Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phục vụ toàn doanh nghiệp như chi phí quản lý hành chính, tổ chức, văn phòng, khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí nhân viên bộ phận quản lý, chi phí dự phòng hàng hóa, sản phẩm và những chi phí khác liên quan đến quản lý doanh nghiệp.
Về nguyên tắc, toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp được trong kỳ được kết chuyển hết vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
Tại Công ty Cổ phần Tam sơn, khi có chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh thì căn cứ vào các chứng từ như phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng về các khoản tiền chi phí cho quản lý kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 642
Có TK 111 Có TK 112
Căn cứ vào bảng tính lương và trích BHXH, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng tính thuế môn bài, thuế nhà đất… kế toán ghi
Nợ TK 642
Có TK 338 Có TK 214 Có TK 333
Các khoản chi phí về bảo hành sản phẩm, quảng cáo, dịch vụ mua ngoài, sửa chữa TSCĐ…….
Nợ TK 642 Nợ TK 133
Có TK 111, 112…
Các khoản giảm chi phí quản lý kinh doanh, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu thu, giấy báo có kế toán ghi
Nợ TK 111,112, 152….. Có TK 642
Khi theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp như vậy thì kế toán viên bao giờ cũng sử dụng sổ chi tiết chi phí quản lý và sổ cái TK 642 như sau:
Bảng 4
Sổ cái
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 10 năm 2006
Đơn vị: 1000 đ Ngày
tháng ghi
Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền
Số Ngày Nợ Có
Số phát sinh
6/10 4 6/10 Chi phí quản lý bằng tiền 111 12.562
112 10.180
11/10 5 11/10 Chi phí nhân viên, KHTS… 334 134.628
214 13.209 23/10 6 23/10 Chi phí quản lý khác 111 9.760 112 3.021 152 21.048 511 8.640 28/10 7 28/10 Giảm chi 111 13.450 112 16.099 152 65.105 Kết chuyển chi phí Cộng phát sinh 213.048 213.048