1.3.1 Khỏi niệm biờn chế nội bộ.
Quỏ trỡnh biờn chế nội bộ là quỏ trỡnh bố trớ lại người lao động trong nội bộ doanh nghiệp để nhằm đưa đỳng người vào đỳng việc. Mục tiờu của biờn chế nội bộ là để đỏp ứng yờu cầu của cụng tỏc hoặc sản xuất kinh doanh và làm cho cỏc nhu cầu trưởng thành và phỏt triển của cỏ nhõn phự hợp với cỏc yờu cầu của tổ chức. Biờn chế nội bộ bao gồm thuyờn chuyển, đề bạt và xuống chức và một số hoạt động cú quan hệ với biờn chế nội bộ.
1.3.2 Nội dung của biờn chế nội bộ. 1.3.2.1 Định hướng biờn chế nội bộ
Định hướng là chương trỡnh thiết kế nhằm giỳp người lao động mới làm quen với doanh nghiệp và bắt đầu cụng việc một cỏch cú hiệu quả.
Một chương trỡnh định hướng được thiết kế và thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện giỳp người lao động mới rỳt ngắn thời gian làm quen với cụng việc nhanh chúng đạt năng suất lao động cao, giảm chi phớ nhập việc. Đồng thời, một chương trỡnh định hướng tốt sẽ giỳp người lao động mới rỳt ngắn thời gian hũa nhập vào cuộc sống lao động tại doanh nghiệp, nhanh chúng làm quen với mụi trường lao động mới, cú ảnh hưởng tớch cực tới đạo đức hành vi của người lao động gúp phần lụi cuốn họ thực hiện mục tiờu của doanh nghiệp tạo ra sự đồng lũng tự nguyện giữa người lao động và doanh nghiệp. Với một chương trỡnh định hướng cú hiệu quả số người di
chuyển khỏi doanh nghiệp ngay từ những thỏng đầu tiờn cũng giảm rừ rệt và nhờ đú mà giảm được cỏc chi phớ liờn quan.
Một chương trỡnh định hướng bao gồm cỏc thụng tin:
* Chế độ làm việc bỡnh thường hàng ngày (giờ làm việc, giờ nghỉ, ăn trưa...). * Cỏc cụng việc hàng ngày cần phải làm và cỏch thực hiện cụng việc.
* Tiền cụng và phương thức trả cụng. * Tiền thưởng, cỏc phỳc lợi và dịch vụ.
* Cỏc nội quy, quy định về kỷ luật lao động, an toàn lao động. * Cỏc phương tiện phục vụ sinh hoạt, thụng tin và y tế.
* Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
* Mục tiờu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, cỏc sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, quỏ trỡnh sản xuất cỏc sản phẩm và dịch vụ đú.
* Lịch sử và truyền thống của doanh nghiệp. * Cỏc giỏ trị cơ bản của doanh nghiệp.
Cỏc thụng tin đú cú thể được cung cấp cho người lao động mới một cỏch liờn tục trong vài giờ hoặc kộo dài trong vài tuần đầu tiờn với sự sử dụng kết hợp nhiều phương phỏp khỏc nhau như: phỏng vấn, gặp gỡ và thảo luận theo nhúm, sử dụng sổ tay nhõn viờn, xem phim video, tham quan... Khi thiết kế và thực hiện chương trỡnh, cần lưu ý cỏc điểm sau đõy:
- Cỏc nội dung định hướng, thời gian và phương phỏp thực hiện cần được thiết kế và lập thành chương trỡnh, in thành văn bản và gửi tới từng người lao động và những người cú liờn quan (người lónh đạo trực tiếp, người đỡ đầu, bộ phận quản lý nguồn nhõn lực...)
- Những ấn tượng và kỳ vọng cần đạt được trong chương trỡnh phải được thiết kế một cỏch cẩn thận.
- Lượng thụng tin được cung cấp trong chương trỡnh định hướng khụng nờn quỏ nhiều, cũng khụng nờn quỏ sơ sài.
- Vai trũ quan trọng của người lónh đạo trực tiếp phải được thể hiện thụng qua sự ủng hộ chương trỡnh định hướng của cụng ty hoặc trực tiếp thực hiệnvà tham gia thực hiện cỏc hoạt động định hướng của cụng ty.
- Cần kết hợp sử dụng cỏc thụng tin bằng miệng và cỏc thụng tin bằng văn bản. ngày nay, cỏc thụng tin bằng văn bản thường cú xu hướng được thể hiện dưới dạng sổ tay.
1.3.2.2 Thuyờn chuyển
Thuyờn chuyển là việc đưa lao động từ cụng việc này sang cụng việc khỏc hoặc từ địa dư này sang địa dư khỏc, để điều hũa nhõn lực giữa cỏc bộ phận hoặc để cắt giảm chi phớ ở những bộ phận mà cụng việc kinh doanh đang bị suy giảm. Để lấy cỏc vị trớ việc làm cũn trống do cỏc lý do như mở rộng sản xuất, chuyển đi, chết, về hưu, chấm dứt hợp đồng
Để sửa chữa những sai sút trong bố trớ lao động, từ đú cú cỏc dạng thuyờn chuyển như sau:
+ Thuyờn chuyển sản xuất: Do nhu cầu của sản xuất, để điều hũa lao động để trỏnh phải gión thợ.
+ Thuyờn chuyển thay thế: để lấp vào vị trớ việc làm cũn trống.
+ Thuyờn chuyển sửa chữa sai sút; để sửa chữa sai sút trong tuyển dụng hay bố trớ lao động.
+ Thuyờn chuyển tạm thời; thuyờn chuyển trong một thời gian ngắn để điều hũa lao động, tận dụng lao động tạm thời.
+ Thuyờn chuyển lõu dài; thuyờn chuyển trong một thời gian dài để đỏp ứng nhu cầu sản xuất, để sửa chữa những sai sút trong bố trớ lao động, để tận dụng năng lực của cỏn bộ.
- Để quản lý cú hiệu quả cỏc quỏ trỡnh thuyờn chuyển, tổ chức cần đề ra cỏc chớnh sỏch và cỏc quy định cụ thể về thuyờn chuyển, trong đú cần lưu ý đến cỏc vấn đề sau:
+ Cần quy định rừ về người cú quyền đề xuất việc thuyờn chuyển và người cú quyền và chịu trỏch nhiệm về việc ra quyết định thuyờn chuyển. Thụng thường, cỏc cỏn bộ lónh đạo bộ phận, những người quản lý là người cú quyền đề xuất việc
thuyờn chuyển, phũng nhõn lực cú vai trũ điều tiết, xem xột cỏc vấn đề cũng như trực tiếp đề xuất việc thuyờn chuyển, quyền quyết định thường thuộc về người lónh đạo cấp cao trong doanh nghiệp.
+ Khi thuyờn chuyển, cần đảm bảo sự phự hợp giữa trỡnh độ của người lao động và vị trớ việc làm mới, thực hiện cỏc hoạt động đào tạo và phỏt triển để cung cấp cỏc kiến thức và kỹ năng cần thiết cho người lao động.
+ Khi thuyờn chuyển, cần lưu ý mối quan hệ giữa mức tiền cụng hiện tại của người lao động với mức tiền cụng ở vị trớ việc làm mới.
+ Việc thuyờn chuyển đối với những "người lao động cú vấn đề" cần phải được thực hiện bởi cỏc thủ tục chặt chẽ, phải cú cỏc biện phỏp giỏo dục trước khi thuyờn chuyển, phải được người lónh đạo ở bộ phận mới chấp nhận.
1.3.2.3 Đề bạt
Đề bạt là đưa người lao động vào một vị trớ làm việc cú tiền lương cao hơn, cú uy tớn và trỏch nhiệm lớn hơn, cú cỏc điều kiện làm việc tốt hơn và cỏc cơ hội phỏt triển nhiều hơn. Mục đớch của đề bạt là là biờn chế người lao động vào một vị trớ việc làm cũn trống mà vị trớ đú được doanh nghiệp đỏnh giỏ là cú giỏ trị cao hơn vị trớ cũ của họ, nhằm đỏp ứng nhu cầu biờn chế cỏn bộ và phỏt triển của doanh nghiệp, đồng thời để đỏp ứng nhu cầu phỏt triển của cỏ nhõn người lao động. Tuy nhiờn, một người lao động chỉ cú thể được đề bạt khi năng lực làm việc của họ đỏp ứng được cỏc yờu cầu đú. Năng lực làm việc của một người thỡ khụng chỉ thể hiện ở thành tớch đạt được mà cũn ở tiềm năng của người đú. Thõm niờn chỉ là yếu tố xem xột khi cỏc điều kiện khỏc như nhau.
Trong chớnh sỏch đề bạt của doanh nghiệp, cũng cần xỏc định rừ ranh giới trỏch nhiệm của những cỏn bộ cú liờn quan trong việc thực hiện đề bạt. tương tự như thuyờn chuyển, thụng thường cỏc cỏn bộ lónh đạo bộ phận cú quyền đề xuất. Việc thăng tiến trong sự tư vấn, hỗ trợ của phũng nguồn nhõn lực, quyết định cuối cựng thuộc về người lónh đạo cấp cao. Thủ tục đề bạt tựy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp, song tổ chức cần kế hoạch húa việc thăng tiến và thực hiện cỏc hoạt động đào tạo, phỏt triển đối với người lao động để chuẩn bị cho học cỏc kiến thức, kỹ năng cần cú khi nhận vị trớ việc làm mới, sử dụng cỏc phương phỏp sơ
tuyển, tuyển chọn thớch hợp để tỡm và sàng lọc được những phự hợp với cụng việc. Tổ chức cũng nờn dự tớnh trước cỏc “vị trớ quay trở lại” tức là dụ tớnh trước những vị trớ cụng việc cú cựng cương vị và tiền lương như cụng việc trước khi thăng tiến của người lao động để họ cú thể được chuyển đến khi khụng thực hiện thắng lợi ở cụng việc mới.
1.3.2.4 Xuống chức
Xuống chức là việc đưa người lao động đến một vị trớ việc làm cú cương vị và tiền lương thấp hơn, cú cỏc trỏch nhiệm và cơ hội ớt hơn, xuống chức thường là kết quả của việc giảm biờn chế hay kỷ luật, hoặc là để sửa chữa việc bố trớ lao động khụng đỳng trước đú, xuống chức phải được thực hiện trờn cơ sở theo dừi và đỏnh giỏ chặt chẽ, cụng khai tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của người lao động.
Ngoài nội dung chớnh cũn một số hoạt động cũng cú quan hệ với biờn chế
nội bộ
- Thụi việc
Thụi việc là một quyết định chấm dứt quan hệ lao động giữa cỏ nhõn người lao động và tổ chức. Quyết định đú cú thể cú nguyờn nhõn về kỷ luật, về kinh tế sản xuất kinh doanh hoặc do nguyờn nhõn cỏ nhõn. Dự cho quyết định đú xảy ra vỡ nguyờn nhõn gỡ, thỡ vai trũ của phũng nhõn lực là tỡm ra những biện phỏp thỏa đỏng để sự chia tay giữa người lao động với doanh nghiệp được diễn ra một cỏch ớt tổn hại nhất cho cả hai phớa.
- Gión thợ
Gión thợ và sự chấm dứt quan hệ lao động giữa người lao động và doanh nghiệp do lý do sản xuất kinh doanh, như giảm quy mụ sản xuất, thừa biờn chế do sỏt nhập, tổ chức lại sản xuất , hoặc do tớnh chất của sản xuất. Tổ chức cần đưa ra cỏc quyết định hợp lý và cũng cú cỏc biện phỏp hỗ trợ theo luật định và khả năng kinh tế của doanh nghiệp để giảm bớt khú khăn cho người lao động, như bồi thường, trợ cấp thụi việc, đào tạo học nghề mới, giới thiệu việc làm mới ở cỏc doanh nghiệp khỏc
- Sa thải
Đõy là hỡnh thức cao nhất của kỷ luật lao động. Trong trường hợp này, phũng nhõn lực và lónh đạo trực tiếp của người lao động cần phải thực hiện đầy đủ cỏc bước của quỏ trỡnh kỷ luật.
Người lao động cú thể bị sa thải do lý do sức khoẻ mà phỏp luật khụng cho phộp làm việc tiếp. Sau khi khỏi bệnh, họ sẽ được trở lại làm việc.
- Tự thụi việc
Tự thụi việc là dạng thụi việc do nguyờn nhõn về phớa người lao động dạng này đơn giản nhất, ớt gõy ra cỏc vấn đề phức tạp cho doanh nghiệp nhưng lại tạo ra cỏc vị trớ trống. Cỏc vị trớ đú cần người thay thế, đồng thời cần phỏng vấn để tỡm nguyờn nhõn của sự thụi việc.
1.3.3. Mối liờn hệ giữa tuyển dụng và biờn chế nhõn lực trong doanh nghiệp
Tuyển dụng và biờn chế là hai hoạt động khụng thể thiếu trong cụng tỏc quản lý nhõn lực doanh nghiệp. Để cú được đội ngũ nhõn lực đỏp ứng cỏc mục tiờu phỏt triển của doanh nghiệp, để chuẩn bị cho doanh nghiệp những người cú chuyờn mụn cần thiết, cú thể làm việc đạt tới năng suất cao, hiệu suất cụng tỏc tốt, đỏp ứng được cỏc yờu cầu cụng việc. Cựng với cỏc hoạt động khỏc của quản lý nhõn lực giỳp cho doanh nghiệp thực hiện cỏc mục tiờu về quản lý NNL của doanh nghiệp.
Nếu hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp tốt cú thể giỳp doanh nghiệp tuyển được những cỏn bộ, nhõn viờn, cụng nhõn cú kỹ năng, chuyờn mụn đỏp ứng cụng việc, giỳp cho doanh nghiệp giải quyết cụng việc đạt tới năng suất cao, hiệu quả. Ngược lại khi tuyển dụng cỏn bộ khụng căn cứ vào cỏc yờu cầu của cụng việc đối với người lao động, khụng sử dụng cỏc phương phỏp tuyển chọn khoa học thỡ người lao động được tuyển sẽ khụng đỏp ứng được yờu cầu cụng việc.
Trong cỏc trường hợp doanh nghiệp mở rộng sản xuất, đổi mới cụng nghệ, mỏy múc sản xuất mà cỏc nhõn sự hiện tại của doanh nghiệp chưa thể đỏp ứng được ngay thỡ doanh nghiệp cú thể chọn cỏc hỡnh thức tuyển dụng thờm, thuờ cỏn bộ mới cú năng lực, kinh nghiệm, trỡnh độ chuyờn mụn đỏp ứng nhu cầu cụng việc mới này. Như vậy để cú một đội ngũ nhõn lực tốt đỏp ứng cho sự tồn tại phỏt triển doanh
nghiệp thỡ tuyển dụng và biờn chế luụn luụn đi đụi cựng nhau, hỗ trợ, bự đắp cho nhau. Tuyển dụng tốt, tuyển được những người lao động cú năng lực tốt phự hợp mà sẽ tiết kiệm được chi phớ đào tạo. Phải đỏnh giỏ chớnh xỏc trỡnh độ chuyờn mụn tay nghề, dựa vào bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc và bản yờu cầu của cụng việc. Đõy là cơ sở để ta đối chiếu khả năng thực tế của người lao động đối với cỏc tiờu chuẩn, yờu cầu. Trong quỏ trỡnh tuyển chọn nhất định phải phỏng vấn chuyờn mụn và tham quan thử việc từ đõy đỏnh giỏ được trỡnh độ chuyờn mụn của người lao động. Người lao động được tuyển vào cú trỡnh độ kỹ thuật phự hợp họ sẽ thực hiện được cụng việc ngay tạo ra năng suất lao động. Họ dễ dàng nõng cao hiệu quả thực hiện cụng việc mà khụng cần đào tạo thờm.
Tuy rằng người lao động mới vào doanh nghiệp thỡ đều phải làm quen với dõy truyền sản xuất, cụng nghệ của doanh nghiệp, nhưng người cú trỡnh độ tay nghề cao, đặc biệt là lao động cú kinh nghiệm từ cỏc tổ chức khỏc được tuyển, họ cú số năm đảm nhận cụng việc lớn. Thời gian định hướng cho những lao động này rất ớt, họ thường làm quen nhanh chúng với cụng nghệ sản xuất. Người lao động được tuyển vào doanh nghiệp được bố trớ làm đỳng cụng việc yờu thớch theo đỳng khả năng là động lực to lớn khớch lệ tinh thần làm việc hăng say, tận tõm với cụng việc đưa đến kết quả làm việc cao.
Cỏc hoạt động từ 1.3.1 đến 1.3.2.4 nếu làm tốt sẽ cụng việc này sẽ động viờn được sự đúng gúp của người lao động ở mức cao nhất quỏ trỡnh bố trớ nhõn lực được thực hiện cú chủ định và hợp lý. Mặt khỏc, cỏc dạng của thụi việc như: gión thợ, sa thải, tự thụi việc cũng thường gõy ra những tổn thất, khú khăn nhất định cho cả hai phớa và do đú cũng đũi hỏi phải thực hiện một cỏch chủ động và cú hiệu quả tới mức cú thể nhất.
1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng và biờn chế của doanh
nghiệp
1.4.1 Yếu tố thuộc về mụi trường bờn ngoài
Mụi trường phỏp lý của doanh nghiệp: Khụng chỉ riờng hoạt động tuyển dụng và biờn chế NL mà tất cả cỏc hoạt động của doanh nghiệp đều bị giới hạn bởi những
khuụn khổ cỏc văn bản phỏp luật của nhà nước. Đõy là cơ sở của cỏc tổ chức tiến hành tuyển dụng lao động theo phỏp luật nhà nước quy định
Mụi trường kinh tế, mụi trường chớnh trị cũng ảnh hưởng tới cụng tỏc tuyển dụng biờn chế và phỏt triển nhõn lực. Khi nền kinh tế phỏt triển, nhiều cụng việc được tạo ra cỏc doanh nghiệp cú nhu cầu lao động cao hơn, cỏc doanh nghiệp cú sự cạnh tranh về thu hỳt nhõn lực và ngược lại. Mụi trường kinh tế chớnh trị ổn định thỡ người lao động thường cú nhu cầu cần ổn định biờn chế làm việc tại doanh nghiệp.
Thị trường của doanh nghiệp: Thị trường rộng, hàng hoỏ bỏn nhiều, doanh thu tăng, lợi nhuận tăng dần từ đú nú sẽ quyết định đến nguồn kinh phớ trớch vào quỹ tuyển dụng. Với thị trường lớn cỏc doanh nghiệp cần cú quyết định tuyển dụng thờm cỏn bộ, cụng nhõn viờn để đỏp ứng nhu cầu thị trường, mở rộng thị thường của doanh nghiệp.
Cung lao động, cầu lao động trờn thị trường, khi doanh nghiệp cú nhu cầu về lao động thỡ cung về lao động là vấn đề được doanh nghiệp quan tõm. Qua đú doanh nghiệp sẽ biết được cung về lao động sẽ đỏp ứng đến đõu so với nhu cầu lao động