Họat động hướng dẫn thực hành tốt 5S này được thực hiện trong thời gian từ
tháng [9/2018] đến tháng [12/2018]. Nhóm tư vấn đã tiến hành hướng dẫn, hỗ trợ
doanh nghiệp thực hiện các công tác chuẩn bị, khởi động, triển khai 3S, kiểm tra, đánh giá kết quả, triển khai 2S tiếp theo và đánh giá kết quả tồn bộ chương trình 5S. Doanh nghiệp đã cam kết có nỗ lực cao trong việc bố trí thời gian, nguồn lực về nhân sự và tài chính khi tham gia chương trình.
Kết quả đánh giá cho thấy việc thực hành tốt 5S đã mang lại nhận thức và hiệu quả quản lý trực quan cho doanh nghiệp. Cụ thể là:
Về quản lý trực quan: đường đi trong công ty được kẻ vạch, khu vực tiếp đón khách hàng được làm đẹp nhờ các vạch cảnh báo trên đường, vạch chỉ đường đi bộ; các phân xưởng được kẻ vẽ lại mặt bằng, đảm bảo có đường đi trong xưởng và đường đi ln thơng thống; biển tên phân xưởng, biển tên các khu vực sản xuất được tạo ra để quản lý trực quan; Các hướng dẫn công việc được soạn, dán lên các khu vực máy móc để khách hàng hiểu ngay công việc tại công đoạn sản xuất; khu vực nguyên liệu được phân loại bằng màu sắc, định lượng bằng các khay đựng giống nhau; khu vực sản phẩm được cắm biển tên có hình ảnh dễ hiểu; khu vực kho được đầu tư giá kệ hàng chục triệu đồng và công ty, sau thanh công khi áp dụng 5S tại kho nguyên liệu, đang tiếp tục đầu tư hệ thống giá kệ công nghiệp cho kho thành phẩm.
Về tác phong, nề nếp: Mục tiêu ảnh Trước – Sau 5S được giao cho từng phân xưởng (mỗi phân xưởng 4 ảnh Trước – Sau/tuần), giao cho từng tổ trưởng (mỗi ngày, mỗi tổ trưởng phải chụp được 2 ảnh cần cải tiến, thay đổi, nếu không sẽ bị phạt từ 10.000 – 20.000 đồng (khơng áp dụng hình thức phạt này với cơng nhân); ngược lại, cơng ty có cơ chế thưởng hàng tháng với số tiền thưởng tối đa 5 triệu đồng/tổ. Hàng ngày, các tổ trưởng sẽ gửi ảnh hiện trạng khu vực mình quản lý chụp lúc 7h30 và chụp lúc 16h30 chiều để chứng tỏ hiện trường luôn được dọn dẹp; Từ tháng 11, các phân xưởng có bảng tự đánh giá 5S hàng ngày do tổ trưởng thực hiện; thực hiện đánh giá chéo 1-2 lần/tháng (tháng 11 đánh giá 2 lần tồn cơng ty, kể cả khối văn phòng); Các ảnh thay đổi Trước – Sau 5S được gửi lên nhóm zalo 5S và nhóm zalo ảnh duy trì.
Về quản lý sản xuất: Toàn bộ các tổ trưởng (60 người) được đào tạo về 5S, và các tổ trưởng này cùng với nhóm 5 cán bộ cơ khí – thường trực thực hiện 5S;
Các ý tưởng cải tiến, cần đầu tư được đề xuất với quản đốc phân xưởng, nếu khả thi sẽ do nhóm 5 cán bộ cơ khí thực hiện. Cơng ty có kế hoạch, nếu có tổ trưởng mới, sẽ tổ chức đào tạo cho tổ trưởng mới về 5S. Đối với công nhân, công ty tổ chức hướng dẫn S1, S2, S3 tại các buổi giao ca và qua yêu cầu vệ sinh hàng ngày, cũng như qua bảng tin tuyên truyền về những người được thưởng 5S. Danh sách các tổ trưởng, chuyền trưởng và quản đốc có nhiều cải tiến hoặc thay đổi Trước – Sau về 5S được dán để tuyên dương trên bảng tin nhà ăn.
Các hiệu quả khác: Hiệu quả của các giải pháp, các cải tiến và các thay đổi Trước – Sau về 5S tại công ty đã giúp công ty vượt qua lần đánh giá vào tháng 12 của nhóm khách hàng quốc tế (do Sở Cơng Thương TP HCM giới thiệu), và công ty quyết tâm sẽ duy trì 5S để vượt qua lần đánh giá của nhóm chuyên gia Ngân hàng thế giới vào tháng 2/2019, nếu vượt qua, sẽ tạo cơ hội để công ty ký được hợp đồng với công ty Hitachi của Nhật Bản. Do đầu tư lắp đặt giàn giá công nghiệp cho kho x 4 tầng, nên không gian tại kho nguyên liệu rộng
thêm 3-4 lần; ngoài ra, bất kỳ lỗi phát sinh nào trong vận hành máy móc, hay
đề xuất cải tiến đều ngay lập tức được giám đốc sản xuất xem (do gửi qua zalo) và cho ý kiến chỉ đạo (đồng ý hoặc không); Các tổ trưởng, chuyền trưởng biết đưa ra các góp ý về an tồn (điện, cháy, nổ), mùi, cải tiến, qua đó nâng cao trình độ và tạo phong trào 5S sơi nổi trong cơng ty.
Q trình thực hiện cũng gặp những khó khăn nhất định về thời gian, nguồn lực
hạn chế và đã được hai bên khắc phục kịp thời để có thể phối hợp đạt kết quả tốt nhất. Dưới đây là một số bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai tại doanh nghiệp
Phạm vi áp dụng phù hợp nhất: Các khu vực triển khai 5S có hiệu quả tiềm năng nhất trong ngành đối với doanh nghiệp là khu vực dây chuyền đúc của
xưởng 3 và khu vực phòng nhân sự.
Giải pháp sàng lọc- sắp xếp - sạch sẽ hiệu quả nhất: Giải pháp được doanh nghiệp hài lòng nhất là
Giải pháp 1: Sàng lọc sắp xếp các giá kệ, định vị quạt, máy tại xưởng đúc. Qua đó giúp phân xưởng được nâng cấp về quản lý trực quan, rõ rang.
Giải pháp 2: Di chuyển 2 khu vực cơ khí ra khỏi xưởng 1, giảm tiếng ồn và tia lửa điện bắn vào các khu vực sản xuất.
Giải pháp 3: làm sạch các máy đúc và khu vực máy đúc, sơn mới các vị trí quanh máy đúc. Qua đó giúp phân xưởng sẵn sang nâng cấp lên làm TPM và tự tin đón khách hàng tới kiểm tra.
Giải pháp săn sóc - sẵn sàng hiệu quả nhất: Giải pháp được doanh nghiệp hài lòng nhất và được các cán bộ hưởng ứng tốt nhất là [ghi tên 3 giải pháp, hiện
trạng và hiệu quả làm doanh nghiệp hài lòng nhất]
o Giải pháp 1: Tất cả thực hành tốt 5S đều được ghi chép lại thông qua ảnh Before – After. Qua đó khơng bỏ sót bất kỳ một ý tưởng hay thành quả nào của cá nhân.
o Giải pháp 2: Các trưởng xưởng và trưởng bộ phận 1 ngày phải có trách nhiệm chụp 2 ảnh kiểm tra 5S (chứng minh ln duy trì tốt 3S), gửi qua
zalo cho nhóm lãnh đạo.
o Giải pháp 3: Các trưởng xưởng và trưởng bộ phận 1 ngày phải có trách nhiệm chụp 2 ảnh cần cải thiện. Qua đó, mọi lỗi đều được tìm tịi, ngăn chặn hết.
Khó khăn lớn nhất: Q trình thực hiện doanh nghiệp gặp khó khăn lớn nhất: Chưa gặp phải.
Thông điệp với các doanh nghiệp khác là: Các khậu hiệu công ty tự nghĩ ra sau khi được đào tạo và hướng dẫn 5S – Hãy tích cực thực hiện 5S mỗi ngày, vì 5S là gốc rễ của cải tiến chất lượng và năng suất.