- Khách hàng thông báo các thông tin liên quan đến đối tượng được bảo hiểm: yêu cầu tham gia bảo hiểm, bị tổn thất/ bị tai nạn (tài sản, con người, trách nhiệm...).
- Xử lý ban đầu của cán bộ bảo hiểm khi nhận được thông tin từ khách hàng: Báo cáo lãnh đạo phòng/Lãnh đạo để cử giám định viên hoặc báo cho bộ phận hoặc người có liên quan để xử lý. Báo tái bảo hiểm khi có tổn thất lớn.
Lập biên bản giám định
Cấp biên bản giám định và thu phí
Giải pháp phát triển nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu thủy tại Cơng ty Bảo Việt Hải Phịng
- Trường hợp tổn thất lớn và phức tạp, Cơng ty cần báo về Trụ sở chính Tổng Cơng ty để xin ý kiến và phối hợp xử lý.
- Trường hợp làm đại lý giám định cho Công ty bảo hiểm khác cần lưu ý tới yêu cầu riêng của Công ty bảo hiểm đó cũng như yêu cầu về nội dung của Biên bản giám định.
- Ghi vào sổ tiếp nhận yêu cầu giám định.
- Trường hợp từ chối giám định, người nhận giấy yêu cầu giám định hoặc giám định viên phải ghi rõ lý do từ chối ở mặt sau giấy yêu cầu giám định, ký tên và có xác nhận của lãnh đạo Công ty.
2.4.2.4 Hướng dẫn xử lý ban đầ u
- Căn cứ vào các thông tin khách hàng cung cấp, Giám định viên hướng dẫn cho khách hàng những xử lý ban đầu theo đúng những quy định trong Quy tắc bảo hiểm hoặc Hợp đồng bảo hiểm mà đối tượng bảo hiểm đang tham gia.
+ Thông báo cho những bên liên quan tới việc xử lý tổn thất/tai nạn.
+ Kiểm tra các giấy tờ, tài liệu hiện có liên quan tới tàu (nếu giám định tàu tham gia bảo hiểm), tới tổn thất/tai nạn (nếu tàu bị tai nạn).
+ Hướng dẫn cho khách hàng chuẩn bị những giấy tờ pháp lý liên quan đến khiếu nại và tranh chấp đối với bên thứ ba liên quan.
+ Chuẩn bị hiện trường: Thời gian, địa điểm, các bên có mặt...
- Căn cứ vào mức độ đánh giá ban đầu về tổn thất, Giám định viên có thể trình Lãnh đạo về việc thuê Giám định viên đến giám định trong những trường hợp đặc biệt cần có Giám định viên của các cơ quan chuyên môn khác hoặc của Tổ chức giám định nước ngoài. Lựa chọn danh sách các nhà giám định bên ngoài theo phục lục (thực hiện quy trình quản lý nhà cung ứng).
- Trình Lãnh đạo để thơng báo cho đại lý ở nước ngoài xử lý (nếu vụ tổn thất xẩy ra ở nước ngoài).
Giải pháp phát triển nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu thủy tại Cơng ty Bảo Việt Hải Phịng
a) Giám định tại hiện trường:
- Trên cơ sở các thông tin khách hàng cung cấp kết hợp với báo cáo sơ bộ về tổn thất do các bên liên quan cung cấp, Giám định viên phải tự chuẩn bị đầy đủ những vấn đề liên quan đến việc giám định:
+ Thông tin về tàu sẽ tham gia bảo hiểm, về tổn thất hoặc rủi ro, tai nạn liên quan đến sự cố.
+ Những dụng cụ hoặc thiết bị cần thiết phải mang theo để phục vụ giám định (máy ảnh, thước đo ...)
- Căn cứ vào yêu cầu giám định, giám định viên phải có mặt tại địa điểm được yêu cầu vào đúng ngày giờ đã hẹn để tiến hành giám định theo đúng hướng dẫn giám định này.
- Để giám định được kịp thời, chính xác và khách quan người được bảo hiểm hoặc thuyền trưởng phải phối hợp và cùng tham gia giám định với giám định viên và cung cấp tất cả những thông tin, tài liệu chứng từ cần thiết để việc giám định được chính xác, khách quan.
- Các công việc cần tiến hành tại hiện trường:
Giám định tàu trước khi tham gia bảo hiểm:
- Kiểm tra tồn bộ các giấy tờ tàu xem có cịn hiệu lực hay khơng? Ghi lại các đặc điểm của tàu.
- Tiến hành kiểm tra tình trạng tàu, cụ thể: Kiểm tra vỏ boong, các trang thiết bị như: các hệ thống cứu hỏa, neo, lái, trang thiết bị cứu sinh, hệ thống hàng hải, hệ thống vơ tuyến điện, hệ thống động lực, tình trạng miệng, nắp hầm hàng, vách ngăn, hầm hàng ...
- Sau khi kiểm tra, nếu tàu ở tình trạng kỹ thuật đảm bảo khả năng an tồn đi biển thì đề nghị chấp nhận bảo hiểm. Trường hợp tàu cịn kiếm khuyết thì đề xuất loại trừ không nhận bảo hiểm bộ phận bị khiếm khuyết hoặc từ chối nhận bảo hiểm.
Giải pháp phát triển nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu thủy tại Cơng ty Bảo Việt Hải Phịng
- u cầu thuyền trưởng báo cáo lại diễn biến của sự việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kiểm tra thời hiệu, hiệu lực và các điều kiện tham gia bảo hiểm. Kiểm tra các giấy tờ Đăng kiểm của tàu có cịn hiệu lực hay khơng? Các ghi chú, yêu cầu của Đăng kiểm có liên quan đến khả năng an toàn đi biển và liên quan đến tổn thất.
- Kiểm tra xem tàu đã trình "Kháng cáo hàng hải" theo như quy định tại Bộ luật Hàng hải Việt Nam chưa? Nếu chưa thì phải yêu cầu thực hiện ngay theo đúng như quy định.
- Kiểm tra thực tế nhật ký hàng hải, nhật ký máy, nhật ký thời tiết xem có khớp với thời gian xảy ra tai nạn hay không? Sao chụp photo ngay những trang cần thiết không để chủ tàu sao chụp gửi sau để tránh sửa đổi. Xem xét, ghi nhận ngay những điểm mâu thuẫn bất hợp lý giữa các hồ sơ tài liệu và thực tế hiện trường.
- Kiểm tra bằng thuyền trưởng, máy trưởng, sĩ quan đi ca và chứng chỉ thủy thủ, thợ máy đi ca của ca liên quan đến tổn thất.
- Sau khi nghe báo cáo và xem xét toàn bộ hồ sơ xong, tiến hành kiểm tra thực tế tại hiện trường nơi xảy ra tai nạn, phải tiến hành chụp ảnh hiện trường và ảnh chụp phải thể hiện được: tai nạn là có thật, đúng tàu được bảo hiểm, ...
Lưu ý:
* Giám định viên phải ghi nhận chính xác trung thực diễn biến sự việc, mức độ thiệt hại và nguyên nhân gây nên tổn thất/thiệt hại và phương hướng xử lý thiệt hại của chủ tàu. Nếu cần có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia liên quan đến đối tượng được giám định và hoặc cơ quan kiểm nghiệm, xét nghiệm.
* Trường hợp tổn thất/thiệt hại có tính chất phức tạp, vượt quá khả năng xử lý của Giám định viên thì phải kịp thời báo cáo lãnh đạo Cơng ty Bảo Việt Hải Phịng để xin ý kiến chỉ đạo .
b) Xác định mức độ tổn thất.
Giải pháp phát triển nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu thủy tại Cơng ty Bảo Việt Hải Phịng
hỏi phải chi tiết, chính xác để có thể đánh giá được mức độ tổn thất và tìm nguyên nhân tai nạn. Phải kiểm tra từng bộ phận để xác định mức độ tổn thất của bộ phận đó như thế nào? có thể sửa chữa phục hồi được khơng? hay phải thay mới. Biện pháp, khả năng sửa chữa phục hồi.
- Bộ phận bị tổn thất có khuyết tật, ẩn tỳ hay khơng?
- Việc duy trì cấp tàu có đúng với quy định của Đăng kiểm hay khơng?
- Xem xét mức độ tổn thất để ước chi phí sửa chữa kể cả sửa chữa tạm thời và sửa chữa chính thức để dự kiến số tiền tạm ứng sửa chữa (nếu chủ tàu yêu cầu).
- Khi tàu tiến hành sửa chữa thì phải theo dõi sửa chữa để giám sát các hạng mục và chi phí thuộc trách nhiệm bảo hiểm.
- Giám định viên phải đề xuất hướng xử lý, giải quyết tai nạn sao cho đảm bảo an tồn cho tàu cũng như chi phí phải tiết kiệm nhất.
c) Xác định nguyên nhân tổn thất.
Sau khi kiểm tra xong các vấn đề kỹ thuật, giấy tờ pháp lý và qua báo cáo của thuyền trưởng, giám định viên có đủ cơ sở để phân tích xác định ngun nhân tổn thất. Kết luận phải lơgic, có cơ sở khoa học không nên chỉ dựa vào báo cáo của thuyền, máy trưởng.
Trường hợp nguyên nhân tổn thất quá phức tạp vượt quá khả năng của giám định viên thì cần tham khảo thêm ý kiến tư vấn của các chuyên gia, nếu cần thiết thì thuê cơ quan chuyên ngành như Đăng kiểm tiến hành giám định để có kết luận chính xác, khách quan.
Trong khi giám định cần tiến hành thu thập đầy đủ các tài liệu ban đầu liên quan đến vụ tai nạn như: Kháng cáo hàng hải, giấy tờ Đăng kiểm, bằng cấp, trích sao nhật ký hàng hải, máy ,thời tiết. Báo cáo tổn thất của thuyền trưởng (tổn thất thuộc phần vỏ), máy trưởng (tổn thất thuộc phần máy), điện trưởng (tổn thất thuộc phần điện), sơ đồ vị trí xảy ra tai nạn (trường hợp đâm va, mắc cạn) ....
Giải pháp phát triển nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu thủy tại Cơng ty Bảo Việt Hải Phịng
Khi kết luận không được vội vã, chủ quan và tùy tiện thiếu cơ sở thực tiễn, thiếu cơ sở khoa học , cần hạn chế đến mức tối đa việc sử dụng các câu chữ chung chung không quy được rõ ràng trách nhiệm của từng trường hợp gây khó khăn cho việc xem xét bồi thường.
2.4.2.6 Thoả thuận và theo dõi khắc phục hậu quả
- Phối hợp cùng với khách hàng tiến hành giám định, phân loại và xác định mức độ tổn thất/ thiệt hại và tìm nơi sửa chữa, khắc phục tổn thất. Theo dõi quá trình sửa chữa, khắc phục hậu quả.
- Đề xuất các biện pháp bảo quản và đề phòng hạn chế tổn thất, các loại trừ bảo hiểm (nếu có), các biện pháp sơ, cấp cứu người bị nạn.. ..
2.4.2.7 Lập Biên bản Giám đị nh
- Biên bản giám định là tài liệu chính để xét duyệt bồi thường cho người được bảo hiểm và khiếu nại người thứ ba (nếu có). Vì vậy nội dung biên bản giám định phải đảm bảo trung thực, chính xác, khách quan, rõ ràng và cụ thể sự việc xẩy ra gây nên tổn thất/thiệt hại. Biên bản giám định phải thể hiện được nội dung sau:
+ Ngày giờ, địa điểm giám định. Thành phần tham gia giám định. + Đặc điểm của tàu, thuyền bị tai nạn.
+ Diễn biến trước, trong và sau khi tai nạn. + Mức độ tổn thất.
+ Nguyên nhân tổn thất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Kiến nghị và ý kiến đề xuất của giám định viên về việc xử lý tai nạn.
- Sau khi dự thảo xong biên bản giám định, đính kèm tồn bộ hồ sơ do tàu, chủ tàu cung cấp (như các giấy tờ Đăng kiểm, bằng cấp, kháng cáo hàng hải, nhật ký boong, máy và ảnh chụp ...) trình Lãnh đạo duyệt ký xác nhận.
- Đối với những vụ tổn thất lớn, phức tạp sau khi dự thảo xong cần tham khảo thêm hoặc thuê các chuyên viên kỹ thuật về tàu để có kết luận nguyên nhân
Giải pháp phát triển nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu thủy tại Cơng ty Bảo Việt Hải Phịng
- Nghiên cứu lại ý kiến của lãnh đạo sau khi được duyệt để bổ sung nội dung hoặc giấy tờ nếu cần thiết.
- Biên bản giám định được in thành 03 bản: chuyển chủ tàu 02 bản, Công ty lưu 01 bản.
- Biên bản giám định phải được cấp trực tiếp cho người yêu cầu giám định trong vịng 15 ngày kể từ ngày hồn thành cơng việc giám định tại hiện trường. Trường hợp cần thiết và theo yêu cầu của người giám định thì phải cấp biên bản giám định trước khi tàu rời cảng (nếu có thể được).
- Kèm theo Biên bản giám định phải có tồn bộ hồ sơ thu thập được tại tàu (giấy tờ Đăng kiểm, bằng cấp, Nhật ký boong, máy, ...), ảnh minh họa.
- Nếu vì một lý do nào đấy mà chưa xác định rõ mức độ và nguyên nhân tổn thất của tàu mà phải chờ đến kết quả kiểm tra trên đà thì giám định viên cấp trước biên bản giám định ban đầu (xác định nguyên nhân, mức độ tổn thất của phần đã giám định được) cấp cho người yêu cầu giám định và báo cáo về Tổng Công ty để yêu cầu đại lý của BAOVIET nơi tàu lên đà sửa chữa giám định tiếp và cấp biên bản giám định bổ sung mức độ thiệt hại và nguyên nhân tổn thất (nếu khác với nguyên nhân đã được xác định trong Biên bản giám định sơ bộ). Trường hợp tàu lên đà sửa chữa tại Việt Nam thì đơn vị có thể chủ động u cầu đơn vị (thuộc hệ thống BAOVIET) nơi tàu lên đà sửa chữa giám định tiếp và cấp biên bản giám định bổ sung cho tàu.
2.4.2.8 Cấp Biên bản Giám định và thu/trả phí giám đị nh
a) Chi phí giám định, chi phí đề phịng hạn chế tổn thất và các chi phí có liên quan - Người u cầu giám định phải trả phí giám định cho Cơng ty bảo hiểm (nơi cử giám định viên giám định) ngay khi nhận được biên bản giám định.
- Nếu người u cầu giám định có u cầu thì giám định viên có thể ghi xác nhận trên biên bản giám định những chi phí giám định, đề phịng hạn chế tổn thất, chi phí phục vụ giám định. Tính chất hợp lý và chính xác của các chi phí nói trên sẽ
Giải pháp phát triển nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu thủy tại Công ty Bảo Việt Hải Phòng
do người được bảo hiểm khai báo và chứng minh bằng các chứng từ hợp lệ khi khiếu nại.
b) Cấp Biên bản giám định và thu phí giám định.
- Căn cứ vào biểu phí giám định Tổng Cơng ty ban hành để tính phí giám định, bao gồm:
+ Phí giám định cơ bản.
+ Chi phí đi lại, tàu xe phục vụ giám định. + Chi phí chụp ảnh ...
- Gửi thơng báo thu phí giám định cho người u cầu giám định trước và khi người u cầu giám định nộp phí thì cấp hố đơn thu phí giám định đồng thời cấp Biên bản giám định.
- Đối với tàu nước ngoài khi cấp biên bản giám định cho thuyền trưởng thì yêu cầu thuyền trưởng thanh tốn phí trực tiếp, nếu thuyền trưởng khơng thanh tốn phí thì u cầu ký vào thơng báo thu phí (Debit Note) để làm cơ sở địi người u cầu giám định thanh toán.
- Vào sổ thống kê theo dõi phí giám định để phối hợp hạch tốn với phịng Tài vụ-Kế toán.
- Đối với giám định tàu tham gia bảo hiểm ở Công ty bảo hiểm khác hệ thống BAOVIET thì thu phí giám định từ Cơng ty bảo hiểm yêu cầu giám định c) Nhận biên bản giám định và trả phí giám định
Khi nhận Biên bản giám định, cán bộ bảo hiểm phải đọc kiểm tra lại nội dung của Biên bản để có ý kiến ngay với Cơng ty giám định.
Làm thủ tục thanh tốn phí giám định cho Công ty giám định. Lưu ý:
- Trong trường hợp do lỗi của người yêu cầu giám định (hoặc thuyền trưởng) mà BAOVIET hoặc đại lý của BAOVIET không cấp được biên bản giám định theo
Giải pháp phát triển nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu thủy tại Cơng ty Bảo Việt Hải Phịng
mục II, khoản 5.7, phần 5 nêu trên thì người yêu cầu giám định vẫn phải thanh tốn phí giám định cho BAOVIET.
- Đối với trường hợp giám định tàu nước ngoài, sau khi dự thảo xong biên bản giám định cần xuống làm việc trước với thuyền trưởng trước khi cấp chính thức, để đề phịng trường hợp thuyền trưởng không đồng ý với nội dung biên bản giám định sẽ khơng ký xác nhận. Tuy nhiên, khơng vì thế mà phải làm đúng theo ý của thuyền trưởng dẫn tới việc biên bản giám định mất tính trung thực, khách quan. 2.4.2.9 Hồ sơ giám định
Hồ sơ giám định thường bao gồm:
- Giấy yêu cầu giám định, các giấy tờ theo quy định của của Quy tắc, Hợp đồng bảo hiểm, các tài liệu thu thập được trong quá trình giám định và Biên bản giám định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nếu vụ việc phải thuê giám định thì thêm: Tờ trình lãnh đạo về việc thuê giám định, hồ sơ giám định của người được thuê giám định.
Hồ sơ lưu trữ tại Phòng nghiệp theo quy định chung của Tổng Công ty