1.3.8 .Đánh giá đội ngũ công chức
2.3. Đánh giá
2.3.6. Hoàn thiện cơng tác phân tích cơng việc
Để góp phần hồn thiện cơng tác đánh giá công chức cấp xã nhằm góp phần nâng cao chất lượng cơng chức cấp xã, chính quyền cấp xã cần quan tâm thực hiện phân tích cơng việc. Có thể tham khảo thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định công việc cần phân tích
+ Các cơng việc cần phân tích phải đảm bảo thực hiện được các mục tiêu, kế hoạch cần thiết của tổ chức.
+ Công việc phải đảm bảo sử dụng được một cách hợp lí các nguồn lực hiện tại của tổ chức (về con người, tài chính…)
+ Cơng việc được xây dựng trên quan điểm hiện đại, tiên tiến, đảm bảo có thể thay đổi để thích nghi với những yêu cầu mới của công cuộc CNH, HĐH.
Sau khi lựa chọn được công việc cần phân tích, người phân tích sẽ xây dựng bảng tổng hợp các chức danh cần phân tích. Bảng này gồm 3 cột: Số thứ tự, cột chức danh công việc và cột mã số công việc.
- Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu phiếu, có thể thực hiện theo phương pháp sau:
· Phương pháp quan sát
· Phương pháp sử dụng phiếu điều tra (bảng hỏi) · Phương pháp phỏng vấn
· Phương pháp thu thập từ phương tiện thông tin đại chúng
· …
+ Xác định các thông tin cần thu thập cho phân tích cơng việc: thơng tin về tên công việc, chức danh, nhiệm vụ quyền hạn, yêu cầu về hiểu biết, trình độ đào tạo, tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, thời gian hoàn thành công viêc…
Tuy nhiên, cần thu thập loại thông tin nào, ở mức độ chi tiết như thế nào là tùy thuộc ở mục đích sử dụng các thơng tin đó cũng như tùy thuộc vào luợng thơng tin đã có sẵn và thậm chí tùy thuộc cả vào các nguồn lực danh cho việc thu thập thông tin như quỹ thời gian, ngân sách,… Nói chung, để làm rõ bản chất của một công việc cụ thể cân phải thu thập các loai thơng tin sau:
• Thơng tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động cần có để thực hiện cơng việc, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc. Đây là loại thơng tin đặc biệt có vai trị quyết định đến chất lượng của phân tích cơng việc nên phải thu thập đầy đủ, khơng bỏ sót những gì mà người công chức cấp xã cần phải làm, trách nhiệm cần phải gánh chịu cũng như làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ, kể cả hao phí thời gian (ước tính) để thực hiện từng nhiệm vụ đó.
• Thơng tin về các phương tiện hỗ trợ để công chức cấp xã thực hiện cơng việc.
• Thơng tin về các điều kiện làm việc như điều kiện về chế độ, thời gian làm việc, khung cảnh tâm lý xã hội, điều kiện kinh tế xã hội của địa phương…
• Thơng tin về các địi hỏi của cơng việc đối với người thực hiện như các kiến thức và kỹ năng cần phải có, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết… Đối với loại thông tin này, bên cạnh việc quan tâm đến những yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kiến thức còn phải đặc biệt quan tâm đến những
yêu cầu về đạo đức, tinh thần đối với cơng chức cấp xã. Đồng thời có thể tham khảo văn bản quy định của nhà nước đối với tiêu chuẩn các chức danh công chức cấp xã.
+ Lựa chọn và đào tạo cán bộ phân tích cơng việc: lãnh đạo UBND cấp xã; cán bộ văn phòng của UBND cấp xã để thực hiện…
- Bước 4: Xử lý thơng tin, hồn thiện các kết quả phân tích cơng việc - Bước 5: Phê duyệt các văn bản cho công việc, bao gồm: bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn công việc đối với người thực hiện.
- Bước 6: Xem xét và cập nhật định kỳ.