4 KẾT QUẢ THỰC HIỆN
4.7 GIAI ĐOẠN 6: ĐÁNH GIÁ 5S VÀ LẬP HỒ SƠ CẤP CHỨNG NHẬN
Giai đoạn này tư vấn và doanh nghiệp đã gặp mặt, trao đổi và thực hiện các hoạt động [Chọn tối đa tên 5 hoạt động phù hợp của giai đoạn này như tiếp tục theo
dõi hiệu quả triển khai tại từng khu vực, hệ thống khen thưởng, trao đổi thông tin nội bộ, thực hiện đánh giá 5S, tổng hợp hồ sơ cấp chứng nhận..]
Thời gian:
Giai đoạn này được thực hiện trong [xx] tuần, từ [13/12/2018] đến [19/12/2018]. So với kế hoạch ban đầu, thời gian thực hiện là [đúng kế hoạch]. Dưới đây là mốc thời gian thực hiện các hoạt động chính của giai đoạn này
- Hoạt động 1 Chuẩn bị đánh giá và đánh giá 5S của Tư vấn: từ [10/12/2018] đến [13/12/2018]
- Hoạt động 2 Tổng kết điểm và gửi Bảng kết quả đánh giá đến doanh nghiệp: từ [14/12/2018] đến [17/12/2018]
- Hoạt động 3 Công ty chuẩn bị hồ sơ 5S: từ [14/12/2018] đến [19/12/2018]
- Hoạt động 4 Kiểm tra hồ sơ 5S: từ [18/12/2018] đến [19/12/2018]
- Hoạt động 5 Đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng chỉ 5S: từ [20/12/2018] đến [30/12/2018].
Chi tiết các hoạt động được ghi bên dưới:
- Hoạt động 1 Chuẩn bị đánh giá và đánh giá 5S của Tư vấn: từ [10/12/2018] đến [13/12/2018]
Theo biểu mẫu đánh giá chung của tư vấn, tư vấn đã chuẩn bị lại các thơng tin đã có để chuẩn bị đến đánh giá 5S tại tư vấn.
Trong ngày đánh giá 5S, tư vấn đánh giá tại văn phòng và đánh giá tại hiện trường. Tại văn phòng, tư vấn đánh giá các nội dung: Mục tiêu 5S,
cách thức tổ chức phong trào 5S. Tại hiện trường, tư vấn đánh giá hiện
trạng S1, S2, S3, thực tế tự đánh giá, đánh giá chéo, phỏng vấn ngẫu nhiên công nhân/quản lý tại xưởng về 5S.
Ảnh chụp bảng thông tin 3 xưởng vào ngày đánh giá 5S.
- Hoạt động 2 Tổng kết điểm và gửi Bảng kết quả đánh giá đến doanh nghiệp: từ [14/12/2018] đến [17/12/2018]
Theo ghi nhận hiện trạng S1, S2, S3 tại các xưởng 1, xưởng 2, xưởng 3, kho
vật tư, văn phịng (kế tốn, hành chính), tư vấn đánh giá theo điểm số. Kết quả các vị trí đánh giá đều đạt điểm tốt. Điểm đánh giá được nhân hệ số với khu vực sản xuất có hệ số 0,4, kho có hệ số 0,15, tổ chức 5S có hệ số 0,15 và mục tiêu 5S có hệ số 0,2. Kết quả tổng thể đạt yêu cầu ở mức cao.
Bảng kết quả được tư vấn gửi tới doanh nghiệp để xem và ký xác nhận.
- Hoạt động 3 Công ty chuẩn bị hồ sơ 5S: từ [14/12/2018] đến [19/12/2018] Giám đốc nhân sự của cơng ty là người phụ trách hồn thiện hồ sơ 5S gửi Bộ Công Thương, gồm:
Công văn đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng chỉ 5S
Nghiệm thu hợp đồng.
Bảng kê tổng số tiền đã chi cho 5S, với hơn 400 triệu đồng, và hơn 40 hóa đơn các loại. Cơng việc này được giám đốc nhân sự thực hiện từ tháng 9 đến tháng 12, ngay khi có phát sinh hóa đơn chi cho 5S.
- Hoạt động 4 Kiểm tra hồ sơ 5S: từ [18/12/2018] đến [19/12/2018]
Tư vấn trao đổi với giám đốc nhân sự để xem nội dung hồ sơ qua email. Sau đó nhận bản cứng được công ty chuyển phát nhanh tới, và rà xốt kiểm tra thực tế. Với Cơng ty Cường Vinh, hoạt động này diễn ra rất nhanh, chỉ từ sang 18/12 đến
chiều 19/12 đã hoàn tất (bao gồm cả chuyển phát nhanh từ Long An đến Hà Nội). - Hoạt động 5 Đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng chỉ 5S: từ [20/12/2018]
đến [30/12/2018].
Tư vấn gửi hồ sơ của công ty Cường Vinh đến Vụ Khoa học và Công nghệ, Bộ Công Thương để đề nghị cấp chứng chỉ 5S với nội dung:
Với phạm vi là: Tồn bộ cơng ty (trừ kho thành phẩm)1
So với kế hoạch ban đầu, các hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này là [đúng kế hoạch], do các lý do sau:
Việc đánh giá được thực hiện đúng kế hoạch. Các phân xưởng thực hiện 5S đồng bộ nên chung hệ thống giấy tờ, chung quy định khen, tuyên dương, và thưởng.
Giám đốc nhân sự cũng phụ trách phòng kế tốn nên ngay từ đầu, các hóa đơn 5S đã được giám sát và thu thập. Do đó, chỉ trong vài ngày, sau khi có kết quả đánh giá, cơng ty đã tổng hợp và chuẩn bị xong hồ sơ tài chính.
Kết quả chính đạt được:
Kết quả đánh giá:
Về mục tiêu, đạt 97%. Điểm trừ là chưa đưa ra mục tiêu rõ ràng bằng giấy tờ trong năm 2019.
Về tổ chức thực hiện 5S, đạt 95%. Điểm trừ là Có cơ chế thưởng – phạt 5S (nhưng người được thưởng thường là các tổ trưởng, chưa phải là cơng nhân).
Khu vực văn phịng hành chính đạt 97%. Điểm trừ là Có biểu nhưng chưa ghi (thiếu 1 ngày so với cả công ty).
Khu vực kho đạt 98%. Điểm trừ là 2 tủ cá nhân/4 tủ cần gọn thêm.
Phân xưởng 1 đạt 96%. Điểm trừ do có Mùi tại cuối phân xưởng và có 01 vị trí Rị rỉ khí nén gây tổn chi phí sản xuất; Có đánh giá chéo hàng tháng; có các nhóm cơng nhân tự chấm điểm nhưng mới tự chấm tự chấm từ 11/12 (theo quy định chung của cơng ty, khơng phải lỗi của phân xưởng); có động lực tốt làm 5S nhưng cần tốt hơn (Có thưởng 5S và có u cầu mỗi ngày phải tìm ra 2 lỗi 5S. Cần đào tạo tồn bộ cơng nhân về 5S).
Phân xưởng 2 đạt 95%. Điểm trừ do có rị rỉ khí nén, Có 1 bình PCCC nhiều bụi, Có đánh giá chéo hàng tháng; có các nhóm cơng nhân tự chấm điểm nhưng mới tự chấm tự chấm từ 11/12 (theo quy định chung của công ty, khơng phải lỗi của phân xưởng); có động lực tốt làm 5S nhưng cần tốt hơn (Có thưởng 5S và có u cầu mỗi ngày phải tìm ra 2 lỗi 5S. Cần đào tạo tồn bộ cơng nhân về 5S).
Phân xưởng 3 đạt 90%. Điểm trừ do Bảng ghi chép 1 máy đúc chưa có vị trí cố định; Dây khí nén cịn chưa gọn; Có 01 tay sản phẩm đặt sai vị trí; Khí, hơi vẫn cịn bốc lên lan sang phần khác của phân xưởng (dù đã giảm được 80% so với trước 5S); Cửa sổ cần vệ sinh định kỳ. Có 1 máy gần cửa bên hông chảy dầu, nước, làm bẩn nền xưởng; Quạt đã lau nhưng cịn bẩn (do khó lau); có động lực tốt làm 5S nhưng cần tốt hơn (Có thưởng 5S và có u cầu mỗi ngày phải tìm ra 2 lỗi 5S. Cần đào tạo tồn bộ cơng nhân về 5S).
Bảng dưới đây tóm tắt một số kết quả quan trọng của giai đoạn này.
Bảng 8. Tổng hợp các khuyến nghị và hoạt động sau khi đánh giá 5S
Khu vực Khuyến nghị
Tồn cơng ty Cần duy trì đánh giá chéo như hiện tại (1-2 lần/tháng)
Tồn cơng ty Việc tự đánh giá cần áp dụng và được giám sát cuối mỗi tháng (đặc biệt tháng 12 là tháng dùng biểu mới)
Tồn cơng ty Cần đào tạo cho tồn bộ cơng nhân về 5S (30-60p) trong năm
2019
Tồn cơng ty Xưởng 1, 2, 3 cần quan tâm xử lý các lỗi đã chỉ ra trong báo cáo đánh giá.
Công ty đã được cấp chứng chỉ số [xx] ngày [30/12/2018] của Bộ Công Thương về thực hành tốt 5S tại doanh nghiệp.
Bài học kinh nghiệm:
Công ty đã đáp ứng rất tốt kế hoạch và tiến độ đề ra. Chỉ có nhược điểm là cần lập kế hoạch đào tạo tồn bộ cơng nhân về 5S (từ 30-60 phút) để đào tạo dần dần trong năm 2019.
So với ngày đầu đánh giá, tư vấn kể ra gần 30 vị trí chưa phù hợp các loại về S1, S2, S3 tại hai xưởng 1 và 2; và ngày đánh giá, tư vấn chỉ phát hiện thấy 9 vị trí trên tồn cơng ty.