Bài toán quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc- 123docz.net

tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân

1 Quy trình bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản

Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân, chuyên chế tác và kinh doanh các loại sách cho sinh viên và các đơn vị kinh doanh. Nhà xuất bản có một cửa hàng sách trong trường, thực hiện công tác bán sách và lưu kho. Quy trình bán sách của cơng ty được mơ tả như sau:

Nhập sách

Sách được chuyển từ các nhà cung cấp tới kho của cửa hàng. Lúc này, nhân viên ở bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sách, số lượng, giá … Nhà cung cấp ở đây chính là các doanh nghiệp, các đơn vị, cá nhân muốn gửi, bán sách tại Nhà xuất bản. Tuy nhiên, sách tại cửa hàng vẫn chủ yếu được nhập từ kho của Nhà xuất bản.

Bán sách

Khách hàng sau khi chọn sách cần mua, nhân viên bán hàng sẽ ghi lại tên hàng, số lượng, đơn giá của từng đầu sách (đơn giá đã có khi nhập sách vào kho của cửa hàng), rồi tính tiền và thu tiền. Sau khi bán sách cho

khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ phải ghi lại số liệu vào trong sổ chi tiết bán sách hàng ngày để lên các báo cáo trình Ban giám đốc.

Kiểm tra hàng tồn kho

Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho, phải xem xét lượng sách tồn kho. Nếu lượng tồn kho nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu yêu cầu nhập sách. Ở đây, phiếu xin nhập sách và phiếu nhập kho khơng nhất thiết giống nhau vì số lượng và mặt hàng không chắc giống với đề nghị.

Lên báo cáo

Thường kỳ, bộ phận bán hàng, kho và kế tốn sẽ phải thống kê, phân

tích dữ liệu để lên được các báo cáo trình Ban giám đốc đúng thời hạn. Các báo cáo ở đây có thể là định kỳ hay bất thường tùy theo yêu cầu cụ thể của Ban giám đốc.

Đơn vị tiền tệ

Hầu hết tất cả các loại sách đều được nhập từ các đơn vị trong nước nên đơn vị tiền tệ quy chuẩn ở đây là VND.

2 Việc quản lý bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản

Ban giám đốc Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân thực hiện việc quản lý của mình dựa trên các báo cáo thống kê của bộ phận bán hàng, kho và kế tốn. Cơng việc lên báo cáo được các nhân viên của Nhà xuất bản thực hiện định kỳ một cách có quy trình và thống nhất.

2.1 Quy trình lên báo cáo

Định kỳ, bộ phận bán hàng, kho và kế tốn có trách nhiệm nộp các báo cáo lên cho Ban giám đốc như: Báo cáo bán hàng theo tháng, doanh thu bán hàng theo tháng, báo cáo hàng tồn kho …Ngồi ra, khi có những sự kiện đặc biệt, Ban giám đốc cũng đòi hỏi những báo cáo bất thường không nằm trong

danh mục các báo cáo trên. Để lên được những báo cáo đó, các bộ phận phải tiến hành theo quy trình thống nhất của Nhà xuất bản.

Quy trình lên báo cáo của bộ phận bán hàng

Hàng ngày, trong quá trình bán hàng của mình, các nhân viên bán hàng phải tiến hành ghi sổ nhật ký bán hàng để xác định số lượng sách bán trong ngày. Sổ nhật ký bán hàng là cuốn sổ ghi chép tất cả những loại sách được bán ra theo ngày và chi tiết theo từng đầu sách. Cuối ngày, các nhân viên này sẽ tiến hành tổng hợp số liệu sách bán trong ngày. Tùy theo yêu cầu của Ban giám đốc, mà dữ liệu được tổng hợp theo các tiêu chí khác nhau. Bên cạnh việc tổng hợp dữ liệu, các bộ phận này cịn phải tiến hành phân tích dữ liệu để đưa ra được các dự báo bán hàng cho tương lai, phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc. Và dữ liệu phải được các nhân viên bán hàng ghi chép thường xuyên theo từng ngày, từng nhân viên. Cuối mỗi quý sẽ trình cho Ban giám đốc những báo cáo và kết quả phân tích chính xác.

Quy trình lên báo cáo của bộ phận quản lý kho

Song song với việc ghi sổ nhật ký bán hàng của các nhân viên bán hàng thì bộ phận quản lý kho cũng phải tiến hành ghi ghép lượng sách nhập kho, cũng như xuất bán để xác định lượng tồn trong kho. Công việc này cũng phải ghi chép một cách thường xuyên. Hàng ngày, bộ phận quản lý kho phải theo dõi lượng sách tồn trong kho theo từng đầu sách. Sau mỗi ngày, số liệu sẽ được tổng hợp lại, và được phân tích. Cuối quý, bộ phận kho phải cho ra được báo cáo hàng tồn kho. Tuy báo cáo hàng tồn kho chỉ phải nộp vào cuối mỗi quý, nhưng dữ liệu về sách trong kho phải được ghi chép một cách đầy đủ theo từng ngày nhằm nắm rõ tình hình của từng đầu sách (hết hay cịn nhiều), từ đó quyết định có nên nhập kho hay khơng.

Quy trình lên báo cáo của bộ phận kế toán

Hàng tuần bộ phận kế toán sẽ nhận được số liệu bán sách của bộ phận bán hàng cũng như các số liệu về lượng sách xuất nhập trong kho. Dựa trên

các số liệu đó mà bộ phận kế tốn sẽ tiến hành phân tích và tổng hợp dữ liệu để đưa ra được một bản báo cáo tổng hợp nhất trình lên Ban giám đốc. Ngồi cá báo cáo mang tính thuần túy số liệu, bộ phận kế tốn cũng cần đưa ra các dự báo cho tương lai. Cơng việc phân tích tổng hợp dữ liệu phải được tiến hành thường xuyên vì Ban giám đốc khơng chỉ địi hỏi cá báo cáo định kỳ mà còn cả những báo cáo bất thường.

2.2 Phương pháp sử dụng để lên báo cáo

Các báo cáo dược xây dựng dựa trên các phương pháp thống kê mơ tả và phân tích dữ liệu. Dữ liệu từ nhiều nguồn sẽ được thu thập và thống kê lại. Sau khi đã có đầy đủ dữ liệu, các nhân viên sẽ sử dụng các phương pháp thích hợp: Sắp xếp, tổng hợp, phân nhóm dữ liệu … để lên báo cáo.

Thống kê mô tả: Là phương pháp mô tả dữ liệu bằng các phép tính

và chỉ số thống kê . Phương pháp này được sử dụng rất nhiều trong việc lên các báo cáo bán hàng

Phân tích dữ liệu: Là những phương pháp dùng để biến dữ liệu thành

các thơng tin hữu ích cho người dùng. Các thơng tin tin thu được là kết quả tổng hợp của nhiều yếu tố đầu vào.

2.3 Yêu cầu đối với việc lên báo cáo

• Các báo cáo u cầu phải nhanh, chính xác, kịp thời

• Thơng tin trên báo cáo phải được trình bày rõ ràng, theo một khn mẫu chung

• Thơng tin trên báo cáo mang tính tổng hợp, đã được phân tích và chắt lọc từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau

• Đưa ra được các cảnh báo kịp thời đối với công tác bán hàng và lưu kho

2.4 Thực trạng hoạt động lên báo cáo tại Nhà xuất bản

Hiện nay, quy mô Nhà xuất bản không ngừng được mở rộng. Số lượng khách hàng và nhà cung cấp càng ngày càng tăng. Mỗi một ngày có rất nhiều giao dịch diễn ra. Tuy nhiên các nhân viên bán hàng chủ yếu vẫn ghi chép bằng tay, khi cần tính tốn thì dùng thêm một số tiện ích của Microsoft Excel. Mặt khác, các nhân viên này khơng thành thạo vi tính, nên để xây dựng được một báo cáo theo đúng nghĩa của nó thường mất khá nhiều thời gian, có khi mất hàng q, thậm chí đến nửa năm. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của Nhà xuất bản.

Trong những năm tới, để hội nhập với nền kinh tế thị trường, Nhà xuất bản phải có những bước tiến mới. Khi đó, các báo cáo được yêu cầu không chỉ là những báo cáo theo quý mà theo tháng, theo tuần thậm chí theo ngày. Với tình hình như hiện nay, thì hệ thống thơng tin hiện tại khơng thể đáp ứng được các u cầu đó. Hơn nữa, khi các giao dịch ngày càng nhiều và lớn thì Nhà xuất bản cũng khơng thể tiến hành bán hàng, ghi chép dữ liệu thủ công nữa. Từ thực tế như vậy mà Ban giám đốc Nhà xuất bản đã quyết định phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàng và lưu kho cho hoạt động của mình dựa trên ứng dụng của cơng nghệ mã vạch.

II Phân tích Hệ thống thơng tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân

1 Xác định yêu cầu hệ thống

1.1 Các phương pháp đã sử dụng để xác định yêu cầu hệ thống1.1.1 Phỏng vấn 1.1.1 Phỏng vấn

Em đã tiến hành phỏng vấn Ban Giám Đốc, bộ phân kế toán và các nhân viên làm việc tại cửa hàng và kho tại NXB trường đại học Kinh Tế Quốc Dân. Nội dung phỏng vấn được trình bày trong bảng sau:

Người được phỏng vấn Nội dung phỏng vấn Kết quả phỏng vấn Chú Trần Quang Yên (PGĐ NXB) Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng và kho trong Nhà Xuất Bản - Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng: Nhập sách từ kho, bán sách và định kỳ kiểm kê lượng sách trong cửa hàng

- Nhiệm vụ của bộ phận kho:

Cung cấp sách cho cửa hàng, nhập sách từ xưởng in, và định kỳ kiểm kê kho để có các báo cáo cung cấp lên BGĐ

Cơ Bình

(Quản Lý kho)

- Cách xuất nhập sách

- Sách tại kho được nhập trực tiếp từ xưởng in của NXB - Sách tại kho được xuất sang

cửa hàng (xuất điểu chuyển) Nhân viên bán hàng - Cách xuất nhập sách - Các thức bán sách

- Sách tại cửa hàng đươc nhập trực tiếp từ kho NXB, hoặc có thể do các NB hay đối tác khác ký gửi - Sách tại cửa hàng bán trực tiếp cho các khách lẻ và cả các khách bn - Sách bán ra có chiết khấu thanh toán đối với từng đối tượng khách hàng. Với khách bn thì sẽ được chiết khấu một số phần trăm do quyết định của BGĐ

Bộ phận kế toán Cách tổng hợp dữ liệu lên báo cáo

Bộ phận kế toán sẽ lấy dữ liệu thống kê từ cửa hàng và kho từ đó lên các báo cáo gửi cho BGĐ; Ví dụ như thẻ kho, báo cáo bán hàng…

1.1.2 Nghiên cứu tài liệu

Tên tài liệu Nội dung Chức năng

Văn bản vể thủ tục liên quan đến tài chính, quy trình làm việc của NXB

Cách thức tổ chức hoạt động của NXB

Giúp nắm bắt được quy trình làm việc của NXB đặc biệt là bộ 4 bộ phận: BGĐ, Kế Toán, kho và cửa hàng

Phiếu nhập kho Cho biết các thông tin liên quan đến phiếu nhập kho: thời gian nhập, nhà cung cấp, các loại sách nhập…

Là căn cứ đê theo dõi tình trạng nhập sách trong cửa hàng và kho

Phiếu xuất kho Cho biết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ xuất kho: Thời gan xuất kho, các loại sách

được xuất

Là căn cứ để theo dõi tình trạng xuất sách trong kho

Thẻ kho Cho biết thông tin về trình trạng của sách trong kho và cửa hàng

Là căn cứ để theo dõi tình trạng sách trong kho và cửa hàng

1.1.3 Quan sát người sử dụng

Đối tượng Nội dung quan sát

Nhân viên kho - Quan sát quá trình nhập xuât kho, quá trình ghi

sổ của bộ phận kho

Nhân viên bán hàng - Theo dõi quá trình nhập sách từ kho, và nhận

sách ký gửi từ các nhà cung cấp khác

- Theo dõi cách bán sách và ghi sổ: cả bán bn và bán lẻ

Nhân viên kế tốn - Theo dõi cách thống kê dữ liệu và lên báo cáo

1.2 Yêu cầu chức năng hệ thống

 Lưu trữ

• Thông tin về các loại sách mà Nhà xuất bản kinh doanh

• Thơng tin nhà cung cấp

• Thơng tin khách hàng

• Thơng tin nhập kho, bán sác

 Tra cứu

• Thơng tin sách, loại sách

• Thơng tin nhà cung cấp

• Thơng tin khách hàng

• Thơng tin bán sách theo ngày, tháng, q

• Thơng tin doanh thu bán sách

 Tính tốn

• Tính tốn lượng sách tồn kho

• Doanh thu bán sách theo ngày, tháng, quý, năm

 Kết xuất

• Chi tiết bán sách

• Báo cáo bán sách theo ngày, tháng, năm

• Báo cáo sách tồn kho theo ngày, tháng, năm

• Báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày, tháng, năm

• Phiếu nhập kho

2 Mơ hình hóa u cầu hệ thống

Trên cơ sở các thông tin thu được bằng các phương pháp trên em đã tiến hành mơ hình hố u cầu hệ thống thơng tin quản lý bán sách và lưu kho tại NXB trường đại học Kinh Tế Quốc Dân như sau:

2.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

QL Lưu kho

Lên Báo cáo QL Bán Hàng Dữ liệu Nhà cung cấp Phiếu nhập Yêu cầu nhập Ban giám đốc Thẻ kho Yêu cầu bán hàng Hóa đơn bán hàng Khách Hàng

Yêu cầu báo cáo Báo cáo doanh thu

Ban Giám đốc

Chi tiết bán hàng

Báo cáo tồn kho Báo cáo bán

2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)Tiếp nhận sách Tiếp nhận sách Nhập kho Kiểm tra sách nhập kho Lập phiếu nhập kho Kiểm kê sách tồn kho Báo cáo bán sách Tiếp nhận yêu cầu mua sách Kiểm tra lượng

tồn trong kho Lập hóa đơn bán

sách Lập sổ chi tiết

bán sách

Báo cáo doanh thu Báo cáo tồn kho

QL bán sách và lưu kho

2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)2.3.1 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh 2.3.1 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh QL bán sách và lưu kho Khách Hàng Ban giám đốc DFD Ngữ cảnh Nhà cung cấp YC nhập Phiếu nhập YC mua hàng Hóa đơn YC báo cáo Báo cáo

2.3.2 Sơ đồ DFD mức 0Khách hàng Khách hàng 3.0 Lên báo cáo Ban giám đốc Nhà cung cấp Dữ liệu 1.0 QL bán sách 2.0 QL Lưu kho Ban giám đốc

Yêu cầu báo cáo Báo cáo

Thẻ kho Chi tiết bán hàng Yêu cầu mua hàng Hóa đơn Phiếu nhập kho

III Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân

1 Thiết kế CSDL

Sách C ó X B Món sách Nhà xuất bản Món sách Món nhập

Hóa đơn bán Hóa đơn nhập

Khách Hàng Nhà cung cấp C ó C ó C ó C ó Có Có 1 N 1 1 1 N N N 1 1 N N 1 1 N N

1.2 Cơ sở dữ liệu(1) Bảng khách hàng (1) Bảng khách hàng