Loại nguyên vật liệu Nhà cung cấp
Nguyên vật liệu chính CHINA ELECTRONICS SHENZHEN COMPANY Guangzhou Tianbo computer equipment Co.,LTD
Nguyên vật liệu phụ
Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Cơng Nghiệp Hải Phịng Cơng Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Á
Công Ty TNHH Kỹ Thuật và Công Nghiệp Nhật Minh Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Á
Công Ty TNHH MTV Sản Xuất -Thương Mại HảiĐường Cơng ty CP Tài Phát
Nguồn: Phịng Kế hoạch - Cungứng công ty cổ phần Huetronics, 2019
Bước 7:
- Thủ kho: nhận hàng theođúng số lượng thực tế giao theo phiếu kiểm tra nhập hàng và biên bản giao nhận hàng của nhà cung cấp. Tiến hành kiểm tra ngoại quan nếu đạt tiêu chuẩnđề ra hoặc chênh lệch ở mức cho phép thì tiến hành nhận hàng và ngược lại. Tiêu chuẩn kiểm tra nguyên vật liệuđầu vào của công tyđược quyđịnh rõ ràng và cụ thể ở phụ lục 2.
Bước 8: Thực hiện nhập kho theo quy trình.
Trong quá trình thu mua NVL nhân viên cungứng gặp một sốkhó khăn: Vấn đềthường gặp nhất đó là phát sinh các đơn hàng ngoài kếhoạch do định mức hao hụt thực tếcao hơn dựkiến hoặc kếhoạch sản xuất thay đổi thì nhân viên cungứng phải xửlí các đơn hàng mới trong khoảng thời gian ngắn hơn dự định với chi phí phát sinh thấp nhất có thể. Trong các giai đoạn cao điểm đặc biệt là cuối năm các nhà cung cấp thường có q nhiều đơn đặt hàng, vì có nhiều sựlựa chọn nên đơn đặt hàng của cơng ty dễbịbỏqua nếu không hấp dẫn.
Bắt đầu nhận hàng
Kiểm tra CL và SL hàng hóa
Nhận hàng
Nhập nhân nhượng hoặc trảhàng
Kiểm tra bộ hồsơ nhập Nhập kho trên ERP
Lưu hồsơ
Chuyển bộhồsơ cho phịng KT và kết thúc quy trình
2.2.5.4 Tổ chức cơng tác tiếp nhận ngun vật liệuđầu vào
Quy trình nhập kho
Mục đích:Nhằm đảm bảo phục vụnhu cầu sản xuất tránh thất thoát hoặc nhập
nhầm nguyên vật liệu khơng phù hợp. Đồng thời có cách thức xửlý kịp thời đối với nguyên vật liệu không đạt chất lượng.
Sơ đồ4: Quy trình nhập kho
Quy trình nhập kho được Phịng kiểm sốt xây dựng và được sựchấp thuận của ban giám đốc. Việc xây dựng được thực hiện môt cách bài bản, khoa học được thể hiệnởtrên bao gồm các bước cụthểsau:
Bước 1:Khi NCC giao hàng, thủ kho tiến hành nhận hàng tại kho, bảo vệ sẽ
hướng dẫn xe vào kho giao hàng.
Bước 2:Thủ kho sẽ kiểm tra hóađơn, chứng từ giao nhận hàng, tên nguyên vật
liệu, số lượng, chủng loại.Đối với hàng nhập khẩu, kiểm tra số cont, số seal; kiểm tra nguyên đai, nguyên kiện, bao bì khơng bị rách, khơng bị bể vỡ.
Phòng chất lượng : kiểm tra chất lượng NVL theo quyđịnh, nếu NVLđạt chất lượng thì sẽ tiến hànhđóng dấu IQC hoặc tiến hành nhập nhân nhượng nếu mức chênh lệch chất lượng nằm trong khoảng cho phép.Đối với trường hợp NVL khơngđạt thì tiến hành trả hàng. Thời gian kiểm tra trong vong 1-4 ngày.
Bước 3:Chất xếp hàng hóa vào kho. Ký xác nhận trên biên bản giao nhận hàng
hóa, phiếu kiểm tra hàng nhập và cập nhật thẻ kho.
Bước 4:Nhập kho trên ERP
Nhân viên mua hàng tập hợp bộ hồ sơ nhập kho gồm:đơn đặt hàng, phiếuđề nghị mua hàng, phiếu kiểm tra nhập hàng, Phiếu cân (nếu có), hóađơn thuế giá trị gia tăng chuyểnđến Phịng Kế tốn. Nhân viên kế toán lập Phiếu nhập kho (2 liên) và chuyển sang kế tốn ghi nhận cơng nợ.
Bước 5:Kế toán sẽ chuyển bộ hồ sơ nhập kho nhân viên QC, thủ kho tiến hành
kí tên, sau đó trình Ban giámđốc ký duyệt bộ hồsơ nhập kho.
Bước 6: Lưu hồ sơ(Phiếu đềnghịmua hàng, PO, Hợp đồng mua hàng, Phiếu
kiểm tra hàng nhập, Phiếu giao hàng cho nhà cung cấp, Phiếu nhập kho, Hóa đơn). Trong thực tế nhập khođối với các trường hợp hàng hóa quá nhiều sẽ gây khó khăn cho nhân viên QC trong công tác kiểm tra chất lượngđầu vào, ảnh hưởngđến tiếnđộ nhập kho hàng hóa cung như gián đoạn q trình sản xuấtđặc biệt là các lơ hàng cấp bách. Bên cạnhđó phương pháp nhập xuất nguyên vật liệu là nhập linh kiện rời nên kho sẽ mất thời gian và khơng tránh khỏi sai sót trong việc kiểm tra số lượng
nguyên vật liệu là linh kiện quá nhỏ.
2.2.5.5 Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu
Quản lý tốt kho ngun vật liệu chính là góp phần quản lý tốt dự trữ ngun vật liệu. Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm của công ty rấtđa dạng và phong phú cả về số lượng và chủng loại. Nguyên vật liệuđược lưu trữ bằng cách chất xếp trên pallet hoặc kệ hàng và lưu tại kho.Để thuận tiện cho công tác quản lý và bảo quản vật tư nói chung và nguyên vật liệu nói riêng, cơng tyđã xây dựng hệ thống kho riêng biệt bao gồm: Kho linh kiện, kho nguyên liệu; kho bao bì, vật tư; kho nắp nhựa, phụ kiện; kho công cụ dụng cụ; kho chờ xử lý; kho khuôn con,...được bảo quản theođúng yêu cầu kỹ thuật về ánh sáng, nhiệtđộ và những quyđịnh về bảo quản nguyên vật liệu mà công tyđề ra. Hàng hóa được sắp xếp có hệ thống theo chủng loại và thời gian nhập hàng vàđược bố trí theo sơ đồ Layout quyđịnh,việc quản lý kho do hai thủ khođảm nhiệm, bên cạnhđó cịn có sự tham gia của phịng bảo vệ. Hàng ngày bảo vệ sẽ theo dõi kháchđi đến nhà máy hoặc các loại nguyên vật liệu hàng hóa ra vào cổng, ghi rõ thời gian, số lượng, chủng loại, nhà cung cấp,...Sau khi kết thúc làm việc thủ kho phải kiểm tra các thiết bị, kệ hàngđóng và khóa cửa cẩn thận sauđó bàn giao chìa khóa và thẻ kho cho bảo vệ.
Khi nhập hay xuất kho, thủ kho phải kiểm nhậnđúng chứng từ, có phê duyệt của Bộ phận quản lý mới tiến hành xuất kho. Bên cạnhđó, thủ kho phải luôn nắm vững số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu.Để tiện cho việc theo dõi số lượng thủ kho quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu thông qua thẻ kho từng ngày và trên cả phần mềm ERP. Thủ kho sẽ kết hợp với Phịng kế tốnđể theo dõi và quản lý nguyên vật liệu một cách tốt nhất.
Hiện tại ở công ty cổ phần Huetronicsđối với việc tổ chức bảo quản nguyên vật liệu Nếu thứ tự sản xuất sản phẩm không theo kế hoạch sẽ gây khó khăn trong cơng tác bảo quản nguyên vật liệu.
2.2.5.6 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu
Quy trình xuất kho:
- Mụcđích: Nhằm kiểm sốt chặt chẽ số liệu khođể phục vụ cho công tác kiểm kê kho có số liệu chính xác và nhanh chóng, tránh gây thất thốt, lãng phí.
Kiểm tra tồn kho trên ERP
Làm phiếu xuất kho hoặc phiếu chuyển kho trên ERP
Làm PĐNMH Phiếu đềnghịxuất kho
Lưu hồ sơ
Sơ đồ5: Quy trình xuất kho
Trình kí phiếu xuất kho hoặc phiếu chuyển kho do trưởng bộphận kí
Xuất kho ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ, bao bì, hàng hóa cho bộphận đềnghị
Trình giámđ ốc kí phiếu xuất kho hoặc phiếu chuyển kho
Nguồn: Phòng kếhoạch – Cungứng, 2019
- Quy trình xuất khođược Phịng kế hoạch xây dựng và qua sự phê duyệt của Ban giám đốc một cách khoa học, rõ ràng, khoảng 1đến 2 năm sẽ tiến hànhđiều chỉnh và được thể hiện ởtrên bao gồm các bước sau:
Bước 1:Bộ phận có nhu cầu xuất kho sẽ lập phiếuđề nghị xuất kho.
Bước 2:Thủ kho kiểm tra tồn kho trên ERP.Đối với xuất nhập bất thường phải
có xác nhận các phịng ban có liên quan và phê duyệt của BGĐ. Nếu khơng có hàng thì sẽ tiến hành lập phiếuđề nghị mua hàng.
Bước 3:Kế toán làm phiếu xuất kho hoặc phiếu chuyển kho trên ERP.
Bước 4:Kế tốn trình ký phiếu xuất kho hoặc phiếu chuyển kho cho Trưởng bộ
phận ký.
Bước 5:Kế tốn trình Giámđốc ký phiếu xuất kho hoặc phiếu chuyển kho. Bước 6:Tiến hành xuất kho nguyên nhiên liệu cho bộ phậnđề nghị.
Bước 7: Lưu hồ sơ: Thủ kho, Kế tốn và các phịng ban. ( Bảng kế hoạchđược
xét duyệt, Phiếu xuất kho)
Trên thực tếq trình xuất kho ở cơng ty CP Huetronics đều thực hiệnđúng theo các bước của quy trình, việc gặp khó khăn đối với mỗi bước của quy trình làđiều khơng thể tránh khỏi. Vấnđề thường gặp nhấtđó là số liệu nguyên vật liệu trên phần mềm ERP và thực tế không khớp nhau nên số lượng nguyên vật liệu có thể bị chênh lệch dẫnđến tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt ngun vật liệu trong q trình sản xuất
2.2.5.7 Cơng tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu
Mụcđích:
- Nhằmđảm bảo tính hiện hữu,đầyđủ, quyền sở hữu: số dư hàng tồn kho có thực và phản ánhđầyđủ nguyên vật liệu.
- Thực hiệnđánh giá: hàng tồn kho phảiđượcđánh giá hợp lý về chất lượng và tình trạng: hư hỏng, chậm lưu chuyển, lỗi thờiđềuđược xácđịnh chính xác.
Chuẩn bịhồsơ, tài liệu
Xem xét và ra quyết định xửlí kết quả Tập hợp biên bản kiểm kê
Lưu hồ sơ
Theo dõi và thực hiện quyết định xửlí kết quảkiểm kê
Lập KH kiểm tra định kì và đột xuất Xem xét và ra quyết định Không duyệt Du ệt
Thực hiện việc kiểm kê
Sơ đồ6: Quy trình kiểm tra định kì
Nguồn: Phịng kếhoạch – Cungứng, 2019
Quy trình kiểm kê hàng tuần vàđịnh kỳ:Như các quy trình trước, quy trình
kiểm kê do Phịng kế tốn xây dựng rõ ràng, cụ thể và khoa họcđược thể hiện trên bao gồm các bước sau:
Quy trình kiểm kê hàng tuần (thường là cuối tuần):
Bước 1:Nhân viên kế toán lên kế hoạch kiểm kê, chuẩn bị đầyđủ hồ sơ, chứng
từ liên quan và thông báo cho Bộ phận kho.
Bước 2:Nhân viên kế toán và thủ kho tiến hành kiểm tra toàn bộ nguyên vật
liệu bằng phương phápđếm và cân. NVKT ghi nhận lại số liệu kiểmđếm vào phiếu kiểm kê. NVKT và thủ kho ký xác nhận lên phiếu kiểm kêđểhoàn tất việc kiểm kê.
Bước 3:Sau khi hoàn tất kiểm kê, NVKT tổng hợp số liệu kiểm kê thực tế vào
biên bản kiểm kêđể so sánh vàđối chiếu với số liệu sổ sách.
Bước 4:NVKT gửi biên bản kiểm kê cho Ban giám đốc, Kế toán trưởng. Ban
giám đốc xem xét, số liệu kiểm kê chênh lệch quá lớn với số liệu trên ERP thì thủ kho phải giải trình cho Ban giámđốc.
Bước 5:Thủ kho tập hợp các tài liệu có liên quanđể giải trình số liệu kiểm kê
cho BGĐ, đưa ra nguyên nhân thừa thiếu một cách phù hợp nhất.
Bước 6:BGĐ đưa ra quyếtđịnh xử lý kết quả kiểm kê.
Bước 7:Kế tốn trưởng có trách nhiệm thực hiện theo quyếtđịnh xử lý kết
quả kiểm kê của BGĐ và phải báo cáo lại kết quả thực hiện cho BGĐ.
Bước 8:Lưu hồ sơ (Biên bản kiểm kêđược xét duyệt, Bảng số liệu kiểm kê,
Biên bản xử lí, Biên bản giải trình).
Quy trình kiểm kê theo lô sản xuất:
Bước 1:KTT lập kế hoạch kiểm kê gồm: thờiđiểm kiểm kê, nhân sự kiểm kê,
lịch kiểm kê: thứ tự từng kho cần kiểm, phân cơng nhóm trưởng.
Bước 2:BGĐ xem xét tính hợp lý về mặt thời gian, thứ tự ưu tiên kho kiểm kê. Bước 3:Khi nhậnđược “quyếtđịnh kiểm kê”. Trưởng bộ phận có trách nhiệm
hồn tất tất cả hồ sơ, chứng từ có liên quanđến các kho trong lịch kiểm kêđể chốt số liệu trước khi kiểm kê.
Bước 4:Ban kiểm kê tiến hành việc kiểm kê theo danh mục trong lịch kiểm kê.
Cân, đo đếm NVL kiểm kê một cách chính xác và ghi nhận vào phiếu kiểm kê. Sau khi hoàn tất kiểm kê, ban kiểm kê tổng hợp số liệu kiểm kê thực tế vào biên bản kiểm kê để so sánh vàđối chiếu với số liệu sổ sách.
Bước 5:KTT tập hợp biên bản kiểm kê của các bộ phận, xem xét các khoản
chênh lệnh thừa thiếu, kém chất lượng, hư hỏng,…và kiến nghị biện pháp xử lý trình BGĐ kết quả kiểm kê.
Bước 6:BGĐ xem xét và ra quyếtđịnh xử lý về kết quả kiểm kê.
Bước 7:Trưởng ban kiểm kê và KTT theo dõi việc thực hiện theo quyếtđịnh xử
lý về kết quả kiểm kê của BGĐ. Trưởng bộ phận có trách nhiệm thực hiện theo quyếtđịnh xử lý kết quả kiểm kê của BGĐ và phải báo cáo laị kết quả thực hiện cho BGĐ.
Bước 8: Lưu hồ sơ(Biên bản kiểm kê, Bảng số liệu kiểm kê, Biên bản xử lí
kiểm kêđánh giá định mức sản xuất thực tế, Bảnđịnh mức nguyên vật liệu mớiđược xét duyệt)
2.2.5.8 Cơng tác quyết tốn ngun vật liệu
Đối với trường hợp thanh quyết toán khi mua vật tư về: - Chuyển khoản
- Trả ngay bằng tiền mặt - Tạm ứng
- Trả chậm
Đối với nguyên liệu nhập khẩu, vìđối tác đều là những cơng ty uy tín và là bạn hàng lâu năm nên công ty thường thanh tốn bằng hình thức chuyển tiền bằngđiện (T/T) sau 15 ngày kể từ khi nhận hàng hoặc T/T 50% ngay khi kí hợpđồng cịn lại
thanh tốn sau 30 ngày. Đa số các ngun vật liệu mua trong nướcđều thanh tốn trong vịng từ 30 – 45 ngày.
2.3 Phân tích tình hình quản trị ngun vật liệu cơng ty năm 2018.
2.3.1Phân tích tình hình cungứng ngun vật liệu
Phân tích về mặt số lượng
Bảng 4: Phân tích tình hình cungứng ngun vật liệu vềmặt sốlượng năm 2018
Tên nguyên vật liệu Đơnvị hoạchKế Thựcnhập
So sánh Số lượng % N gu yê n v
li Bộ linh kiện nguồn máy tính 300G Cái 76.000 76.076 76 100,10
Bộ linh kiện nguồn máy tính 400G Cái 42.000 42.042 42 100,10 Bộ linh kiện nguồn máy tính 500G Cái 18.000 18.018 18 100,10
N gu yê n v Thiếc thanh TB888 (63%Sn-37%Pb) Kg 1.088 1.150 62 105,70 Thiếc dây D1mm Kg 408 420 12 102,94 Chất trọ hàn flux Kg 544 560 16 102,94 Keo Maxbond (yellow) Cái 163.2 170 6.8 104,17 Tem seri Cuộn 18.36 20 1.64 108,93 Tem logo Jetek Cái 136.000 140.000 4.000 102,94 Tem model Cái 136.000 140.000 4.000 102,94 Băng keo to Cuộn 680 750 70 110,29 Băng keo nhỏ Cuộn 272 300 28 110,29 Thùng carton Cái 13.600 14.500 900 106,62 Box Retail Cái 13.6000 140.000 4.000 102,94 Giấy decal A4 Tờ4.080 4.200 120 102,94
Nguồn: Phịng Kế hoạch - Cungứng cơng ty CP Huetronics, 2019
Để họatđộng sản xuất kinh doanhđược duy trì liên tục thì số lượng nguyên vật liệu cung ứng phảiđầyđủ. Nếu lượng nguyên vật liệuđược cung cấp quá nhiều thì sẽ làm giảm chất lượng của nguyên vật liệu cũng như việc ứ đọng vốn. Ngược lại nếu cung cấp khơngđủ thì sẽ làm giánđoạn quá trình sản xuất cả haiđều ảnh hưởngđến hiệu quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh.
Theo số liệu bảng 4 ta thấy hầu hết các nguyên vật liệu trong nhóm phân tích đều vượt q kế hoạch cung ứng. Đối với nhóm ngun vật liệu chính thì số lượng cungứng không vượt quá kế hoạch không quá lớn, cả ba loại bộ nguồn linh kiện máy
tính điển hìnhđều vượt kế hoạch vào khoảng 0,1%. Đối với nhóm nguyên vật liệu phụ thì tỉ lệ nguyên vật liệu cung ứng vượt kế hoạch cũng khôngđáng kể,đầu tiên là Tem seri vượt kế hoạchđến 8,93%, thùng Carton vượt 900 cái chiếm 6,62% tiếpđến là Tem Model và Tem logo Jetek đều vượt quá kế hoạch 4000 cái chiếm 2,94% bên cạnh đó thì Box detail và Giấy decal cũng vượt kế hoạch 2,94% với số lượng lần lượt là 4000 cái và 120 tờ
Việc cung ứng nguyên vật liệu phảiđược thực hiện theođịnh mức tiêu hao nguyên vật liệu cho mộtđơn vị sản phẩm thì mớiđảm bảođủ cung cấp. Việc các nguyên vật liệuđều bị vượt kế hoạch là do:
Vì ngun vật liệu chính của cơng tyđa số đềuđặt mua ở nước ngồi nên rất mất thời gian và chi phí nên khi tiến hành nhập nguyên vật liệu chính ở thực tế nhân viên cungứng ln nhập một số lượng vượt với kế hoạchđặt ra với mức là 0,1%,để đảm bảo trong q trình sản xuất ln cóđủ nguyên vật liệu cung cấp một cách kịp thời vàđầyđủ để không bị ảnh hưởngđến tiếnđộ sản xuất của cơng ty.
Cịnđối với nhóm ngun vật liệu phụthì lí do lớn nhấtđó là trong q trình sản xuấtđa phần có tỉ lệ bị hao hụt khó kiểm sốt một cách chính xác hồn toàn nên cần số lượng nguyên vật liệu nhiều hơn so với kế hoạchđối với công ty làđều cần thiết.
Mặc dù nhập nguyên vật liệu vượt quá kế hoạch sẽ đảm bảo tiếnđộ sản xuất nhưng sẽ tốn chi phí tồn kho và việc bảo quản chất lượng nguyên vật liệu.Đây là đều mà cơng ty nên có nhữngđối sáchđể hạn chế tình trạng trên trong năm tới.
Phân tích về mặt chất lượng
Tiêu chuẩn chất lượng của các nhà cungứng luôn được công ty đánh giá hàng đầu. Khi nguyên vật liệu được nhập vềphòng chất lượng sẽtiến hành kiểm tra theo những tiêu chuẩn kĩ thuật định trước nếu nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn thì sẽtiến hành nhập kho đểphục phụcho q trình sản xuất, nếu khơng sẽtiến hành liên hệvới nhà cung cấp đểgiải quyết.
Ta có
Theo số liệu bảng 5 thì chỉ số chất lượng:
Icl = = 0,9809
Qua kết quả trên ta thấy chất lượng nguyên vật liệu thực tếtương đối sát với chất lượng nguyên vật liệu trong kế hoạchđưa ra, đều này là một tín hiệuđáng mừng. Vì chất lượng ngun vật liệuđược cung cấp càng tốt thì sản phẩm sẽ tốt hơn. Qua thực tế thì nguyên vật liệu của quý công tyđềuđược mua ở cácđại lý có úy tín và