1.3. Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán
1.3.2. Sổ sách kế toán sử dụng
b) Hình thức Nhật ký chung
Là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự theo thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký chung được vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng cộng các nhật ký phụ lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái
Sổ cái trong hình thức nhật ký chung có thể mở theo nhiều kiểu và mở cho cả hai bên nợ, có của tài khoản. Mỗi tài khoản mở trên một sổ riêng. Với những tài khoản có số lương nghiệp vụ nhiều, có thể mở thêm sổ cái phụ. Cuối tháng cộng sổ cái phụ để đưa vào sổ cái.
Trường Đại Học Mỏ Địa Chất Đồ án kế tốn tài chính Sơ đồ : Hạch tốn theo hình thức nhật ký chung
Chứng từ gốc Sổ nhật ký Ghi chú: Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sổ(thẻ) kế toán chi tiết
Bảng tổng hơp chi tiết
b) Hình thức nhật ký – sổ cái.
Theo hình thức này, các nhiệm vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là sổ cái. Sổ này là sổ kế tốn tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ- có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Mỗi chứng từ ghi vào một dòng của sổ cái.
Trường Đại Học Mỏ Địa Chất Đồ án kế tốn tài chính
Sơ đồ: Trình tự hạch tốn theo hình thức nhật ký sổ cái
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Nhật ký - sổ cái
Sổ(thẻ) hạch toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Báo cáo tài chính
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
c)Hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị, tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công. Sổ sách trong hình thức này gồm :
Sổ cái: là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản
ánh trên mơt vài trang sổ cái. Theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột
Sổ đăng ký chứng từ ghi số: là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng
từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số liệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng. Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
Trường Đại Học Mỏ Địa Chất Đồ án kế tốn tài chính
Bảng cân đối tài khoản: dùng để phản ánh tình hình tồn đầu kỳ, phát sinh
trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sảnvà nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý.
Các sổ và các thẻ hạch toán chi tiết: dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch
toán chi tiết