1.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào công tác kế toán nguyên
1.4.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung
Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trên chứng từ kế tốn theo trình tự thời gian. Ngồi ra,
trên sổ Nhật ký chung cịn phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ cho việc ghi Sổ cái. Số liệu trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ Cái.
Hình thức ghi sổ Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt
KHOÁLUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG
Sinh viên: Ngơ Ngọc Hà Page 24
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hằng ngày, căn cứ vào những chứng từ đã kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát
sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký
chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào các sổ, thẻ kế toán liên quan.
Đối với các đối tượng phát sinh nhiều, nhằm giảm nhẹ công việc ghi sổ
Cái, đơn vị sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt, khi đó hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tùy thuộc vào lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi
vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái. Sổ Nhật ký đặc biệt là một dạng của sổ Nhật ký chung nên một nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký chung thì
khơng được phép ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt và ngược lại.
- Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc phân
cơng lao động. Có thể thực hiện đối chiếu kiểm tra về số liệu kế toán
cho từng đối tượng kế toán ở mọi thời điểm, kịp thời thông tin cho nhà
quản lý.
- Nhược điểm: Lượng ghi chép sổ sách tương đối nhiều.
- Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp: sản xuất,
xây dựng, thương mại, dịch vụ có quy mơ vừa và nhỏ
Đây là hình thức được đa số các doanh nghiệp áp dụng trong việc hạch
KHOÁLUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG
Sinh viên: Ngơ Ngọc Hà Page 25
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu