II Phát triển một Hệ thống thông tin quản lý
3 Một số phương pháp và cơng cụ sử dụng phân tích thiết kế một Hệ thống thông tin
3.1 Các phương pháp mã hóa dữ liệu
Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống.
Trong quán trình hoạt động của mình, mỗi doanh nghiệp đều có rất nhiều quan hệ phát sinh và nhu cầu trao đổi thông tin với khách hàng cũng như nội bộ trong doanh nghiệp. Các mối quan hệ và nhu cầu này tăng lên không ngừng theo thời gian. Vấn đề cần thực hiện là phải mã hóa thơng tin sao cho có thể nhận diện một cách nhanh chóng, khơng nhầm lẫn một đối tượng trong một tập hợp các đối tượng cùng loại, tiết kiệm bộ nhớ và thời gian xử lý. Các phương pháp mã hóa như sau:
3.1.1 Phương pháp mã hóa phân cấp
Để tạo mã hóa phân cấp, người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống, và mã số được xây dựng từ trái qua phải. Các chữ số được kéo dài về phía bên phải thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Ví dụ như hệ thống tài khoản kế tốn Việt Nam là một bộ mã ba cấp.
3.1.2 Phương pháp mã hóa liên tiếp
Mã liên tiếp được tạp ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn thí sinh đăng ký dự thi vào trường Đại học Kinh tế Quốc dân trước có mã số 899 thì người tiếp theo sẽ mang số 900.
3.1.3 Phương pháp mã hóa tổng hợp
Phương pháp mã hóa tổng hợp là sự kết hợp của hai phương pháp mã hóa phân cấp và mã hóa liên tiếp.
3.1.4 Phương pháp mã hóa theo xeri
Phương pháp mã hóa theo xeri sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như là một giấy phép theo dõi mã quy định.
3.1.5..Phương pháp mã hóa gợi nhớ
Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Chẳng hạn, người ta thường người ta thường dùng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã như mã tiền tệ quốc tế: VND, USD…
3.1.6 Phương pháp mã hóa ghép nối
Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã.