Quan hệ thanh toán giữa công ty với khách hàng phát sinh trong quá trình bán hàng hoá, kế toán phải thu của khách hàng nhằm theo dõi tình hình thanh toán giữa công ty và khách hàng từ đó xác định các khoản nợ đã phát
sinh, đã thu hồi và các khoản còn phải trả. Trong quá trình bán hàng việc khách hàng mua chịu hàng hoá là vấn đề bình thường, nói như vậy nhưng không có nghĩa là mọi khách hàng đều có thể thực hiện việc mua chịu ở công ty vì nếu có quá nhiều khách hàng mua chịu thì số tiền mua chịu quá lớn dẫn đến vốn lưu động của công ty bị chiếm dụng lớn, điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của công ty. Do đó với các khoản phải thu cần được theo dõi chặt chẽ, phải thường xuyên đôn đốc khách hàng trả nợ nhằm đảm bảo thanh toán nợ đúng hạn.
Kế toán phản ánh trên bảng ghi công nợ. Bảng ghi công nợ được đóng thành quyển mỗi khách hàng một tờ riêng để tiện theo dõi. Hàng ngày căn cứ vào tổng số tiền trên hoá đơn GTGT phản ánh số tiền khách hàng nợ, căn cứ phiếu thu để phản ánh số tiền khách hàng trả và làm cơ sở xác định số tiền khách hàng còn nợ. Căn cứ trên vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ theo các yếu tố như trên mẫu, cuối tháng tổng hợp lại.
Sổ ghi công nợ là mẫu sổ kế toán theo dõi công nợ thực tế bằng ghi chép thủ công theo đó khách hàng thực sự nợ doanh nghiệp, căn cứ trên Hóa đơn GTGT ghi theo các yếu tố như trên mẫu cuối tháng tổng hợp lại.
* Bảng ghi công nợ :
Là mẫu công nợ được ghi theo trình tự ghi sổ. Theo sổ này công nợ của khách hàng - chi tiết từng đối tượng là tập hợp từ TK 131 - chi tiết từng đối tượng nó bao gồm cả khoản người mua trả ngay và nhận nợ.
Tại Công ty Cổ phần Tam sơn công nợ được kế toán theo dõi trực tiếp trên cơ sở là các Hóa đơn GTGT. Bảng ghi công nợ được đóng quyển cho từng tháng, mỗi tờ sổ theo dõi một khách hàng. Căn cứ tổng số tiền trên Hóa đơn GTGT phản ánh số tiền khách hàng nợ, căn cứ vào phiếu thu để phản ánh
số tiền khách hàng trả và làm cơ sở xác định số tiền khách hàng còn nợ. Cuối tháng tính tổng cộng để lên bảng cân đối công nợ.
* Sổ chi tiết công nợ :
Được lập trên cơ sở số công nợ của khách hàng mua hàng còn tồn tại trong kỳ. Sổ được mở chi tiết cho từng mã khách hàng đã được mã hoá. Sổ được lập dùng để kiểm tra số công nợ mà khách hàng còn nợ công ty.
* Bảng cân đối công nợ :
Được lập trên cơ sở là các bảng ghi công nợ sau khi tổng hợp số phát sinh bên Nợ và phát sinh bên Có của từng tháng. Bảng cân đối công nợ tập hợp cho tất cả các khách hàng thanh toán chậm trả tiền hàng của công ty.
Sổ Cái TK 131 - “Phải thu của khách hàng”: Sổ này tổng hợp theo TK 131, trong đó phản ánh tổng số tiền thanh toán trên các hóa đơn bán hàng vào bên Nợ và số tiền khách hàng trả vào bên Có.