II. Về phòng phần mềm và định hướng đề tài
2. Định hướng đề tài
2.1 Thực trạng hoạt động của nhà xuất bản trường đại học Kinh tế Quốc dân
2.1.1 Giới thiệu chung về nhà xuất bản
• Là một đơn vị thuộc trường ĐH KTQD với 3 chức năng chính: xuất bản, in ấn và phát hành sách • NXB gồm ba bộ phận nghiệp vụ chính: o Cửa hàng sách o Kho lưu trữ o Nhà in • Các hoạt động của NXB: o QL xuất bản
o QL quy trình in ấn
o QL Kho
o QL bán sách
2.1.2 Quy trình hoạt động của nhà xuất bản
Bản thảo từ các các khoa, bộ môn hay tác giả, đầu tiên sẽ được đem đến cho phòng biên tập chế bản. Tại đây người ta sẽ tiến hành biện tập và chế bản . Bản thảo sau khi qua phòng kế hoạch và phát hành sẽ phải có được quyết định xuất bản, lúc này ban giám đốc của nhà xuất bản sẽ đưa ra quyết
định xuất bản đầu sách đó, với số lượng là bao nhiêu, trong thời gian như thế nào. Quyết định này cùng với bản thảo sẽ được đem đến xưởng in. Sách từ xưởng in và từ các nhà xuất bản khác trước khi đem đi phát hành thì đều phải trải qua một q trình kiểm tra, sau đó thơng qua phịng phát hành để biết được kế hoạch phát hành như thế nào. Cuối cùng sách được đem đến kho sách để cất giữ. Khi cần xuất bán buôn hoặc cừa hàng cần thì sách sẽ được xuất từ kho đi.
2.1.3 Thực trạng hoạt động của nhà xuất bản
Thực trạng hoạt động
Qua quan sát và tìm hiểu thực tế hoạt động của NXB đại học Kinh Tế Quốc Dân, em thấy hoạt động quản lý kho và thống kê lượng sách bán ra trong ngày vẫn còn là thù cơng và tin học hố khơng đồng bộ. Cho nên việc phản ánh lượng sách bán ra trong ngày với số lượng là bao nhiêu, doanh thu trong từng ngày thế nào đối với mỗi đầu sách, cũng như toàn bộ nhà sách chưa phản ánh kịp thời để lên báo cáo. Bên cạnh đó, việc bộ phận kế tốn thực hiện kế tốn thủ cơng cũng làm cho việc lên báo cáo bị chậm trễ trong nhiều tuần thậm chí là trong vài tháng.
Có thể thấy hiện tại việc cả ba bộ phận: kho, cửa hàng và kế toán vẫn tiến hành theo cách thủ cơng, tin học hố khơng đồng bộ và chưa có sự liên kết giữa các bộ phận làm cho hoạt động của NXB ln trong tình trạng thụ động.
Yêu cầu đặt ra với nhà xuât bản
Hiện nay, do sự phát triển của NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân nên cần có sự thay đổi trong quy trình hoạt động của NXB. Các vấn đề đặt ra hiện tại mà NXB đang phải đối mặt như sau :
• Phải liên kết các bộ phận lại với nhau mà cụ thể là ứng dụng Client/Server trong hệ thông mạng LAN của NXB
• Chuyển đổi hoạt động bán hàng từ thủ cơng sang bán hàng có sử dụng cập nhật tự động. Cụ thể ở đây là ứng dụng công nghệ của máy đọc mã vạch vào việc bán sách vì hiện tại nhà xuất bản đã có hệ thống in mã vạch và máy đọc mã vạch mặc dù chưa có phần mềm để sử dụng.
• Quản lý hoạt động bán hàng theo hai cấp là bán lẻ tại cửa hàng và bán bn. Trong đó bán bn ta có sử dụng chiết khấu thanh tốn khác nhau cho từng đối tượng cụ thể.
• Quản lý kho một cách tơi ưu kể cả trong kho của cửa hàng và kho của NXB. Tức là phải đáp ứng được các yêu cầu về báo cáo hàng tồn kho định kỳ cũng như bất thường của ban giám đốc một cách nhanh chóng và chính xác.
Đề xuất ý kiến
Căn cứ vào các vấn đề đặt ra trong quá trình hoạt động của nhà xuất bản, em thấy cần phải xây dựng một Hệ thống thông tin phục vụ cho việc bán hàng và lưu kho tại nhà xuất bản dựa trên ứng dụng cơng nghệ mã vạch. Theo đó hệ thống sẽ đáp ứng được các vấn đề đưa ra là : liên kết các bộ phận dựa trên ứng dụng Client/Server, cập nhật dữ liệu tự động bằng mã vạch, trợ giúp công tác quản lý bán hàng và lưu kho…
Khi hệ thống được triển khai, hoạt động bán hàng và quản lý kho sẽ được thực hiện một cách tự động thông qua việc sử dụng máy đọc mã vạch. Bên cạnh đó do có sự liên kêt giữa các bộ phận nên ban giám đốc có thể nhận được báo cáo chính xác về tình trạng bán hàng và số lượng sách còn tồn trong kho tại bất cứ thời điểm nào, như vậy có thể trợ giúp đắc lực cho việc ra quyết định của ban giám đốc. Hơn nữa, do việc bán hàng và quản lý kho sử dụng mã vạch cũng làm giảm thời gian làm việc thủ cơng và độ chính xác trong cơng việc được cải thiện đáng kể. Ngồi ra hệ thống cịn giúp cho khách hàng có được sự hỗ trợ hợp lý, đối với người mua lẻ sẽ được phục vụ bằng phong cách bán hàng hiện đại, đối với khách bn sẽ được tính chiết khấu tự động. Có thể nói lợi ích của hệ thống là rất to lớn, phục vụ đắc lực cho sự phát triển của nàh xuất bản.