d .Thao tác thiết lập ữ liệu khách hàng
e. Quy trình thu trước (thu trước 1 lần-mở hóa đơn tiền đặt)
1. Giải thích quy trình
Ghi chú: Xin tham khảo bài “hệ thống quản lý phải thu \ thao tác thu trước của hệ thống phải thu”.
thao tác thiết lập đơn đặt hàng khách hàng Hệ thống quản lý đơn đặt hàng
Thao tác thiết lập phiếu kết sổ (tiền đặt c
ọc)
tính chất chứng từ=64.đơn kết sổ thu trước
nhập tiền đặt%
Thao tác thiết lập phiếu thu tiền (tiền đặt)
Thao tác thiết lập phiếu kết sổ
(khoản tiền cịn lại)
tính chất chứng từ=61.chứng từ kiểm kê khoản tiền còn lại=tổng tiền hàng-kim
ngạch chưa triệt thu trước
Thao tác thiết lập phiếu thu tiền (khoản tiền còn lại) Thao tác thiết lập phiếu kết sổ tính chất chứng từ=65.chưa triệt thu trước
(do hệ thống tự động thực hiện) Hệ thống quản lý công nợ phải thu
2. Giải thích ví dụ và trọng điểm
Vị trí thao tác:
Hệ thống quản lý đơn đặt hàng \ xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập
đơn đặt hàng khách hàng
Hệ thống quản lý đơn đặt hàng \ xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập
đơn bán hàng
Hệ thống quản lý phải thu \ xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập phiếu kết sổ
Hệ thống quản lý phải thu \ xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập phiếu thu tiền
Giải thích ví dụ: đơn vị nghiệp vụ yêu cầu khách hàng”1001 Globe” chi trả trước tiền
đặt cọc 10% của một đơn đặt hàng, sau đơn vị nghiệp vụ thu được tiền đặt cọc
của khách hàng, thơng báo và nộp cho đơn vị tài chính, mời đơn vị tài chính xử lý trình tự thanh tốn tiếp theo.
Đơn đặt hàng này như sau:
33
Khách hàng chi trả tiền đặt bằng chi phiếu, sau khi đơn vị tài chính thu được sẽ nhập dữ liệu sau trong “thao tác thiết lập phiếu kết sổ” trước:
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập một chứng từ bằng cách nhấp biểu tượng “thêm mới”, cần lập trước một
“tính chất chứng từ” là “64. phiếu kết sổ thu trước” trong “thao tác thiết lập tính chất chứng từ”.
2. Nhập “ngày CT”.
3. Nhập “Mã KH”.
4. Nhập mã hóa đơn trong “Mã hóa đơn” của “trang: DL hóa đơn”.
5. Chọn “6. đơn đặt hàng” trong “nguồn” của phần thân đơn, tiếp theo bấm F2 mở
cửa chọn mã số của đơn đặt hàng khách hàng cần thu trước tiền đặt trong “loại CT”, chọn xong hệ thống sẽ tự động đưa ra dữ liệu khác, như: ngày CT, số tiền (số tiền đơn đặt hàng đầu tiên x tỷ lệ tiền đặt cọc) v.v.
6. Nhập xong lưu trữ, xác nhận chứng từ. hệ thống sẽ tự động phát sinh một “đơn
chờ trả thu trước”, để cấn trừ một khoản bút toán vào lần thu tiền sau cùng, mã số của đơn chờ trả thu trước này sẽ được cập nhật vào phần “chú ý” trong thân đơn của phiếu kết sổ trả trước. Đơn chờ trả thu trước này như hình sau:
35
đặt cọc):
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập một chứng từ bằng cách nhấp vào biểu tượng“thêm mới”, cần thiết lập một
“tính chất CT” là “63.chứng từ thu tiền” trong “thao tác thiết lập tính chất chứng từ”.
2. Nhập “MS KH”.
3. Nhập dữ liệu thứ 1 của chi tiết trong chứng từ, chọn “D.Nợ” trong “Nợ /có”, chọn
“2. Phiếu” trong “loại”.
4. Nhập số tiền mặt của chi phiếu thu được khách hàng trong “số tiền nguyên tệ”.
5. Nhập dữ liệu thứ 2 của chi tiết trong chứng từ, chọn “C.Có” trong “Nợ /Có”chọn
“4.đối ứng” trong “loại”.
6. Bấm F2 mở cửa sổ dị tìm “MS phiếu kết sổ thu trước” của bước trước nhập trong
“Mã CT nguồn”, sau đó hệ thống sẽ tự động đưa ra dữ liệu khác, không cần nhập bằng tay.
7. Nhập xong lưu trữ, xác nhận. Sau khi xác nhận có thể theo dõi “sổ tiền nguyên tệ /nội tệ đã thu” đã được cập nhật trong “đơn kết sổ thu trước”.
Bài tập 5:
Đối với “phiếu kết sổ thu trước” do bài tập 4 nhập, xin nhập một “đơn thu tiền trước” để ghi
37 Tiếp theo bán hàng thực tế:
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập một đơn bán hàng (“đơn bán hàng”này cần được thiết lập là “xác nhận tự
động” và “kết sổ trực tiếp”) bằng cách “Sao chép CT trước” (đơn đặt hàng), hệ
thống sẽ đưa ra “Mã đơn thu trước đợi khấu trừ” tương ứng và “Số tiền khấu trừ /mức thuế”.
2. DL trong phần thân đơn là tổng SL và tổng số tiền và thuế của đơn đặt hàng này
sẽ xuất hàng.
3. Sau khi quản lý kho kiểm giao xuất hàng, xác nhận chứng từ, hệ thống sẽ tự động
phát sinh một đơn kết sổ, như hình sau.
Đơn kết sổ do hệ thống tự động thực hiện:
Giải thích trọng điểm:
1. “Phiếu kết sổ”do hệ thống tự động phát sinh là trong “thao tác thiết lập tính chất chứng từ” của đơn bán hàng, thiết lập loại đơn trực tiếp kết sổ (“tính chất chứng từ” của loại đơn này là “61: chứng từ kết sổ”).
2. Dữ liệu thứ 1 của phần thân đơn là “đơn bán hàng”, DL thứ 2 là “thu trước đợi
khấu trừ” do hệ thống tự động phát sinh khi xác nhận đơn kết sổ thu trước được nhập trong thao tác thu trước tiền đặt cọc.
3. “Số tiền bán hàng”là số dương, cho thấy tiền khoản phải thu tăng thêm, “số tiền thu trước đợi khấu trừ” thì là số âm, nghĩa là tiền khoản phải thu giảm.
39
trữ, xác nhận, nhân viên xử lí số tiền phải thu sẽ tra tìm dữ liệu phiếu kết sổ này trong “hệ thống quản lý phải thu \ xử lý sự biến động hàng ngày \ thao tác thiết lập phiếu kết sổ”.
Thu được khoản tiền còn lại mà khách hàng chi trả bằng chi phiếu vào ngày thu tiền dự tính:
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập một chứng từ bằng cách nhấp biểu tượng “thêm mới”, cần thiết lập một
“tính chất chứng từ” là “63. chứng từ thu tiền” trong “thao tác thiết lập tính chất chứng từ”.
2. Nhập “Mã KH”.
3. Nhập dữ liệu thứ 1 của phần thân đơn, chọn “D.Nợ” trong “Nợ/có”, chọn
“2.Phiếu” trong “Loại”.
41
Bài tập 7:
Đối với “phiếu kết sổ” phát sinh trong bước trước, hãy nhập một “đơn thu tiền” để ghi lại