,111, 112, 141,311 TK 152 TK 621
Nhập kho vật liệu mua ngoài Xuất VL trực tiếp dựng cho sản (tổng giỏ thanh toỏn ) xuất chế tạo sản phẩm
TK 151, 411, 222 TK 627,641, 642, 241
Vật liệu tăng do cỏc nguyờn Xuất VL cho nhu cầu khỏc
nhõn khỏc ở phõn xưởng, quản lý, XDCB
1.5.2.2. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp KKĐK. a. Khỏi niệm.
* Phương phỏp KKĐK là phương phỏp khụng theo dừi một cỏch thường xuyờn về tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn của cỏc loại vật liệu trờn cỏc tài khoản phản ỏnh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ỏnh giỏ trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chỳng trờn cơ sở kiểm kờ cuối kỳ, xỏc định lượng tồn kho thực tế. Từ đú, xỏc định lượng xuất dựng cho sản xuất kinh doanh và cho cỏc mục đớch khỏc trong kỳ theo cụng thức.
= +-
b. Tài khoản kế toỏn sử dụng
* TK 611 “ mua hàng” ( tiểu khoản 6111. “ Mua nguyờn liệu, vật liệu”). Dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh thu mua, tăng giảm nguyờn vật liệu, cụng cụ...theo giỏ thực tế ( giỏ mua và chi phớ thu mua).
* Kết cấu TK 611. - Bờn nợ:
+ Trị giỏ vốn thức tế của hàng mua, hàng bỏn bị trả lại nhập kho.
+ Kết chuyển trị giỏ vốn của hàng tồn đầu kỳ ( theo kết quả kiểm kờ) từ TK 152 sang.
Bờn cú:
+ Trị giỏ vốn thực tế của hàng xuất kho, hàng mua trả lại và giảm giỏ hàng mua.
+ Kết chuyển trị giỏ vốn của hàng tồn kho cuối kỳ ( theo kết quả kiểm kờ) sang TK 152, TK 611 khụng cú số dư.
- TK 611 cú 2 tài khoản cấp 2.
- TK 6111: Mua nguyờn liệu, vật liệu. - TK 6112: Mua hàng hoỏ.
* TK 152: “ Nguyờn liệu, vật liệu” dựng để phản ỏnh giỏ trị thực tế nguyờn liệu, vật liệu tồn kho chi tiết theo từng loại.
Khỏc với phương phỏp kờ khai thường xuyờn đối với doanh nghiệp ỏp dụng kế toỏn theo phương phỏp KKĐK thỡ 2 TK 151, 152 khụng để theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất trong kỳ mà chỉ dựng để kết chuyển giỏ trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đường vào lỳc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611 “ mua hàng”.
Kết cấu TK 152.
- Bờn nợ: Giỏ trị NVL thực tế tồn kho cuối kỳ.
- Bờn cú: Kế chuyển giỏ trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ sang TK 611.
- Dự nợ: Giỏ trị thực tế vật liệu tồn kho.
* TK 151: “ Hàng mua đang đi đường” dựng để phản ỏnh trị giỏ số hàng mua ( thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bỏn, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bỏn.
Kết cấu TK 151.
- Bờn cú: Kết chuyển giỏ trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. - Dư nợ: Giỏ trị thực tế hàng đang đi đường.
* Ngoài ra trong quỏ trỡnh hạch toỏn, kế toỏn cũn sử dụng một số tài khoản khỏc cú liờn quan như: 133, 331, 111, 112...cỏc TK này cú nội dung và kết cấu giống như phương phỏp KKTX.
c. Trỡnh tự hạch toỏn nguyờn vật liệu theo phương phỏp KKĐK (tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ ):
- Đầu kỳ kết chuyển trị giỏ vốn thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước):
Nợ TK 611
Cú TK 152
- Khi nhập vật liệu trong kỳ (mua trong nước) Nợ TK 611
Nợ TK 133
Cú TK111, 112, 331 - Trường hợp nhập khẩu
Nợ TK 611 (giỏ mua cộng với thuế nhập khẩu) Cú TK 333(3)
Cú TK 111, 112, 331
- Cuối kỳ qua kiểm kờ xỏc định được trị giỏ vật tư tồn kho: Nợ TK 152
Cú TK 611
- Trị giỏ của vật liệu xuất dựng trong kỡ được xỏc định bằng cụng thức tổng hợp cõn đối
Nợ TK627, 641, 642, 241 Cú TK611
Sơ đồ 06: Sơ đồ kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp KKĐK ( tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ).
TK151, 152 TK 611 TK 151, 152
Kết chuyển giỏ trị NVL tồn K/C giỏ trị NVL tồn kho cuối kỳ kho đầu kỳ
TK 111, 112, 141, 331 TK 111, 112
Trị giỏ NVL mua vào trong kỳ Giảm giỏ hàng mua hoặc trả lại TK 133 NVL cho người bỏn
Thuế GTGT đầu vào TK 133
TK333 (1,2) TK: 621
Thuế GTGT hàng nhập khẩu Trị giỏ NVL dựng trực tiếp cho sản xuất
TK 333 ( 3) TK627,641, 642
Thuế nhập khẩu tớnh vào giỏ trị Trị giỏ NVL sử dụng cho SX, bỏn
Nguyờn vật liệu hàng, quản lý
TK 411 TK 632 Nhận vốn gúp liờn doanh Xuất bỏn nguyờn vật liệu
bằng NVL
TK412 TK 138(1), 642
Chờnh lệch tăng do đỏnh giỏ Kiểm kờ thiếu hụt, mất mỏt
loại nguyờn vật liệu
TK412
Chờnh lệch giảm do đỏnh giỏ lại NVL
d. Trỡnh tự hạch toỏn nguyờn vật liệu theo phương phỏp KKĐK ( tớnh thuế GTGT theo phương phỏp trực tiếp)
Sơ đồ 07 kế toỏn nguyờn vật liệu theo phương phỏp KKĐK (tớnh thuế GTGT theo phương phỏp trực tiếp)
TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152
K/c giỏ trị NVL tồn kho đầu kỳ Kết chuyển giỏ trị NVL tồn kho cuối kỳ
TK111, 112, 331, 411 TK 111, 112, 331
Giỏ trị NVL tăng thờm trong kỳ Giảm giỏ hàng mua ( Tổng giỏ trị thanh toỏn) hàng mua trả lại
TK: 621, 627, 641...
Giỏ trị thực tế vật liệu xuất dựng
1.6. Kiểm kờ, đỏnh giỏ lại vật liệu
1.6.1. Khỏi niệm
- Kiểm kờ vật liệu là một biện phỏp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng vật liệu mà cỏc phương phỏp kế toỏn chưa phản ỏnh được. Thụng qua kiểm kờ doanh nghiệp nắm được thực trạng của vật liệu cả về số lượng và chất lượng ngăn ngừa hiện tượng tham ụ lóng phớ cú biện phỏp kịp thời xử lý những hiện tượng tiờu cực nhằm quản lý tốt vật liệu.
- Đỏnh giỏ lại vật liệu thường được thực hiện trong trường hợp đem vật liệu đi gúp vốn liờn doanh và trong trường hợp nhà nước quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi cú sự biến động lớn về giỏ cả.
Tuỳ theo yờu cầu quản lý của doanh nghiệp kiểm kờ cú thể được thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị, kiểm kờ định kỳ hay kiểm kờ bất thường.
Khi kiểm kờ, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kờ, Hội đồng một ban kiểm kờ phải cú thành phần đại diện lónh đạo, những người chịu trỏch nhiệm vật chất về bảo vệ vật liệu, phũng kế toỏn và đại diện nhõn viờn của doanh nghiệp. Khi kiểm kờ phải thực hiện cõn đo, đúng, đếm và
phải lập biờn bản kiểm kờ ( mẫu 08- VT) xỏc định số chờnh lệch giữa số liệu thực kiểm kờ với số liệu ghi trờn sổ kế toỏn, trỡnh bày ý kiến xử lý chờnh lệch.
1.6.2. Kế toỏn cỏc nghiệp vụ liờn quan đến kiểm kờ và đỏnh giỏ lại vật liệu theo phương phỏp KKTX
Căn cứ vào Biờn bản kiểm kờ:
- Trường hợp phỏt hiện thừa nguyờn vật liệu chưa rừ nguyờn nhõn: Nợ TK152
Cú TK338(1)
- Trường hợp phỏt hiện thiếu nguyờn vật liệu chưa rừ nguyờn nhõn: Nợ TK138(1)
Cú TK152
- Trường hợp kiểm kờ phỏt hiện thiếu nguyờn vật liệu người chịu trỏch nhiệm vật chất phải bồi thường:
Nợ TK138(8) Nợ TK334
Cú TK152, 138(1)
Cỏc trường hợp khỏc được phản ỏnh theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 08: Sơ đồ kế toỏn nguyờn vật liệu thừa, thiếu khi kiểm kờ.
TK 3381 TK 152 TK 621, 627, 641 TK 632, 642 (1) (3) (9) TK 642 (4) 002 (2) TK 111, 112,1388 (5) TK 1381 TK 111, 334 (7) (6) TK 632 (8)
Ghi chỳ:
(1). Nguyờn vật liệu thừa chưa rừ nguyờn nhõn chờ xử lý. (2). Nguyờn vật liệu thừa là của đơn vị khỏc ( ghi đơn). (3). Nguyờn vật liệu thiếu do cõn, đo, đong, đếm sai. (4). Nguyờn vật liệu thiếu trong định mức.