Quy trình nhập kho được Phịng kiểm sốt xây dựng và được sựchấp thuận của ban giám đốc. Việc xây dựng được thực hiện môt cách bài bản, khoa học được thể hiệnởtrên bao gồm các bước cụthểsau:
Bước 1:Khi NCC giao hàng, thủ kho tiến hành nhận hàng tại kho, bảo vệ sẽ
hướng dẫn xe vào kho giao hàng.
Bước 2:Thủ kho sẽ kiểm tra hóađơn, chứng từ giao nhận hàng, tên nguyên vật
liệu, số lượng, chủng loại.Đối với hàng nhập khẩu, kiểm tra số cont, số seal; kiểm tra nguyên đai, nguyên kiện, bao bì khơng bị rách, khơng bị bể vỡ.
Phịng chất lượng : kiểm tra chất lượng NVL theo quyđịnh, nếu NVLđạt chất lượng thì sẽ tiến hànhđóng dấu IQC hoặc tiến hành nhập nhân nhượng nếu mức chênh lệch chất lượng nằm trong khoảng cho phép.Đối với trường hợp NVL khơngđạt thì tiến hành trả hàng. Thời gian kiểm tra trong vong 1-4 ngày.
Bước 3:Chất xếp hàng hóa vào kho. Ký xác nhận trên biên bản giao nhận hàng
hóa, phiếu kiểm tra hàng nhập và cập nhật thẻ kho.
Bước 4:Nhập kho trên ERP
Nhân viên mua hàng tập hợp bộ hồ sơ nhập kho gồm:đơn đặt hàng, phiếuđề nghị mua hàng, phiếu kiểm tra nhập hàng, Phiếu cân (nếu có), hóađơn thuế giá trị gia tăng chuyểnđến Phòng Kế toán. Nhân viên kế toán lập Phiếu nhập kho (2 liên) và chuyển sang kế tốn ghi nhận cơng nợ.
Bước 5:Kế toán sẽ chuyển bộ hồ sơ nhập kho nhân viên QC, thủ kho tiến hành
kí tên, sau đó trình Ban giámđốc ký duyệt bộ hồsơ nhập kho.
Bước 6: Lưu hồ sơ(Phiếu đềnghịmua hàng, PO, Hợp đồng mua hàng, Phiếu
kiểm tra hàng nhập, Phiếu giao hàng cho nhà cung cấp, Phiếu nhập kho, Hóa đơn). Trong thực tế nhập khođối với các trường hợp hàng hóa quá nhiều sẽ gây khó khăn cho nhân viên QC trong cơng tác kiểm tra chất lượngđầu vào, ảnh hưởngđến tiếnđộ nhập kho hàng hóa cung như gián đoạn quá trình sản xuấtđặc biệt là các lơ hàng cấp bách. Bên cạnhđó phương pháp nhập xuất nguyên vật liệu là nhập linh kiện rời nên kho sẽ mất thời gian và không tránh khỏi sai sót trong việc kiểm tra số lượng
nguyên vật liệu là linh kiện quá nhỏ.
2.2.5.5 Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu
Quản lý tốt kho nguyên vật liệu chính là góp phần quản lý tốt dự trữ ngun vật liệu. Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm của công ty rấtđa dạng và phong phú cả về số lượng và chủng loại. Nguyên vật liệuđược lưu trữ bằng cách chất xếp trên pallet hoặc kệ hàng và lưu tại kho.Để thuận tiện cho công tác quản lý và bảo quản vật tư nói chung và nguyên vật liệu nói riêng, cơng tyđã xây dựng hệ thống kho riêng biệt bao gồm: Kho linh kiện, kho nguyên liệu; kho bao bì, vật tư; kho nắp nhựa, phụ kiện; kho công cụ dụng cụ; kho chờ xử lý; kho khuôn con,...được bảo quản theođúng yêu cầu kỹ thuật về ánh sáng, nhiệtđộ và những quyđịnh về bảo quản nguyên vật liệu mà cơng tyđề ra. Hàng hóa được sắp xếp có hệ thống theo chủng loại và thời gian nhập hàng vàđược bố trí theo sơ đồ Layout quyđịnh,việc quản lý kho do hai thủ khođảm nhiệm, bên cạnhđó cịn có sự tham gia của phịng bảo vệ. Hàng ngày bảo vệ sẽ theo dõi kháchđi đến nhà máy hoặc các loại nguyên vật liệu hàng hóa ra vào cổng, ghi rõ thời gian, số lượng, chủng loại, nhà cung cấp,...Sau khi kết thúc làm việc thủ kho phải kiểm tra các thiết bị, kệ hàngđóng và khóa cửa cẩn thận sauđó bàn giao chìa khóa và thẻ kho cho bảo vệ.
Khi nhập hay xuất kho, thủ kho phải kiểm nhậnđúng chứng từ, có phê duyệt của Bộ phận quản lý mới tiến hành xuất kho. Bên cạnhđó, thủ kho phải luôn nắm vững số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu.Để tiện cho việc theo dõi số lượng thủ kho quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu thông qua thẻ kho từng ngày và trên cả phần mềm ERP. Thủ kho sẽ kết hợp với Phịng kế tốnđể theo dõi và quản lý nguyên vật liệu một cách tốt nhất.
Hiện tại ở công ty cổ phần Huetronicsđối với việc tổ chức bảo quản nguyên vật liệu Nếu thứ tự sản xuất sản phẩm khơng theo kế hoạch sẽ gây khó khăn trong cơng tác bảo quản nguyên vật liệu.
2.2.5.6 Tổ chức cấp phát ngun vật liệu
Quy trình xuất kho:
- Mụcđích: Nhằm kiểm soát chặt chẽ số liệu khođể phục vụ cho cơng tác kiểm kê kho có số liệu chính xác và nhanh chóng, tránh gây thất thốt, lãng phí.
Kiểm tra tồn kho trên ERP
Làm phiếu xuất kho hoặc phiếu chuyển kho trên ERP
Làm PĐNMH Phiếu đềnghịxuất kho
Lưu hồ sơ