d .Thao tác thiết lập ữ liệu khách hàng
g. Quy trình thu vượt (thu trước một lần/nhiều lần không mở hóa đơn tiền đặt)
đơn tiền đặt)
1. Giải thích quy trình
Ghi chú: xin tham khảo bài “hệ thống quản lý phải thu \ thao tác thu trước của hệ thống phải thu”.
Thao tác thiết lập đơn đặt hàng khách hàng
hệ thống quản lý đơn đặt hàng hệ thống quản lý phải thu
Thao tác thiết lập phiếu thu tiền (tiền đặt)
Thao tác thiết lập đơn bán hàng Thao tác thiết lập phiếu kết sổ
tính chất chứng từ=61.chứng từ kết sổ
Thao tác thiết lập phiếu thu tiền
số tiền thu tiền=tổng tiền hàng-tiền đặt Thao tác thiết lập phiếu kết sổ (tiền đặt) tính chất chứng từ=62.chứng từ thu thừa (do hệ thống tự động phát sinh) ◆ khơng nhập tiền đặt%
2. Giải thích ví dụ và trọng điểm
Vị trí thao tác:
hệ thống quản lý đơn đặt hàng \ Xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập
đơn đặt hàng khách hàng
hệ thống quản lý đơn đặt hàng \ Xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập
đơn bán hàng
Hệ thống quản lý công nợ phải thu \ Xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập phiếu kết sổ
Hệ thống quản lý công nợ phải thu \ Xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập phiếu thu tiền
Giải thích ví dụ: đơn vị nghiệp vụ yêu cầu khách hàng “1001 Global” trả trước20% tiền đặt cọc, sau khi giao hàng và kiểm hàng vào ngày 25 tháng này, và chi trả tiền lần cuối vào ngày 5 sau 2 tháng. Sau khi đơn vị nghiệp vụ thu được tiền
đặt của khách hàng thông báo và nộp lại cho đơn vị tài chính, mời đơn vị tài
chính xử lý trình tự tiền khoản tiếp theo.
Đơn đặt hàng như sau:
59
Khách hàng chi trả tiền đặt bằng chi phiếu, sau được đơn vị tài chính nhập dữ liệu sau trong “thao tác thiết lập đơn thu tiền”:
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập một chứng từ bằng cách“thêm mới”, cần đặt “tính chất chứng từ” của loại
đơn là “63.chứng từ thu tiền” trong “thao tác thiết lập tính chất chứng từ” (có
thể phân biệt với đơn thu tiền bình thường).
2. Nhập “Mã KH”.
3. Có thể ghi chú rõ thu tiền đặt của đơn đặt hàng nào đó trong mục“chú ý”.
4. Nhập dữ liệu thứ 1 của thân đơn, chọn “D.Nợ” trong “Nợ/có” chứng từ” trong
“loại”.
5. Nhập số tiền mặt của chi phiếu thu được từ khách hàng trong “số tiền nguyên
tệ”. Tổng số tiền đơn đặt hàng (gồm thuế) là $31500, tiền đặt 20%, thì tiền đặt (gôm thuế) là $6300.
6. Nhập dữ liệu thứ 2 của thân đơn, chọn “C.Có” trong “Nợ/có”, chọn “5.Quâ thu”
trong “loại”.
7. Bấm F2 mở cửa số tra tìm (“tính chất chứng từ” của loại đơn là “62, đơn thu để bù thu vượt”, chú ý: kết quả chọn khơng có MS của đơn).
8. Tiếp theo nhập số tiền đặt $6300 có thể dùng để cấn trừ (gồm thuế).
9. Nhập xong lưu trữ, xác nhận. Sau hạch chuẩn hệ thống sẽ tự động phát sinh một
“chứng từ thu vượt”, có thể tra tìm chứng từ này trong “thao tác lập phiếu kết sổ”, chứng từ này là chứng từ có thể dùng để cấn trừ tiếp theo vào đợt thu tiền cuối, chứng từ này như sau:
Hệ thống tự động thực hiện “Chứng từ thu dư” :
61
Bài tập 13:
Tra tìm một đơn đặt hàng trong “hệ thống quản lý đơn đặt hàng \ xử lý biến động hàng ngày\thao tác thiết lập đơn đặt hàng khách hàng”, “MS khách hàng” là “1001 global”, thu được đơn đặt hàng này vào ngày 2 tháng nay, Mã SP là “ghế văn phòng”, số lượng 20, đơn giá $1,500, số tiền $30,000, ngày trả trước là ngày 25 tháng này. Giả sử bạn là nhân viên tài chính phụ trách xử lý tiền khoản phải thu, thu được tiền đặt 30% của
đơn đặt hàng này (gồm thuế $1,500), hãy nhập dữ liệu của tiền đặt thu được này đến
“thao tác lập đơn thu tiền”, sau khi nhập xong, xác nhận chứng từ, và kiểm tra chứng từ thu quá do hệ thống tự động phát sinh.
Bán hàng thực tế:
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập một đơn bán hàng bằng kiểu “sao chép CT trước” (đơn đặt hàng), DL
trong thân đơn là tổng SL, tổng ST và thuế .
2. Quản lý kho kiểm giao và xác nhận chứng từ.
Bài tập 14:
Xét hỏi một chứng từ trong “hệ thống quản lý đơn đặt hàng \ xử lý sự thay đổi hàng ngày \ thao tác thiết lập đơn bán hàng”, “MS khách hàng” là “1001 Global”, công ty xuất hàng tại ngày 25 tháng nay, MS là “INV4001 Office chair SL”, SL 20, đơn giá $1,500, số tiền $30,000, mô phỏng công việc của nhân viên quản lý kho, hãy “xác nhận” “đơn bán hàng” này.
63
Nhân viên tài chính thống nhất kết sổ tại ngày 25 tháng nay, và đưa tiền khoản của trước khi bán hàng cho “1001 global” vào kết sổ:
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập một chứng từ bằng cách “thêm mới”, cần lập một “tính chất chứng từ” của
“loại đơn” là “61.CT kết sổ”.
2. Nhập “ngày tháng chứng từ”.
3. Nhập “MS khách hàng”.
4. Nhập MS hóa đơn trong “MS hóa đơn” của “trang: dữ liệu hóa đơn”.
5. Chọn “1:bán hàng” trong “nguồn” của thân đơn, tiếp theo bấm F2 mở số chọn
MS đơn bán hàng trong “loại chứng từ”, sau đó hệ thống sẽ tự động đưa ra dữ liệu khác, như: ngày tháng chứng từ, số tiền v.v.
6. Sau nhập xong lưu trữ, xác nhận chứng từ, tiền khoản phải thu.
Bài tập 15:
Ngày 25 cuối tháng, kết sổ đơn bán hàng do bài tập 14 phát sinh đến “thao tác lập đơn kết sổ”.
Sau đó thu tiền lần cuối:
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập một chứng từ bằng kiểu “thêm mới”, cần lập một “tính chất chứng từ” của
loại đơn là “63. CT thu tiền”.
2. Nhập “Mã khách hàng”.
3. Có thể ghi chú rõ thu tiền lần cuối của đơn đặt hàng nào trong “ghi chú”.
4. Nhập dữ liệu thứ 1 của thân đơn, chọn “D.Nợ” trong “Nợ/Có”, chọn “2.Phiếu”
trong “loại”.
5. Nhập số tiền mặt của chi phiếu thu được từ khách hàng trong “số tiền nguyên
65
thống sẽ tự động đưa ra dữ liệu khác, như: số tiền lập sổ, số tiền tệ cũ v.v, mà 2 chứng từ này sẽ giảm tiền khoản phải thu của khách hàng.
8. Nhập dữ liệu thứ 3 của thân đơn, chọn “C.Có” trong “Nợ/Có”, chọn “4.Đối
ứng” trong “loại”.
9. Bấm F2 mở cửa sổ chọn phiếu kết sổ kết sổ vào ngày 25 trong “loại CT”, sau
chọn số hệ thống sẽ tự động đưa ra dữ liệu khác, như: số tiền lập sổ, số tiền tệ cũ v.v, chứng từ này sẽ tăng thêm tiền khoản phải thu của khách hàng.
Sau đây là chi tiết của các chứng từ có thể ảnh hướng đến tiền khoản phải thu khách hàng:
Hàng mục MS Số tiền số dư TK phải thu
tiền đặt cọc 620-070802003(Phiếu thu dư đợi
khấu trừ)
6,300 -6,300
kết sổ bán hàng 614-070825002(đơn kết sổ) 31,500 25,200
tiền cuối 630-071005001(đơn thu tiền) 25,200 0
10.Nhập xong lưu trữ, xác nhận. Sau xác nhận có thể theo dõi “số tiền nguyên tệ/nội tệ đã thu” của cuối đơn đã viết lại trong “phiếu kết sổ”.
Bài tập 17:
Thu được khoản tiền đợt cuối do khách hàng chi trả tại ngày thu tiền dự tính, hãy nhập một đơn thu tiền, và để tiền đặt cọc thu trước và tiền kiểm thu làm căn cứ cấn trừ.
h. Quy trình kết sổ hàng tháng
1. Giải thích quy trình
Ghi chú: xin tham khảo bài “hệ thống quản lý phải thu \ thao tác kết sổ hàng tháng của hệ thống phải thu”.
hệ thống quản lý phải thu
Thao tác thiết lập phiếu kết sổ
hệ thống quản lý phải thu
Thao tác thiết lập phiếu thu tiền
hệ thống quản lý phải thu
Thống kê giao dịch khách hàng hàng tháng
Dữ liệu thay đổi tháng này
Dữ liệu thay đổi tháng này
dữ liệu của đầu tháng nay
(là dữ liệu cuối kỳ của tháng trước kết chuyển)
Hệ thống quản lý sổ kế toán
TK chi tiết
hệ thống quản lý phải thu
Bảng chi tiết công nợ khách hàng Bảng tổng hợp công nợ phải thu theo tài khoản
hệ thống quản lý phải thu
Thao tác kết chuyển số dư công nợ phải thu cuối tháng
hệ thống quản lý phải thu
Thống kê giao dịch khách hàng hàng tháng
tổng hợp số tiền các loại đơn
kết chuyển tiền khoản tháng nay đến
đầu kỳ tháng sau
thao tác hàng ngày
Báo biểu phê duyệt
67
2. Giải thích ví dụ và trọng điểm
Vị trí thao tác:
Hệ thống quản lý công nợ phải thu \ Thao tác hàng loạt \ Thao tác kết chuyển số dư công nợ phải thu cuối tháng
Hệ thống quản lý công nợ phải thu \ Xử lý biến động hàng ngày \ Duy trìthống kê giao dịch khách hàng hàng tháng
Giải thích ví dụ: nhân viên kế tốn chấp nhận trình tự kết sổ cuối tháng, thống kê kết dư tiền khoản phải thu của khách hàng.
Giải thích trọng điểm:
1. Mở thao tác này, không cần đặt điều kiện chấp nhận, hệ thống sẽ đặt trước “năm
tháng hiện nay phải thu” của “hệ thống quản lý dữ liệu cơ bản \ thao tác thiết lập tham số chung\ thao tác thiết lập tham số tài chính” là năm tháng kết sổ, bấm phím “chấp nhận” do trung tâm xếp việc xử lý, kết quả có thể tra trong “hệ thống quản lý phải thu \ xử lý biến động hàng ngày \ Thống kê giao dịch khách hàng hàng tháng”, như sau: