Bộ phận thực hiện quỏ trỡnh tuyển dụng là phũng Tổ chức hành chớnh mà người chịu trỏch nhiệm là Trưởng phũng.
Giỳp việc cho trưởng phũng là một phú trưởng phũng và hai chuyờn viờn của phũng làm nhiệm vụ tiếp nhận, sắp xếp và nghiờn cứu hồ sơ. Thực hiện cụng tỏc chuẩn bị cho quỏ trỡnh phỏng vấn, tuyển chọn, đồng thời cựng với trưởng phũng tham gia vào quỏ trỡnh tuyển dụng là thành viờn trong hội đồng tuyển dụng.
Phũng Tổ chức hành chớnh tiến hành tuyển dụng nhõn lực cho Cụng ty từ khõu đầu tiờn của cụng tỏc tuyển mộ đến khõu tuyển chọn và trỡnh Giỏm đốc cụng ty xột duyệt để cú được quyết định cuối cựng.
Địa điểm tiến hành tuyển dụng: tại phũng Tổ chức hành chớnh Cụng ty cổ phần Sỏch Giỏo dục tại TP hà Nội.
Quỏ trỡnh tuyển dụng được chia làm hai giai đoạn: tuyển mộ và tuyển chọn nhõn lực.
Cụng ty tiến hành tuyển dụng dựa vào nhu cầu, yờu cầu vị trớ cần tuyển (nghĩa là khi cú sự thiếu hụt về nhõn sự tại cỏc phũng ban) chứ khụng thực hiện tuyển dụng thường xuyờn theo hàng thỏng, hàng quý …
Quỏ trỡnh tuyển dụng của cụng ty đảm bảo nguyờn tắc cụng bằng, khỏch quan, dõn chủ. Chớnh sỏch tuyển dụng của Cụng ty cổ phần sỏch Giỏo dục chủ yếu tập trung tuyển cỏn bộ biờn tập, cỏn bộ thị trường, cỏn bộ học Văn húa (Đại học Văn húa). Cũn đối với cỏn bộ quản lớ, Cụng ty tiến hành tuyển chọn từ nguồn lực nội bộ. Thụng qua quỏ trỡnh làm việc, những thành tớch cỏn bộ đó đạt được và qua sự đề bạt, bổ nhiệm, cỏn bộ quản lớ sẽ được bổ nhiệm, bố trớ vào vị trớ cần tuyển phự hợp với khả năng, năng lực của từng cỏ nhõn.
Sơ đồ 2.1: Quỏ trỡnh tuyển dụng của cụng ty
Bước 1: Lập kế hoạch tuyển dụng
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty, phũng tổ chức hành chớnh cú nhiệm vụ đỏnh giỏ tỡnh hỡnh lao động của cỏc phũng ban, bộ phận. Từ đú phũng tổ chức lờn kế hoạch tuyển dụng một cỏch nhanh chúng, hợp lý …
Phũng tổ chức thực hiện:
Lập kế hoạch nhõn lực
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận hồ sơ
Nghiên cứu hồ sơ và chọn danh sách phỏng vấn Phỏng vấn Ra quyết định lựa chọn Nhận việc và thử việc Tuyển mộ Tuyển chọn
- Đỏnh giỏ lại năng lực thực tại của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty. Từ đú xỏc định những nhõn viờn đạt thành tớch cao, cú trỡnh độ chuyờn mụn giỏi để cú thể đề bạt, bổ nhiệm … hay những nhõn viờn cần đào tạo, bồi dưỡng thờm để đạt được chỉ tiờu, yờu cầu cụng việc, những nhõn viờn khụng đủ khả năng tiếp tục làm việc và cú chiến lược tuyển dụng kịp thời.
Đỏnh giỏ thực trạng lực lượng lao động trong Cụng ty. Từ đú cú cơ sở xỏc định số lượng và vị trớ cần tuyển, cỏc yờu cầu cho vị trớ đú, ra quyết định nguồn tuyển, thụng bỏo tuyển dụng, chuẩn bị cuộc phỏng vấn,
Vớ dụ 1: Phũng tổ chức thực hiện quản lý, rà soỏt lại nguồn nhõn lực của Cụng ty, xỏc định số lượng nhõn viờn nghỉ việc để từ đú lập kế hoạch cho việc tuyển mộ.
Số lượng
Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Số cỏn bộ nghỉ việc 8 5 7 6 4 Vị trớ đó làm Thủ kho, nhõn viờn bỏn hàng Nhõn viờn bỏn hàng Nhõn viờn văn phũng, bỏn hàng Nhõn viờn bỏn hàng, văn phũng Phú phũng, lỏi xe
Từ bảng số liệu trờn ta thấy: trong ba năm qua, lực lượng cụng nhõn nghỉ khụng nhiều, nhưng số lượng cần tuyển chủ yếu là biờn tập viờn, cỏn bộ thị trường. Thụng qua đõy, ta cú thể thấy sự thiếu hụt lớn về nhõn lực hoạt động sản xuất của Cụng ty đũi hỏi đặt ra nhu cầu tuyển dụng trong cỏc năm đú. Phũng Tổ chức hành chớnh xỏc định tuyển cỏn bộ là chủ yếu nờn nguồn tuyển là nguồn tuyển bờn ngoài tổ chức và lờn kế hoạch tuyển dụng với nội dung:
Bảng 2.8: Kế hoạch tuyển dụng trong 5 năm qua
Đơn vị cần bổ sung Vị trớ cần tuyển Giới tớnh Số lượng Thời gian
Phũng Tổ chức hành chớnh Cỏn bộ văn phũng Nam/ Nữ 04 2007 Phũng quản lý sản xuất CB chuyờn ngành in, kho vận Nam/Nữ 09 2008 Phũng khai thỏc
đề tài Biờn tập viờn Nam/ Nữ 08 2009
Phũng kinh doanh Cỏn bộ
thị trường Nam/ Nữ 06 2010
Khối văn phũng Cỏn bộ
văn phũng Nam/ Nữ 05 2011
Bước 2: Thụng bỏo tuyển dụng
Sau khi tiến hành đỏnh giỏ nhu cầu tuyển dụng, xỏc định cỏc yờu cầu, điều kiện tuyển dụng (thụng qua bảng mụ tả, bảng tiờu chuẩn cụng việc) và nguồn tuyển thớch hợp, cụng ty viết nội dung và gửi thụng bỏo tuyển dụng.
- Mục đớch của thụng bỏo tuyển dụng:
+ Nhằm thu hỳt được những ứng viờn từ nhiều nơi khỏc nhau, đặc biệt Cụng ty cổ phần Sỏch Giỏo dục được sự quan tõm của NXBGDVN giới thiệu những cỏn bộ cú năng lực đó nghỉ hưu tư vấn giỳp trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất của Cụng ty
+ Thụng qua thụng bỏo Cụng ty cú thể quảng bỏ được hỡnh ảnh, thương hiệu, tờn tuổi của Cụng ty. Thụng bỏo tuyển dụng là căn cứ cho cỏc ứng viờn nộp hồ sơ dự tuyển và cú sự quyết định khi lựa chọn nơi làm việc.
+ Thể hiện tỡnh hỡnh, năng lực, quy mụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
- Nội dung của thụng bỏo tuyển dụng bao gồm:
+ Cỏc yờu cầu, điều kiện tuyển dụng: Trỡnh độ đào tạo và kinh nghiệm, kĩ năng nghề nghiệp, độ tuổi (Cụng ty thường tuyển dụng cụng nhõn cú độ tuổi từ 18 đến 30), sức khỏe, , …
+ Số lượng tuyển, vị trớ cần tuyển.
+ Yờu cầu về hồ sơ, thời gian, địa điểm nộp hồ sơ.
+ Quyền lợi, nghĩa vụ của ứng viờn khi trỳng tuyển (chế độ thử việc, tiền lương, thưởng, Bảo hiểm xó hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm lao động,…).
- Cỏc hỡnh thức thụng bỏo:
Đối với nguồn tuyển là nguồn nội bộ của Cụng ty: Việc tuyển dụng được thụng bỏo với tất cả cụng nhõn viờn trong Cụng ty, như: Thụng bỏo trong cuộc họp, dỏn thụng bỏo tại bảng thụng tin, ở phũng Tổ chức hành chớnh, ngoài cổng Cụng ty, trờn trang web của Cụng ty.
Đối với nguồn tuyển từ bờn ngoài Cụng ty: Cụng ty tiến hành đăng thụng tin tuyển dụng trờn cỏc website như: www.24h.com.vn, Phõn mục “Tuyển dụng” của website này hoàn toàn miễn phớ cho phộp Cụng ty đăng thụng bỏo tuyển dụng. Trờn một số website khỏc như: www.tuyendungmienphi.com, www.tuyendung.com.hoặc người thõn hay bạn bố của nhõn viờn trong Cụng ty giới thiệu. Cỏc nhõn viờn trong Cụng ty thường biết rừ người thõn hay bạn bố của họ đang cần việc làm và phự hợp với cụng việc nào. Vỡ vậy, họ sẽ giới thiệu những người này vào Cụng ty với những cụng việc phự hợp.
Đối với đối tượng là sinh viờn, học sinh cỏc trường đại học, cao đẳng, trung cấp, dạy nghề: Cụng ty tiến hành gửi cụng văn đề nghị nhà trường thụng bỏo rộng rói tới HSSV về nhu cầu tuyển dụng của Cụng ty.
Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ
Sau khi thụng bỏo tuyển dụng, cỏc ứng viờn sẽ nộp hồ sơ cho Cụng ty bằng cỏc con đường như: gửi bưu điện, gửi fax, qua mail, gửi trực tiếp.
Khi đú phũng Tổ chức hành chớnh làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và sắp xếp, phõn loại hồ sơ của cỏc ứng viờn theo cỏc thụng tin thu được.
- Độ tuổi, giới tớnh, địa chỉ, …
- Quỏ trỡnh học tập, đào tạo. - Kinh nghiệm làm việc.
- Khả năng đỏp ứng yờu cầu cụng việc.
- Tớnh cỏch, sở thớch, nguyện vọng của ứng viờn. - Phẩm chất năng lực. - Một số thụng tin khỏc. Bảng 2.9: Tổng hợp kết quả cỏc hồ sơđó nhận trong 5 năm qua TT Trỡnh độ Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 1 - Trỡnh độ trờn đại học: 2 6 3 0 2 2 - Trỡnh độ Đại học: 22 18 14 17 13 3 - Trỡnh độ Cao đẳng, trung cấp: 25 19 12 8 13 4 - Nhõn viờn bỏn hàng, LĐ phổ thụng
khỏc:( lỏi xe, bảo vệ) 10 15 21 6 18
Tổng số hồ sơđó nhận 59 58 64 31 46
(Nguồn phũng Tổ chức hành chớnh)
Bước 4: Nghiờn cứu hồ sơ và chọn danh sỏch phỏng vấn
Từ việc sắp xếp, phõn loại hồ sơ của ứng viờn, phũng Tổ chức hành chớnh sẽ cú đỏnh giỏ sơ bộ về khả năng của ứng viờn đỏp ứng những yờu cầu nào cho vị trớ cần tuyển. Đồng thời phũng tổ chức cũng tiến hành so sỏnh hồ sơ của ứng viờn với bản mụ tả, bảng tiờu chuẩn cụng việc để cú cỏch đỏnh giỏ là lựa chọn khỏch quan nhất, loại bỏ một số hồ sơ khụng đạt yờu cầu.
Vớ dụ: Một số yờu cầu của Cụng ty đặt ra: Đối với cỏn bộ văn phũng:
- Trỡnh độ học vấn: tối thiểu tốt nghiệp cao đẳng trở lờn.
- Cú tư cỏch đạo đức nghề nghiệp: ý thức chấp hành tốt nội quy, quy định, kỷ luật tốt, trung thực, trung thành với Cụng ty, cú tỡnh thần trỏch nhiệm.
- Một số đặc điểm tớnh cỏch cỏ nhõn: cần cự, chăm chỉ, nhiệt tỡnh, nhanh nhẹn …
Trong cỏc tiờu chuẩn kể trờn, cụng ty cú sự ưu tiờn đối với cỏc ứng viờn cú thõm niờn cụng tỏc. Bởi đõy sẽ là đội ngũ cú chuyờn mụn, hiểu biết về cụng việc của mỡnh giỳp cho quỏ trỡnh hoàn thành cụng việc nhanh chúng và đạt hiệu quả cao. Cỏc ứng viờn này sẽ giảm chi phớ đào tạo cho tổ chức, Cụng ty khụng mất thời gian và kinh phớ cho việc kốm cặp, hướng dẫn, chỉ đạo và làm quen với cụng việc. Do đú sẽ đảm bảo được tiến độ thực hiện cụng việc và năng suất làm việc hiệu quả.
Đối với chuyờn viờn, biờn tập viờn:
- Cỏc tiờu chuẩn về trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ phải đỏp ứng vị trớ cần tuyển.
- Phẩm chất đạo đức nghề.
- Cú khả năng làm việc nhúm, kỹ năng sử dụng vi tớnh.
- Trỡnh độ học vấn: tối thiểu phải tốt nghiệp Đại học trở lờn. Riờng với việc tuyển cỏn bộ làm lónh đạo phải cú yờu cầu về thõm niờn cụng tỏc. số năm làm việc tựy thuộc vào vị trớ cần tuyển.
- Cú khả năng sắp xếp, tổ chức quản lý nhõn lực của cụng ty, đào tạo, bồi dưỡng, phỏt triển nguồn nhõn lực.
Cỏc ứng viờn nếu được lựa chọn: Phũng Tổ chức hành chớnh sẽ thực hiện liờn hệ với cỏc ứng viờn và sắp xếp lịch hẹn thời gian, địa điểm để gặp gỡ và phỏng vấn.
Bước 5: Phỏng vấn
Từ danh sỏch cỏc ứng viờn đó được lựa chọn trong bước trờn, phũng Tổ chức hành chớnh trực tiếp thực hiện cỏc bước trong quỏ trỡnh tuyển chọn nhằm tỡm ra ứng viờn phự hợp nhất.
Việc đầu tiờn cỏc nhà tuyển chọn cần liờn hệ, thụng bỏo với cỏc ứng viờn trong danh sỏch phỏng vấn về cuộc gặp mặt sắp tới. Để họ nắm được lịch phỏng vấn, về thời gian và địa điểm chuẩn bị phỏng vấn.
Quỏ trỡnh tuyển chọn, Cụng ty tiến hành phỏng vấn một lần đối với cỏc ứng viờn. Thụng qua cuộc phỏng vấn trực tiếp này giỳp nhà tuyển chọn đỏnh giỏ được một số kỹ năng, phẩm chất, khả năng đỏp ứng nhu cầu của ứng viờn. Đặc điểm về tớnh cỏch, khả năng giao tiếp, cỏch ứng xử và trả lời cõu hỏi của ứng viờn.
Bước 6: Ra quyết định tuyển chọn
- Thụng qua việc phõn tớch hồ sơ xin việc, so sỏnh với bản tiờu chuẩn, yờu cầu cụng việc và kết quả của cuộc phỏng vấn giỳp nhà tuyển chọn đưa ra quyết định lựa chọn nhõn viờn mới cho tổ chức.
- Phũng Tổ chức hành chớnh tiến hành đưa ra cỏc tiờu chớ cụ thể, rừ ràng và đỏnh giỏ mức độ quan trọng của cỏc tiờu chớ đú làm cơ sở đỏnh giỏ và tuyển chọn ứng viờn.
Vớ dụ: Đối với cỏn bộ văn phũng: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần mức độ quan trọng cỏc tiờu chớ:
- Cú kinh nghiệm làm việc, hiểu biết về cụng việc.
- Một số đặc điểm tớnh cỏch cỏ nhõn: Cần cự, chăm chỉ, nhiệt tỡnh, nhanh nhẹn,…
- Cú tư cỏch đạo đức nghề nghiệp : í thức chấp hành tốt nội quy, quy định, kỷ luật, trung thực, trung thành với Cụng ty, cú tinh thần trỏch nhiệm.
- Trỡnh độ học vấn: Tốt nghiệp từ cao đẳng trở lờn.
- Cỏc ứng viờn khụng đạt yờu cầu Cụng ty sẽ cú thư từ chối và gửi lời cảm ơn cỏc ứng viờn đó nộp hồ sơ và tham gia phỏng vấn.
- Những ứng viờn đạt yờu cầu qua vũng phỏng vấn sẽ được cụng ty thụng bỏo trỳng tuyển, mời nhận việc và thử việc, kết quả thực hiện tuyển dung của cụng ty trong 5 năm qua
Bảng 2.10: Kết quả tuyển dụng trong 5 năm qua
TT Cơ cấu nhõn lực N2007 ăm N2008 ăm N2009 ăm N2010 ăm N2011 ăm A Khối văn phũng Cụng ty
1 - Trỡnh độ trờn đại học:
2 - Trỡnh độ Đại học: 5 2 4 5 3
3 - Trỡnh độ Cao đẳng, trung cấp: 2 3 4 3 2
4 - LĐ phổ thụng khỏc:( lỏi xe, bảo vệ) 1 4 7 4 2
Tổng số 8 9 15 12 7 B Khối cỏc cụng ty con và cửa hàng 1 - Trỡnh độ Đại học: 1 3 0 2 2 2 - Trỡnh độ Cao đẳng, trung cấp: 2 2 0 1 4 3 - Nhõn viờn bỏn hàng 3 5 2 6 5 Tổng số 6 10 2 9 11 Tổng số tuyển dụng toàn cụng ty 14 19 17 21 18 (Nguồn phũng Tổ chức hành chớnh)
Bước 7: Nhận việc và thử việc
Phũng Tổ chức hành chớnh phối hợp với cỏc trưởng phũng, ban bộ phận, hướng dẫn cho nhõn viờn mới làm thủ tục nhận việc. Sau đú nhõn viờn mới sẽ được phổ biến cỏc nội quy, quy định thời gian làm việc và những nguyờn tắc chung của Cụng ty, cỏc phũng ban. Tỡm hiểu cỏc chế độ, chớnh sỏch, văn húa của tổ chức, quyền lợi và nghĩa vụ của cỏn bộ được hưởng và thực hiện khi làm việc tại Cụng ty….Bước tiếp theo Trưởng phũng Tổ chức hành chớnh sẽ dẫn nhõn viờn mới tới cỏc phũng để chào hỏi, giới thiệu về nhõn sự mới với cỏc đồng nghiệp. Sau đú sẽ giao quyết định điều động tới bộ phận mà cỏn bộ mới làm việc, trưởng bộ phận đú sẽ cú trỏch nhiệm hướng dẫn về cỏc cụng việc phải làm.
Vớ dụ: Lương cứng do Cụng ty trả theo hệ số. Ngoài ra cú thờm tiền lương quý và năm, thưởng tiết kiệm, lễ tết, ăn ca.
Đối với sinh viờn mới ra trường khi được tiếp nhận vào làm việc phải cú thời gian thử việc từ 3-6 thỏng tựy thuộc hoàn thành cụng việc và khả năng tiếp thu của từng người. Trong quỏ trỡnh thử việc, cỏn bộ mới được hưởng cỏc chế độ theo quy định của Cụng ty từ 3-6 thỏng hoặc từ 6-12 thỏng
Thụng qua đú giỳp cho nhõn viờn cú cỏi nhỡn chung, bao quỏt nhất về mụi trường làm việc mới của mỡnh, cho họ thấy được vai trũ, sứ mệnh của Cụng ty, nhằm khuyến khớch thờm cho họ lũng trung thành với cụng việc, cống hiến hết mỡnh cho tổ chức.
Sau thời gian làm quen với cụng việc, tỡm hiểu chung về Cụng ty, nhõn viờn mới sẽ được phõn cụng hướng dẫn và tự mỡnh thực hiện cụng việc.
Cụng ty cũn cú chớnh sỏch: Nhận những cỏn bộ mới chưa cú tay nghề và tiến hành đào tạo họ, chỉ cần đú là những người cú đủ phẩm chất, tớnh cỏch, đạo đức nghề, cú năng lực tốt. Sau đú Cụng ty giao cho cỏc cửa hàng, quản lý, chỉ dẫn họ làm quen với cụng việc. Bước đầu là sự quan sỏt và làm theo người hướng dẫn, sau đú tự ỏp dụng để hoàn thành cụng việc, dưới sự giỏm sỏt, kiểm tra của cỏc tổ trưởng tổ cửa hàng.
Thời gian để đào tạo nhõn viờn hoàn toàn mới : từ 4-6 thỏng tựy theo khả năng tiếp thu của từng người.
Với hỡnh thức này cú những ưu và nhược điểm: Ưu điểm:
- Thu hỳt số lượng đụng cỏc ứng viờn từ nhiều nơi, nhiều nguồn khỏc nhau, ở