2. Quản lý truyền thông
Các hoạt động marketing chính:
- OFFLINE: Giảng viên thơng tin trực tiếp đến sinh viên thông qua các lần sinh hoạt lớp.
- ONLINE:
+ Trên mạng xã hội: các fanpage của nhà trường
31 + Trên website nhà trường
- Đưa thông tin về phần mềm đến với Giảng viên, cán bộ nhà trường và sinh viên một cách cơng khai và chính xác nhất
- Những khúc mắc của giảng viên, cán bộ hoặc sinh viên sẽ được giải quyết trực tiếp hoặc thông qua email.
3. Kiểm sốt truyền thơng
- Thu thập và phân phốithông tin liên lạc cho tất cả các bên liên quan.
- Xác định nhu cầu truyền thông giao tiếp của các bên liên quan trong dự án.
+ Kiểm tra toàn bộ sơ đồ tổ chức để tránh bỏ sót một bên liên quan quan trọng.
+ Yêu cầu thêm thông tin đầu vào từ nhà tài trợ dự án của bạn.
+ Đặt câu hỏi mở.
- Theo nguyên tắc chung, các thành viên trong nhóm dự án yêu cầu thông tin chi tiết hơn và thường xuyên hơn. Quản lý cấp cao thường u cầu thơng tin tóm tắt và ít thường xun hơn.
- Phân tích giá trị của việc cung cấp thơng tin dự án.
- Xác định các cơng nghệ truyền thơng thích hợp để sử dụng để truyền đạt thơng tin dự án.
- Đảm bảo rằng kế hoạch quản lý truyền thông:
+ Mô tả về các loại thông tin cần thiết cho mỗi bên liên quan của dự án.
+ Cấu trúc thu thập và lưu trữ mơ tả các phương pháp mà nhóm dự án sẽ sử dụng để thu thập và lưu trữ thông tin dự án.
+ Một cấu trúc phân phối mô tả thông tin dự án như báo cáo trạng thái, lịch trình dữ liệu và biên bản cuộc họp cần được cung cấp cho ai và bởi ai.
+ Các phương pháp sẽ được sử dụng để phân phối các loại thông tin khác
nhau.
+ Cách nhóm sẽ thu thập, cập nhật, lưu trữ và phổ biến kiến thức.
+ Lịch trình tạo ra từng loại thơng tin liên lạc.
+ Phương pháp truy cập thông tin giữa các cuộc liên lạc theo lịch trình.
32 + Cách thức kiến thức sẽ được lưu trữ và chuyển giao khi cần thiết trong
suốt dự án.
+ Một phương pháp để cập nhật và tinh chỉnh kế hoạch quản lý truyền thơng trong suốt vịng đời của dự án.
- Tích hợp kế hoạch quản lý truyền thơng vào kế hoạch tổng thể.
- Phân phối kế hoạch cho các bên liên quan
VIII. QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN 1. Kế hoạch rủi ro 1. Kế hoạch rủi ro
- Lập kế hoạch quản lý rủi ro liên quan đến việc quyết định cách thức tiếp cận và lập kế hoạch các hoạt động quản lý rủi ro cho dự án. Đầu ra chính của q trình này là một kế hoạch quản lý rủi ro.
- Ngân sách/nguồn tài trợ cho dự án: cần lựa chọn phương án phù hợp với nguồn ngân sách hạn chế nhưng sản phẩm vẫn đạt hiệu suất cao.
- Vấn đề liên quan đến nhân lực: thiếu nhân lực có trình độ chun mơn cao
- Tiến độ dự án có thể khơng theo kế hoạch và giai đoạn golive cũng sẽ có khó khăn do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid 19 hiện nay.
2. Xác định rủi ro
Quá trình xác định rủi ro bao gồm xác định rủi ro nào có khả năng ảnh hưởng đến dự án, lập hồ sơ và phân loại các sự kiện rủi ro tiềm ẩn của dự án và hậu quả của
chúng.
Kết quả đầu ra chính của quá trình này là bảng ghi rủi ro (risk register), sự kiện rủi ro (risk event).
- Môi trường phát triển dự án (Development Environment)
Nhân sự: việc thiếu nhân sự có chun mơn trong dự án sẽ ảnh hưởng lớn đến tiến độ và hiệu suất của dự án vì thế doanh nghiệp cần.
+ Dành một phần chi phí đểđào tạo nhân sự ngay từban đầu + Lập một chương trình đào tạo riêng cho dự án
+ Tổ chức các buổi trainning cho các thành viên trong đội dự án nâng cao kỹ năng và trình độ kỹ thuật chuyên môn
- Kỹ thuật phát triển phần mềm (Product Engineering)
33 Kiểm định mức đơn vị (unit test): việc kiểm định hời hợt, thiếu chuẩn xác sẽ gây ra những lỗi nghiêm trọng đối với hệ thống.
Kiểm định mức đơn vị phải do lập trình viên (developer) thực hiện trước khi bàn giao sản phẩm để tích hợp và kiểm định mức hệ thống (system test ). Do tính chất việc kiểm định hệ thống địi hỏi thời gian và tính chuẩn xác nên cần sắp xếp thời gian hợp lý, giám sát chặt chẽ để không mắc những lỗi tiềm ẩn khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động.
3. Phân tích rủi ro (định tính)
Đánh giá khả năng và ảnh hưởng của những rủi ro đã biết để xác định tầm quan
trọng và mức độ có thể xảy ra. Xem xét việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau
để xếp hạng rủi ro và cập nhật thông tin vào bảng ghi rủi ro. Việc đánh giá xếp hạng rủi
ro nhằm hỗ trợ việc ra quyết định về những rủi ro cần được xử lý và ưu tiên thực hiện xử lý.
4. Kế hoạch đối phó rủi ro
Khi các rủi ro đã được đánh giá và ưu tiên sẽ áp dụng các chiến lược ứng phó để
tăng cường cơ hội và giảm bớt các mối đe dọa để đạt được các mục tiêu của dự án. Các
chiến lược ứng phó với rủi ro được kỳ vọng sẽ làm giảm các tác động của rủi ro bất lợi hoặc gia tăng rủi ro tích cực, theo cách hiệu quả và thiết thực nhất.
Có 4 chiến lược ứng phó với rủi ro tiêu cực: chấp nhận, né tránh, giảm thiểu (giảm khả năng xảy ra, giảm mức ảnh hưởng) và chuyển giao rủi ro.
Cụ thểđối với dự án:
- Khi khách hàng đưa ra các thay đổi không nằm trong kế hoạch, đội dự án thương lượng với khách hàng đưa ra những quyết định phù hợp mục tiêu dự án.
- Thực hiện lấy yêu cầu của khách hàng về hệ thống một cách chi tiết, cụ thể nhất,
xác định yêu cầu một cách rõ ràng.
- Nhân viên khơng có kinh nghiệm với cơng nghệ kỹ thuật mới, cần thuê tư vấn bên ngoài đào tạo và tư vấn cho nhân viên dự án trong việc sử dụng cơng nghệ mới.
5. Kiểm sốt rủi ro
Giám sát rủi ro liên quan đến việc giám sát các rủi ro đã xác định , các nguồn phát sinh rủi ro và dựa trên các chỉ sốđo lường xu hướng rủi ro, thực hiện các kế hoạch
34
ứng phó rủi ro và đánh giá hiệu quả của các chiến lược rủi ro trong suốt vòng đời của dự án.
- Đồng thời vào mỗi hàng quý, giám đốc dựa án cùng với các nhân sự sẽ họp để xác định, đánh giá hiệu quả của quản lý rủi ro trong toàn bộ dự án , đưa ra các kế
hoạch hành động triển khai, đồng thời sẽ nhận diện xác định các rủi ro mới phát sinh.
- Quy trình quản lý rủi ro là một quy trình khép kín từ nhận diện – đánh giá – ứng phó – giám sát, sẽ được thực hiện liên tục để kịp thời có kế hoạch quản lý tất cả rủi ro mà dự án phải đối mặt.
- Các công cụ và kỹ thuật để giám sát rủi ro bao gồm phân tích dữ liệu, kiểm toán và các cuộc họp.
IX. QUẢN LÝ MUA HÀNG DỰ ÁN 1. Lập kế hoạch quản lý mua hàng 1. Lập kế hoạch quản lý mua hàng
- Tuyên bố công việc (SOW)
a. Phạm vi công việc: Xây dựng hệ thống quản lý sinh viên cần 1 máy chủ Host,
máy tính đểbàn và CPU để kết nối tới Host. b. Địa điểm làm việc: Văn phòng.
c. Thời gian thực hiện: 2 tuần từ ngày ngày 28/06/2021 đến ngày 05/07/2021. d. Lịch trình giao hàng: Giao muộn nhất ngày 09/07/2021.
e. Tiêu chuẩn áp dụng: Khơng.
f. Tiêu chí chấp nhận: Sản phẩm mới, bảo hành trên 3 năm. g. Yêu cầu đặc biệt: Không
2. Tiến hành mua hàng
- Đánh giá các gói thầu
Đề xuất Tên nhà thầu Giá đấu thầu 1 Công ty cổ phần FPT 20.000.000đ 2 Công ty Cổ phần Công nghệ Tiên Phát 25.000.000đ 3 Công ty cổ phần VNG 30.000.000đ Bảng 13. Danh sách đề xuất các nhà thầu
35 Đề xuất 1 Đề xuất 2 Đề xuất 3 Tiêu chí Trọng số Đánh giá Trọng số Đánh giá Trọng số Đánh giá Trọng số Cách tiếp cận kỹ thuật 30% 90 27 80 24 85 25,5 Cách tiếp cận quản lý 25% 85 21,25 75 18,75 85 21,25 Hiệu suất trong quá khứ 20% 85 17 75 15 80 16
Giá bán 25% 95 23,75 90 22,5 80 20
Tổng điểm 100% 89 80,25 82,75
Bảng 14. Tờđánh giá đề xuất
- Lựa chọn nhà cung cấp
Dựa vào tờ đánh giá đề xuất trên, nhóm phát triển dự án quyết định chọn nhà thầu FPT với hợp đồng là 20.000.000đ làm nhà thầu cung cấp thiết bị cho dự án.
- Ký hợp đồng
Sau khi xem xét hai bên tiến hành ký hợp đồng.
3. Kiểm soát mua hàng
Hợp đồng với nhà cung cấp - Nội dung:
+ Hai bên làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý trong việc lập hợp đồng với nhau.
+ Hai bên có trách nhiệm hoàn thành hợp đồng đã đưa ra.
+ Nếu một bên làm sai so với hợp đồng thì phải bồi thường đúng với hợp đồng đã
nêu ra.
- Đảm bảo thực hiện hợp đồng:
+ Giá trị đặt cọc đảm bảo thực hiện hợp đồng là 10%.
+ Thời gian có hiệu lực kéo dài cho đến khi thiết bị phải bảo hành.
36 - Bảo hành:
+ Nhà thầu phải có trách nhiệm bảo hành theo đúng thời gian bảo hành do nhà sản xuất đề ra, tính từ ngày bàn giao sản phẩm. Nếu trong thời gian bảo hành thiết bị
bị hỏng, lỗi khơng do nhóm thì nhóm có thể thay miển phí sản phẩm khác.
4. Kết thúc mua hàng
- Hoàn tất và thanh lý hợp đồng.
- Lưu trữ hợp đồng và các tài liệu mua hàng.
X. QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN 1. Xác định các bên liên quan 1. Xác định các bên liên quan
• Các bên liên quan - Bên trong:
+ Input (I): Phòng IT
+ Process (P): Project Manager, Leader Developer, Front-end Developer, Back- end Developer, Database Manager
+ Output (O): Tester, QA, Designer, Programer - Bên ngoài:
+ Supliers (S): Đối tác
+ Customer (C): Khách hàng • Bảng ghi các bên liên quan
Tên Vị trí Trong/
Ngồi Vai trị Thông tin liên hệ
Jenny CEO Trong Sponsor jennyy@ponn.com Nguyễn Duy Thanh CIO Trong Project Manager thanhnd@ponn.com
Nguyễn Huỳnh
Thảo Nguyên Manager Trong Leader tnguyen@ponn.com Nguyễn Trung
Tùy Nhi Tester Trong Team Member tuynhi@ponn.com Nguyễn Thị
Thanh Phương Programer Trong Team Member tphuong@ponn.com
Lê Thị Kiều Oanh Designer Trong Team Member oanhltk@ponn.com
37 Trịnh Thị Ngọc Lan Developer Trong Team Member ngoclan@ponn.com
Kelvin Ngoài Đối tác kelvin@gmail.com
Rosie Ngoài Khách hàng roise@gmail.com
Bảng 15. Bảng ghi các bên liên quan
• Phân loại các bên liên quan
T h ấ p Quy ề n h ạ n C ao Khách hàng Hài lòng Database Manager PM BA Quản lý Tester QA Giám sát Đối tác Developer Thông tin
Thấp Quan tâm Cao
Sơ đồ 9. Lưới quyền hạn/ quan tâm
2. Kế hoạch quản lý các bên liên quan Các bên liên quan Không nhận Các bên liên quan Không nhận
thức Chống đối Trung dung Ủng hộ Dẫn dắt Nguyễn Huỳnh Thảo Nguyên H K Nguyễn Trung Tùy Nhi H, K
Lê Thị Kiều Oanh H
Nguyễn Thị
Thanh Phương H K
Trịnh Thị Ngọc Lan H K
Bảng 16. Ma trận các bên liên quan
38
3. Quản lý sự tham gia các bên liên quan
- Ma trận quản lý kỳ vọng
Thang đo Ưu tiên Kỳ vọng Hướng dẫn
Phạm vi 1
Dự án hoàn thành đúng phạm vi,
đúng yêu cầu chức năng của khách hàng
Thường xuyên theo
dõi, cập nhật tiến
độ
Thời gian 1
Dự án hoàn thành sớm/ đúng
thời gian dự kiến Có kế hoạch hợp lý, phân bổ thời gian hợp lý
Chi phí 2
Dựán đạt được với chi phí nằm trong phạm vi ước tính hoặc thấp
hơn
Tiết kiệm, tối ưu
hóa nguồn lực hiện tại
Bảng 17. Ma trận quản lý kỳ vọng
- Ghi nhận vấn đề
Hiện tại chưa có vấn đề nào được ghi nhận.
4. Kiểm sốt các bên liên quan
• Các bên liên quan quan trọng của dự án: PM, Developer, Database Manager, Designer, Tester, QA, Khách hàng.
• Phần mềm hỗ trợ các bên liên quan:
- Phần mềm truyền thông, truyền thông xã hội, phần mềm quản lý dự án, và các công cụ cộng tác giúp thúc đẩy sự tham gia của các bên liên quan.
- Truyền thông xã hội:
+ Linkedin với hàng ngàn nhóm quản lý dự án. + Twitter, Facebook, Wiki….
39
KẾT LUẬN
Dự án “Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên” đã được nhóm hồn thành với các kế hoạch được xây dựng về thời gian – chi phí và phạm vi. Nhóm chúng em đã áp dụng các kiến thức được học từ môn Quản trị dự án hệ thống thông tin như lồng ghép
10KA, 47P, IPECC,… vào dự án của mình.
Về dự án này thì trong q trình quản lý ln gặp nhiều khó khăn như sai lệch phạm vi, trễ tiến độ, mâu thuẫn giữa các bên liên quan, truyền thông không tốt,… sẽảnh
hưởng đến hiệu suất và sự thành công của dự án. Quá trình thực hiện các giả định, quy trình, đề cử đều được thực hiện trong điều kiện thuận lợi cũng như được đồng thuận đa
số bởi các bên liên quan, tạo tính tương tác tốt, hiệu quả cao.
Qua dự án “Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên”của nhóm, ở trong một chừng mực nhất định, chúng em hiểu rõ hơn và có những kinh nghiệm về việc quản lý một dự án hệ thống thơng tin để có thể tham gia trải nghiệm vào các dự án hệ thống thông tin trong thực tiễn.
40
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Slide bài giảng Quản trị dự án Hệ thống thông tin của ThS. Nguyễn Duy Thanh 2. Cadle, J., & Yeates, D. (2008). Project management for information systems
(5th ed.). Pearson.
3. Chand, S. (2019, November 26). From Edureka:
https://www.edureka.co/blog/project-communication-management/
4. ITPM Group 2. (2012). Automated Student Management System (ASMS). University of Colombo School of Computing.
5. PMI. (2017). A guide to the project management body of knowledge (6th ed.). PMI.
6. Schwalbe, K. (2019). Information technology project management (9th ed.). Cengage Learning.
7. (n.d.). From Wrike: https://www.wrike.com/project-management- guide/faq/what-is-project-communication-management/
8. (n.d.). From Tutorialspoint:
https://www.tutorialspoint.com/management_concepts/project_time_managem ent.htm
41
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1. Điều lệ dự án cho Phần mềm quản lý sinh viên ............................................... 9
Bảng 2. Xác định các hoạt động .................................................................................. 19
Bảng 3. Thứ tự hoạt động ............................................................................................ 19
Bảng 4. Ước lượng thời gian ....................................................................................... 21
Bảng 5. Dự tốn chi phí dự án phẩn mềm quản lý sinh viên ...................................... 23
Bảng 6. Đường cơ sở chi phí dự án phần mềm quản lý sinh viên ............................... 24
Bảng 7. Bảng kiểm sốt chi phí ................................................................................... 24
Bảng 8. Hoạt động đảm bảo chất lượng ...................................................................... 26
Bảng 9. Ma trận phân công trách nhiệm RAM ........................................................... 27
Bảng 10. Ma trận RACI ............................................................................................... 28
Bảng 11. Bảng thiết lập đội dự án ............................................................................... 29
Bảng 12. Bảng kế hoạch truyền thông dự án ............................................................... 30
Bảng 13. Danh sách đề xuất các nhà thầu ................................................................... 34
Bảng 14. Tờ đánh giá đề xuất ...................................................................................... 35
Bảng 15. Bảng ghi các bên liên quan .......................................................................... 37
Bảng 16. Ma trận các bên liên quan ............................................................................ 37
Bảng 17. Ma trận quản lý kỳ vọng ............................................................................. 38
42
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1. Phân rã công việc theo sản phẩm .................................................................. 15
Sơ đồ 2. Sơ đồ phân rã công việc theo giai đoạn ........................................................ 16
Sơ đồ 3. Kế hoạch lịch biểu phần mềm quản lý sinh viên .......................................... 18
Sơ đồ 4. Sơ đồ phân rã nguồn lực RBS ....................................................................... 20
Sơ đồ 5. Sơ đồ Gantt .................................................................................................... 21
Sơ đồ 6. Sơ đồ kiểm soát lịch biểu .............................................................................. 22