II Phát triển một Hệ thống thông tin quản lý
3 Một số phương pháp và cơng cụ sử dụng phân tích thiết kế một Hệ thống thông tin
3.2 Các phương pháp thu thập thông tin
3.2.1 Phỏng vấn
Phỏng vấn là phương pháp thu thập thông tin về các sự kiện, hiện tượng bằng nói chuyện hoặc tọa đàm giữa người nghiên cứu và đối tượng.
Phỏng vấn là một trong những công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển Hệ thống thông tin. Phỏng vấn sẽ cho phép chúng ta thu được những xử lý theo cách khác so với mô tả trong tài
liệu, hay gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế nhưng không được ghi chép trên tài liệu. Chính vì vậy, việc sử dụng phương pháp này giúp thu thập được những nội dung cơ bản, khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức.
3.2.2 Nghiên cứu tài liệu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: Lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình hình tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò nhiệm vụ của các thành viên cũng như hình dạng và nội dung của các thơng tin vào, ra. Phương pháp này cho ta một cái nhìn tồn diện về hệ thống, bởi thông tin trên tài liệu khơng những phản ánh hiện tại mà cịn phản ánh cả quá khứ và tương lai của tổ chức.
3.2.3 Sử dụng phiếu điều tra
Phương pháp sử dụng phiếu điều tra được sử dụng khi cần lấy thông tin của một số lượng lớn các đối tượng trên một phạm vi địa lý rộng. Để thu được kết quả có độ chính xác cao thì các câu hỏi trên mẫu điều tra phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách dễ hiểu.
Các phương pháp chọn đối tượng gửi phiếu điều tra
• Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời
• Chọn mẫu ngẫu nhiên trên danh sách
• Phân thành các nhóm rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó
3.2.4 Quan sát
Quan sát là phương pháp thu thập và xử lý thông tin, sự kiện, hiện tượng xã hội thông qua quan sát trực tiếp các biểu hiện của nó trong thực tiễn để kết luận bản chất của sự kiện, hiện tượng
Khi muốn nhìn thấy những gì khơng nhìn thấy trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, lưu trữ như thế nào… người ta sẽ dùng phương pháp quan sát.