2.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình bộ máy kế toán tập trụng phân tán. Theo kiểu quan hệ trực tuyến, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Với cách tổ chức bộ máy kế toán này đã góp phần đơn giản mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán.
Phòng kế toán của Công ty gồm 8 người: 1 kế toán trưởng, 1 thủ quỹ và 6 nhân viên kế toán các phần hành. Ngoài ra còn có các nhân viên kinh tế ở mỗi phân xưởng giúp phòng kế toán tổng hợp các hoá đơn, chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng chấm công … và một số công việc khác.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 2.1: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY TNHHNNMTV CƠ KHÍ ĐÔNG ANH
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của các kế toán phần hành
Kế toán trưởng: Kế toán trưởng Công ty chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty, đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiệp vụ của kế toán trưởng Tổng Công ty Xây dựng và Phát triển hạ tầng và của cơ quan Tài chính thành phố Hà Nội, Cục Thống kê Hà Nội. Kế toán trưởng có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Công ty theo cơ chế quản lý mới, đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế - tài chính của Nhà nước tại Công ty.
Khoa Kế toán – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân KẾ TOÁN TRƯỞNG KT VBT, KT thanh toán KT tài sản cố định KT vật tư, hàng hoá, TP KT xăng dầu KT tổng hợp và tính Z KT tiền lương Thủ quỹ
Thống kê phân xưởng
Kế toán trưởng NMN Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán
Thống kê phân xưởng
Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp, phân tích thông tin từ các phần hành kế toán, lập các báo cáo nội bộ phục vụ cho công tác quản trị của lãnh đạo Công ty. Cuối quý, cuối năm lập báo cáo tài chính về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Kế toán các phần hành: Phòng kế toán - tài chính Công ty do kế toán trưởng đảm nhiệm trực tiếp cả về tổ chức và chỉ đạo công tác kế toán và chỉ đạo công tác tài chính. Nhiệm vụ của kế toán các phần hành tại Công ty cụ thể như sau:
• Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu chi tài chính, công nợ phải thu, phải trả trong và ngoài Công ty. Hàng tháng lập các báo cáo có liên quan theo yêu cầu quản trị.
• Kế toán tiền lương: Tính toán lương cơ bản và các khoản trích theo lương, tổng hợp lương toàn Công ty, lập bảng phân bổ lương cho từng phân xưởng sản xuất.
• Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động tăng giảm TSCĐ, tính toán việc trích và phân bổ khấu hao TSCĐ.
• Kế toán vật tư, hàng hoá, thành phẩm: Theo dõi và lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho vật tư, hàng hoá, thành phẩm, lập bảng phân bổ nguyên vật liệu.
• Kế toán xăng dầu: Theo dõi tình hình tiêu thụ của trạm xăng, lập các báo cáo về kết quả bán hàng xăng dầu.
• Kế toán tổng hợp và tính giá thành: Tập hợp, phản ánh đầy đủ mọi chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, phân bổ chi phí, tính toán giá thành sản phẩm, lao vụ đã hoàn thành, lập báo cáo chi phí sản xuất. Đồng thời tổng hợp xác định doanh thu tiêu thụ sản phẩm trong kỳ và cùng với kế toán trưởng lập các Báo cáo kế toán.
• Kế toán nhà máy Nhôm: Nhà máy Nhôm có tổ chức bộ máy kế toán riêng (gồm 4 người), có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập các báo cáo quyết toán theo niên độ về thực trạng hoạt động
sản xuất kinh doanh của Nhà máy Nhôm. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng Công ty.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý và cấp phát tiền mặt, thu chi bảo toàn tiền mặt đúng nguyên tắc. Kiểm tra tiền mặt trước và sau khi xuất quỹ, vào sổ báo cáo thu chi hàng ngày, cập nhật số liệu và đối chiếu sổ sách, chứng từ với kế toàn vốn bằng tiền và kế toán thanh toán. Thực hiện kiểm kê quỹ thường xuyên vào cuối ngày.
Sơ đồ 2.2: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN NHÀ MÁY NHÔM ĐÔNG ANH
Error: Reference source not found
a. Kế toán trưởng Nhà máy:
• Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Nhà máy và kế toán trưởng công ty về chuyên môn nghiệp vụ.
• Có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán- tài chính và tổ chức công tác hạch toán của Nhà máy, phân công nhiệm vụ cho các cán bộ nhân viên thuộc quyền quản lý. Có quyền yêu cầu các bộ phận cung cấp tài liệu chính xác trung thực, kịp thời liên quan đến công tác hạch toán kế toán – tài chính của nhà máy theo quy định của pháp luật và phải chịu trách nhiệm trước pháp lý về sự cung cấp đó. Giám đốc nhà máy có trách nhiệm tạo mọi điều kiện, phương tiện để trưởng phòng kế toán – tài chính nhà máy hoàn thành nhiệm vụ.
Khoa Kế toán – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán Tổng hợp Kế toán thanh toán Thủ quỹ 38
• Lập kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài chính hàng năm. Chỉ đạo, kiểm kê, kiểm tra, kiểm soát việc lập báo cáo quyết toán theo niên độ, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch.
• Xác lập cân đối tài chính. Phân tích, đánh giá và đề xuất các giải pháp tối ưu về công tác quản lý sản xuất – kinh doanh, tình hình tài chính từng tháng, quý, năm của Nhà máy.
b. Kế toán tổng hợp
• Kiểm tra sự phù hợp về tình hình hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và tính chính xác của các tài liệu, số liệu trước khi lập báo cáo quyết toán tổng hợp.
• Xác lập báo cáo tài chính bao gồm: Bản cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo thu chi, báo cáo công nợ, bản thuyết minh báo cáo tài chính.
• Mở sổ và quản lý sổ sách theo dõi tình hình biến động, tồn kho hàng tháng về nguyên vật liệu, sản phẩm làm dở, kho thành phẩm của các kho: 151,152,153,154,155. Phân bổ chi phí vật tư vào các đối tượng chi phí.
• Theo dõi và lập chứng từ thanh toán công nợ với người mua, bán hàng.
• Đối chiếu công nợ và kết chuyển các lao vụ, dịch vụ cung cấp lẫn cho nhau trong nội bộ nhà máy và Công ty cơ khí Đông Anh.
• Phân bổ quỹ lương thanh toán, trích và phân bổ quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ vào các đối tượng chi phí.
• Theo dõi, kết chuyển chi phí sản xuất và giá thành, tính và phân phối thu nhập doanh nghiệp theo cơ chế chính sách chế độ quy định.
c. Kế toán thanh toán
• Thu nhận, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp lập chứng từ thanh toán và theo dõi sổ sách, quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
• Thanh toán, theo dõi các khoản tạm ứng, phải thu, phải trả nội bộ, thanh quyết toán quỹ BHXH.
• Quản lý sổ sách theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ.
• Thanh quyết toán các đại lý cấp I, II và báo cáo tình hình hoạt động của các đại lý đó.
d. Thủ quỹ
• Kiểm tra sự phù hợp về tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và tính chính xác của các chứng từ, hoá đơn trước khi vào sổ quỹ tiến hành cấp phát, thu tiền mặt hoặc các chứng chỉ có giá trị như tiền.
• Tập hợp thu thập cá nhân và tính thuế thu nhập cá nhân theo pháp lệnh thu nhập đối với người có thu nhập cao.
• Quản lý hoá đơn bán hàng, viết phiếu nhập, xuất kho phục vụ sản xuất và kinh doanh.
• Theo dõi kho văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng, công cụ lao động, dụng cụ sinh hoạt.
Trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán ở Nhà máy Nhôm Đông Anh, việc phân quyền sử dụng phần mềm do kế toán trưởng thực hiện. Nhưng do Nhà máy mới thành lập và số lượng kế toán viên ít phải kiêm nhiệm nhiều phần hành nên ở Nhà máy Nhôm Đông Anh không thực hiện phân quyền sử dụng trong công tác kế toán mà để cho các kế toán viên có điều kiện để hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc.
2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN 2.2.1. Các chính sách kế toán chung 2.2.1. Các chính sách kế toán chung
Việc hạch toán kế toán tại Công ty hiện nay được thực hiện theo hướng dẫn của Quyết định 15/2006 - QĐ/BTC ban hành ngày 20/03/2006. Nhưng do quy trình hạch toán có sử dụng phần mềm kế toán nên việc thay đổi mẫu biểu sổ sách kế toán chưa được cập nhật đầy đủ theo Quyết định 15. Tuy nhiên các mẫu biểu báo cáo tài chính
của Công ty đều được lập theo đúng hướng dẫn của Quyết định 15. Công ty áp dụng các chế độ kế toán cụ thể như sau:
- Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: Việt Nam đồng. - Kỳ kế toán: Tháng.
- Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán trên máy vi tính theo hình thức Nhật ký chung trên chương trình phần mềm kế toán BRAVO 6.0 của Công ty Cổ phần Phần mềm kế toán (Bravo).
- Hệ thống tài khoản kế toán: Theo quyết định 15 QĐ/ BTC - 20/03/2006.
- Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán: Theo quyết định 15, ngoài ra Công ty có mở một số sổ chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền.
- Tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính khấu hao: Khấu hao đều theo thời gian, chấp hành đúng Quyết định 206/2003/QĐ - BTC.
- Tính giá thành sản phẩm theo phương pháp giản đơn
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Theo quyết định 15/2006, ngoài ra Công ty có mở một số sổ chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý.Sau đây là một số loại chứng từ được áp dụng chủ yếu:
Kế toán tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương,bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, phiếu xác nhận công việc hoàn thành
Kế toán kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, biên bản kiểm nghiệm vật tư công cụ, sản phẩm hàng hóa
Kế toán tài sản cố định:biên bản giao nhận TSC Đ, hóa đơn GTGT…
Kế toán thanh toán : Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán, giấy thanh toán tiền tạm ứng
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản của nhà máy được áp dụng theo quyết định 15 QĐ/ BTC - 20/03/2006.
STT Mã tài khoản Tên tài khoản
1 111 Tiền mặt
2 112 Tiền gửi ngân hàng
3 113 Tiền đang chuyển
4 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
5 128 Đầu tư ngắn hạn khác
6 129 Dự phòng giảm giá ĐT ngắn hạn
7 131 Phải thu của khách hàng
8 133 Thuế GTGT được khấu trừ
9 136 Phải thu nội bộ
10 138 Phải thu khác
11 139 Dự phòng phải thu khó đòi
12 141 Tạm ứng
13 142 Chi phí trả trước
14 144 Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn
15 151 Hàng mua đang đi trên đường
16 152 Nguyên liệu, vật liệu
17 153 Công cụ, dụng cụ
18 154 Chi phí SXKD dở dang
19 155 Thành phẩm
20 156 Hàng hóa
21 157 Hàng gửi đi bán
22 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
23 211 TSCD hữu hình
24 213 TSCD vô hình
25 214 Hao mòn TSCD
26 222 Góp vốn liên doanh
27 228 Đầu tư dài hạn khác
28 229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn
29 241 Xây dựng cơ bản dở dang
30 242 Chi phí trả trước dài hạn
31 244 Ký quĩ, ký cược dài hạn
32 311 Vay ngắn hạn
33 315 Nợ dài hạn đến hạn trả
34 331 Phải trả cho người bán
35 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
36 334 Phải trả công nhân viên
37 335 Chi phí phải trả 38 336 Phải trả nội bộ 39 338 Phải trả, phải nộp khác 40 341 Vay dài hạn 41 342 Nợ dài hạn 42 411 Vốn chủ sở hữu
43 414 Quỹ đầu tư phát triển
44 415 Quỹ dự phòng tài chính
45 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái
46 421 Lợi nhuận chưa phân phối
47 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi
48 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 49 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
50 512 Doanh thu bán hàng nội bộ
51 515 Doanh thu hoạt động tài chính
52 521 Chiết khấu thương mại
53 531 Hàng bán bị trả lại
54 532 Giảm giá hàng bán
55 621 Chí phí nguyên vật liệu trực tiếp 56 622 Chi phí nhân công trực tiếp
57 627 Chi phí sản xuất chung
58 632 Giá vốn hàng bán
59 635 Chi phí tài chính
60 641 Chi phí bán hàng
61 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
62 711 Thu nhập khác
63 811 Chi phí khác
64 911 Xác định kết quả kinh doanh
2.2.4.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty áp dụng hệ thống sổ sách kế toán trên máy vi tính theo hình thức Nhật ký chung trên chương trình phần mềm kế toán BRAVO 6.0 của Công ty Cổ phần Phần mềm kế toán (Bravo).
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Sơ đồ 2.3:
SƠ ĐỒ HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, phân loại đảm bảo đủ điều kiện để ghi sổ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo phần mềm đã được lập trình. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu trên các sổ tổng hợp với số liệu trên các sổ, thẻ chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Ngoài ra có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Khoa Kế toán – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chứng từ kế toán BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
PHẦN MỀM KẾ