Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty thể hiện theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 3.2 : Tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng và nhiệm vụ các thành phần kế toán :
Kế toán trưởng : là người phân công và chỉ đạo trực tiếp các nhân viên trong phòng, chịu trách nhiệm giám sát và điều hành mọi hoạt động tài chính tại công ty, là
người tham mưu cho giám đốc trong công việc sản xuất kinh doanh.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán NVL, TSCĐ, CCDC Kế toán giá thành Kế toán thanh toán Kế toán tài sản lưu
Kế toán tổng hợp : dựa vào chứng từ do các bộ phận kế toán chuyển sang tổng
lại đến cuối tháng kết chuyển số dư và tiến hành lập bảng cân đối phát sinh. Tổng hợp
kết quả tình hình sản xuất kinh doanh, lập bảng thuyết minh báo cáo tài chính chuyển
lên kế toán trưởng kiểm tra xét duyệt.
Thủ quỹ : là người quản lý tình hình thu chi tiền mặt hằng ngày, cuối mỗi ngày làm việc thủ quỹ kiểm tra số tiền còn tồn lại tại quỹ, đối chiếu số liệu của sổ kế toán.
Nếu xảy ra trường hợp chênh lệch thì kế toán thanh toán và thủ quỹ kiểm tra và kiến
nghị biện pháp xử lý.
Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ : theo dõi tình hình sử dụng NVL, tình hình tăng
giảm TSCĐ và theo dõi tài sản, hao mòn tài sản hiện có của công ty. Phản ánh nguyên giá của tài sản, hao mòn tài sản và giá trị còn lại, mở sổ chi tiết theo dõi tình hình sửa
chữa thanh lý tài sản và các khoản thu nhập khác có liên quan tới tài sản cố định.
Kế toán giá thành : là nhận diện thu nhập, tập hợp chi phí giá thành đáp ứng nhu
cầu thông tin chi phí, giá thành cho các quyết định kinh tế liên quan đến giá thành, thành phẩm, giá vốn, giá bán, lợi nhuận, kiểm soát và hoàn thành định mức chi phí
trong việc tính giá thành sản phẩm.
Kế toán thanh toán : thanh toán các khoản.
Các nhân viên kế toán ở đơn vị trực thuộc : có trách nhiệm tập hợp chi phí có liên quan đến đơn vị của mình đến định kỳ chuyển về phòng kế toán, hạch toán theo
từng loại chi phí.
3.5.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty :
Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ : Căn cứ trực tiếp để ghi
sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm :
Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ.
Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số
hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký Chứng từ
ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi
sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau :
Chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ.
Sổ cái.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ :
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi
dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh
nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập
bảng cân đối phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng
tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có
của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 3.3 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán các loại Bảng cân đối phát sinh Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Nguồn : Phòng Tổ Chức Hành Chính
Chương 4
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ PHÂN TÍCH LƯƠNG TẠI CÔNG TY
PHÀ AN GIANG
4.1 Quỹ tiền lương và hình thức trả lương tại công ty :
4.1.1 Tổng quỹ tiền lương và nguồn hình thành quỹ tiền lương :
Tổng quỹ tiền lương của công ty để chi trả căn cứ vào kết quả thực hiện sản xuất
kinh doanh. Công ty xây dựng kế hoạch quỹ lương từ đầu năm và khác nhau ở mỗi năm.
Bảng 4.1 : Kế hoạch quỹ lương và thu nhập của người lao động năm 2007 công ty phà An Giang
STT CHỈ TIÊU ĐVT ƯỚC TH
NĂM BC
Kế hoạch năm 2007
I Tổng số lao động trong doanh nghiệp người 505 560
Trong đó : lao động gián tiếp người 121 130
II Tổng quỹ lương tính theo đơn giá : Tr.đồng 13.362 17.200
Trong đó
1 Quỹ tiền lương tính theo định mức lao động Tr.đồng 13.362 17.200 2 Quỹ tiền lương của CNVC nếu chưa tính trong định
mức lao động tổng hợp (nếu có) Tr.đồng
III Đơn giá tiền lương Số thập
phân 1,72 2,498
IV Quỹ tiền lương ngoài đơn giá (Vtg) Tr.đồng 1.660 2.131
V Tổng quỹ tiền lương chung (II + IV) : Tr.đồng 15.002 19331
VI Thu nhập khác ngoài lương : Tr.đồng 3.344 4.299
1 Thu nhập từ quỹ KT.PL Tr.đồng 3.344 4.299
2 Thu nhập khác Tr.đồng
VII Tổng thu nhập (II + V) Tr.đồng 16.706 21.499
VIII Tiền lương bình quân người/tháng (VI/II/12) 1000 đ 2.205 2.560
ĐVT : đồng
Nguồn hình thành quỹ tiền lương của công ty trên cơ sở xây dựng theo phương pháp đơn giá tiền lương trên lợi nhuận và theo chế độ quy định của Nhà nước. Công ty
sử dụng quỹ tiền lương phân bổ hàng tháng để chi trả cho CNV. Tổng quỹ tiền lương
của công ty được hình thành từ 3 nguồn : lương hệ số, lương sản phẩm và phụ cấp.
Trong đó :
- Lương hệ số là lương mà công ty căn cứ theo Nghị Định 206/2004/NĐ-CP. - Lương sản phẩm là lương theo sản phẩm mà công ty căn cứ vào hoạt động
kinh doanh của mình.
- Phụ cấp mà công ty áp dụng gồm các phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm
và phụ cấp nguy hiểm độc hại, phụ cấp đêm.
Bảng 4.2 : Tổng quỹ tiền lương năm 2006 – 2007
Năm Tỷ trọng Chênh lệch Chỉ tiêu 2006 2007 2006 2007 Tuyệt đối Tỷ lệ Lương hệ số 6.888.610.600 8.864.257.500 51% 51% 1.975.646.900 28,7% Lương sản phẩm 6.490.687.844 8.392.011.483 48% 48% 1.901.323.639 29,3% Phụ cấp 93.935.000 117.360.000 1% 1% 23.425.000 24,9% Tổng 13.473.233.444 17.373.628.983 100% 100% 3.900.395.539 28,9%
Biểu đồ 4.1 : Biểu diễn tổng quỹ tiền lương
Năm 2006 51% 48% 1% Lương hệ số Lương sản phẩm Phụ cấp Năm 2007 51% 48% 1% Lương hệ số Lương sản phẩm Phụ cấp Nhận xét :
Qua bản số liệu trên ta thấy : tổng quỹ tiền lương năm 2007 tăng so với năm 2006 là 3.900.395.539 đồng tương đương tỷ lệ 28,9%. Trong đó, tỷ lệ lương hệ số tăng 28,7%, lương sản phẩm tăng 29,3% và phụ cấp tăng 24,9%. Nguyên nhân chủ yếu là do công ty mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh nên công ty tuyển dụng thêm số lượng lao động có tay nghề chuyên môn nghiệp vụ, vì thế mà số lượng lao động tăng lên làm cho quỹ tiền lương tăng theo.
4.1.2 Hình thức trả lương tại công ty : đó là sự kết hợp lương sản phẩm và
lương hệ số, bao gồm :
4.1.2.1 Trả lương theo sản phẩm :
Lương theo sản phẩm căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh hàng năm của
công ty.
Ví dụ như : lợi nhuận của công ty trong một năm hoạt động là 9 tỷ đồng. Do đó,
lợi nhuận bình quân của một tháng là :
Đây là cơ sở để trả lương sản phẩm cho công nhân viên để kích thích công nhân viên tăng năng suất lao động.
4.1.2.2 Trả lương theo hệ số được sắp xếp theo ngạch bậc :
Lương theo Nghị Định 206/2004/NĐ-CP của công ty trả cho CNV căn cứ vào thời gian làm việc thực tế, thang lương và hệ số lương do Nhà nước quy định.
4.2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương : 4.2.1 Hạch toán lao động :
Công ty có đội ngũ nhân viên dao động từ 526 – 560 lao động.
Cụ thể trong tháng 09/2007 tình hình sử dụng lao động của công ty như sau :
- Số lao động hiện nay công ty đang quản lý là 526 người, được phân thành các bộ phận sau :
+ Các phòng ban : 53 người, trong đó
Ban Giám Đốc : 3 người
Phòng Tổ Chức Hành Chính : 17 người
Phòng Kế Toán : 8 người
Phòng Kế Hoạch Tổng Hợp : 11 người
Phòng Vật Tư : 6 người
Phòng Kỹ Thuật : 8 người
+ Các xí nghiệp trực thuộc : 473 người, trong đó :
Xí nghiệp phà An Hoà : 140 người
Xí nghiệp phà Năng Gù : 36 người
Xí nghiệp cầu phà Thuận Giang : 64 người
Xí nghiệp phà Châu Giang : 84 người
Xí nghiệp cơ khí : 62 người
Trạm thu phí : 29 người
Xí nghiệp vận tải sông biển : 11 người
Trạm thu phí cầu Cồn Tiên : 34 người
9 tỷ đồng
Dịch vụ Cầu Đường : 13 người
- Trong tổng số 526 lao động của công ty thì :
+ Số lao động định biên là chiếm đa phần, đó là các công nhân viên làm việc
tại các phòng ban, các xí nghiệp trực thuộc của công ty.
+ Sở dĩ số lao trong công ty có sự dao động trong năm là do : công ty sử dụng lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
4.2.2 Tính và thanh toán lương, các khoản trích theo lương : 4.2.2.1 Cách tính lương : 4.2.2.1 Cách tính lương :
Tiền lương thanh toán cho CB-CNV tại công ty phà An Giang gồm 2 khoản :
lương hệ số và lương sản phẩm.
Mà
Trong đó :
HSCBi : Hệ số cấp bậc nhân viên i
HSPC : Hệ số phụ cấp (Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp chức
vụ, phụ cấp nguy hiểm độc hại)
ĐGSP : Đơn giá sản phẩm
NCTTi : Ngày công thực tế của nhân viên i
HSCD : Hệ số chức danh
HSBX : Hệ số bình xét
Lương hệ số theo quy định Nhà nước : 1 hệ số = 450.000 đồng
Để tính lương cho nhân viên theo hệ số, công ty phà An Giang căn cứ vào, thang bảng lương và hệ số lương theo quy định của Nhà nước.
Các khoản phụ cấp, trợ cấp tại công ty :
Phụ cấp : công ty có quy định nhiều mức phụ cấp cho cán bộ công nhân viên của công ty như : phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại nguy hiểm, nhằmtăng cường và gắn trách nhiệm của cán bộ công nhân viên, đặc biệt là cán bộ công nhân viên chức đảm đương công việc quan trọng như : trưởng phòng, phó phòng, giám đốc,… Các điều kiện hưởng phụ cấp theo quy định của công ty là :
- Hoàn thành công việc được giao theo đúng kế hoạch (chất lượng, số lượng, thời gian).
- Không xảy ra bất cứ sự cố nào hoặc gây hậu quả ảnh hưởng đến công việc sản HSQĐ = NCTTi * HSCD * HSBX
SP = Tổng hệ số quy đổi * ĐGSP Lương trong tháng
Nguồn : Phòng Tổ Chức Hành Chính
xuất kinh doanh của công ty và kế hoạch sản xuất.
- Không xảy ra thất thoát hư hỏng hàng hóa, vật tư thuộc phạm vi quản lý. Căn cứ vào xếp hạng doanh nghiệp (công ty hiện nay được xếp là doanh nghiệp
hạng I) để tính các hệ số phụ cấp, tính trên lương hệ số trong tháng : - Đối với phụ cấp chức vụ :
Trưởng phòng, giám đốc xí nghiệp hệ số là 0,5 Phó phòng, giám đốc xí nghiệp hệ số là 0,4 - Đối với phụ cấp trách nhiệm :
Thuyền trưởng, máy trưởng hệ số là 0,1 Các tổ trưởng, thủ quỹ hệ số là 0,1 - Đối với phụ cấp độc hại nguy hiểm : Áp dụng hệ số 0.2 cho các đối tượng sau đây :
Những nhân viên KCS của phòng kỹ thuật công ty.
Thuyền trưởng, thủy thủ, thợ máy, thợ hàn, thợ điện.
Bán soát vé, bảo vệ.
Trợ cấp : bên cạnh các khoản phụ cấp trên, công nhân viên còn hưởng các khoản trợ cấp như : trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
Bảng 4.3 : Hệ số lương và hệ số phụ cấp của nhân viên công ty thuộc phòng Kế Toán Tài Vụ tháng 09/2007
STT Họ và tên Chức danh Hệ số lương HS phụ cấp
1 Trần Thị Thu Dung Trưởng phòng TV 5,98
2 Trang Thị Ngọc Giao Thủ quỹ 3,33
3 Lương Thị Trúc Giang PP Tài vụ 2,96 0,4
4 Phan Hữu Hiền PP Tài vụ 2,96 0,4
5 Nguyễn Kim Thơ Kế toán 2,34
6 Bùi Thị Kim Thanh Kế toán 2,96
7 Trần Thị Lệ Kế toán 4,51 8 Trịnh Tấn Phước Nhân viên 3,13 9 Đỗ Trung Hiếu Nhân viên 1,71
Để tính lương cho nhân viên theo sản phẩm, công ty phà An Giang căn cứ
vào thời gian làm việc thực tế, hệ số công việc theo quy định của Nhà nước (hệ số sản
phẩm theo chức danh, hệ số bình xét), đơn giá được xây dựng theo kế hoạch từ đầu năm
của công ty.
Sau đây là cách tính đơn giá sản phẩm năm 2007 : Bước 1 :
Trích 5% Quỹ dự phòng = 17.200.000.000 x 5% = 860.000.000 đồng
Vậy Quỹ tiền lương KH được phân bổ = 17.200.000.000 - 860.000.000
= 16.340.000.000 đồng
Bước 2 :
= 16.340.000.000 - ( 6.886.347.000 + 93.935.000 + 2.263.600 )
= 9.357.454.400 đồng
Bước 3 :
Cụ thể tính lương cho từng nhân viên trong phòng Kế Toán như sau :
Trong tháng 09/2007, tiền lương phải trả cho kế toán trưởng Trần Thị Thu Dung
là :
Tiền lương = 5,98 * 450.000 + ( 30 * 8,0 * 2 * 3.860) = 4.543.800 đồng Tương tự ta có lương của từng nhân viên phòng Kế Toán như bảng sau :
Quỹ tiền lương KH được phân bổ = Quỹ tiền lương KH năm - 5% Quỹ dự phòng
Lương sản phẩm = Quỹ tiền lương KH được phân bổ - ( lương cơ bản + phụ cấp )
9.357.454.400 2.424.211 = 3.860 đồng Đơn giá sản phẩm = Sản phẩm Hệ số quy đổi =
Nguồn : Phòng Tổ Chức Hành Chính
ĐVT : đồng
Bảng 4.4 : Tiền lương tháng 09/2007 phải trả cho nhân viên phòng Kế Toán
Họ và tên Chdanh ức Hệ số lương Lương hệ số Phụ cấp chức vụ HS SP theo chức danh Ngày công HS bình xét HS quy đổi