2.2.1. Các chính sách kế toán chung
Việc hạch toán kế toán tại Công ty hiện nay được thực hiện theo hướng dẫn của Quyết định 15/2006 - QĐ/BTC ban hành ngày 20/03/2006. Nhưng do quy trình hạch toán có sử dụng phần mềm kế toán nên việc thay đổi mẫu biểu sổ sách kế toán chưa được cập nhật đầy đủ theo Quyết định 15. Tuy nhiên các mẫu biểu báo cáo tài chính
của Công ty đều được lập theo đúng hướng dẫn của Quyết định 15. Công ty áp dụng các chế độ kế toán cụ thể như sau:
- Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: Việt Nam đồng. - Kỳ kế toán: Tháng.
- Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán trên máy vi tính theo hình thức Nhật ký chung trên chương trình phần mềm kế toán BRAVO 6.0 của Công ty Cổ phần Phần mềm kế toán (Bravo).
- Hệ thống tài khoản kế toán: Theo quyết định 15 QĐ/ BTC - 20/03/2006.
- Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán: Theo quyết định 15, ngoài ra Công ty có mở một số sổ chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền.
- Tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính khấu hao: Khấu hao đều theo thời gian, chấp hành đúng Quyết định 206/2003/QĐ - BTC.
- Tính giá thành sản phẩm theo phương pháp giản đơn
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Theo quyết định 15/2006, ngoài ra Công ty có mở một số sổ chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý.Sau đây là một số loại chứng từ được áp dụng chủ yếu:
Kế toán tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương,bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, phiếu xác nhận công việc hoàn thành
Kế toán kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, biên bản kiểm nghiệm vật tư công cụ, sản phẩm hàng hóa
Kế toán tài sản cố định:biên bản giao nhận TSC Đ, hóa đơn GTGT…
Kế toán thanh toán : Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán, giấy thanh toán tiền tạm ứng
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản của nhà máy được áp dụng theo quyết định 15 QĐ/ BTC - 20/03/2006.
STT Mã tài khoản Tên tài khoản
1 111 Tiền mặt
2 112 Tiền gửi ngân hàng
3 113 Tiền đang chuyển
4 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
5 128 Đầu tư ngắn hạn khác
6 129 Dự phòng giảm giá ĐT ngắn hạn
7 131 Phải thu của khách hàng
8 133 Thuế GTGT được khấu trừ
9 136 Phải thu nội bộ
10 138 Phải thu khác
11 139 Dự phòng phải thu khó đòi
12 141 Tạm ứng
13 142 Chi phí trả trước
14 144 Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn
15 151 Hàng mua đang đi trên đường
16 152 Nguyên liệu, vật liệu
17 153 Công cụ, dụng cụ
18 154 Chi phí SXKD dở dang
19 155 Thành phẩm
20 156 Hàng hóa
21 157 Hàng gửi đi bán
22 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
23 211 TSCD hữu hình
24 213 TSCD vô hình
25 214 Hao mòn TSCD
26 222 Góp vốn liên doanh
27 228 Đầu tư dài hạn khác
28 229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn
29 241 Xây dựng cơ bản dở dang
30 242 Chi phí trả trước dài hạn
31 244 Ký quĩ, ký cược dài hạn
32 311 Vay ngắn hạn
33 315 Nợ dài hạn đến hạn trả
34 331 Phải trả cho người bán
35 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
36 334 Phải trả công nhân viên
37 335 Chi phí phải trả 38 336 Phải trả nội bộ 39 338 Phải trả, phải nộp khác 40 341 Vay dài hạn 41 342 Nợ dài hạn 42 411 Vốn chủ sở hữu
43 414 Quỹ đầu tư phát triển
44 415 Quỹ dự phòng tài chính
45 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái
46 421 Lợi nhuận chưa phân phối
47 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi
48 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 49 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
50 512 Doanh thu bán hàng nội bộ
51 515 Doanh thu hoạt động tài chính
52 521 Chiết khấu thương mại
53 531 Hàng bán bị trả lại
54 532 Giảm giá hàng bán
55 621 Chí phí nguyên vật liệu trực tiếp 56 622 Chi phí nhân công trực tiếp
57 627 Chi phí sản xuất chung
58 632 Giá vốn hàng bán
59 635 Chi phí tài chính
60 641 Chi phí bán hàng
61 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
62 711 Thu nhập khác
63 811 Chi phí khác
64 911 Xác định kết quả kinh doanh
2.2.4.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty áp dụng hệ thống sổ sách kế toán trên máy vi tính theo hình thức Nhật ký chung trên chương trình phần mềm kế toán BRAVO 6.0 của Công ty Cổ phần Phần mềm kế toán (Bravo).
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Sơ đồ 2.3:
SƠ ĐỒ HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, phân loại đảm bảo đủ điều kiện để ghi sổ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo phần mềm đã được lập trình. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu trên các sổ tổng hợp với số liệu trên các sổ, thẻ chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Ngoài ra có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Khoa Kế toán – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chứng từ kế toán BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
PHẦN MỀM KẾ TOÁN BRAVO Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo kế toán cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Cuối quý, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện bảo quản và lưu trữ theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán2.2.5.1. Hê thống báo cáo tài chính 2.2.5.1. Hê thống báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo tài chính của công ty được áp dụng theo Quyết định số 15/2006 QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp, gồm 4 báo cáo sau:
• Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( Mẫu số B02-DN)
• Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B03-DN)
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ(Mẫu số B09-DN)
2.2.5.2. Hệ thống báo cáo quản trị
Hệ thống báo cáo quản trị của nhà máy được lập hang tháng và vào cuối tháng, gồm các báo cáo sau:
• Báo cáo dòng tiền
• Báo cáo tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn
• Báo cáo công nợ phải thu, phải trả theo hóa đơn, theo hạn thanh toán và theo khách hàng, nhà cung cấp.
• Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh.
• Báo cáo bán hàng, mua hàng.
2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể2.3.1. Tổ chức hạch toán chi tiết 2.3.1. Tổ chức hạch toán chi tiết
Kế toán tiền lương:
Cán bộ công nhân viên trong công ty được hưởng đầy đủ chế độ về lương, thưởng, BHXH, BHYT.Việc tiến hành theo dõi và chấm công được thực hiện ở từng
phòng ban phân xưởng. Vào cuối tháng các bộ phận sẽ chuyển bảng châm công về phòng kinh tế - kế hoạch.Bộ phận tính lương sẽ tính tiền lương phải trả và lập bảng thanh toán lương. Phòng kinh tế kế hoạch sẽ chuyển bảng lương sang phòng kế toán.
Chứng từ sử dụng: bảng chấm công, bảng thanh toán lương,...
Tài khoản sử dụng: TK 334, 338, 111, 112...
Hạch toán chi tiết: Cuối tháng trên cơ sở bảng thanh toán lương và nơi trả lương kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương vào đối tượng chịu chi phí.
Hạch toán tổng hợp: căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung, rồi lấy nhật ký chung làm căn cứ để ghi sổ cái cho các tài khoản 334 và tài khoản khác có liên quan.
Kế toán tài sản cố định:
TSCĐ của nhà máy có giá trị rất lớn với hệ thống thiết bị nhà xưởng và dây chuyền công nghệ hiện đại.Nhà máy áp dụng tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT, Phiếu nhập, phiếu xuất, biên bản bàn giao, biên bản thanh lý, hợp đồng kinh tế,…
Tài khoản sử dụng: TK 211, 214, 133, 331, 111, 112, 414, 411,...
Hạch toán chi tiết: căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh kế toán tiến hành ghi vào các sổ chi tiết: sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết phải trả người bán, sổ chi phí sản xuất kinh, vào thẻ TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Hạch toán tổng hợp: căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung. Rồi từ sổ nhật ký chung làm căn cứ để ghi vào sổ cái các tài khoản 211, 213, 214 và tài khoản khác có liên quan.
Kế toán thanh toán:
Việc thanh toán của nhà máy chủ yếu được chi trả bằng tiền mặt.Trường hợp khách hàng không có điều kiện đến nhà máy thanh toán thì việc thanh toán sẽ được thực hiện qua ngân hàng.
Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, phiếu chi ( đối với tiền mặt ), báo nợ, báo có ( đối với tiền gửi ngân hàng ), hóa đơn GTGT,…
Tài khoản sử dụng: TK 111, 112, 141, 211, 133, 131, 331,...
Hạch toán chi tiết: căn cứ vào các chứng từ gốc phát sinh để làm căn cứ, kế toán ghi vào các sổ kế toán chi tiết : sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tạm ứng, sổ chi tiết phải thu khách hàng và sổ chi tiết thanh toán với người bán.
Hạch toán tổng hợp: Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung, và nhật ký đặc biệt. Rồi căn cứ vào nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái cho các tài khoản khác có liên quan.
Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ:
Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được thực hiện theo một trình tự thống nhất. Nhà máy hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên vì số lượng nguyên vật liệu lớn đòi hỏi phải kiểm tra thường xuyên, liên tục tình hình xuất – nhập – tồn. Từ đó Nhà máy có kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu. Với cách làm này khi Nhà máy xuất, nhập nguyên vật liệu cho sản xuất, công việc xuất, nhập được diễn ra nhanh chóng, cán bộ kiểm kê theo dõi chi tiết, chính xác, tránh tình trạng thiếu, thừa nguyên vật liệu.
Chứng từ sử dụng: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,…
Tài khoản sử dụng: TK 152, 151, 133, 331, 111, 112,…
Hạch toán chi tiết: Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán tổng hợp: căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung. Rồi từ nhật ký chung làm căn cứ tiến hành ghi sổ cái cho các tài khoản 152, 153 và các tài khoản khác có liên quan.
Kế toán chi phí giá thành:
Kế toán Nhà máy Nhôm Đông Anh đã tổ chức hạch toán chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm trong từng tháng, từng quý một cách rõ ràng, đơn giản, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chi phí sản xuất, quản lý và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Việc tập hợp chi phí sản xuất toàn Nhà máy theo từng khoản mục cũng giúp cho công tác nghiên cứu, phân tích kinh tế được thuận lợi và đặc biệt giúp cho việc theo dõi và quản lý chi phí sản xuất cảu các sản phẩm trong kỳ, tạo điều kiện cho việc xác định giá thành toàn bộ sản phẩm.
Chứng từ sử dụng: phiếu xuất kho NVL, bảng thanh toán lương, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, phiếu chi, hóa đơn GTGT,…
Tài khoản sử dụng: TK 621, 622, 627, 154,…
Hạch toán chi tiết : căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh (được mở theo sản phẩm).
Hạch toán tổng hợp: căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung, rồi căn cứ vào nhật ký chung để ghi sổ cái cho tài khoản 154 và các tài khoản khác có liên quan.
2.3.2. Tổ chức hạch toán các phần hành kế toán
Sơ đồ 2.4:TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
Khoa Kế toán – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Ghi hàng ngày Bảng chấm công
Bảng tính lương
Bảng thanh toán lương
Sổ nhật ký chung
Sổ cái Tài khoản 334
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi cuối tháng, cuối năm Đối chiếu
Sơ đồ 2.5: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Khoa Kế toán – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Hóa đơn GTGT, bảng tính và phân bổ khấu hao
tài sản cố định
Nhật ký chung
Sổ cái tài khoản 211, 213, 214
Báo cáo kế toán
Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, cuối năm Đối chiếu
Sơ đồ 2.6: TRÌNH TỰ GHI SỔ CỦA KẾ TOÁN THANH TOÁN
Khoa Kế toán – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo có, hóa
đơn GTGT
+ Sổ chi tiết tiền mặt + Sổ chi tiết TG NH + Sổ chi tiết phải thu khách hang
+ Sổ chi tiết phải trả người bán
Sổ nhật ký chung
Sổ cái tài khoản 111, 112, 131, 331
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, cuối năm Đối chiếu
Sơ đồ 2.7: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Khoa Kế toán – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, cuối năm Đối chiếu Chứng từ nhập: Phiếu nhập kho,…. Thẻ kho Chứng từ xuất Nhật ký chung Báo cáo kế toán Sổ cái Tài khoản 152, 153 Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ 53
Sơ đồ 2.8: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM
Khoa Kế toán – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, cuối năm Đối chiếu
Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh
Phiếu xuất kho, nhập kho, Hóa đơn