CHƯƠNG 3 :TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH KINH DOANH
3.4. Kế hoạch nguồn nhân lực triển khai
Chiến lược:
Xcessories với mục tiêu thu hút thị hiếu của khách hàng nhằm tăng tỉ lệ truy cập và đặt mua sản phẩm tại website bằng việc xây dựng hình ảnh website thân thiện, quen thuộc với người dùng bằng các công cụ cơ bản:
- Đơn giản hóa các danh mục mua sắm cụ thể bằng việc sử dụng hình ảnh thực tế, tạo cảm giác chân thật cho khách hàng.
- Tạo thanh cơng cụ cho website giúp việc tìm kiếm sản phẩm dễ dàng hơn.
- Thơng tin sản phẩm được trình bày một cách ngắn gọn, cụ thể chủ yếu cung cấp đa dạng các hình ảnh về sản phẩm giúp người dùng nhận biết và nắm bắt rõ hơn về sản phẩm mà họ định mua.
- Quy trình từ việc tìm kiếm, đặt hàng, mua hàng và thanh tốn sẽ được trình bày trên website theo từng bước cụ thể giúp khách hàng biết được từng giai đoạn trong giao dịch của họ.
Bên cạnh việc chú trọng vào chất lượng sản phẩm, Xcessories cũng muốn đẩy mạnh vào chất lượng dịch vụ: bằng việc cung cấp đội ngũ hỗ trợ khách hàng 24/7, giúp giải đáp các nhu cầu, thắc mắc hay khiếu nại của khách hàng thông qua việc liên hệ trên fanpage Facebook của Xcessories, email, số điện thoại cần dùng để liên hệ khẩn cấp của bộ phận nhân viên chăm sóc khách hàng của Xcessories hay tin nhắn trả lời tự động được thiết kế riêng tại website riêng của doanh nghiệp. Điều
trợ của doanh nghiệp trong bất kì trường hợp nào nếu họ muốn liên lạc để được giải đáp, nhu cầu cũng như thắc mắc. Thêm vào đó, để giúp khách hàng có thiện cảm hơn về dịch vụ của Xcessories, doanh nghiệp đã và đang từng bước đào tạo nhân viên để trở nên chuyên nghiệp, thân thiện với thiện chí tơn trọng và sẵn sàng hỗ trợ, đặt lợi ích và sự hài lịng của khách hàng lên hàng đầu. Đối với Xcessories có khẩu hiệu “ mỗi một đánh giá, nhận xét của khách hàng chính là cơ sở giúp Xcessories có thể cải thiện và trở nên tốt hơn”.
Mọi thông tin trong từng bộ phận sẽ được liên kết chặt chẽ, đồng nhất với nhau để khi khách hàng có nhu cầu hỏi sẽ được giải đáp một cách logic, chính xác và kịp thời các vấn đề.
Đơn giản và tối ưu hóa trong q trình thanh tốn: Trong q trình thanh tốn, để tránh cho việc khiến khách hàng cảm thấy khơng hài lịng vì quy trình, thủ tục thanh tốn phức tạp từ đó sẽ ảnh hưởng đến ý định từ bỏ việc mua sắm của khách hàng. Xcessories sẽ thay thế các quy trình phức tạp bằng việc áp dụng các phương thức thanh tốn đơn giản hơn. Có thể thấy, Momo, Moca và ZaloPay được sử dụng phổ biến và chiến 90% thị phần người dùng ví điện tử trong mọi q trình giao dịch từ nạp tiền điện thoại, chuyển tiền, thanh tốn hóa đơn. Vậy nên, vì người tiêu dùng đã quen thuộc với việc sử dụng ví điện tử nên Xcessories sẽ áp dụng các hình thức thanh tốn thơng qua Momo, Moca, ZaloPay, VNPay hay việc chấp nhận thanh tốn bằng thẻ tín dụng trong điều kiện nếu khách hàng không thường sử dụng các phương thức trên. Chính vì vậy, phương thức đơn giản, tiện dụng, kết hợp với thói quen sử dụng của người dùng sẽ giúp cho việc thanh toán trở nên thuận lợi, quen thuộc hơn.
Đáp ứng thời gian giao hàng theo yêu cầu: Thông thường thời gian giao hàng dự kiến nội thành kéo dài từ 1-2 ngày, 3-4 ngày đối với khách hàng ngoại thành. Tuy nhiên nếu người dùng có nhu cầu được nhận sớm hơn, Xcessories sẽ đáp ứng thơng qua các hình thức giao hàng nhanh như giao hàng tiết kiệm, GrabExpress, Sapo…
Bảo mật thơng tin: Trong q trình thanh tốn và giao hàng sẽ cần một số thông tin cơ bản của khách hàng. Ví dụ như trong q trình thanh tốn, khách hàng chỉ cần điền tên, số điện thoại, địa chỉ giao nhận hàng. Tuy nhiên, Xcessories sẽ cam kết với khách hàng rằng mọi thông tin của họ sẽ được bảo mật tuyệt đối, khơng dùng cho mục đích thương mại khác, chỉ được dùng cho việc giao hàng và lưu trữ thông tin, số liệu kinh doanh riêng của doanh nghiệp.
Phân bổ nhân sự:
Nguyễn Phạm Khánh Hằng
Câ ̣p nhâ ̣t hình ảnh và thông tin sản phẩm trên các kênh bán hàng, giải quyết sự cố liên quan đến kĩ thuâ ̣t phần mềm, website,…
Nguyễn Trọng Nhật Nam
Câ ̣p nhâ ̣t hình ảnh và thơng tin sản phẩm trên các kênh bán hàng, giải quyết sự cố liên quan đến kĩ thuâ ̣t phần mềm, website,…
Nguyễn Ngọc Hoàng Quân
Tiếp nhâ ̣n đơn hàng, đóng gói sản phẩm và giao hàng.
Ngũn Thị Hờng Thắm
Quản lý các trang bán hàng, tư vấn hỗ trợ, trả lời giải đáp thắc mắc cho khách hàng.
Đỗ Duy Tân Phụ trách kế tốn, quản lý tài chính và đề xuất ứng dụng các chương trình quảng bá, marketing
Bảng 3.1: Phân bổ nhân sự
Đối với cơ cấu của doanh nghiệp, mỗi phịng ban đều được liên kết và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để hỗ trợ lẫn nhau xuyên suốt quá trình vận hành giúp cho doanh nghiệp được hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả. Ví dụ, phịng kỹ thuật sẽ nhận trách nhiệm đảm bảo về mặt kỹ thuật, giải quyết các sự cố liên quan tới phần mềm cũng như đảm bảo lưu lại thông tin về lịch sử truy cập, giao dịch của người dùng và đảm bảo bộ phận chăm sóc khách hàng được kết nối với khách hàng một cách thuận lợi, trơn chu.
Ngoài ra bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ cần phối hợp nhịp nhàng với bộ phận lưu trữ thơng tin để có thể nắm bắt được khơng những mọi thơng tin về sản phẩm mà cịn thơng tin cũ của khách hàng để có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu và thói quen mua sắm của người dùng. Các sự kiện, thơng tin và hình ảnh sản phẩm sẽ được bộ phận marketing lên kế hoạch thực hiện, phòng ban này cũng sẽ chịu trách nhiệm quảng bá hình ảnh giải quyết các vấn đề phát sinh để đảm bảo hình ảnh của cơng ty.
Quy trình nhâ ̣p hàng:
Đối với đối tác đã kí kết: nhà cung ứng sẽ gởi những bản mẫu sản phẩm, sau khi nhâ ̣n bản mẫu và phân tích, cơng ty sẽ đưa ra những mẫu hàng được chọn. Tại lần nhâ ̣p hàng đầu tiên công ty dự định sẽ nhâ ̣p khoảng 200 chiếc ốp lưng điê ̣n thoại đủ loại mẫu mã . Vì đă ̣t trưng của loại mă ̣c hàng là khơng có hạn sử dụng nên có thể lưu trữ được lâu và khơng thể đưa ra ngày đă ̣t hàng tiếp theo mơ ̣t cách chính xác. Cơng ty quyết định sẽ nhâ ̣p đợt hàng thứ 2 sau khi số lượng hàng của lần trước được bán đi khoảng 70%. Vào lần đă ̣t hàng này, sẽ tùy vào phân tích hành vi, cũng như xu hướng khách hàng đối với mẫu mã nào mà đă ̣t mẫu đó với số lượng nhiều hơn.
Đối với đối tác tìm năng: trước mắt, công ty sẽ đă ̣t hàng thử các mẫu sản phẩm có sẵn của họ trên các trang thương mại điê ̣n tử như TAOBAO, AMAZON, … số lượng khoảng 50 chiếc nhiều mẫu mã. Sau khi kiểm tra thấy chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu cũng như thu hút được khách hàng thì cơng ty sẽ liên lạc trực tiếp với đối tác để đă ̣t hàng số lượng lớn để được hưởng giá chiếc khấu ưu đãi.
TƯ VẤN VẤN TIẾP NHẬN ĐƠN HÀNG TẠO ĐƠN ĐẶT HÀNG
TẠO HÓA ĐƠN VÀ ĐƯA RA CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN KHÁCH HÀNG
CHỌN THANH TOÁN KHI NHẬN
HÀNG
KHÁCH HÀNG CHỌN THANH TOÁN
TRƯỚC
THÔNG BÁO ĐẾ KHO CHUẨN BỊ ĐƠN
HÀNG
THU TIỀN HÀNG
GỬI HÀNG ĐI THU TIỀN
HÀNG
ĐÓNG ĐƠN
BỢ PHẬN KẾ TOÁN GHI NHẬN GIAO DỊCH
STT Cơng Việc Tháng
7 8 9 10 11 12
1 Lên ý tưởng X
2 Khảo sát thị trường X X
3 Chuẩn bị ra mắt sản phẩm X X
4 Thu thập hình ảnh, thơng tin, giá
cả liên quan đến sản phẩm X
5 Xây dựng fanpage X X X
6 Xây dựng nội dung, bố cụ và giao
diện của website X X X X
7
Xây dựng quy trình giao tiếp với khách hàng (các nội dung tư vấn, trả lời khách hàng thông qua điện thoại, email, các kênh bán hàng)
X X X
8 Cài đặt phần mềm X
9 Duy trì trang web và trang
fanpage X X X X X
CHƯƠNG 4: TỔNG THỂ VỀ HỆ THỐNG
4.1. Công cụ tạo lập website
Để tạo nên website bán hàng, ngồi những tác vụ điện tử thơng thường, nhóm chúng tơi sử dụng WIX như một cơng cụ chính để hồn thành một trang web bán hàng hoàn chỉnh.WIX là một phần mềm mã nguồn mở , là một công cụ giúp làm một trang web, blog hoặc tin tức. Và đây là một trong những CMS tốt nhất có thể chọn sử dụng để tạo trang web. WIX được phát triển nhằm phục vụ đối tượng người dùng phổ thơng. Khơng cần có q nhiều kiến thức về lập trình hay website nâng cao. Vì các thao tác trong WIX rất đơn giản. Giao diện quản trị trực quan, giúp người dùng có thể nắm rõ cơ cấu quản lý một website WIX trong thời gian ngắn. Vì các ưu điểm trên mà nhóm chúng tơi đã lựa chọn Wordpres như là công cụ nền tảng để tạo lập website nhằm tiết kiệm nguồn nhân lực đồng thời vẫn cung cấp được sự tiện dụng cho khách hàng.
4.2. Tên miền và hosting
Tên miền nhóm lựa chọn là xcessoriesvn.wixsite.com, cả tên miền và hosting được đăng ký ở trang web wix.com miễn phí, tuy có các option trả phí nhưng chúng tơi cho rằng tên miền trên là vừa đủ để mang lại hiệu quả trong việc kinh doanh cũng như tạo độ nhận diện với khách hàng.
4.3. Tác dụng của plugin
WIX plugin là một công cụ hỗ trợ cho sự phát triển website của WIX. Mỗi loại plugin sẽ có một cơng dụng cũng như chức năng riêng, plugin có thể hiểu giống như một sự hỗ trợ tính năng cho website cài đặt với WIX.Sử dụng plugin một cách thông minh không chỉ tăng chức năng và trải nghiệm website lên, nó cịn cải thiện tồn bộ q trình làm việc, giúp xử lý cơng việc hiệu quả hơn.
Plugins biến một blog WIX đơn giản thành bất kỳ website nào với đủ loại chức năng có thể nghĩ đến. Chỉ trong vài bước, plugin sẽ biến website đơn giản thành một cửa hàng online. Sau đây là các plugin chính mà nhóm chúng tơi đã sử dụng để biến trang web thành một cửa hàng online hoàn chỉnh.
- WooCommerce: là một plugin mã nguồn mở trên WIX hỗ trợ thiết kế website thương mại điện tử hay web bán hàng. Tác vụ của nó là biến website trở thành một trang thương mại điện tử nhanh chóng, hiệu quả. WooCommerce có tồn bộ các chức năng mà một web bán hàng cần có như: giỏ đơn hàng, số lượng hàng hóa, khuyến mãi, đăng ký khách hàng. Ngồi ra, plugin trên cịn có các cơng cụ cần thiết để người sở hũu có thể dễ dàng quản lý website bán hàng của mình như danh sách để người dùng tùy ý nhập, Tính tốn được tổng chi phí đơn hàng, Hỗ trợ tính thuế VAT,Cung cấp template mẫu, …
- Ecwid Ecommerce Shopping Cart: Ecwid Ecommerce Shopping Cart tính tiền,
quản lý vận đơn, tạo mã giảm giá. cịn có rất nhiều tính năng cao cấp. Ví dụ như, nó giúp bạn tạo cửa hàng Facebook và Instagram, cũng như ứng dụng mobile,Thiết lập giỏ hàng cho khách hàng của bạn., Quản lý đơn hàng và xử lý thanh toán., Sử dụng add-on để truy cập vào tính năng mới, bao gồm cả ứng dụng di động.
- WIX Simple PayPal Shopping Cart : .Plugin này sẽ tạo ra một nút Add to Cart ở bất kỳ trang nào trên website , hay bất kỳ sản phẩm nào. một khi sản phẩm đã ở trong giỏ hàng, khách hàng có thể thanh tốn nhanh qua PayPal.
Với plugin này, chúng tơi có thể xử lý cả sản phẩm vật lý và sản phẩm số một cách dễ dàng hơn. Nó có nhiều tính năng nâng câp, như giảm giá và tùy chỉnh trang thanh tốn. Nhìn chung, WIX Simple PayPal Shopping Cart rất tiện lợi và có khả năng cung cấp trải nghiệm liền mạnh để nhà quản trị có thể thiết lập và vận hành site nhanh chóng.
- Max Mega Menu: Plugin này sẽ tự động thay thế menu mặc định quá phức tạp và
rắc rổi của theme WIX. Plugin menu WIX này mang đến nhiều loại menu có thể tùy chỉnh, nó cịn cho phép thêm nhiều loại tương tác vào theme đang dùng như nhúng Google Maps hoặc tạo form sales pitch. Plugin menu WIX này nhanh và tương thích tốt, sử dụng ít hơn 2kb JavaScript. Cấu tạo menu siêu dễ dàng cho khách hàng
có thể lựa chọn một cách nhanh chóng sản phẩm mình muốn mua trong danh sách hàng trăm sản phẩm.
4.4. Giao diện website
Themes có nghĩa là chủ đề, đối với website theme là giao diện của website. Theme được xem là bộ mặt của một website giúp website có thêm nhiều màu sắc, đa dạng các tính năng để website hoạt động một cách trơn tru và tạo được ấn tượng với khách hàng khi thăm website. Theme được nhóm chúng tơi sử dụng là Elegant được tạo lập sẵn tại Wix.com, là một giao diện thân thiện với người dùng đồng thời mang lại sự tối giản nhưng đủ để tạo nên các ấn tượng ban đầu với khách hàng khi ghé thăm website.
4.5. Ứng dụng bên thứ ba 4.5.1. Facebook
Là một mạng xã hội phổ biến trên Thế Giới, đặc biệt tại Việt Nam, ứng dụng facebook thu hút 58 triệu người dùng ở Việt Nam, và 2.23 tỷ người dùng trên Thế Giới. Facebook cho phép người dùng tương tác, kết nối với nhau chỉ cần interrnet và máy tính, laptop hoặc điện thoại. Khơng cần phải mất cơng gặp gỡ, gửi thư hay tốn phí liên lạc, facebook là ứng dụng miễn phí cho phép người dùng nhắn tin, gọi điện, gọi video miễn phí. Ngồi ra cịn có thể đăng tải thơng tin, hình ảnh, clip,... và tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy được.
Đơng người sử dụng facebook đồng nghĩa với thị trường lớn, bán hàng qua facebook giúp người kinh doanh tiếp xúc với nhiều nguồn khách hàng, khai thác thị trường hiệu quả, dễ dàng đưa hình ảnh và thơng tin sản phẩm đến với khách hàng thơng qua hình ảnh, âm thanh, video clip,... Khách hàng chỉ cần trao đổi với chúng tôi qua facebook, không cần trực tiếp đến cửa hàng, chúng tôi sẽ liên kết với bên dịch vụ giao hàng và thực hiện giao dịch thanh toán tại nhà. Khi kinh doanh sản phẩm cũng không cần phải đến cửa hàng, không cần tốn chi phí th cửa hàng, có thể thực hiện việc bán hàng tại nhà hoặc bất kỳ nơi đâu, bất kỳ thời gian nào.
Một số tính năng hữu ích mà facebook mang lại hỗ trợ cho việc bán hàng:
- Giải pháp để giải quyết vấn đề về quản lý chính là phần mềm quản lý bán hàng facebook Trustsales với chức năng thực hiện hỗ trợ quản lý trên mọi lĩnh vực bán hàng.
về,... giúp cho người quản lý nắm bắt thái độ và năng lực làm việc của nhân viên, bố trí phân cơng hợp lý công việc.
- Quản lý bán hàng facebook với chức năng quản lý tin nhắn bình luận, hệ thống phần mềm tự động trả lời, tương tác, ẩn bình luận có chứa số điện thoại khác hàng,...
- Quản lý đơn hàng và dịch vụ giao hàng thông qua việc khai báo, lưu trữ và cho phép tìm kiếm thơng tin đơn hàng, đồng thời liên kết với bên giao hàng để quản lý tình hình giao hàng, trạng thái đơn hàng.
- Phần mềm cũng liên tục cập nhật trạng thái kho hàng về mã hàng, chủng loại, màu, cỡ, số lượng để thống kê hàng bán chạy, hàng bán chậm và hàng tồn kho để xử lý đơn hàng, xử lý hàng tồn kho và nhập hàng mới.
- Phần mềm quản lý tình hình kế tốn, hóa đơn điện tử để việc quản lý tài chính