4 KẾT QUẢ THỰC HIỆN
4.6 GIAI ĐOẠN 5: THỰC HIỆN 2S SAU
Giai đoạn này tư vấn và doanh nghiệp đã gặp mặt, trao đổi và thực hiện các hoạt động (1) Tổ chức lễ phát động 5S để tuyên truyền về 5S đến toàn thể nhân viên (2) Tự đánh giá 5S; (3) Đánh giá chéo 5S; (4) Quy chế Tuyên dương, khen thưởng
Thời gian:
Giai đoạn này được thực hiện trong 4 tuần, từ 07/11/2018 đến 12/12/2018. So với kế hoạch ban đầu, thời gian thực hiện là đúng kế hoạch. Dưới đây là mốc thời gian thực hiện các hoạt động chính của giai đoạn này
- Hoạt động 1 Chuẩn bị và Tổ chức lễ phát động 5S: từ 07/11/2018 đến 08/11/2018
- Hoạt động 2 Quy định Tự đánh giá 5S: từ [07/11/2018] đến [05/12/2018]
- Hoạt động 3 Quy định đánh giá chéo 5S: từ [07/11/2018] đến [05/12/2018] - Hoạt động 4 Quy chế Tuyên dương, khen thưởng: từ [07/11/2018] đến
[05/12/2018]
[gạch đầu dòng từng hoạt động ở trên và ghi chi tiết lại tương tác của tư vấn và doanh nghiệp, đã hướng dẫn doanh nghiệp lồng ghép hệ thống khen thưởng như thế nào, truyền thơng và duy trì chượng trình ra sao.. theo thực tế, doanh nghiệp có thực hiện khơng, thực hiện như thế nào, bổ sung hình ảnh hoạt động hướng dẫn (không phải kết quả hoạt động) tại đây]
Chi tiết các hoạt động này của tư vấn:
- Hoạt động 1 Tổ chức lễ phát động 5S: từ 07/11/2018 đến 08/11/2018. Để chuẩn bị cho ngày phát động 5S, công ty đã chuẩn bị:
+ Bản cam kết thực hiện 5S + Khen thưởng 5S
Lễ phát động phong trào 5S cho tồn cơng ty được chuẩn bị chu đáo và có nội dung:
- Giám đốc công ty Tuyên bố phát động 5S trên tồn cơng ty - Cán bộ quản lý/ tổ trưởng 5S Ký cam kết duy trì 5S
- Các tổ trưởng phát biểu về kết quả 5S đã có tại phân xưởng sau 2 tháng.
Hình. Bản cam kết 5S A3 để các tổ trưởng ký cam kết duy trì 5S
- Hoạt động 2 Quy định Tự đánh giá 5S: từ [07/11/2018] đến [05/12/2018]
Tư vấn hướng dẫn ban 5S sử dụng bảng checklist đánh giá 5S hàng ngày. Trong thời gian 1 tháng, các tổ 5S đã bổ sung, sửa đổi các câu đánh giá trong bảng checklist cho phù hợp với từng xưởng sản xuất/phòng.
Từ 7/11 đến 5/12: Các Xưởng 1, 2, 3 tự chấm điểm theo checklist và đề xuất các thay đổi.
Từ 5/12 sau buổi họp của ban 5S, ban 5S đã ban hành Quy định và bảng checklist đánh giá 5S.
- Hoạt động 3 Quy định đánh giá chéo 5S: từ [07/11/2018] đến [05/12/2018] Tư vấn hướng dẫn ban 5S sử dụng Bảng chấm điểm đánh giá chéo 5S hàng tháng. Trong tháng 11, ban 5S đã thực hiện 2 đợt chấm điểm chéo 5S. Cũng trong tháng
11, tư vấn: Đi thực tế, gặp các tổ trưởng 5S; + Kiểm tra hồ sơ chấm điểm 5S hàng
tuần; + Hướng dẫn các cơ hội ảnh B&A 5S; + Kiểm tra Hồ sơ chấm điểm 5S tại các phân xưởng (Hàng tuần, Hàng tháng) lưu tại VP: Hàng tuần; Hàng tháng: Tháng 10; Lịch đánh giá chéo hàng tháng (chỉ rõ ngày đánh giá tháng 10, 11, 12).
Trong tháng 12, công ty đã thực hiện 1 lần đánh giá 5S. Dự kiến cũng sẽ có 2 lần đánh giá 5S trong tháng 12.
- Hoạt động 4 Quy chế Tuyên dương, khen thưởng: từ [07/11/2018] đến
[05/12/2018]
Từ 30/9, sau khi tổng kết số ảnh Trước – Sau hàng tháng, công ty đã tổng kết và đưa ra thưởng nóng đối với các các nhân có 54 ảnh thay đổi Trước – Sau
Cuối tháng 11, cơng ty cũng đã có thưởng đối với các tổ 5S, các chuyền sản xuất:
Tuy nhiên, đối với 5S, cần có một cơ chế Thưởng – phạt được ban hành và áp dụng. Do đó, sau 3 tháng thử nghiệm, trao đổi, công ty đã đưa ra quy chế thưởng – phạt 5S vào ngày 5/12. Điểm đặc biệt là quy định này đưa ra điều khoản phạt đối với các tổ trưởng, trưởng chuyền. Quy định thưởng cá nhân (10.000 đồng/ảnh thay đổi Trước – Sau; quy định thưởng tập thể bộ phận tốt nhất trong xưởng/phòng ban chưa được ghi thành văn bản).
So với kế hoạch ban đầu, các hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này là [đúng kế hoạch], do đó [khơng] ảnh hưởng đến các hoạt động tiếp theo.
Kết quả chính đạt được:
Bước đầu, đã tạo được phong trào 5S trong cơng ty. Các cán bộ đều muốn và có nhiệm vụ làm 5S hàng ngày (tìm ra 2 điểm cần cải tiến mỗi ngày/trưởng xưởng, trưởng bộ phận). Mọi người vui vẻ làm 5S vì có được thực hành tốt 5S (ảnh Before – After) sẽ được thưởng tương ứng. Rất nhiều khẩu hiệu, hình ảnh quản lý trực quan, nhắc nhở vui vẻ, nhẹ nhàng được anh em quản lý nghĩ ra và áp dụng. Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này.
Bảng 7. Tổng hợp kết quả đạt được cho giai đoạn thực hiện 2S (S4, S5)
TT Trước 5S Sau 5S
1 Chưa có hệ thống khen thưởng
Ban hành được văn bản quy định về Thưởng – Phạt 5S
2 Chưa có tự đánh giá 5S Tự đánh giá thử nghiệm từng chuyền, và bắt đầu áp dụng phổ biến từ
5/12/2018.
3 Chưa có đánh giá chéo 5S Thực hiện Đánh giá chéo từng chuyền 2 lần trong tháng 11, 1 lần trong tháng 12, do Ban 5S thực hiện
4 Có trao thưởng về cải tiến kỹ thuật nhưng chưa có trao thưởng về thực hành tốt 5S (thay đổi nhỏ)
Trao thưởng 5S cho các cá nhân vào cuối tháng 9; trao thưởng cho tập thể 6 tổ tốt nhất của các nhóm phân xưởng,
phịng ban; 5 Các thực hành tốt 5S nếu
có chưa được ghi nhận. Các cải tiến nhỏ nếu có chưa được ghi nhận,
không nhớ ai cải tiến.
Ghi nhận tất cả các thực hành tốt 5S vào biểu Before – After
6 Chưa có việc tuyên dương Thực hành tốt 5S (nếu có)
Tuyên dương các cá nhân có các thực hành tốt 5S qua 3 hình thức: dán trên bảng tin, qua tin nhắn zalo và qua in màu đóng quyển. Đặc biệt, nhóm zalo có giám đốc, giám đốc nhân sự và giám đốc sản xuất tham gia nên mọi thực hành tốt 5S dù nhỏ nhất đều được lãnh đạo các cấp biết.
7 5S chỉ được thử áp dụng tại Xưởng 1 và người thực hiện là cán bộ quản lý, chưa truyền thông đến
tồn bộ cơng nhân công ty
Truyền thông về phong trào 5S của công ty qua Lễ phát động 5S với sự tham gia của tồn bộ nhân viên cơng ty (hơn 600 người), qua đó nhân viên hiểu được quyết tâm của ban lãnh đạo công ty thực hiện 5S
Bài học kinh nghiệm:
Tư vấn cần nhấn mạnh tầm quan trọng của S4. S4 không phải là lặp đi lặp lại S1, S2, S3 như nhiều tài liệu vẫn đề cập, mà S4 là cái nêm để giữ bánh xe tạo thành bởi S1, S2, S3 không bị lăn xuống.
Tư vấn cần tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp mà đưa ra các hành động nhằm tạo thành cái nêm S4.
o Tiêu chuẩn hóa 3S về cách sắp xếp (định vị, định danh), phân loại (kẻ vạch phân khu), làm sạch (cách làm sạch, yêu cầu làm sạch). o Áp dụng các Quản lý trực quan (màu sắc, đánh số, ghi chữ, vẽ hình
để định vị, cảnh báo).
o Tự đánh giá định kỳ (ví dụ tổ trưởng kiểm tra hàng ngày) o Đánh giá chéo hàng tháng bởi ban 5S
o Ghi nhận các thực hành tốt 5S dù nhỏ nhất, và phổ biến đến nhiều người
o Thống kê và tuyên dương cá nhân, tập thể có nhiều thực hành tốt o Lập và thực hiện quy định về thưởng – phạt 5S.
Để có thể xây dựng và áp dụng được các hoạt động trên, lãnh đạo cao nhất công ty và lãnh đạo trực tiếp của những người thụ hưởng theo quy chế Thưởng – phạt 5S có vai trị quyết định đến thành, bại của phong trào 5S.