a. Ban Giám Đốc
2.2.2.2 Thực trạng đào tạo tại Cơng ty
Phịng Hành chính – nhân sự phối hợp với các bộ phận khác thực hiện đào tạo nhân viên. Các bước đào tạo tại Công ty được thực hiện qua hình 2.13:
Bước 1 XÁC ĐỊNH NHU CẦU ĐÀO TẠO
Bước 2 LẬP KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO
Bước 3 THỰC HIỆN KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO
Bước 4 KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ
Bước 5 BÁO CÁO CƠNG TÁC ĐÀO TẠO
Hình 2.13: Quy trình đào tạo tại Cơng ty
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo
Nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, điều kiện phát triển xã hội ngày càng cao và nhu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng và phong phú. Đứng trước tình hình đó, để nhân viên theo kịp với sự phát triển, tránh tụt hậu về kiến thức, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp ln có những thay đổi thích hợp. Việc xác định nhu cầu đào tạo và mục tiêu cụ thể hàng năm do phòng nhân sự tổng hợp trên cơ sở chỉ đạo của lãnh đạo Công ty và kế hoạch phát triển nhân sự cũng như nhu cầu của các bộ phận do trưởng bộ phận xác định. Hàng năm, việc xác định nhu cầu đào tạo căn cứ vào: Bảng mô tả công việc, tiêu chuẩn cán bộ công nhân viên của Công ty; Kết quả đánh giá năng lực định kỳ của cán bộ công nhân viên, điều chuyển lao động; Công ty sử dụng hệ thống trang thiết bị, quy trình cơng nghệ mới, vi tính dây chuyền mới; Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên Công ty. Số liệu điều tra thực tế mức độ hài lòng về nhân viên được thể hiện qua bảng 2.14.
Kết quả bảng 2.14 cho thấy hầu hết các nhà quản lý đều hài lòng về nhân viên của mình chiếm tỷ lệ cao nhất 40%, hơi hài lòng chiếm tỷ lệ tương đối cao 30,77%. Mức độ khơng hài lịng, ít hài lịng chiếm 21-24%. Với tỷ lệ
này cho cho thấy trình độ của nhân viên với cơng việc thực hiện tương đối đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một tỷ lệ không nhỏ nhân viên chưa đáp ứng được công việc được giao. Nguyên nhân chủ yếu là đào tạo chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc kế đến là quá trình tuyển dụng thiếu chuyên nghiệp… dẫn đến việc sử dụng nguồn nhân lực tại doanh nghiệp chưa đạt hiệu quả cao.
Bảng 2.14 Mức độ hài lòng về nhân viên
Mức độ hài lòng về nhân viên
Số trả lời Tần số Phần trăm (%) Phần trăm hợp lệ (%) Phần trăm tích lũy(%) Khơng hài lịng 1 1,54 1,54 1.54 Ít hài lịng 14 21,54 21,54 23.08 Hơi hài lòng 20 30,77 30,77 53.85 Hài lòng 26 40,00 40,00 93.85 Rất hài lòng 4 6,15 6,15 100 Tổng cộng 65 100 100
(Nguồn: số liệu điều tra thực tế tháng 12/2010)
Bên cạnh đó để xác định nhu cầu đào tạo cần phải đánh giá mức độ phù hợp giữa chuyên ngành đào tạo với công việc trong Công ty. Mức độ phù hợp
của chuyên ngành đào tạo của nhân viên với công việc trong doanh nghiệp thể hiện khả năng thực hiện công việc của nhân viên trong quá trình được giao việc. Một nhân viên làm việc trong doanh nghiệp nếu phù hợp với
chuyên ngành được đào tạo cộng với sự sáng kiến và nổ lực của bản thân thì mức cơng việc được giao ln hồn thành và đạt hiệu quả như mong muốn của nhà quản trị. Ngược lại nếu như giao việc cho nhân viên mà khơng quan tâm hoặc ít quan tâm đến chuyên ngành được đào tạo, sở trường, sở đoản thì q trình thực hiện cơng việc sẽ gặp nhiều khó khăn và khơng đạt kết quả như mong muốn. Qua điều tra thực tế tại doanh nghiệp thì kết quả thu được thể hiện trong bảng 2.15:
Kết quả điều tra bảng 2.15 cho thấy mức độ phù hợp giữa chuyên ngành đào tạo của nhân viên với cơng việc của doanh nghiệp thì tỷ lệ mức độ phù hợp chiếm tỷ lệ cao nhất (46,16%), hơi phù hợp chiếm tỷ lệ tương đối cao (26,15%) cho thấy công tác nghiên cứu nhu cầu và xác định đối tượng đi đào tạo là phù hợp. Trong khi đó tỷ lệ mức độ khơng phù hợp, ít phù hợp chiếm (3,08- 18,46%). Với tỷ lệ này cho thấy chuyên ngành đào tạo của nhân viên với công việc thực hiện tương đối phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại một lượng khơng nhỏ nhân viên chưa thực sự phù hợp giữa chuyên ngành được đào tạo và công việc được giao. Nguyên nhân chủ yếu của mức độ khơng phù hợp và ít phù hợp là do thiếu sự đa dạng hóa các chuyên ngành đào tạo hay việc đào tạo chưa đáp ứng kịp nhu cầu của doanh nghiệp; kế đến là quá trình tuyển dụng thiếu tính chuyên nghiệp hay tuyển dụng qua sự giới thiệu, quen biết. Chính sự chưa phù hợp giữa chuyên ngành đào tạo của nhân viên với công việc của doanh nghiệp dẫn đến việc sử dụng nguồn nhân sự tại doanh nghiệp chưa đạt hiệu quả cao.
Bảng 2.15 Mức độ phù hợp chuyên ngành đào tạo với công việc
Mức độ phù hợp chuyên ngành đào tạo với công việc
Số trả lời Tần số Phần trăm (%) Phần trăm hợp lệ (%) Phần trăm tích lũy(%) Không phù hợp 2 3,08 3,08 3,08 Ít phù hợp 12 18,46 18,46 21,54 Hơi phù hợp 17 26,15 26,15 47,69 Phù hợp 30 46,16 46,16 93,65 Rất phù hợp 4 6,15 6,15 100 Tổng cộng 65 100 100
(Nguồn: số liệu điều tra thực tế tháng 12/2010)
-5 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 T ỷ l ệ (% )
Hình 2.15: Mức độ phù hợp với chuyên ngành đào tạo
Khơng phù hợp Ít phù hợp
Hơi phù hợp
Phù hợp Rất phù hợp
Hàng tháng Công ty tổ chức đánh giá khả năng thực hiện công việc của từng cán bộ công nhân viên do trưởng bộ phận chịu trách nhiệm. Trên cơ sở nếu khả năng thực hiện công việc thấp, không đáp ứng được mục tiêu của Công ty, trưởng bộ phận kết hợp với phịng hành chính nhân sự sẽ lập ra nhu cầu đào tạo. Nhu cầu đào tạo được lập ra dựa vào:
+ Nhu cầu đào tạo cá nhân: cá nhân muốn được đào tạo phải làm đơn xin đi học; trong đơn ghi rõ thông tin về địa điểm đào tạo, hình thức đào tạo, thời gian đào tạo và kinh phí cho việc đào tạo, cam kết đào tạo. Trong đơn thể
hiện đề xuất Công ty hỗ trợ hoặc khơng hỗ trợ kinh phí đào tạo. Và đơn này sẽ được trình lên trưởng bộ phận, phịng nhân sự và Tổng giám đốc xem xét.
Nhiều phịng ban cùng có nhu cầu đào tạo, phịng Hành chính nhân sự sẽ tổng hợp nhu cầu và lập kế hoạch đào tạo.
Trước khi tham gia đào tạo mỗi cá nhân phải ký vào biên bản cam kết đào tạo. Biên bản này xác định rõ trách nhiệm của người tham gia khóa đào tạo: phải tham gia đầy đủ, tích cực; tích cực vận dụng các kiến thức đã học vào công việc thực tế nhằm nâng cao hiệu quả công việc; cam kết phục vụ Công ty bao nhiêu năm kể từ kết thúc khóa học và nếu khơng thực hiện sẽ phải bồi thường chi phí. Số liệu điều tra thực tế về nhu cầu các lớp đào tạo tại Công ty được thể hiện qua bảng 2.16:
Kết quả điều tra bảng 2.16 cho thấy, doanh nghiệp có nhu cầu đào tạo rất nhiều lớp để bổ sung kiến thức cho nhân viên. Các lớp đang được doanh nghiệp ưu tiên đào tạo là các lớp nâng cao kỹ năng chuyên môn, quản lý chất lượng, lớp kỹ năng giao tiếp. Qua đó, cho thấy nguồn nhân sự tại Cơng ty hiện nay còn nhiều yếu kém, đặc biệt là về kỹ năng chuyên môn, quản lý chất lượng sản phẩm và kỹ năng giao tiếp. Nguyên nhân là do chất lượng đào tạo chưa đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp và sự phát triển nhanh chóng của xã hội, làm cho trình độ chun mơn của nhân viên chưa đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
Bảng 2.16 Nhu cầu các lớp đào tạo tại Công ty
Các lớp đào tạo
Các lớp đào tạo Tần số Thứ tự
ưu tiên
Các lớp nâng cao kỹ năng chuyên môn 25 1
Các lớp quản lý chất lượng 14 2
Kỹ năng giao tiếp 12 3
Quản trị doanh nghiệp 11 4
Các lớp Marketing 9 5
Nhóm làm việc hiệu quả 6 6
Các lớp khác 5 7
(Nguồn: số liệu điều tra thực tế tháng 12/2010)
Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo
Dựa vào nhu cầu đào tạo, phịng Hành chính nhân sự kết hợp các bộ phận lập kế hoạch đào tạo trình lên Tổng giám đốc để phê duyệt. Kế hoạch
đào tạo của Cơng ty có hai loại chính đó là kế hoạch định kỳ và kế hoạch đột xuất.
+ Kế hoạch đào tạo định kỳ được lập vào tháng 1 và tháng 6 hàng năm. Kế hoạch định kỳ của Công ty thay đổi rất ít qua các năm. Khóa học năm trước như thế nào thì năm sau rập khn như vậy. Điều này là do q trình xác định nhu cầu đào tạo chưa thật tốt, chỉ mang tính hình thức, chưa xác định rõ nhu cầu thực tế của các bộ phận và của cá nhân.
+ Kế hoạch đào tạo đột xuất căn cứ theo nhu cầu cấp bách của cơng việc. Phịng Hành chính nhân sự thường lập ra kế hoạch này trong một thời gian ngắn. Mỗi khi Cơng ty có quy chế mới hoặc mở lớp huấn luyện cho nhân viên kinh doanh bán hàng thì phịng Hành chính nhân sự sẽ tổ chức để buổi học diễn ra trong 1 đến 3 ngày.
Kế hoạch đào tạo của Công ty bao gồm: Danh sách học viên; Bộ phận; Nội dung đào tạo; Đơn vị đào tạo; Giảng viên; Thời gian; Chi phí;
Dựa vào nhu cầu đào tạo, phịng Hành chính nhân sự lập danh sách học viên tham gia khóa đào tạo. Tùy theo nguyện vọng và yêu cầu đào tạo mà xây dựng nội dung đào tạo phù hợp. Nội dung đào tạo có thể do người trong Cơng ty hoặc thuê ngoài soạn thảo.
Nếu là người trong Công ty soạn thảo, Phịng Hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm trả chi phí dưới hình thức bồi dưỡng thêm cho cán bộ đó. Nội dung đào tạo do người trong Công ty soạn thảo thường sát với thực tế yêu cầu công việc, hơn nữa họ biết những học viên của mình yếu những mảng nào, cần đi sâu vào vấn đề gì để nâng cao hiệu quả đào tạo cho học viên. Tuy nhiên do hạn chế về trình độ chun mơn, nên vấn đề truyền đạt cịn nhiều hạn chế. Đối với nội dung soạn thảo được th ngồi, phịng Hành chính nhân sự sẽ kết hợp với trưởng bộ phận khác xem xét nội dung và trả chi phí cho người
soạn thảo. Mức chi phí này nằm trong khoảng từ 5.000.000 đến 30.000.000 triệu đồng.
Giảng viên của khóa đào tạo cũng có thể là người trong Cơng ty hoặc thuê ngoài. Việc chọn giảng viên dựa vào kết quả đánh giá hiệu quả các khóa đào tạo trước đó hoặc thơng qua các trung tâm có uy tín. Phịng Hành chính nhân sự sẽ xem xét lựa chọn giáo viên cho phù hợp với mục đích của khóa đào tạo.
Thời gian các học viên tham gia khóa đào tạo thường vào buổi tối hoặc các ngày nghỉ cuối tuần. Vì thế ban ngày học viên vẫn có thể đảm nhận được cơng việc một cách bình thường và không làm gián đoạn kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên do cả làm cả học nên chất lượng đào tạo không thực sự hiệu quả.
Chi phí cho việc đào tạo có vai trò quan trọng quyết định chất lượng đào tạo. Chi phí đào tạo càng cao thì sẽ th được những giảng viên giỏi, đầu tư đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho việc học tập hơn, chương trình đào tạo phong phú hơn, v.v…và điều này góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy.
Chi phí đào tạo qua các năm là khác nhau tuỳ thuộc vào u cầu cơng việc và tính chất của khóa đào tạo. Chi phí đào tạo được thể hiện bảng 2.17
Qua bảng 2.17 ta thấy tỷ lệ rất thấp cao nhất 30,77% kế đến là thấp 24,62%. Tỷ lệ cao và rất cao chỉ có 12-15%, Có thể nói chi phí cho cơng tác tuyển dụng và đào tạo của Công ty hiện nay rất thấp. Chi phí thấp dẫn đến chất lượng tuyển dụng và đào tạo của Cơng ty cũng thấp vì chưa có sự đầu tư vào việc xác định nhu cầu tuyển dụng và đào tạo, lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, thực hiện tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
Khi khóa đào tạo kết thúc, giảng viên, học viên, cùng các bộ phận có học viên tham dự đánh giá hiệu quả đào tạo của khóa học đó.
Bảng 2.17 Chi phí tuyển dụng và đào tạo
Cảm nhận về chi phí tuyển dụng và đào tạo
Số trả lời Tần số Phần trăm (%) Phần trăm hợp lệ (%) Phần trăm tích lũy (%) Rất thấp 20 30,77 30,77 30,77 Thấp 16 24,62 24,62 55,38 Trung bình 11 16,92 16,92 72,31 Cao 10 15,38 15,38 87,69 Rất cao 8 12,31 12,31 100 Tổng cộng 65 100 100
(Nguồn: số liệu điều tra thực tế tháng 12/2010)
30.77% 24.62% 24.62% 16.92% 15.38% 12.31% 0.00% 5.00% 10.00% 15.00% 20.00% 25.00% 30.00% 35.00%
Rất thấp Thấp Trung bình Cao Rất cao
T ỷ l ệ (% )
Hình 2.17: Cảm nhận về chi phí tuyển dụng và đào tạo
Rất thấp Thấp Trung bình Cao Rất cao
Bước 3: Thực hiện kế hoạch đào tạo
Học viên, phịng Hành chính nhân sự và giảng viên sẽ tham gia thực hiện kế hoạch đào tạo. Đối với trường hợp đào tạo theo nguyện vọng cá nhân (Đào tạo để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn phục vụ công việc ). Trong thời gian tham gia đào tạo, cá nhân phải tự sắp xếp cơng việc của mình để khơng
ảnh hưởng đến cơng việc chung của các bộ phận. Những học viên này thường chọn thời gian đào tạo vào buổi tối và ngày nghỉ cuối tuần.
Đối với trường hợp mời giảng viên ngoài về giảng dạy và đào tạo nội bộ. Để cơng tác đào tạo được hiệu quả, Phịng nhân sự có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu giáo trình, lớp học, thiết bị hỗ trợ phục vụ cho hoạt động đào tạo, âm thanh, ánh sáng và những dụng cụ khác.
Phòng nhân sự lập danh sách học viên tham gia đào tạo bao gồm: tên, chức vụ, bộ phận và cuối mỗi buổi học, học viên sẽ ký tên vào danh sách này. Đối với khóa đào tạo bên ngồi, phịng nhân sự liên hệ với cơ sở đào tạo đăng ký số lượng học viên tham gia theo mẫu đăng ký của bên đối tác cung cấp.
Bước 4: Kiểm tra đánh giá:
Mọi khóa đào tạo do Cơng ty tổ chức đều được đánh giá nhằm xác định hiệu quả của nó mang lại so với mục tiêu mà Công ty, các bộ phận, cá nhân đã đặt ra. Quá trình kiểm tra đánh giá này do phòng nhân sự và giảng viên đảm nhận. Phòng nhân sự của Công ty C.P đã phần nào thực hiện đánh giá hiệu quả các khóa đào tạo bằng “ Bài kiểm tra”. Bài kiểm tra này sẽ được giảng viên kết hợp bộ phận liên quan chấm điểm. Bảng đánh giá kết quả bài thi có bốn mức độ: giỏi; khá; trung bình và khơng đạt. Số liệu thực tế về công tác kiểm tra đánh giá sau khi đào tạo được thể hiện qua bảng 2.18.
Bảng 2.18 Kết quả đánh giá học viên sau đào tạo
Kết quả Giỏi Khá Trung bình Khơng đạt
Số lượng (người) 291 838 1.134 47
Tỷ lệ (%) 12,6 36,3 49,1 2
Qua bảng 2.18 trên ta thấy rằng chất lượng của công tác đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực tại Công ty rất cao. Tỷ lệ đạt yêu cầu 98% như vậy khả năng tiếp thu của các học viên rất tốt.
Bên cạnh đó phịng Hành chính nhân sự còn thu thập ý kiến của ứng viên tham gia để đánh giá một cách tồn diện khóa đào tạo.
Đối với mỗi học viên sau khi tham gia khóa đào tạo sẽ đánh giá về: - Nội dung khóa học ( rất khó, khó, trung bình, dễ)
- Độ dài khóa học ( quá dài, phù hợp, quá ngắn ) - Giảng viên truyền đạt ( tốt, khá, trung bình, yếu ) - Cơng tác tổ chức ( tốt, khá, trung bình, kém )
- Thiết bị trợ giảng ( tốt, trung bình, khơng tốt, kém ) - Đối tượng tham gia ( phù hợp, khơng phù hợp ) - Tài chính.
Học viên sẽ tích vào mức độ đánh giá các yếu tố trên mà học viên cho là đúng. Ví dụ: Học viên cho rằng khóa học quá dài, nội dung dễ, giáo viên