d .Thao tác thiết lập ữ liệu khách hàng
f. Quy trình thu trước (thu trước nhiều lần-mở hóa đơn tiền đặt)
1. Giải thích quy trình
Thao tác thiết lập phiếu kết sổ (tiền đặt lần thứ 2)
tính chất chứng từ=64.đơn kết sổ thu trước nhập dữ liệu hóa đơn
thao tác thiết lập đơn đặt hàng khách hàng
Hệ thống quản lý đơn đặt hàng Hệ thống quản lý công nợ
Thao tác thiết lập phiếu kết sổ (tiền đặt lần thứ 1)
tính chất chứng từ=64.phiếu kết sổ thu trước nhập dữ liệu hóa đơn
nhập tiền đặt % nhiều lần
Thao tác thiết lập phiếu thu tiền (tiền đặt lần thứ 1)
Thao tác thiết lập đơn bán hàng
Thao tác thiết lập phiếu kết sổ (khoản tiền còn lại)
tính chất chứng từ=61.chứng từ kết sổ khoản tiền còn lại=tổng tiền hàng-kim ngạch chưa
triệt thu trước
Thao tác thiết lập phiếu thu tiền (khoản tiền còn lại)
Thao tác thiết lập phiếu kết sổ
tính chất chứng từ=65. thu trước đợi khấu trừ
(do hệ thống tự động thực hiện)
Thao tác thiết lập phiếu thu tiền (tiền đặt lần thứ 2)
Thao tác thiết lập phiếu kết sổ
tính chất chứng từ=65. thu trước đợi khấu
trừ
43
2. Giải thích ví dụ và trọng điểm
Vị trí thao tác:
Hệ thống quản lý đơn đặt hàng \ Xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập đơn đặt hàng khách hàng
Hệ thống quản lý đơn đặt hàng \ Xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập đơn bán hàng
Hệ thống quản lý công nợ phải thu \ Xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập phiếu kết sổ
Hệ thống quản lý công nợ phải thu \ Xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập phiếu thu tiền
Giải thích ví dụ: đơn vị nghiệp vụ yêu cầu khách hàng “1005 The brother” chia 2 lần tiền đặt cọc đối với một đơn đặt hàng: chi trả lần thứ nhất 10%, lần thứ hai 20%, sau khi đơn vị nghiệp vụ thu được tiền đặt của khách hàng sẽ thông báo và nộp lại cho đơn vị tài chính, mời đơn vị tài chính xử lý trình tự thanh toán tiếp theo.
Đơn đặt hàng này như sau:
Giải thích trọng điểm:
1. MS ĐĐH là “220-0090728002”.
2. Mã số là “INV4001 Office chair SL”, số lượng ĐĐH 10psc, đơn giá$1200
（không gồm thuế）Tổng ST $12000（không gồm thuế） ngày dự định giao
hàng là ngày 25 tháng này.
3. Chọn “đặt cọc theo đợt”.
4. Lần lượt nhập tỷ lệ tiền đặt cọc lần thứ nhất 10% và tỷ lệ tiền đặt lần thứ hai 20%.
45
Khách hàng chi trả tiền đặt cọc lần thứ nhất bằng chi phiếu, đơn vị tài chính nhập dữ liệu sau trong “thao tác thiết lập đơn kết sổ” sau khi thu tiền:
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập chứng từ bằng cách nhấp vào biểu tượng “thêm mới”, cần lập một “tính
chất chứng từ” là “64. đơn kết sổ thu trước” trong “thao tác thiết lập tính chất chứng từ”.
2. Nhập “ngàyCT”.
3. Nhập “Mã KH”.
4. Nhập mã số hóa đơn trong “Mã hóa đơn” của “trang: DL hóa đơn”.
5. Chọn “M: tiền cọc theo đợt” trong “nguồn” của chi tiết trong chứng từ, tiếp theo bấm F2 mở cửa sổ chọn mã đơn đặt hàng KH phải thu trước tiền đặt cọc trong “loại CT”, sau đó hệ thống sẽ tự động đưa ra dữ liệu khác, như: ngày tháng chứng từ, số tiên (số tiền đơn đặt hàng đầu tiên x tỷ lệ tiền đặt) v.v.
6. Sau nhập xong lưu trữ, xác nhận chứng từ. Hệ thống sẽ tự động phát sinh một
“Phiếu thu trước đợi khấu trừ”, để khấu trừ một khoản bút toán khi thu tiền cuối, mã phiếu thu trước đợi khấu trừ cũng được cập nhật trong mục “chú ý” của phần thân đơn phiếu kết sổ thu trước. Phiếu đợi khấn trừ này như sau:
Bài tập 8:
47
Sau nhập đơn thu tiền (thu trước tiền đặt cọc lần thứ nhất):
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập một chứng từ bằng cách “thêm mới”, cần đặt một loại đơn “tính chất
chứng từ” là “63.chứng từ thu tiền” trong “thao tác thiết lập tính chất chứng từ” (có thể phân biệt với đơn thu tiền).
2. Nhập “Mã KH”.
3. Nhập dữ liệu thứ nhất của chi tiết trong chứng từ, chọn “D.Nợ” trong
“Nợ/Có”, chọn “2. Phiếu” trong “loại”.
4. Nhập số tiền mặt của chi phiếu thu được từ khách hàng trong “số tiền nguyên
tệ”.
5. Nhập dữ liệu thứ hai của chi tiết trong chứng từ, chọn “C.Có” trong “Nợ/Có”,
chọn “4. Đối ứng” trong “loại”.
6. Bấm F2 mở cửa sổ tra tìm “mã số phiếu kết sổ thu trước” của bước trước
trong “loại đơn nguồn”, sau đó hệ thống sẽ tự động đưa ra dữ liệu khác, không cần nhập bằng tay.
7. Nhập xong lưu trữ, xác nhận. Sau khi xác nhậncó thể theo dõi “số tiền nguyên
tệ/nội tệ đã thu” cuối đơn đã viết lại trong “đơn kết sổ thu trước”.
Luyện tập 9:
Đối với “phiếu kết sổ thu trước”được nhập bước trước, hãy nhập một “đơn thu tiền
49
Khách hàng chi trả tiền đặt cọc lần thứ hai bằng chi phiếu, đơn vị tài chính nhập dữ liệu sau trong “thao tác thiết lập đơn kết sổ” sau khi thu tiền:
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập một chứng từ bằng cách nhấp nút “thêm mới”, cần lập một loại đơn
“tính chất chứng từ” là “64. phiếu kết sổ thu trước” trong “thao tác thiết lập tính chất chứng từ”.
2. Nhập “ngày CT”.
3. Nhập “Mã KH”.
4. Nhập mã số hóa đơn trong “mã số hóa đơn” của “trang: DL hóa đơn”.
5. Chọn “M: tiền cọc theo đợt” trong “nguồn” của chi tiết trong chứng từ, tiếp theo bấm F2 mở cửa sổ chọn mã đơn đặt hàng khách hàng sẽ thu trước tiền
đặt trong “loại CT”, sau đó hệ thống sẽ tự động đưa ra dữ liệu khác, như:
ngày tháng chứng từ, số tiền(số tiền đơn đặt hàng cũ × tỷ lệ tiền đặt) v.v.
6. Sau nhập xong lưu trữ, xác nhận chứng từ. Hệ thống sẽ tự động phát sinh một
“phiếu thu trước đợi khấu trừ”, để khấu trừ một khoản bút toán khi thu tiền lần cuối, mã phiểu thu trước đợi khấu trừ cũng được cập nhật trong mục “chú ý” của thân đơn phiếu kết sổ thu trước. Phiếu thu trước đợi khấu trừ này như sau:
51
Tiếp theo nhập đơn thu tiền (thu trước tiền đặt cọc lần thứ hai):
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập một chứng từ bằng cách nhấp nút “thêm mới”, cần lập một loại đơn
“tính chất chứng từ” là “63. CT thu tiền” trong “thao tác thiết lập tính chất chứng từ” (có thể phân biệt với đơn thu tiền bình thường).
2. Nhập “Mã KH”.
3. Nhập dữ liệu thứ nhất của thân đơn, chọn “D.Nợ” trong “Nợ/Có”, chọn
“2.Phiếu” trong “loại”.
4. Nhập số tiền mặt của chi phiếu thu được khách hàng trong “số tiền nguyên tệ.
5. Nhập dữ liệu thứ hai của thân đơn, chọn “C.có” trong “Nợ/có”, chọn “4. đối
ừng” trong “loại”.
6. Bấm F2 mở cửa sổ tra tìm “mã số phiếu kết sổ thu trước” bước trước nhập
trong “loại đơn nguồn”, sau chọn hệ thống sẽ tự động đưa ra dữ liệu khác, không cần nhập bằng tay.
7. Nhập xong lưu trữ, xác nhận. Sau khi xác nhận có thể theo dõi “số tiền nguyên/nội tệ đã thu” cuối đơn đã được cập nhật trong “phiếu kết sổ thu
trước”.
Bài tập 10:
Đối với “Phiếu kết sổ thu trước” được nhập bước trước, xin nhập một “phiếu thu tiền
53 Thực tế bán hàng:
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập một đơn bán hàng (“đơn bán hàng” nay cần đặt là “xác nhận tự động” và
“trực tiếp kết sổ”) bằng cách “Sao chép CT trước” (đơn đặt hàng).
2. Có thể mở cửa số nhập “Mã số đơn thu trước đợi khấu trừ” muốn khấu trừ.
3. DL thân đơn là tổng SL và tổng số tiền, thuế của đơn đặt hàng này sẽ xuất hàng.
4. Sau khi quản lý kho kiểm xuất hàng, xác nhận chứng từ, hệ thống sẽ tự động
phát sinh một phiếu kết sổ như sau.
Phiếu kết sổ do hệ thống tự động thực hiện:
Giải thích trọng điểm:
1. “Phiếu kết sổ” do hệ thống tự động phát sinh là trong “thao tác thiết lập tính chất chứng từ”của “đơn bán hàng”, chỉ định loại đơn trực tiếp kết sổ trong (“tính chất chứng từ” của loại đơn là “61: CT kết sổ”).
2. Dữ liệu thứ nhất của phần thân đơn là “đơn bán hàng”, thứ hai, thứ ba là “đơn thu trước đợi khấu trừ” do hệ thống tự động phát sinh khi xác nhận phiếu kết sổ thu trước do nhập tiền đặt cọc thu trước.
55
“231 Sales Order A” bằng cách “sao chép CT trước” nguồn chọn “1001 Global” đơn
đặt hàng ngày 1 tháng này) trong “hệ thống quản lý đơn đặt hàng \ xử lý sự biến động
hàng ngày \ thao tác thiết lập đơn bán hàng”, sau chứng từ nhập xong và lưu trữ, xác nhận, nhân viên xử lí tiền khoản phải thu tra tìm dữ liệu của đơn kết sổ này trong “hệ thống quản lý phải thu \ xử lý biến động hàng ngày \ thao tác thiết lập đơn kết sổ”.
Thu được số tiền còn lại của khách hàng chi trả bằng chi phiếu vào ngày thu tiền dự tính:
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập một chứng từ bằng cách “thêm mới”, cần thiết lập “tính chất chứng từ”
của một loại đơn là “63.chứng từ thu tiền”.
2. Nhập dữ liệu thứ 1 của thân đơn, chọn “D.Có” trong “Nợ/Có”, chọn “2.Phiếu”
trong “loại”.
3. Nhập số tiền mặt phiếu của chi phiếu thu được khách hàng trong “số tiền
nguyên tệ”.
57
Bài tập 12:
Đối với “Phiếu kết sổ” phát sinh của bước trước, hãy nhập một “đơn thu tiền” để ghi lại
dữ liệu trong cuối đơn của chi phiếu do khách hàng chi trả.